การขายของออนไลน์ในปัจจุบัน พูดเลยว่ามีหลากหลายช่องทางมากๆ เพราะคนซื้อก็มักจะเลือกซื้อที่ที่ราคาดีที่สุด ฉะนั้น ถ้าเราอยากเพิ่มโอกาสในการขายของให้มากขึ้น ก็คงจะต้องขายไปในทุกๆ แพลตฟอร์มใช่ไหมคะ แต่การขายของหลายช่องทาง อาจจะทำให้คนขายของสับสนได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของรายได้ ที่จดบันทึกได้ไม่ครบ หรือปัญหาสำคัญอย่างเรื่องของสต๊อกสินค้า ที่อาจจะมีการตรวจนับผิด ตัดสต๊อกไม่ตรงบ้าง

FlowAccount จึงมีโซลูชั่นที่จะมาช่วยแก้ปัญหาในเรื่องนี้ ด้วยการให้คุณเชื่อมต่อร้านค้าออนไลน์ของคุณเข้ากับเรา ระบบจะดึงข้อมูลคำสั่งซื้อของลูกค้า มาเปิดบิลเพื่อบันทึกบัญชี และตัดสต๊อกให้อัตโนมัติจาก SKU เดียวกัน แถมยังเปลี่ยนสถานะของเอกสารตามคำสั่งซื้อจริงของลูกค้าอีกด้วย

ทำไมต้องเชื่อมต่อกับ FlowAccount

1. เชื่อมต่อได้ทั้ง 3 แพลตฟอร์มหลัก ได้แก่ Lazada Shopee และ TikTok Shop
2. ระบบจะเป็นตัวกลางที่รวบรวมออเดอร์ของทุกแพลตฟอร์ม เข้ามาเปิดบิลใน FlowAccount อัตโนมัติ
3. ตัดสต๊อกจากด้วย SKU เดียวกัน
4. บิลที่มาเปิด สามารถพิมพ์ออกมาเป็นใบกำกับภาษี ใส่กล่องส่งพร้อมสินค้าได้เลย
5. ถ้าเชื่อมต่อ e-Tax Invoice by Time Stamp กับ FlowAccount แล้ว สามารถกดส่ง e-Tax Invoice by Time Stamp ให้ลูกค้าได้ทันที
6. หมดกังวลเรื่องทำบัญชีและภาษี เพราะระบบดึงข้อมูลมาให้ทั้งราคาสินค้าและค่าจัดส่ง และแยกภาษีขายให้อัตโนมัติ
7. ถ้ามีสำนักงานบัญชีที่ทำงานร่วมกัน จะทำให้ทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีได้ง่ายขึ้น เพราะนักบัญชีไม่ต้องมาคีย์ซ้ำออเดอร์ของเราทั้งหมดนั่นเอง

