เจ้าของธุรกิจรุ่นใหม่หลายคนสนใจที่จะใช้ระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount เพื่อให้เห็นข้อมูลแบบทันเวลามากขึ้น แต่ติดปัญหาตรงที่กังวลว่าการย้ายระบบจะยุ่งยาก เพราะไม่รู้ว่าต้องเตรียมตัวอย่างไร และมีข้อมูลอะไรบ้าง แต่ในความเป็นจริงแล้ว การย้ายระบบบัญชีจากเดิมมาใช้ FlowAccount นั้นไม่ได้ยุ่งยากอย่างที่คิดค่ะ ขอเพียงแค่มีข้อมูลให้พร้อม การย้ายระบบก็สามารถทำได้ง่าย และใช้เวลาไม่นาน

 

สำหรับคนที่สงสัยว่าเราจะต้องเตรียมพร้อมยังไงบ้าง ในบทความนี้ขอแนะนำเช็กลิสเตรียมเอกสารก่อนย้ายมาใช้งาน FlowAccount กันค่ะ

 

1. สาเหตุของการลาจากระบบบัญชีแบบเดิมๆ 

 

 

 

• ไม่รองรับการทำธุรกรรมออนไลน์ที่หลากหลาย

 

การทำธุรกิจในยุคนี้มีการเชื่อมต่อแพลตฟอร์มต่างๆ มากมาย ไม่ว่าจะเป็นการขายผ่าน Shopee, Lazada, LINE Man  ฯลฯ ซึ่งถ้าทำบัญชีแบบออฟไลน์ที่ไม่สามารถเชื่อมต่อระบบต่างๆ ได้ ก็จะทำให้เสียเวลาในการบันทึกบัญชีแบบไม่จำเป็น ดังนั้น หลายคนจึงเลือกที่จะเปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีออนไลน์เพื่อเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มต่างๆ ทำให้ข้อมูลเชื่อมโยงกันมากยิ่งขึ้น และลดเวลาในการทำบัญชีลง

 

• ขาดความคล่องตัว

ถ้าทำบัญชีออฟไลน์ เจ้าของธุรกิจไม่มีตัวช่วยในการทำเอกสารต่างๆ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน บางครั้งต้องสร้างเอกสารใน Excel แล้วก็ส่งต่อให้สำนักงานบัญชีทำงานต่อ ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ การทำงานซ้ำซ้อน และไม่ค่อยคล่องตัวเท่าไรนัก แต่ถ้าทำบัญชีแบบออนไลน์เจ้าของธุรกิจสามารถสร้างเอกสารทางการค้าด้วยตัวเอง ส่วนนักบัญชีก็เห็นข้อมูลในทันที ทำให้ทำงานสะดวกขึ้น

 

 

• ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานและพนักงานไม่ได้

 

การทำธุรกิจจำเป็นต้องทำงานร่วมคนจำนวนมาก เช่น พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจ หรือพนักงานในบริษัทเอง ซึ่งการใช้ระบบบัญชีแบบเดิมๆ ไม่ได้เชื่อมโยงข้อมูลระหว่าง เจ้าของธุรกิจ แผนกขาย แผนกบัญชี หรือกับพาร์ทเนอร์ ทำให้ทำงานร่วมกันลำบากเพราะใช้ฐานข้อมูลคนละอันกัน แต่สำหรับระบบบัญชีออนไลน์ เปิดโอกาสให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้แบบเรียลไทม์ เสมือนหนึ่งพูดภาษาเดียวกัน การทำงานร่วมกันก็จะสะดวกขึ้นค่ะ 

 

 

• หน่วยงานรัฐขึ้นระบบออนไลน์กันหมดแล้ว

 

ตอนนี้ทุกคนน่าจะทราบกันดีว่า หน่วยงานราชการต่างๆ เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมสรรพากร พยายามนำข้อมูลเข้าสู่ระบบออนไลน์กันหมดแล้ว การใช้ระบบบัญชีเดิม จึงไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป เจ้าของธุรกิจหลายคนจึงเริ่มหันมาสนใจ FlowAccount ที่มีฟังก์ชั่นจัดเตรียมข้อมูลแบบออนไลน์ส่งหน่วยงานรัฐ เช่น e-Tax Invoice by Email 

 

ทั้งหมดนี้ก็เป็นเหตุผลหลักๆ ที่เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ตัดสินใจย้ายระบบบัญชีมาเป็นออนไลน์ค่ะ

 

2. Checklist สิ่งที่ต้องเตรียมความพร้อมเพื่อยกขึ้นระบบบัญชีออนไลน์ FlowAccount

 

