ใบสำคัญรับเงิน คืออะไร?

ใบสำคัญรับเงิน คือ เอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นให้ผู้รับเงินกรอกรายละเอียดและลงลายมือชื่อ เพื่อยืนยันว่าได้รับเงินค่าสินค้าหรือบริการแล้ว

เอกสารนี้มักใช้เมื่อผู้รับเงินเป็นบุคคลธรรมดา ฟรีแลนซ์ หรือร้านค้ารายย่อยที่ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ แต่ยินดีที่จะกรอกข้อมูลและเซนต์เอกสารรับเงินให้กับกิจการ

ใบสำคัญรับเงินจึงเป็นหนึ่งในหลักฐานประกอบการจ่ายเงินที่เจ้าของกิจการต้องรู้ และก่อนเลือกใช้เอกสาร ควรทำความเข้าใจก่อนว่าหลักฐานการรับ-จ่ายเงินแต่ละประเภทมีหน้าที่แตกต่างกันอย่างไรบ้าง

เอกสารหลักฐานการรับ-จ่ายเงิน มีอะไรบ้าง?

เอกสารที่หลักฐานการรับ-จ่ายเงิน พบได้บ่อยในการทำธุรกิจ มีดังนี้

หากผู้ขายสามารถออกใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีได้ กิจการควรขอเอกสารดังกล่าวก่อน ใบสำคัญรับเงินควรใช้ในกรณีที่ผู้ขายไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีได้

ใบสำคัญรับเงิน ใช้เมื่อไหร่?

ใบสำคัญรับเงินเหมาะกับกรณีที่กิจการจ่ายเงินให้บุคคลที่ไม่มีใบเสร็จรับเงิน แต่ผู้รับเงินสามารถให้ข้อมูลและลงลายมือชื่อยืนยันการรับเงินได้ เช่น

• จ่ายค่าจ้างฟรีแลนซ์
• จ่ายค่าบริการให้ช่างรายย่อย
• จ่ายค่าตอบแทนวิทยากร
• จ่ายค่าจ้างแรงงานเป็นครั้งคราว
• ซื้อสินค้าจากบุคคลทั่วไปที่ขายเป็นครั้งคราว

ตัวอย่างการใช้ใบสำคัญรับเงิน 

บริษัทจ้างฟรีแลนซ์ออกแบบภาพโฆษณา ราคา 10,000 บาท แต่ฟรีแลนซ์ไม่มีใบเสร็จรับเงิน บริษัทสามารถจัดทำใบสำคัญรับเงินให้ฟรีแลนซ์ลงนาม พร้อมแนบเอกสาร เช่น

• สำเนาบัตรประชาชน
• ใบเสนอราคาหรือหลักฐานการตกลงว่าจ้าง
• หลักฐานการส่งมอบงาน
• สลิปโอนเงิน
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย 

เอกสารรับเงินที่ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชน วันที่ จำนวนเงิน รายการที่จ่าย และมีลายมือชื่อผู้รับเงิน ครบถ้วนสมบูรณ์เช่นนี้ สามารถใช้เป็นเอกสารค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ไม่เข้าลักษณะรายจ่ายต้องห้าม

ใบสำคัญรับเงิน ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?

ใบสำคัญรับเงินต้องมีข้อมูลครบเพียงพอที่จะตรวจสอบได้ว่า ใครเป็นผู้รับเงิน รับเงินจากใคร และรับเงินจากรายการใด

• ชื่อเอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน”
• เลขที่เอกสาร
• วันที่รับเงิน
• ชื่อและที่อยู่ผู้รับเงิน
• เลขประจำตัวประชาชนหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• ชื่อกิจการหรือผู้จ่ายเงิน
• รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
• จำนวนเงินเป็นตัวเลขและตัวอักษร
• ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่าย ถ้ามี
• จำนวนเงินที่ได้รับสุทธิ
• วิธีรับเงิน เช่น เงินสดหรือเงินโอน
• ลายมือชื่อและชื่อผู้รับเงินตัวบรรจง

