ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจ การบริหารจัดการสินทรัพย์ขององค์กรก็ต้องเผชิญกับความท้าทายใหม่ ๆ เช่นกัน ระบบการจัดการแบบเดิมอาจทำให้การติดตามและควบคุมสินทรัพย์ไม่มีประสิทธิภาพ ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบันและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ซึ่งอาจส่งผลกระทบโดยตรงต่อต้นทุนและผลประกอบการขององค์กร

ดังนั้น การมีระบบบริหารสินทรัพย์ที่มีประสิทธิภาพ เป็นตัวช่วยให้องค์กรสามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืน ช่วยให้การทำงานเป็นระบบระเบียบมากขึ้น และช่วยให้มองเห็นภาพรวมของสินทรัพย์ทั้งหมดได้อย่างชัดเจน อีกทั้งยังสามารถนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำ

โปรแกรมบริหารสินทรัพย์ คืออะไร?

โปรแกรมบริหารสินทรัพย์ หรือ Asset Management Software คือ โปรแกรมหรือระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการจัดการสินทรัพย์ขององค์กร ตั้งแต่กระบวนการจัดซื้อ, การคิดค่าเสื่อมราคา, การบำรุงรักษา, การย้ายสินทรัพย์ ไปจนถึงการจำหน่ายหรือเลิกการใช้งานสินทรัพย์ เพื่อให้องค์กรสามารถตรวจสอบรายละเอียดของสินทรัพย์ที่มีอยู่ในระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบหลักของระบบบริหารสินทรัพย์ มีอะไรบ้าง ? 

โดยระบบบริหารสินทรัพย์ นั้นจะสามารถแบ่งออกได้เป็น 4 องค์ประกอบหลัก ที่สำคัญกับการทำงานในแต่ละรูปแบบ ดังนี้

1. การจัดการข้อมูลสินทรัพย์ (Asset Management): เป็นฐานข้อมูลหลักที่เก็บรายละเอียดทั้งหมดของสินทรัพย์แต่ละชิ้น เช่น ชื่อ, รหัส, รุ่น, วันที่จัดซื้อ, ราคา, สถานที่ตั้ง, ผู้รับผิดชอบ เป็นต้น จึงสามารถเป็นโปรแกรมบริหารทรัพย์สินองค์กรภายในตัวได้ 
2. การติดตามและการควบคุม (Tracking and Monitoring): ใช้เทคโนโลยีต่างๆ เช่น บาร์โค้ด, QR Code, หรือ RFID เพื่อติดตามตำแหน่งและสถานะของสินทรัพย์แบบเรียลไทม์ ช่วยลดโอกาสการสูญหายและเพิ่มความโปร่งใสในการใช้งาน
3. การคำนวณค่าเสื่อมราคา (Depreciation Calculation): ระบบบริหารสินทรัพย์แบบออนไลน์ส่วนใหญ่จะมี โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคา ที่เป็นเหมือนระบบที่จะช่วยคำนวณและบันทึกค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ตามหลักการบัญชีที่กำหนด ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการรายงานทางการเงินและการวางแผนภาษี
4. การรายงานและการวิเคราะห์ (Reporting and Analytics): สามารถสร้างรายงานที่หลากหลายเพื่อแสดงข้อมูลเกี่ยวกับสินทรัพย์ทั้งหมด เพื่อเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจเชิงธุรกิจ เช่น รายงานทะเบียนสินทรัพย์ รายงานค่าเสื่อมราคา เป็นต้น 

ความแตกต่างระหว่าง Fixed Asset Management (การบริหารจัดการสินทรัพย์ถาวร) กับ Asset Tracking (การติดตามสินทรัพย์) มีอะไรบ้าง ? 