เอาล่ะ แล้วเราต้องเตรียมตัวอะไรบ้าง สำหรับการย้ายจากระบบบัญชีเดิมมาใช้ FlowAccount ลองมาดูเช็กลิสต์กันสักหน่อย

 

 

• ยอดยกมาจากงบทดลอง

 

ในทางบัญชีแล้ว งบทดลองก็เปรียบเสมือน หน้าสรุปรายการต่างๆ ก่อนที่จะนำไปจัดทำงบการเงิน ซึ่งการขึ้นระบบใหม่ต้องนำรายการต่างๆ ในทดลองเดิมมาให้ครบถ้วน โดยเฉพาะรายการที่อยู่ในฝั่งงบฐานะการเงิน ซึ่งประกอบ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ 

 

สมมุติ ถ้าอยากเริ่มต้นระบบบัญชีใหม่ วันที่ 1 ม.ค. 2568 ก็จะต้องมีงบทดลองจากระบบเดิมสิ้นสุดถึงวันที่ 31 ธ.ค. 2567 เพื่อเป็นตัวเลขตั้งต้นในการทำบัญชีปีถัดไปค่ะ 

 

 

• ยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้คงเหลือ

 

รายละเอียดยอดลูกหนี้ และเจ้าหนี้คงเหลือ ถือเป็นรายละเอียดสำคัญของงานบัญชี ซึ่งในรายละเอียดนี้จะประกอบไปด้วย รายการค้าแต่ละรายการ ซึ่งจะประกอบรวมเป็นยอดลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้ในงบทดลองค่ะ

 

ยกตัวอย่างเช่น ในงบทดลองมีบัญชีลูกหนี้ 1 ล้านบาท ซึ่งประกอบด้วยลูกหนี้ 10 เจ้า ที่เกิดจากหลายใบแจ้งหนี้ และมีจำนวนเงินแตกต่างกัน ซึ่งเราจะต้องมีรายละเอียดลูกหนี้เหล่านี้ เพื่อใช้ในการยกระบบไป FlowAccount ด้วย ไม่อย่างนั้นเราจะไม่รู้เลยว่าใครเป็นหนี้เราบ้าง

 

 

• ยอดสินค้าคงเหลือ

 

สำหรับธุรกิจซื้อมาขายไป หรือว่าผลิต ที่ต้องมีสินค้าคงเหลือหรือสต็อกสินค้าเป็นปกติอยู่แล้ว การยกระบบใหม่ไป FlowAccount จึงจำเป็นต้องมีข้อมูลยอดสินค้าคงเหลือด้วยว่าคงเหลือมาจากระบบบัญชีเก่าเป็นเท่าใด ซึ่งในรายงานสินค้าคงเหลือก็ต้องมีรายละเอียดสินค้าทุกตัว ปริมาณ และราคาสินค้าทั้งหมด 

 

ยกตัวอย่างเช่น ในงบทดลองมีบัญชีสินค้าคงเหลือ 2 ล้านบาท ซึ่งประกอบด้วยสินค้า 100 SKU ในปริมาณและมูลค่าแตกต่างกัน โดยต้องเช็กว่ามียอดรวมทั้งหมดตรงกับงบทดลองก่อนย้ายระบบใหม่นะคะ

 

 

• ทะเบียนสินทรัพย์

 

ทะเบียนสินทรัพย์ คือ รายละเอียดของสินทรัพย์ที่กิจการซื้อมาใช้ยาวๆ และมีการตัดค่าเสื่อม เช่น เฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้สำนักงาน เป็นต้น ซึ่งในทะเบียนสินทรัพย์เองจะมีกำหนดเลขทะเบียน วันที่ซื้อเข้ามา วันที่ใช้งาน และอายุการใช้งาน รวมไปถึงการคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์นั้น

 

ดังนั้น ทะเบียนสินทรัพย์จึงเป็นข้อมูลที่สำคัญมากๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกิจการที่ลงทุนสูงๆ ซื้อของใหญ่ๆ มาเก็บไว้ใช้ยาวๆ ค่ะ

 

3. สัญญาและภาระผูกพันต่างๆ

 

นอกจากลิสข้อมูลที่เล่ามาข้างบน ในการทำธุรกิจอาจมีสัญญาต่างๆ ที่เกิดขึ้น ทำให้มีผลต่อการบันทึกบัญชีในระยะยาว ดังนั้น เราก็ต้องจัดเตรียมเก็บข้อมูลไว้ อย่าให้หายไปจนกว่าจะสิ้นสุดสัญญา หรือหมดภาระ และสัญญาเหล่านี้ ก็เป็นเอกสารสำคัญที่ทำให้เราย้ายระบบไปยัง FlowAccount ได้อย่างสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น

