ในวันที่เกิดวิกฤต รายได้จากธุรกิจลดลง ผมเชื่อว่าหลายคนมักจะได้ยินคำแนะนำว่า “จงรักษากระแสเงินสดไว้” และทางเลือกแรกที่เจ้าของธุรกิจเลือกใช้กัน คือ “การลดรายจ่าย” เพราะว่าเป็นทางออกที่ง่ายและรวดเร็วที่สุด
แต่การที่ตัดสินใจลดต้นทุนลงทันที เช่น การลดคุณภาพของสินค้าบางตัว การให้พนักงานลดเงินเดือนลง หรือลดจำนวนพนักงาน ไปจนถึงการลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการต่างๆ เช่น ค่าจ้าง ค่าทำบัญชี หรือค่าใช้จ่ายที่กิจการคิดว่าไม่จำเป็นทั้งหลาย ควรตามมาด้วยคำถามต่อว่า “มันส่งผลกระทบต่อรายได้ของเราไหม”
ผมขอยกหนึ่งประโยคจากหนังสือ Restaurant101 บริหารร้านอาหารอย่างมืออาชีพ ซึ่งผู้เขียนคือ คุณต่อ ธนพงศ์ วงศ์ชินศรี เจ้าของร้านอาหาร Penguin Eat Shabu ได้กล่าวเอาไว้ว่า
“คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายโดยการไล่พนักงานออก ลดคุณภาพวัตถุดิบเพื่อลดราคา ปิดแอร์เพื่อประหยัดไฟ หรือลดปริมาณอาหารให้น้อยลงได้
“แต่จะมีประโยชน์อะไร ถ้าต้นทุนคุณลดลงจริง แต่ลูกค้าคุณจะหายไปในเวลาไม่นาน เพราะเขารู้สึกว่าคุณภาพของการบริการ และคุณภาพของร้านอาหารคุณต่ำลง”
ถึงแม้ธุรกิจของเราจะไม่ใช่ธุรกิจร้านอาหาร แต่ผมมองว่าเจ้าของธุรกิจทุกคนควรหาคำตอบให้ชัดเจนว่า “ลูกค้า” จะได้รับผลกระทบอย่างไรต่อการตัดสินใจลดต้นทุนของเรา เช่น การลดจำนวนพนักงานลง ส่งผลต่อการให้บริการหรือเปล่า การตัดสินใจลดค่าใช้จ่ายบริหาร มันทำให้กระทบต่อรายได้ด้านไหนหรือไม่ เพราะวันที่เหตุการณ์กลับมาเป็นปกติ คุณจะต้องกลับมาดำเนินธุรกิจได้อย่างเต็มระบบ และถ้าวันนั้นมาถึง แต่ลูกค้าของคุณไม่กลับมา มันก็ย่อมไม่มีประโยชน์ใดๆ
ดังนั้น สิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องให้ความสำคัญคือ การรักษามาตรฐานของสินค้า และคุณภาพในการบริหาร ควบคู่ไปกับการลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายด้วย ซึ่งถ้าเราเริ่มมองจากจุดนี้ ย่อมจะทำให้การลดค่าใช้จ่ายทั้งหมดมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และเมื่อวันที่ทุกอย่างกลับมาเป็นปกติ เราอาจจะพบว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถตัดทิ้งได้โดยที่ไม่กระทบกับธุรกิจอีกต่อไป
ยกตัวอย่างเช่น
- ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่ง เจ้าของตัดสินใจลดรายจ่ายดำเนินการลง เช่น ค่าจ้างเอาต์ซอร์สต่างๆ ที่ให้ช่วยด้านติดต่อประสานงาน แล้วหันมาจัดการด้วยตัวเองแทน
- เจ้าของธุรกิจบางคน เริ่มมองหาตัวช่วยในการทำงานผ่านเทคโนโลยี เช่น การจ่ายค่าแรงพนักงาน หรือการออกเอกสารหลักฐานทางบัญชีต่างๆ เพื่อลดค่าจ้างด้านบัญชี และพนักงานในส่วนธุรการลง โดยใช้โปรแกรมบัญชี ออนไลน์ ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้ยังสามารถให้ทดลองใช้งานได้ฟรีก่อนด้วย
แน่นอนว่าการตัดรายจ่ายพวกนี้ย่อมทำให้เจ้าของต้องทำงานมากขึ้น เสียต้นทุนเวลาและแรงงานมากขึ้นตามไปด้วย แต่หัวใจสำคัญคือ ถ้าเราเหนื่อยมากขึ้น (ในช่วงเวลาหนึ่ง) แล้วธุรกิจยังดำเนินอยู่ได้ ลูกค้าไม่หายไป มันยังคุ้มค่าอยู่หรือไม่ ตรงนี้ก็อยู่ที่การตัดสินใจของเจ้าของแต่ละคนแล้วละครับ
อย่างไรก็ดี สิ่งสำคัญจริงๆ ที่ใช้ในการพิจารณาสิ่งที่เล่ามาทั้งหมดนี้คือ ข้อมูลรายรับรายจ่ายของธุรกิจ ซึ่งถ้าหากธุรกิจของใครมีข้อมูลเหล่านี้พร้อมอยู่แล้ว ย่อมสามารถช่วยให้ตัดสินใจได้ดีขึ้นอย่างแน่นอนครับ
อ่านวิธีการทำบันทึกรายรับรายจ่ายต่อที่บทความ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเบื้องต้น