และควรจัดเก็บใบสำคัญรับเงินเรียงตามลำดับเลขที่ และเก็บรวมกับหลักฐานการจ้างงาน สลิปโอนเงิน สำเนาบัตรประชาชน และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เพื่อที่จะได้ทำบัญชีได้ง่ายและหาเอกสารได้เร็วขึ้น

วิธีเขียนใบสำคัญรับเงินอย่างไรให้ถูกต้อง

การเขียนใบสำคัญรับเงินให้ถูกต้อง เพื่อเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ควรทำ ดังนี้

1. ระบุวันที่รับเงินจริง
วันที่ควรตรงกับวันที่ผู้รับได้รับเงินหรือวันที่เงินเข้าบัญชี

2. กรอกข้อมูลผู้รับเงินให้ครบ
ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวประชาชนหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีให้ตรวจสอบได้

3. อธิบายรายการให้ชัดเจน
ไม่ควรเขียนเพียงว่า “ค่าบริการ” แต่ควรระบุว่าเป็นบริการอะไร และให้บริการช่วงใด

4. ระบุยอดเงินก่อนและหลังหักภาษี
หากต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ควรแสดงยอดค่าบริการ ภาษีที่หัก และเงินรับสุทธิแยกกัน

5. ให้ผู้รับเงินจริงลงลายมือชื่อ
ลายมือชื่อผู้รับเงินเป็นหลักฐานสำคัญว่า บุคคลดังกล่าวยอมรับว่าได้รับเงินแล้ว

6. แนบหลักฐานประกอบ
เช่น สำเนาบัตรประชาชน สัญญา สลิปโอนเงิน หรือหลักฐานการส่งมอบงาน

ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน

ใบสำคัญรับเงินหน้าตาเป็นอย่างไร และวิธีกรอกใบสำคัญรับเงินต้องทำอย่างไร ลองมาดูตัวอย่างที่พบบ่อยสำหรับใบสำคัญรับเงิน บุคคลธรรมดากัน

ตัวอย่าง

สมมติว่า บริษัท ก จำกัด ว่าจ้าง นายสมชาย ใจดี ซึ่งเป็นฟรีแลนซ์ ออกแบบภาพโฆษณาสำหรับใช้บนสื่อออนไลน์ จำนวน 10 ภาพ ค่าบริการ 10,000 บาท โดยผู้รับจ้างไม่มีใบเสร็จรับเงิน บริษัทจึงจัดทำใบสำคัญรับเงินให้ผู้รับจ้างตรวจสอบข้อมูลและลงลายมือชื่อรับเงิน

ข้อมูลผู้จ่ายเงินและผู้รับเงิน

ส่วนบนของใบสำคัญรับเงินควรระบุข้อมูลของทั้งสองฝ่ายให้ชัดเจน ได้แก่

ผู้จ่ายเงิน บริษัท ก จำกัด ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี

ผู้รับเงิน นายสมชาย ใจดี ที่อยู่ และเลขประจำตัวประชาชน 

เลขที่ใบสำคัญรับเงิน วันที่รับเงิน 

• เลขที่เอกสาร: RV-2026-001
• วันที่รับเงิน: 23 มิถุนายน 2569
• พร้อมอ้างอิง เลขที่ใบเสนอราคา (ถ้ามี): QT-2026-015

รายละเอียดการจ่ายเงิน

ควรเขียนรายละเอียดของงานให้ชัดเจน ไม่ควรระบุเพียงว่า “ค่าบริการ”

ตัวอย่าง

ค่าบริการออกแบบภาพโฆษณาสำหรับสื่อออนไลน์ ประจำเดือนมิถุนายน 2569

• จำนวน 10 ภาพ
• ราคาต่อหน่วย 1,000 บาท
• จำนวนเงิน 10,000 บาท

การชำระเงินและลายมือชื่อ

ควรระบุวันที่และช่องทางการชำระเงินให้ตรงกับหลักฐานที่เกิดขึ้นจริง และส่วนล่างของเอกสารควรมีช่องลงนาม ได้แก่

