อย่างไรก็ตาม หากนักบัญชีท่านใดกำลังเผชิญกับสถานการณ์เช่นนี้ ไม่จำเป็นต้องกังวลใจไป เพราะในบทความนี้ FlowAccount จะมาแชร์วิธีการเตรียมเอกสารบัญชีให้ผู้สอบบัญชีอย่างเป็นระบบ ช่วยให้ขั้นตอนการตรวจสอบดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งลดความตึงเครียดและภาระงานที่มากเกินไปในช่วงสิ้นปี

ทำไมการเตรียมเอกสารบัญชีล่วงหน้าจึงสำคัญ?

การเตรียมเอกสารบัญชีล่วงหน้า เปรียบเสมือนการฝึกซ้อมก่อนลงสนามจริง หากนักบัญชีมีการเตรียมพร้อมอย่างรอบคอบและถูกต้อง ย่อมช่วยให้การตรวจสอบบัญชีเพื่อการปิดงบการเงินช่วงปลายปีดำเนินไปได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้ การเตรียมเอกสารล่วงหน้ามีประโยชน์สำคัญดังต่อไปนี้

 

• ลดความกดดันในการทำงาน : การรวบรวมและตรวจสอบเอกสารล่วงหน้า ทำให้นักบัญชีมีเวลาเพียงพอในการจัดเตรียมข้อมูลอย่างครบถ้วน ลดความเร่งรีบในช่วงใกล้กำหนดส่งงบการเงิน
• มีโอกาสแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทันท่วงที: หากตรวจพบข้อผิดพลาดในข้อมูล สามารถแก้ไขและปรับปรุงให้ถูกต้องก่อนส่งมอบแก่ผู้สอบบัญชี ซึ่งจะช่วยยกระดับความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูลทางการเงิน
• ลดระยะเวลาในการตรวจสอบ: โดยปกติผู้สอบบัญชีอาจต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน เนื่องจากต้องรอเอกสารเพิ่มเติม หากนักบัญชีเตรียมเอกสารครบถ้วนตั้งแต่ต้น จะช่วยให้กระบวนการตรวจสอบดำเนินไปได้รวดเร็วขึ้น
• ลดความเสี่ยงในการยื่นงบการเงินล่าช้า: ในกรณีที่นักบัญชีไม่เตรียมเอกสารไว้ล่วงหน้า อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการจัดหาข้อมูล ส่งผลให้ผู้สอบบัญชีไม่สามารถออกรายงานได้ทันเวลา ซึ่งอาจกระทบต่อการยื่นงบการเงินตามกำหนดกฎหมาย

เอกสารที่ผู้สอบบัญชีต้องการเห็นบ่อยที่สุดคืออะไร ?

หนึ่งในสาเหตุที่ทำให้นักบัญชีหลายท่านพลาดการจัดเตรียมเอกสารสำคัญสำหรับการตรวจสอบ คือ การไม่ทราบอย่างชัดเจน ว่าผู้สอบบัญชีต้องการตรวจสอบเอกสารประเภทใดบ้าง ซึ่งอาจส่งผลให้กระบวนการตรวจสอบไม่ราบรื่น

 

นอกจากสมุดบัญชีและรายงานทางการเงินต่าง ๆ ที่นักบัญชีสามารถดึงจากระบบมาใช้ประกอบการตรวจสอบได้แล้ว ผู้สอบบัญชียังให้ความสำคัญกับเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี เพื่อยืนยันความถูกต้องและความครบถ้วนของรายการ ซึ่งเอกสารเหล่านี้สามารถจัดแบ่งออกได้เป็น 3 หมวดหลัก ดังนี้

1. เอกสารสำคัญของธุรกิจ

เอกสารสำคัญของธุรกิจ คือ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจดทะเบียนบริษัท นโยบายบริษัท หรือสัญญาสำคัญทางธุรกิจ 

 