• Fixed Asset Management (การบริหารจัดการสินทรัพย์ถาวร) เป็นกระบวนการจัดการสินทรัพย์ถาวรขององค์กร ซึ่งเป็นสินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานยาวนาน เช่น อาคาร, ที่ดิน, เครื่องจักร เป็นต้น โดยจะรวมถึงการคิดค่าเสื่อมราคา, การบำรุงรักษา และการจำหน่ายสินทรัพย์ 
• Asset Tracking (การติดตามสินทรัพย์) เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารสินทรัพย์ เพื่อระบุตำแหน่ง, สถานะ, และประวัติการใช้งานของสินทรัพย์แบบเรียลไทม์หรือใกล้เคียงกับเรียลไทม์  โดยใช้วิธีการต่างๆ เช่น บาร์โค้ด, QR Code, RFID หรือ GPS เพื่อให้สามารถค้นหาสินทรัพย์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและป้องกันการสูญหาย

สรุปง่าย ๆ คือ Fixed Asset Management คือการบริหารจัดการ “สินทรัพย์ถาวร” ทั้งหมด ส่วน Asset Tracking คือหนึ่งในกระบวนการบริหารสินทรัพย์ทั่วไป ที่จะช่วยในการระบุตำแหน่งและติดตามสินทรัพย์

ประเภทของสินทรัพย์ที่โปรแกรมบริหารสินทรัพย์ออนไลน์ สามารถจัดการได้ มีอะไรบ้าง ? 

โปรแกรมบริหารสินทรัพย์ออนไลน์ในปัจจุบัน สามารถบริหารจัดการสินทรัพย์ได้หลากหลายประเภท ทั้งสินทรัพย์ที่มีตัวตน และสินทรัพย์ไม่มีตัวตน แบ่งออกเป็นประเภทต่าง ๆ ได้ ดังนี้

สินทรัพย์ถาวร (Fixed Assets) คือ สินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานยาวนาน มักจะมีมูลค่าสูง ไม่ได้มีวัตถุประสงค์ไว้เพื่อขายต่อในระยะสั้น แต่มีไว้เพื่อใช้ในการดำเนินงานขององค์กรในระยะยาว เช่น

• อสังหาริมทรัพย์: อาคาร, ที่ดิน, สำนักงาน
• ยานพาหนะ: รถยนต์, รถบรรทุก
• เครื่องจักรและอุปกรณ์: เครื่องจักรที่ใช้ในการผลิต, คอมพิวเตอร์, เครื่องใช้ไฟฟ้า, อุปกรณ์สำนักงานขนาดใหญ่

สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets) คือ สินทรัพย์ที่มีสภาพคล่องสูง และ สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ภายในหนึ่งปี เช่น

• เครื่องมือและอุปกรณ์: เครื่องมือช่าง, อุปกรณ์สำนักงานขนาดเล็ก

สินทรัพย์ไม่มีตัวตน (Intangible Assets) คือ สินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้แต่มีมูลค่าสูง เช่น

• ซอฟต์แวร์: ใบอนุญาตใช้งานโปรแกรม (Licenses)
• ทรัพย์สินทางปัญญา: สิทธิบัตร (Patents), เครื่องหมายการค้า (Trademarks)

สินทรัพย์เช่า คือ สินทรัพย์ที่องค์กรไม่ได้เป็นเจ้าของแต่เช่ามาเพื่อใช้งาน เช่น

• อุปกรณ์สำนักงานที่เช่ามา: เครื่องถ่ายเอกสาร, คอมพิวเตอร์

• ยานพาหนะเช่า: รถยนต์

กระบวนการทำงานของโปรแกรมบริหารสินทรัพย์ (Asset Management) มีอะไรบ้าง ?

โปรแกรมบริหารสินทรัพย์มีกระบวนการทำงานที่ครอบคลุมตลอดวงจรชีวิตของสินทรัพย์ เพื่อให้การบริหารจัดการมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ โดยมีกระบวนการทำงานหลัก ๆ ดังนี้

1. การลงทะเบียนสินทรัพย์ใหม่

เมื่อมีการจัดซื้อสินทรัพย์ใหม่เข้าสู่องค์กร โปรแกรมจะทำหน้าที่บันทึกรายละเอียดและเก็บข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดของสินทรัพย์ เช่น ชื่อสินทรัพย์, ประเภท, รุ่น, วันที่ซื้อ, ราคาซื้อ, สถานที่ตั้งปัจจุบัน, ผู้รับผิดชอบ เป็นต้น โดยการลงทะเบียนสินทรัพย์ หรือใช้โปรแกรมคำนวณมูลค่าสินทรัพย์ จะช่วยสร้างฐานข้อมูลที่ถูกต้องให้แก่สินทรัพย์ทั้งหมดขององค์กร

2. ระบบติดตามและตรวจสอบสถานะ

หลังจากลงทะเบียนแล้ว โปรแกรมจะทำหน้าที่ติดตามสถานะของสินทรัพย์อย่างต่อเนื่อง โดยใช้วิธีต่าง ๆ เช่น บาร์โค้ดหรือ QR Code ในการสแกนเพื่ออัปเดตข้อมูลตำแหน่งและสถานะของสินทรัพย์ หรืออาจใช้ RFID สำหรับการติดตามสินทรัพย์แบบเรียลไทม์ โดยเฉพาะสินทรัพย์ที่เคลื่อนย้ายบ่อย ช่วยลดความเสี่ยงในการสูญหายและเพิ่มความโปร่งใสในการใช้งาน

3. การคำนวณค่าเสื่อมราคาอัตโนมัติ

การคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์โดยอัตโนมัติ ตามหลักการทางบัญชีที่กำหนดไว้ เป็นคุณสมบัติสำคัญของโปรแกรมบริหารสินทรัพย์ โดยช่วยประหยัดในการคำนวณด้วยมือหรือใช้โปรแกรมแยก และช่วยลดข้อผิดพลาด ทำให้ข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

4. การออกรายงานและการวิเคราะห์

โปรแกรมบริหารสินทรัพย์จะรวบรวมข้อมูลสินทรัพย์ทั้งหมดเพื่อสร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลที่สำคัญสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมและรายละเอียดของสินทรัพย์ได้ตามต้องการ เช่น รายการแสดงสินทรัพย์ทั้งหมด, รายงานแสดงข้อมูลค่าเสื่อมราคาและ รายงานมูลค่าทางบัญชี เป็นต้น

รู้จักวิธีการบริหารสินทรัพย์แบบเก่า ต้นแบบของการบริหารสินทรัพย์ที่ต่อยอดมาถึงปัจจุบัน

การบริหารสินทรัพย์แบบเก่า ก่อนที่จะมีโปรแกรมบริหารสินทรัพย์นั้น ในเริ่มแรกมักใช้วิธีการจดบันทึกในสมุดบัญชี ซึ่งการใช้วิธีนี้ อาจทำให้เอกสารเสี่ยงต่อการสูญหายและชำรุด รวมถึงข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน เพราะคนทำบัญชีจะต้องมาอัปเดตรายละเอียดอยู่ตลอด แต่ในเวลาต่อมาเริ่มมีการใช้ซอฟแวร์อย่าง Microsoft Excel ในการบันทึกและคำนวณค่าเสื่อมราคาเบื้องต้น 

แต่อย่างไรก็ตาม การใช้ซอร์ฟแวร์ทั่วไปอาจมีข้อจำกัดในการจัดการข้อมูลที่ซับซ้อน เช่น การตรวจสอบสถานะของสินทรัพย์แบบเรียลไทม์ หรือ การคำนวณค่าเสื่อมราคาหรือสูตรต่าง ๆ ที่ซับซ้อนมีความเสี่ยงที่จะผิดพลาด 

วิธีการบริหารสินทรัพย์แบบเก่าเหล่านี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน, การตัดสินใจทางธุรกิจ, และทำให้องค์กรต้องแบกรับต้นทุนที่สูงขึ้นจากการจัดการที่ไม่เป็นระบบ

การบริหารสินทรัพย์ออนไลน์ ทำได้ง่ายๆ ด้วย FlowAccount 

FlowAccount เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่มาพร้อมกับโปรแกรมบริหารสินทรัพย์ออนไลน์ ที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณจัดการทุกอย่างได้อย่างเป็นระบบและง่ายดาย