• ผู้จัดทำเอกสาร
• ผู้ตรวจสอบ
• ผู้อนุมัติการจ่ายเงิน
• ผู้รับเงิน

ลายมือชื่อที่สำคัญที่สุด คือ ลายมือชื่อของผู้รับเงิน เพราะเป็นหลักฐานยืนยันว่า ผู้รับจ้างได้รับเงินจำนวนดังกล่าวแล้วจริง พร้อมเขียนชื่อ-นามสกุลตัวบรรจงและวันที่รับเงินให้ครบถ้วน

นอกจากนี้บริษัทควรแนบเอกสารประกอบกับใบสำคัญรับเงิน เช่น สำเนาบัตรประชาชน ใบเสนอราคา ข้อตกลงว่าจ้าง หลักฐานการส่งมอบงาน สลิปโอนเงิน และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของรายจ่ายเมื่อต้องตรวจสอบย้อนหลัง

ใบสำคัญรับเงิน ต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร?

ใบสำคัญรับเงินและใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารใช้ยืนยันการรับเงิน แต่มีที่มาแตกต่างกันดังนี้

ดังนั้น หากผู้ขายจดทะเบียน VAT กิจการควรขอใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง ไม่ควรใช้ใบสำคัญรับเงินแทน เพราะไม่สามารถนำ VAT มาเป็นภาษีซื้อได้

ใบสำคัญรับเงิน สามารถใช้ลดหย่อนภาษีได้หรือไม่?

บริษัทสามารถใช้ใบสำคัญรับเงินเป็นหลักฐานประกอบการบันทึกรายจ่ายทางภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ หากรายจ่ายนั้นเกิดขึ้นจริง เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม ใบสำคัญรับเงินเพียงอย่างเดียวอาจยังไม่เพียงพอ บริษัทควรเก็บหลักฐานอื่นประกอบ เช่น สัญญา หลักฐานการว่าจ้าง สลิปโอนเงิน สำเนาบัตรประชาชน หรือหลักฐานการส่งมอบงาน รวมถึงหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ถูกต้อง หากรายการนั้นอยู่ในบังคับต้องหักภาษี

จำไว้ว่า การมีใบสำคัญรับเงินไม่ได้หมายความว่าจะหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้โดยอัตโนมัติ แต่ต้องพิจารณาข้อเท็จจริงและเอกสารประกอบของแต่ละรายการร่วมกันเสมอ

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบสำคัญรับเงิน แจกฟรี!

ฟรีแบบฟอร์มใบสำคัญรับเงิน ดาวน์โหลดที่นี่ได้เลย ใบสำคัญรับเงิน PDF 

แม้การดาวน์โหลดใบสำคัญรับเงิน กรอกข้อมูล และเก็บเอกสารใส่แฟ้มแบบกระดาษจะเริ่มต้นได้ง่าย แต่ถ้าไม่ได้บันทึกบัญชีและจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบก็อาจทำให้ยุ่งยากในการเช็กผลประกอบการในภายหลัง โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ช่วยให้ผู้ประกอบการบันทึกค่าใช้จ่าย แยกหมวดบัญชี ระบุผู้ติดต่อ และแนบหลักฐานการรับเงินไว้ในที่เดียว ค้นหาเอกสารย้อนหลังง่าย และส่งข้อมูลให้นักบัญชีตรวจสอบได้สะดวกกว่าเก็บเอกสารกระดาษแยกกัน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทำใบสำคัญรับเงิน

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสารไม่สมบูรณ์หรือมีน้ำหนักน้อยลงสำหรับเป็นรายจ่ายทางภาษี ได้แก่