ถ้านึกไม่ออก ลองถามตัวเองว่า เอกสารอะไรที่มีแล้วห้ามทิ้งโดยเด็ดขาดบ้าง ถ้าบริษัทต้องเก็บสิ่งนี้ตลอดไป มั่นใจได้เลยว่า ผู้สอบบัญชีก็จะขอดูเอกสารนี้ตลอดทุกปี ๆ เช่นเดียวกัน 

 

ตัวอย่างเอกสารสำคัญธุรกิจ

• หนังสือรับรองของบริษัท
• ผังองค์กรของธุรกิจ พร้อมตำแหน่งหน้าที่ของแต่ละคน
• นโยบายทางบัญชี
• งบการเงินและแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลปีก่อน
• บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น
• รายงานการประชุม
• สัญญาต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับภาระผูกพันของธุรกิจ เช่น สัญญากู้ยืมเงิน สัญญาเช่าซื้อ เป็นต้น
  

2. เอกสารเกี่ยวกับระบบควบคุมภายใน

เอกสารเกี่ยวข้องกับระบบการควบคุมภายใน หมายถึง เอกสารที่ใช้อธิบายวิธีการ กำหนดการควบคุมและประเมินผลการปฏิบัติงานของระบบการควบคุมภายใน เพื่อลดความผิดพลาดและทุจริต

 

ตัวอย่างเอกสารเกี่ยวกับระบบควบคุมภายใน

 

• แผนผังกระบวนการทำงาน :อธิบายขั้นตอนการดำเนินงานและความเชื่อมโยงของงานต่างๆ
• คู่มือการปฏิบัติงาน : เอกสารที่กำหนดแนวทางและวิธีการปฏิบัติงาน
• รายงานการตรวจสอบ: รายงานการตรวจสอบจากหน่วยงานภายในที่ระบุข้อบกพร่องและการแก้ไข

 

โดยทั่วไปแล้วบริษัทขนาดกลางถึงใหญ่จะมีเอกสารการควบคุมภายในเหล่านี้ครบถ้วนอยู่แล้ว เพื่อให้มั่นใจว่าทีมงานทำงานตามขั้นตอนอย่างมีประสิทธิภาพ และมีการอนุมัติอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้สอบบัญชีก็ต้องตรวจสอบเกี่ยวกับการควบคุมภายในของกิจการด้วย

 

แต่สำหรับบริษัท SMEs ที่อาจจะไม่ได้มีเอกสารเป็นจริงเป็นจังนัก แต่ถ้าผู้สอบบัญชีสอบถามเกี่ยวกับกระบวนการทำงานก็ต้องสามารถตอบคำถามผู้สอบบัญชีได้

 

Tips: แนะนำว่านักบัญชีหากเริ่มมีเวลาว่าง ควรจัดทำเอกสารการควบคุมภายในขึ้นมา เพื่อเป็นมาตรฐานที่ดีในการทำงาน รวมถึงเมื่อเวลาที่ถึงช่วงต้องปิดงบบัญชี จะช่วยให้การจัดการเอกสารเพื่อปิดงบการเงิน ทำได้สะดวกมากขึ้น

3. เอกสารบัญชี

เอกสารบัญชี คือ เอกสารตัวจริงที่เป็นเอกสารที่ประกอบในการบันทึกบัญชีในแต่ละรายการในสมุดบัญชีนั่นเอง ไม่ว่าจะเป็นรายได้ไปจนถึงการรับเงิน ค่าใช้จ่ายไปจนถึงการจ่ายเงิน และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการยื่นภาษีต่างๆ  

 

ตัวอย่างเอกสารบัญชี

• สมุดบัญชีธนาคาร เช่น บัญชีเงินฝาก งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
• ขาย: ใบแจ้งหนี้ และสัญญาที่ทำกับลูกค้า 
• รับเงิน: ใบเสร็จรับเงิน หนังสือรับรองภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย
• เอกสารซื้อ: ใบแจ้งหนี้ และสัญญาที่ทำกับซัพพลายเออร์
• เอกสารจ่ายเงิน: ใบเสร็จรับเงิน 
• เอกสารสินทรัพย์ถาวร: ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร พร้อมภาพถ่าย และเอกสารการซื้อหรือการก่อสร้าง
• แบบภาษี ภ.พ. 30: รายงานภาษีขาย พร้อมใบกำกับภาษีขาย, รายงานภาษีซื้อ พร้อมใบกำกับภาษีซื้อ
• แบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น ภ.ง.ด. 3 ภ.ง.ด. 53 พร้อมหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย

 

โดยปกติแล้วนักบัญชีมักจะได้รับเอกสารเหล่านี้ทุกเดือน หรือเป็นคนที่จัดทำเอกสารเหล่านี้ด้วยตัวเอง แต่ว่าถ้าไม่ได้รวบรวมไว้ให้อยู่ในที่เดียวกัน เป็นหมวดหมู่อย่างชัดเจน และแบ่งเป็นเดือนๆ ที่เกี่ยวข้อง ก็อาจจะใช้เวลาค้นหานานพอสมควรเลย นอกจากนี้ ถ้าเป็นเอกสารที่ต้องได้รับจากภายนอก บางครั้งอาจตกหล่น ถ้าไม่ได้เตรียมเอกสารเช็กล่วงหน้าไว้ก่อน เวลาผ่านไปนานหลายเดือน กลับไปย้อนขอมาจากลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ก็อาจจะยากเสียแล้ว

เทคนิคจัดเก็บเอกสารให้ง่ายและลดเวลาตรวจสอบทางบัญชี

การขาดระบบจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ อาจกลายเป็นปัญหาใหญ่สำหรับนักบัญชี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงสิ้นปีที่ต้องส่งมอบเอกสารให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ หากไม่มีระบบที่ดี อาจทำให้การทำงานล่าช้าและก่อให้เกิดความกดดันโดยไม่จำเป็น

 

เพื่อให้งานด้านบัญชีดำเนินไปอย่างราบรื่นและลดระยะเวลาในการตรวจสอบ เรามีเทคนิคการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพมานำเสนอ ซึ่งจะช่วยให้นักบัญชีสามารถค้นหาเอกสารได้สะดวก รวดเร็ว และพร้อมใช้งานเมื่อผู้สอบบัญชีร้องขอ

1. จัดหมวดหมู่เอกสารให้ชัดเจน ถ้าเป็นเอกสารกระดาษก็แยกตู้ หรือถ้าเป็นเอกสารอิเล็กโทรนิกส์ให้แยกโฟลเดอร์ตามประเภท เช่น เอกสารสำคัญของธุรกิจ เอกสารควบคุมภายใน เอกสารบัญชี แล้วค่อยแยกหมวดย่อย ๆ ลงไป เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา
2. ตั้งชื่อแฟ้มเป็นมาตรฐาน เช่น ระบุปี–เดือน–ประเภทเอกสาร (2025-06-ขาย) จะช่วยให้การค้นหาเอกสารตัวจริง หรือไฟล์ในระบบได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
3. แนบเอกสารประกอบทุกครั้ง ยกตัวอย่างเช่น แฟ้มเอกสารขาย ถ้าเราแนบแค่ใบแจ้งหนี้ ผู้สอบบัญชีมาดูเอกสารก็จะมีคำถามว่ารายการนี้มีที่มาที่ไปเป็นอย่างไร การแนบเอกสารพวกสัญญา หรือว่าใบเสนอราคาที่มีรายละเอียดเพิ่มเติม จะช่วยให้ผู้สอบบัญชีเข้าใจที่มาที่ไปเอกสาร ป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้
4. เก็บเอกสารรูปแบบดิจิทัล การสแกนหรืออัปโหลดลดไฟล์เข้าไปเก็บในระบบออนไลน์ จะช่วยลดปัญหาเอกสารกระดาษหายหรือชำรุด และยังสะดวกเวลาต้องส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบจากภายนอกบริษัทด้วย
5. Checklist ตรวจความครบถ้วนเอกสารตัวจริงอย่างสม่ำเสมอ บางทีนักบัญชีสามารถบันทึกบัญชีจากสำเนาเอกสารไปก่อนได้ แต่เอกสารบางอย่างเราต้องเก็บตัวจริงไว้เป็นหลักฐานทั้งทางภาษีและให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบเสมอ เช่น ใบกำกับภาษีซื้อ และหนังสือรับรองภาษีถูกหัก ณ ที่จ่ายควรทำเช็กลิสต์ เพื่อเช็กว่าได้รับเอกสารตัวจริงมาครบถ้วนแล้ว แค่นี้ก็เรียบร้อยแล้วสำหรับเรื่องของการจัดเตรียมเอกสาร