ขั้นตอนเตรียมข้อมูลก่อนเชื่อมต่อ

1. ตั้งค่าธุรกิจ (Setting Company)
   1. กรุณาตรวจสอบและตั้งค่าประเภทธุรกิจของคุณให้ถูกต้อง ว่าจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้วหรือยัง เพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
2. ตั้งค่าสินค้า (Setting Product)
   1. เพิ่มสินค้าเข้าสู่ระบบ FlowAccount ก่อนเริ่มการเชื่อมต่อ
   2. ตั้งค่า SKU (รหัสสินค้า) ให้ตรงกันในทุกแพลตฟอร์ม เพื่อให้ระบบตัดสต๊อกได้อย่างแม่นยำ
   3. สามารถเลือกประเภทสินค้าเป็นประเภทอื่นนอกจากนับสต๊อกได้ (สินค้าไม่นับสต๊อกหรือสินค้าบริการ) แต่ต้องตั้งค่าให้เรียบร้อยก่อนทำการเชื่อมต่อ
   4. กำหนดประเภทราคาสินค้า
      1. ราคารวมหรือไม่รวมภาษี: สินค้าจะถูกคำนวณ VAT 7%
      2. สินค้ายกเว้นภาษีหรือภาษี 0%: สินค้าจะไม่ถูกคำนวณ VAT
      3. ธุรกิจที่จด VAT เอกสารที่เปิดในระบบจะเป็นราคารวมภาษีเสมอ
   5. ควรระบุหน่วยสินค้าหลักให้ถูกต้อง เนื่องจากไม่สามารถแก้ไขได้ในภายหลัง
   6. ระบุยอดตั้งต้นสินค้า (ถ้ามี)
   7. กำหนดผังบัญชีตามที่ต้องการได้
   8. กรณีไม่ได้สร้างสินค้าในระบบก่อนเชื่อมต่อ
      1. ระบบจะสร้างสินค้าให้อัตโนมัติ และสินค้าจะเป็นประเภทนับสต๊อก
      2. ชื่อและ SKU ของสินค้าจะอิงตามข้อมูลจากแพลตฟอร์ม
      3. หน่วยสินค้าจะถูกกำหนดเป็น "หน่วยนับ" ตามค่าเริ่มต้นของระบบและไม่สามารถแก้ไขได้ เพื่อรักษาความถูกต้องของข้อมูลที่มีการเคลื่อนไหวแล้ว
      4. ระบบจะตั้งประเภทราคาสินค้าให้โดยอัตโนมัติ โดยธุรกิจที่จด VAT ราคาจะรวมภาษีเสมอ และธุรกิจที่ไม่จด VAT ราคาจะยกเว้นภาษีเสมอ
      5. บัญชีรายได้และบัญชีค่าใช้จ่ายจะถูกกำหนดตามค่าเริ่มต้นของระบบ แต่สามารถเปลี่ยนผังบัญชีได้ภายหลัง

หลังจากเชื่อมต่อสำเร็จแล้วจะเป็นอย่างไร

เปิดออเดอร์เมื่อไหร่

• Lazada: เมื่อผู้ซื้อยืนยันคำสั่งซื้อ ระบบจะดึงรายการคำสั่งซื้อมาสร้างเอกสารขายเงินสดให้อัตโนมัติที่เมนูขายเงินสดทันที
• Shopee: ระบบจะดึงคำสั่งซื้อมาสร้างเอกสารในเมนูขายเงินสด เมื่อร้านค้าทำการกดพิมพ์ใบปะหน้าเรียบร้อยแล้ว
• TikTok Shop: เมื่อผู้ซื้อยืนยันคำสั่งซื้อ ระบบจะดึงรายการคำสั่งซื้อมาสร้างเอกสารขายเงินสดให้อัตโนมัติที่เมนูขายเงินสดทันที

เปลี่ยนสถานะเมื่อไหร่

ระบบจะอัปเดตสถานะเอกสารให้สอดคล้องกับสถานะคำสั่งซื้อบนแพลตฟอร์ม ทั้ง Lazada, Shopee และ TikTok Shop โดย:

• สถานะ "เก็บเงินแล้ว" จะถูกอัปเดตเมื่อคำสั่งซื้อได้รับการยืนยันการรับสินค้าเรียบร้อยแล้วจากแพลตฟอร์ม
• สถานะ "ยกเลิก" จะถูกอัปเดตเมื่อคำสั่งซื้อถูกกำหนดเป็นยกเลิกจากแพลตฟอร์ม

เอกสารที่เปิดให้จะแสดงข้อมูลอะไรบ้าง

ชื่อ/ที่อยู่ผู้ซื้อ

• Lazada: แสดงชื่อและที่อยู่เต็มรูปแบบจากข้อมูลในระบบ
• Shopee: แสดงชื่อและที่อยู่บางส่วน โดยปิดบังข้อมูลบางส่วนด้วยดอกจันเพื่อความปลอดภัย
• TikTok Shop: หากใช้ขนส่งของ TikTok จะแสดงชื่อเป็น “Cash Sale/ขายเงินสด” หากใช้ขนส่งอื่นระบบจะแสดงชื่อและที่อยู่ที่มีเครื่องหมายดอกจัน (เช่นเดียวกับ Shopee) พร้อมแสดงประเภทขนส่งที่ระบุไว้ภายในบริษัท