 

 

 

• สัญญาเงินกู้

 

สัญญาเงินกู้ เป็นสัญญาที่กิจการทำไว้กับธนาคาร ซึ่งเป็นภาระผูกพันโดยตรง แสดงถึงวงเงินกู้ที่กิจการมีกับธนาคาร รวมถึงตารางการผ่อนชำระเงินกู้ และเงื่อนไขในสัญญาต่างๆ ด้วย หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ นักบัญชีก็จะเช็กความถูกต้องของตัวเลขหนี้สินไม่ได้เลย

 

 

• สัญญาเช่า

 

สัญญาเช่า โดยปกติแล้วหากเป็นสัญญาเช่าระยะสั้น อาจจะไม่เกิน 3 ปี แต่ในสัญญาระยะยาว อาจยาวได้ถึง 5 ถึง 30 ปี และสัญญามีผลกระทบต่อค่าเช่ารายเดือนที่นักบัญชีต้องบันทึก และภาระหนี้สินที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ดังนั้น ถ้าทำสัญญาเช่ากับใครไว้แล้วก็อย่าลืมเก็บรักษาไว้ให้ดีๆ เผื่อมีประโยชน์ตอนยกระบบใหม่นะคะ 

 

 

• สัญญารื้อถอน

 

ในกรณีที่เราเช่าโรงงาน หรือเช่าตึกสำนักงาน หากลองสังเกตให้ดีแล้วในสัญญาจะระบุว่า เมื่อสิ้นสุดสัญญาเช่า ผู้เช่าต้องทำทุกอย่างให้พื้นที่เช่ากลับไปเป็นเหมือนเดิม ดังนั้นเมื่อเราเช่าพื้นที่ และมีการปรับแต่งพื้นที่ เราต้องทำให้ทุกอย่างกลับไปเป็นเหมือนเดิมเมื่อสิ้นสุดสัญญา

 

ซึ่งทุกอย่างให้กลับไปเป็นเหมือนเดิม มีค่าใช้จ่ายสำหรับการนี้ด้วยเช่นกัน เมื่อเราขึ้นระบบใหม่ เราต้องไม่ลืมที่จะเก็บสัญญารื้อถอนเป็นข้อมูลอ้างอิงในการบันทึกบัญชีไว้ด้วยค่ะ

 

 

• เงินประกันผลงาน

 

สำหรับบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการก่อสร้างหรือให้บริการระยะยาว มักจะมีการประกันผลงานตามสัญญา เช่น เมื่อผ่านไป 1 ปีแล้วอาคารที่ก่อสร้างไว้ไม่มีปัญหาอะไร เราก็จะได้รับเงินประกันผลงานคืน ถ้าไม่เก็บข้อมูลรายละเอียดเอาไว้ด้วย พอยกขึ้นระบบใหม่ อาจจะจำไม่ได้ว่าในอนาคตจะได้รับเงินคืนจากใครบ้าง แบบนี้เสียประโยชน์แย่

 

4. หลังจากยกยอดทั้งหมดขึ้นระบบใหม่แล้ว ลองตรวจสอบงบทดลองอีกครั้ง

 

เมื่อข้อมูลครบถ้วน การย้ายระบบมาใช้ FlowAccount ก็ไม่น่าจะเป็นปัญหาใหญ่แล้ว เพราะเจ้าของธุรกิจสามารถส่งต่อข้อมูลให้นักบัญชีช่วยดำเนินการได้แบบสบายๆ แต่สิ่งที่ต้องเช็กให้ดีก็คือ 

1. การตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่างบทดลองที่ยกมาจากระบบเดิมตอนปลายงวด เท่ากับยอดยกมาต้นงวดในงบทดลองของ FlowAccount หรือไม่
2. รายงานลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงเหลือ และสินทรัพย์ ที่ยกมาจากระบบเดิม เท่ากับยอดยกมาต้นงวดในงบทดลองของ FlowAccount หรือไม่

 

ถ้าทั้งสองข้อนี้ ถูกต้องตรงกันทั้งหมดแล้ว ก็เท่ากับว่าสบายใจหายห่วง เพราะว่าเราได้โอนย้ายข้อมูลจากระบบบัญชีเดิมมาเริ่มใช้งานที่ FlowAccount อย่างสมบูรณ์แล้วล่ะ

 

และสำหรับใครที่ยังสงสัย หรืออยากได้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการย้ายระบบบัญชีเดิม ไปสู่ระบบบัญชีใหม่บน FlowAccount สามารถตามไปดูกันต่อได้ที่  ย้ายข้อมูลจากระบบบัญชีออฟไลน์เดิมมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount