ใบเสนอราคา คือ เอกสารที่ใช้ในการแจ้งรายละเอียดราคาและเงื่อนไขต่อลูกค้า เพื่อให้ผู้ซื้อใช้ประกอบการตัดสินใจก่อนตัดสินใจทำสัญญา ซึ่งลูกค้าอาจขอใบเสนอราคาจากผู้ขายหลายรายเพื่อนำมาเปรียบเทียบและใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงราคากลางและรายละเอียดสัญญาที่แตกต่างกันของผู้ขายแต่ละราย 

สำหรับบุคคลธรรมดาที่รับงาน ใบเสนอราคาจึงเป็นหนึ่งเอกสารสำคัญที่ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือ บทความนี้รวบรวมวิธีการสร้างใบเสนอราคา ตัวอย่างใบเสนอราคา สำหรับการใช้งานจริงไว้ที่นี่เรียบร้อยแล้ว

ตัวอย่างใบเสนอราคา บุคคลธรรมดา ควรมีรายละเอียด ดังนี้

ใบเสนอราคาเป็นตัวแทนในการขายของบริษัทที่ลูกค้าใช้ในการเปรียบเทียบและตัดสินใจว่าจะเป็นลูกค้าของบริษัทหรือไม่ ทำให้ใบเสนอราคาเป็นเอกสารสำคัญที่นอกจากการระบุราคาแล้ว ยังต้องระบุรายละเอียดเกี่ยวกับการขายเพิ่มเติมให้ครบถ้วนอย่างเป็นมืออาชีพ โดยวิธีการออกใบเสนอราคาให้บริษัทมีความน่าเชื่อถือสามารถทำได้ง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา บุคคลธรรมดาหรือแม้แต่นิติบุคคล ก็มีเทมเพลตเดียวกัน ดังนี้

1) ระบุรายละเอียดการซื้อขายให้ครบถ้วน

• ภาพโลโก้บริษัทเห็นได้ชัดเจน สวยงาม แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ
• ชื่อเอกสาร “ใบเสนอราคา / Quotation”
• ราคาสินค้า/บริการ รายละเอียดของสินค้า จำนวนสินค้า รวมถึงค่าใช้จ่ายอื่น เช่น ค่าขนส่ง การหักภาษี เงื่อนไขหรือจุดเวลาในการส่งมอบสินค้า ส่วนลดต่างๆ
• ข้อมูลบริษัทผู้ขาย: ชื่อ ที่อยู่ สำนักงาน/สาขา อีเมล เบอร์โทรและเลขประจำตัวประชาชนหรือเลขทะเบียนนิติบุคคลของบริษัท
• ข้อมูลบริษัทผู้ซื้อ: ชื่อ เบอร์โทร อีเมล และรายละเอียดอื่นๆ ที่จำเป็น
• ผู้ติดต่อประสานงานพร้อมช่องทางการติดต่อ
• เลขที่เอกสาร
• วันที่ออกเอกสารและวันที่ใบเสนอราคาหมดอายุ
• หมายเหตุ
• ลายเซ็นผู้อนุมัติใบเสนอราคาและช่องลายเซ็นสำหรับลูกค้า
• ข้อมูลการชำระเงิน เครดิตการชำระเงิน (ถ้ามี) ช่องทางการชำระเงิน

2) ระบุเลขที่ของเอกสารเป็นลำดับต่อเนื่อง

การระบุลำดับของใบเสนอราคาให้ชัดเจนจะช่วยให้การออกเอกสารทางการเงินที่ใช้อ้างอิงต่อเนื่อง เช่น ใบแจ้งหนี้/วางบิล หรือใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ทำได้อย่างเป็นระเบียบและเป็นมืออาชีพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถติดตามใบเสนอราคาที่ออกไปแล้วย้อนหลังได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

3) จัดระเบียบใบเสนอราคาให้สวยงาม

การจัดรูปแบบของใบเสนอราคาให้ดูเป็นระเบียบเรียบร้อย นอกจากจะช่วยให้ดูสวยงามสบายตาแล้ว ยังช่วยให้ลูกค้าสามารถอ่านรายละเอียดเงื่อนไขสัญญาได้ง่ายขึ้น สะท้อนให้เห็นถึงวิธีการทำงานของบริษัทที่ให้ความสำคัญกับความเป็นระบบ 

การใช้ใบเสนอราคาที่เป็นไฟล์ Word สามารถทำได้ง่าย แต่ก็อาจมีการเคลื่อนของรูปแบบได้บ่อยครั้ง ทำให้ยุ่งยากต่อการจัดระเบียบเอกสาร ใบเสนอราคา ฟอร์มสำเร็จรูปก็เป็นหนึ่งทางเลือกที่ใช้งานง่าย ไม่ต้องจัดเอกสารให้ยุ่งยาก และช่วยให้เอกสารที่ออกมีความสวยงามเป็นระเบียบ

ความสำคัญของใบเสนอราคา สำหรับบุคคลธรรมดา

ตามปกติแล้ว ผู้ซื้อขอใบเสนอราคาจากแบรนด์ที่สนใจอย่างน้อย 3 แบรนด์ขึ้นไปเพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบคุณภาพของสินค้าหรือบริการและราคาก่อนทำการตัดสินใจว่าจ้าง เนื่องจากใบเสนอราคาสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้ ตั้งแต่

• ข้อมูลผลิตภัณฑ์ 
• เงื่อนไขการจ่ายชำระ 
• ข้อมูลการติดต่อ
• ข้อมูลโปรโมชั่น 
• และที่สำคัญที่สุดคือ ราคา เพื่อใช้อ้างอิงว่า ราคาที่ตกลงซื้อขายกันกับราคาที่เปิดบิลนั้นตรงกันหรือไม่

สำหรับคนที่เพิ่งเริ่มต้นรับงาน หรือเพิ่งเริ่มทำธุรกิจนั้น  การสร้างใบเสนอราคาไม่ได้ยุ่งยากอย่างที่คิด เพียงแค่ต้องเลือกเครื่องมือในการสร้างเอกสารให้เหมาะกับปกติธุรกิจ ใบเสนอราคาส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของบริษัท ยิ่งเป็นการซื้อสินค้าที่มีมูลค่าสูงหรือมีระยะยาว ก็ยิ่งควรให้ความสำคัญในการสร้างเอกสารให้เป็นมืออาชีพเพื่อสร้างความน่าเชื่อให้กับบริษัท

เลือกปิดการขายด้วยฟอร์มใบเสนอราคาที่สร้างฟรี! จาก FlowAccount โปรแกรมบัญชีสำหรับทั้งบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล ที่นอกจากเป็นระเบียบ สวยงาม กรอกง่ายแล้ว ยังสามารถออกใบเสนอราคาได้ 2 ภาษา ทั้งไทยและอังกฤษ รองรับหลายสกุลเงินเพื่อการขยายธุรกิจไประดับนานาชาติ และยังสามารถสร้างใบเสนอราคาได้ทั้งบนเว็บไซต์และแอปพลิเคชั่นมือถืออีกด้วย

นอกจากนี้ ยังสามารถออกเอกสารขายอย่างใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน ที่สามารถออกต่อเนื่องจากใบเสนอราคาได้ทั้งหมดภายใน 1 นาที ไม่ว่าจะเป็น ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ หรือใบกับกำภาษี/ใบเสร็จรับเงิน FlowAccount ช่วยให้คุณออกเอกสารเหล่านี้ง่ายขึ้น 

โดยสามารถอัปเดตสถานะเอกสารได้จาก drop down list ของใบเสนอราคาที่ต้องการสร้างเอกสารต่อ  จากนั้นระบบจะแสดงเมนูสร้างเอกสารใหม่ ตามลำดับของการทำเอกสารให้เลย และยังซิงค์ข้อมูลจากใบเสนอราคามาให้อัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาสร้างเอกสารและกรอกข้อมูลใหม่อีกครั้ง ลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดขึ้นจากการกรอกเอกสารซ้ำไปมา

วิดีโอสอนทำใบเสนอราคา คลิกเลย

ทดลองออกใบเสนอราคาฟรี ได้ที่นี่

มูลอ้างอิง

https://flowaccount.com/blog/quotaion-basic-knowledge/

https://flowaccount.com/functions/quotation

https://www.veniocrm.com/blog/sales-management/what-is-sales-quotation/

https://www.babform.com/ใบเสนอราคาฟรี/