สินค้า

• ชื่อสินค้า กรณี SKU (รหัสสินค้า) ที่กำหนดบนแพลตฟอร์มและบนระบบตรงกัน ชื่อสินค้าจะถูกกำหนดตามข้อมูลที่ตั้งค่าไว้ในระบบ FlowAccount
• หน่วยสินค้า ระบบแสดงหน่วยสินค้าตามหน่วยหลัก
• ประเภทราคา ราคาจะยึดตามการตั้งค่าใน FlowAccount (ทั้ง VAT 7%, 0% และยกเว้น)
• ค่าขนส่ง ตามการตั้งค่าตอนเชื่อมต่อ หากเปิดใช้งานจะแสดงในรายการสินค้าประเภทบริการ (อยู่ตรงรายการสุดท้ายที่หน้าเอกสาร)
• คลังสินค้า ระบบจะทำการตัดสต๊อกที่คลังหลักเสมอ

มูลค่า

• ประเภทราคา สำหรับธุรกิจจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แสดงเป็นราคาที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้ว
• ส่วนลด
  • ส่วนลดจากร้านค้า: แสดงในรายการสินค้าก่อนคำนวณภาษี
  • ส่วนลดจากแพลตฟอร์ม: แสดงเป็นส่วนลดพิเศษในส่วนท้ายของเอกสารหลังจากคำนวณภาษีเสร็จแล้ว และจะมีรายละเอียดในหมายเหตุ

ข้อมูลในเอกสาร

• รูปแบบเอกสาร จะแสดงส่วนลดและภาษีแยกรายการ
• วันที่เอกสาร ระบุเป็นวันที่ที่คำสั่งซื้อเกิดขึ้น
• เลขที่คำสั่งซื้อ ระบุในช่องรายละเอียด
• ชื่อร้านค้า ระบุในช่องชื่อพนักงานขาย

การบันทึกบัญชี

1 บันทึกบัญชีรายได้เมื่อสร้างเอกสารในระบบ FlowAccount

2 บันทึกบัญชีกลับรายการอีกครั้ง เข้าที่ช่องทางร้านค้าออนไลน์ที่ได้ตั้งค่าไว้เมื่อเอกสารเปลี่ยนสถานะเป็นเก็บเงินแล้ว

3 เมื่อแพลตฟอร์มโอนเงินมาหรือร้านค้าทำการถอนเงิน ต้องทำการบันทึกปรับปรุงเองที่สมุดรายวัน

4 หลังจากได้รับเอกสารค่าใช้จ่ายจากแพลตฟอร์ม ให้นำมาบันทึกเอกสารค่าใช้จ่ายตามปกติ และเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นร้านค้าออนไลน์ Lazada, Shopee หรือ TikTok Shop ตามเอกสารที่ได้รับมา

5 กรณีมีส่วนลดพิเศษจากแพลตฟอร์ม ถือเป็นรายได้ของกิจการจะต้องทำการปรับปรุงบัญชีเพิ่มเติมที่สมุดรายวัน

วิธีการเชื่อมต่อ

สำหรับการเชื่อมต่อทั้ง 3 แพลตฟอร์ม สามารถเข้าไปในเมนู MyPlatform ของระบบ FlowAccount และกดเชื่อมต่อทีละแพลตฟอร์มได้เลย โดยระบบจะมีหน้าต่างขึ้นมาให้ทำตามขั้นตอนไปเรื่อยๆ จนถึงการ log-in เข้าหน้าร้านค้า หากเชื่อมต่อสำเร็จ สถานะของการเชื่อมต่อจะเปลี่ยนเป็น “เชื่อมต่อแล้ว” ให้ทันที