• ไม่ระบุชื่อหรือเลขประจำตัวผู้รับเงิน
• เขียนรายละเอียดเพียงว่า “ค่าบริการ”
• ไม่มีลายมือชื่อผู้รับเงินจริง
• วันที่ในเอกสารไม่ตรงกับวันที่จ่ายเงิน
• จำนวนเงินตัวเลขและตัวอักษรไม่ตรงกัน
• ไม่มีสลิปโอนเงินหรือหลักฐานการส่งมอบงาน
• นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาบันทึกเป็นรายจ่ายของกิจการ

กิจการควรกำหนดให้ชัดว่า กรณีใดอนุญาตให้ใช้ใบสำคัญรับเงิน และต้องแนบเอกสารอะไรบ้างก่อนอนุมัติจ่ายเงิน

ใบสำคัญรับเงิน คือ เอกสารที่ให้ผู้รับเงินลงนามเพื่อยืนยันว่าได้รับเงินแล้ว เหมาะกับการจ่ายเงินให้ฟรีแลนซ์ บุคคลธรรมดา หรือผู้ให้บริการรายย่อยที่ไม่มีใบเสร็จรับเงิน หัวใจสำคัญไม่ใช่เพียงแค่มีแบบฟอร์ม แต่ต้องระบุผู้รับเงิน รายละเอียดรายการ จำนวนเงิน และวันที่ให้ครบ พร้อมแนบหลักฐาน เช่น สัญญา สลิปโอนเงิน สำเนาบัตรประชาชน และหลักฐานส่งมอบงาน

เมื่อเอกสารครบและสอดคล้องกับรายการที่เกิดขึ้นจริง กิจการก็จะบันทึกค่าใช้จ่ายได้เป็นระบบ และมั่นใจมากขึ้นในการใช้สิทธิ์เป็นรายจ่ายทางภาษี

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) ใบสำคัญรับเงิน

1. ใบสำคัญรับเงิน ใช้แทนใบเสร็จรับเงินได้ไหม?

ตอบ: ใช้เป็นหลักฐานประกอบการรับเงินได้ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินตามปกติ แต่ไม่ควรใช้แทนใบเสร็จในทุกกรณี และไม่สามารถใช้แทนใบกำกับภาษีเพื่อขอเครดิตภาษีซื้อได้ 

2. ใบสำคัญรับเงิน ต้องติดอากรแสตมป์หรือไม่?

ตอบ: ต้องเช็กในรายละเอียดของการบริการว่าเอกสารเข้าลักษณะตราสารที่อยู่ในบัญชีอัตราอากรแสตมป์หรือไม่ เนื่องจากใบรับบางประเภทอาจมีหน้าที่เสียอากรหรือได้รับยกเว้นตามลักษณะธุรกรรม อ่านเพิ่มเติมที่นี่ https://www.rd.go.th/5203.html

3. ใครเป็นผู้ลงนามในใบสำคัญรับเงิน?

ตอบ: ผู้ที่ได้รับเงินจริงต้องเป็นผู้ลงนาม พร้อมเขียนชื่อ-นามสกุลตัวบรรจง 

4. ใบสำคัญรับเงิน ต้องเก็บไว้นานแค่ไหน?

ตอบ: ควรเก็บใบสำคัญรับเงินพร้อมเอกสารประกอบตามระยะเวลาการเก็บเอกสารบัญชีและภาษีของกิจการ โดยในทางปฏิบัติควรจัดเก็บอย่างน้อย 5 ปี

 

5. ใบสำคัญรับเงินใช้กับฟรีแลนซ์ได้ไหม?

ตอบ: ใช้ได้ หากฟรีแลนซ์ไม่มีใบเสร็จรับเงิน โดยควรให้ฟรีแลนซ์ลงนาม ระบุรายละเอียดงานให้ชัด แนบสำเนาบัตรประชาชน หลักฐานส่งมอบงาน และสลิปโอนเงิน รวมถึงตรวจสอบหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายของรายการนั้นด้วย