เริ่มใช้งานฟีเจอร์บริหารสินทรัพย์ใน FlowAccount

• การลงทะเบียนสินทรัพย์ใหม่ / สินทรัพย์ยกมา : บันทึกข้อมูลสินทรัพย์ใหม่เข้าสู่ระบบได้อย่างง่ายดาย หรือ สำหรับธุรกิจที่ต้องการเปลี่ยนมาใช้ FlowAccount ก็สามารถนำเข้าข้อมูลสินทรัพย์เดิม (สินทรัพย์ยกมา) เข้าสู่ระบบได้ทันที
• การคำนวณและบันทึกค่าเสื่อมราคา : ระบบจะคำนวณและบันทึกค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์โดยอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาในการทำงานบัญชี
• การสร้างรายงาน : สามารถสร้างรายงานสินทรัพย์ที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นรายงานแสดงรายการสินทรัพย์ทั้งหมด หรือรายงานค่าเสื่อมราคา เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจและตรวจสอบข้อมูลได้อย่างแม่นยำ

โดยสำหรับท่านใดที่ยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรมบริหารสินทรัพย์ออนไลน์ด้วย FlowAccount สามารถศึกษาวิธีการใช้งานเมนูบริหารจัดการสินทรัพย์ออนไลน์ ได้เลยตอนนี้

สรุปทั้งหมดเกี่ยวกับโปรแกรมบริหารสินทรัพย์ออนไลน์

การบริหารสินทรัพย์ เป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญในการดำเนินธุรกิจ เพราะส่งผลกระทบทั้งต่อต้นทุน ผลประกอบการขององค์กรและการตัดสินใจทางธุรกิจในอนาคต ดังนั้น การมีโปรแกรมบริหารสินทรัพย์ออนไลน์ไว้ใช้ในองค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะนอกจากจะช่วยให้มีการจัดการสินทรัพย์ที่เป็นระบบ และการคำนวณค่าเสื่อมราคาอย่างถูกต้องแม่นยำแล้ว ยังช่วยสร้างระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ 

โดยโปรแกรมบริหารสินทรัพย์ จะทำให้ข้อมูลสินทรัพย์มีความถูกต้อง โปร่งใส ป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และยังช่วยให้บริษัทสามารถนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้อีกด้วย  

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ โปรแกรมบริหารสินทรัพย์ออนไลน์

1. โปรแกรมบริหารสินทรัพย์ใช้จัดการได้เฉพาะสินทรัพย์ถาวร ใช่หรือไม่?

ตอบ:  โปรแกรมบริหารสินทรัพย์สามารถใช้จัดการสินทรัพย์ได้ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นสินทรัพย์ถาวรหรือสินทรัพย์หมุนเวียน แต่การคิดค่าเสื่อมราคา ตามหลักการทางบัญชี จะคิดเฉพาะสินทรัพย์ถาวรหรือสินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานมากกว่า 1 ปีเท่านั้น

2. ระบบจะช่วยคำนวณค่าเสื่อมราคาได้อย่างไร?

ตอบ: โดยปกติแล้วโปรแกรมบริหารสินทรัพย์ออนไลน์ จะมีฟังก์ชันการคำนวณค่าเสื่อมราคาอัตโนมัติ โดยผู้ใช้งานเพียงแค่ระบุข้อมูลที่จำเป็น เช่น ราคาสินทรัพย์, อายุการใช้งาน และวันที่เริ่มต้นใช้งาน จากนั้นระบบจะคำนวณค่าเสื่อมราคาให้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดและประหยัดเวลา

3. โปรแกรมบริหารสินทรัพย์เหมาะกับองค์กรแบบไหน?

ตอบ:  โปรแกรมบริหารสินทรัพย์เหมาะกับองค์กรทุกประเภทและทุกขนาดที่ต้องการจัดการสินทรัพย์อย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่มีสินทรัพย์จำนวนมากหรือมีการเคลื่อนย้ายบ่อยครั้ง เช่น บริษัทผลิตสินค้าต่าง ๆ