หรือสามารถดูวิธีการเชื่อมต่อแต่ละแพลตฟอร์มได้จากวิดีโอนี้เลย:

• เชื่อมต่อ Lazada: https://youtu.be/mlG8R89ifpw
• เชื่อมต่อ Shopee: https://youtu.be/zXFmQ1mJosg 
• เชื่อมต่อ TikTok Shop: https://youtu.be/4NrU8Yuqajc 

ข้อมูลอื่นๆ ที่ควรทราบ

1. โดยปกติออเดอร์จะเข้ามาที่เมนูขายเงินสดภายใน 1-2 ชั่วโมง (ช่วงแคมเปญ อาจล่าช้าประมาณ 6 ชั่วโมง)
2. สต๊อกสินค้าจะถูกตัดอัตโนมัติ เมื่อเอกสารถูกเปิด
3. สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น “เก็บเงิน” ให้อัตโนมัติเมื่อคำสั่งซื้อเสร็จสิ้นจากฝั่งแพลตฟอร์ม
4. ออเดอร์ที่ถูกยกเลิกก่อนจัดส่ง ใบกำกับภาษีของ FlowAccount จะเปลี่ยนสถานะเป็นยกเลิกให้อัตโนมัติ
5. Token จะหมดอายุทุก 180 วัน ซึ่งระบบจะแจ้งเตือนทุกวัน 1 ครั้ง ในหน้าภาพรวม หากไม่ยืนยันตัวตนภายในเวลาที่กำหนด คำสั่งซื้อจะไม่ซิงค์มาสร้างเอกสาร และสถานะเอกสารที่สร้างแล้วจะไม่เปลี่ยนสถานะให้
6. การเชื่อมต่อ Shopee, Lazada และ TikTok Shop เพื่อเปิดบิลอัตโนมัติ ไม่ควรเกิน 10,000 รายการ/เดือน เพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
7. ควรใช้ Account ของเจ้าของกิจการในการเชื่อมต่อ เพื่อให้การตั้งค่าของระบบทำงานได้อย่างราบรื่น เพราะหากใช้ User อื่นแล้วถูกลบออกจากระบบ FlowAccount จะทำให้ไม่สามารถดึงคำสั่งซื้อมาได้ และข้อมูลจะถูกแสดงใน Popup “ออเดอร์ที่เปิดไม่สำเร็จ” โดยไม่สามารถสร้างเอกสารใหม่ได้ 
8. กรณีมีการเชื่อมต่อร้านค้าหลายรหัสลูกค้า (Nxxxxxx) อาจทำให้บางคำสั่งซื้อสลับไปเปิดที่ทั้ง 2 Accounts หากเกิดปัญหานี้ ให้แจ้งทีมงานเพื่อตรวจสอบและแก้ไข
9. การเชื่อมต่อกับ Shopee จะไม่สามารถใช้ Account ส่วนตัวได้ จะต้องใช้ User และ Password ของร้านค้าในการเชื่อมต่อเท่านั้น
10. Confirm Authorization Period ควรระบุเป็น 365 (1 ปี) หรือมากกว่า 180 วัน เสมอ
11. ตัดการเชื่อมต่อเมื่อ
    1. หมดอายุช่วงทดลองใช้งานฟรีไปแล้ว -1 วัน
    2. หมดอายุแพ็คเกจรายเดือนไปแล้ว -7 วัน
    3. หมดอายุแพ็คเกจรายปีไปแล้ว -15 วัน

เพียงเท่านี้ คนขายของออนไลน์ก็สามารถจัดการรายได้ และบริหารสต๊อกได้ในที่เดียวแล้วนะคะ ให้คุณโฟกัสกับการขายของได้มากขึ้น ส่วนหลังบ้านให้ FlowAccount จัดการ เชื่อมต่อเลย!