เก็บและแนบไฟล์เอกสารบัญชีแบบสะดวก ด้วยฟีเจอร์ Autokey ใน FlowAccount 

เอกสารบัญชีที่ต้องเตรียมให้ผู้สอบบัญชีมีเยอะแยะมากมาย ถ้าวางระบบจัดเก็บเอกสารไม่ดี อาจจะต้องเจอกับความวุ่นวายในการทำงานได้ ถ้าใครกำลังมองหาเครื่องมือช่วยจัดเก็บเอกสารอยู่ FlowAccount มีฟังก์ชั่นช่วยนักบัญชีจัดเก็บเอกสารที่ได้รับจากภายนอก 

 

โดยอัปโหลดและแนบเอกสารได้ในทุกรายการค้าที่บันทึกด้วยฟีเจอร์ Autokey จาก FlowAccount ตัวอย่างเช่น  เมื่อบันทึกค่าใช้จ่าย ก็สามารถแนบเอกสารประกอบจากภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด เข้ากับรายการบัญชีได้โดยตรง เพียงสแกนด้วยโทรศัพท์มือถือ

 

จากนั้นเอกสารจะถูกจัดเก็บบนคลาวด์ ปลอดภัยและเข้าถึงง่าย ไม่ต้องจ่ายค่าจัดเก็บเพิ่ม และไม่กังวลเอกสารหายหรือเก็บไม่ครบ อีกทั้งยังสามารถแชร์การเข้าถึงให้ผู้สอบบัญชีได้โดยตรง ผู้ใช้งานสามารถกำหนดสิทธิ์ให้ผู้สอบบัญชีเข้ามาดูข้อมูลการบันทึกบัญชี พร้อมเอกสารประกอบที่เราแนบไว้ ลดความซ้ำซ้อนในการส่งไฟล์ 

 

ส่วนเอกสารที่บริษัทจัดทำขึ้นภายใน อย่างเช่น เอกสารการขาย ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษีเอง ก็สามารถเปิดดูได้จากระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount อยู่แล้ว ดังนั้น เอกสารทางบัญชีทั้งหมดก็จะถูกรวบรวมไว้ในที่เดียว ทำให้นักบัญชีทำงานร่วมกับผู้สอบบัญชีได้ง่ายขึ้นเยอะเลย

สรุปวิธีเตรียมเอกสารสำหรับการตรวจสอบบัญชีปลายปี

อ่านมาถึงตรงนี้แล้ว เชื่อว่านักบัญชีทุกท่านน่าจะเบาใจได้แล้ว เพราะเรารู้ว่า “ผู้สอบบัญชีต้องการตรวจสอบเอกสารอะไรบ้าง” และ “จัดเตรียมเอกสารให้เป็นระเบียบอย่างไร” แม้ช่วงแรก ๆ อาจจะยากสักหน่อย แต่เชื่อเลยว่าการที่เราจัดการเอกสารในการตรวจสอบบัญชีให้พร้อมตั้งแต่ตอนนี้ จะช่วยให้ชีวิตนักบัญชีดีขึ้นเยอะ เมื่อถึงคราวต้องพบเจอกับผู้ตรวจสอบบัญชีตอนปลายปี  

คำถามที่พบบ่อย เกี่ยวกับวิธีเตรียมเอกสารบัญชีให้ผู้ตรวจสอบบัญชีช่วงปลายปี

1.ผู้สอบบัญชี คือใคร?

ตอบ: ผู้สอบบัญชี คือ ผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับใบอนุญาตจากสภาวิชาชีพบัญชี  เพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบและแสดงความเห็นอย่างอิสระว่างบการเงินของบริษัทแสดงฐานะการเงิน และผลการดำเนินงานอย่างถูกต้องตามควร ซึ่งกฎหมายกำหนดไว้ว่าทุกบริษัทจะต้องมีผู้สอบบัญชี (CPA) ตรวจสอบและรับรองงบก่อนที่จะส่งให้กับหน่วยงานรัฐ อย่างกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร 

2. หลักฐานการสอบบัญชี คืออะไร?

ตอบ: หลักฐานการสอบบัญชี คือ ข้อมูลผู้สอบบัญชีรวบรวมและตรวจสอบตามมาตรฐานการสอบบัญชี เพื่อใช้ประกอบการแสดงความเห็นต่องบการเงินว่าถูกต้องและเชื่อถือได้หรือไม่ ซึ่งหลักฐานการสอบบัญชีอาจได้มาด้วยวิธีที่หลากหลาย เช่น ตรวจเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี การสอบถามข้อมูล การส่งหนังสือยืนยันยอดจากบุคคลภายนอก หรือการสังเกตตรวจนับสินค้าจริง เป็นต้น

3. สำหรับบริษัทขนาดเล็ก เอกสารบัญชีที่ต้องเตรียมไว้ให้ผู้สอบบัญชีอย่างน้อยมีอะไรบ้าง?

ตอบ: สำหรับบริษัทขนาดเล็ก เอกสารบัญชีที่ต้องเตรียมไว้ให้ผู้สอบบัญชีอย่างน้อย ได้แก่ เอกสารสำคัญของธุรกิจ ที่เกี่ยวข้องกับการจดทะเบียนหรือสัญญาสำคัญ  และเอกสารบัญชี ประกอบการบันทึกบัญชีในแต่ละรายการ  

4. เอกสารบัญชีที่ต้องเตรียมให้ผู้สอบบัญชีย้อนหลังนานเท่าใด?

ตอบ: หากเป็นการตรวจสอบประจำปี เอกสารที่ต้องเตรียมให้ผู้สอบบัญชีจะเป็นเอกสารทางบัญชีที่เกิดขึ้นในปีนั้น แต่ถ้าปีนี้เปลี่ยนแปลงผู้สอบบัญชีใหม่ เอกสารที่ต้องเตรียมให้ผู้สอบบัญชีจะเป็นเอกสารทางบัญชีที่เกิดขึ้นในปีนั้น และรายละเอียดประกอบยอดยกมาในงบฐานะการเงิน เนื่องจากผู้สอบบัญชีจะต้องตรวจสอบตัวเลขเปรียบเทียบของยอดยกมาปีที่แล้วในงบด้วย

5. ผู้ตรวจสอบบัญชีจำเป็นต้องตรวจเส้นทางของเอกสาร (Document Flow) หรือไม่?

โดยปกติแล้ว ผู้สอบบัญชีมักต้องการตรวจสอบ เส้นทางของเอกสาร (Document Flow) ตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทางของรายการทางบัญชี เช่น จากใบเสนอราคา → ใบสั่งซื้อ → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จรับเงิน เพื่อยืนยันว่าการบันทึกรายการมีความถูกต้อง ครบถ้วน และสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

ซึ่งในระบบ FlowAccount ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบเส้นทางของเอกสารแต่ละใบได้จากฟีเจอร์ Audit Log ที่จะเข้ามาช่วยให้ผู้ตรวจสอบบัญชี สามารถเห็นเส้นทางของเอกสารได้ ตัวอย่างเช่น

• ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบนี้ถูกเก็บเงินด้วยเอกสารใด (เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือใบวางบิล)
• ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ใบนี้มีการรับสินค้าเข้ามาด้วยเอกสารใด (เช่น ใบรับสินค้า หรือใบตั้งหนี้)

โดยฟีเจอร์ถือว่าเข้ามาช่วยให้ผู้ใช้งานโปรแกรมบัญชี FlowAccount หรือผู้สอบบัญชีสามารถติดตามกระบวนการทำงานของเอกสารได้ครบทุกขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุด และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลย้อนหลังได้อย่างโปร่งใส