ไม่ว่าจะอยู่ในช่วงจังหวะไหนของการทำธุรกิจ ทั้งช่วงเริ่มต้น ช่วงขยาย ช่วงเติบโตมีกำไรเกินเป้า หรือช่วงประสบปัญหาทางการเงิน การจัดการเงินสดให้ดีและเข้าใจที่มาที่ไปของเงินสดในการทำธุรกิจเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะเงินสดเป็นทั้งโอกาสในการสร้างความเติบโต ในขณะเดียวกันก็เป็นความอยู่รอด หากในวันหนึ่งธุรกิจมีเงินหมุนเวียนที่ไม่เพียงพอ ก็จะได้หาทางรับมือได้ทัน
FlowAccount รวบรวมวิธีจัดการกระแสเงินสดเพื่อเจ้าของธุรกิจมือใหม่ ให้ลองเริ่มต้นศึกษาและจัดการเงินสดของธุรกิจด้วยตัวเองอย่างง่ายๆ
เลือกอ่านได้เลย!
บริหารเงินสด อย่างไรไม่ให้เงินขาดมือ
การดูเงินสดของกิจการว่ามีความเคลื่อนไหวเข้า-ออกอย่างไร จะว่าไปก็คล้ายกับการดูรายการ (Transaction) ในสมุดบัญชีธนาคาร จะต่างกันก็คือ ในความเป็นจริง รายการขายบางรายการอาจจะไม่ได้รับเงินเลยทันที จึงต้องโน้ตรายการนั้นไว้เพื่อตามเก็บเงินและเปลี่ยนสถานะของรายการนั้นเมื่อถึงกำหนดรับเงิน
จากที่เล่ามาทั้งหมดเลยเป็นที่มาว่า เจ้าของธุรกิจจึงควรหมั่นตรวจสอบสุขภาพการเงินในบัญชีอย่างสม่ำเสมอ เพื่อดูว่าธุรกิจสามารถเก็บรายได้มาได้ครบถ้วนตามที่ควรจะเป็นหรือไม่ เมื่อทราบจำนวนรายได้ที่มีอยู่ จึงจะสามารถวางแผนการเงินในปีถัดไป เพื่อให้มีเงินสดพอใช้สำหรับทำกิจกรรมสำคัญๆ ในแต่ละช่วงเวลาได้อีกด้วย
1. แยกกระเป๋าเงินส่วนตัวออกจากกระเป๋าเงินกิจการ
เจ้าของธุรกิจที่เริ่มต้นธุรกิจใหม่ๆ เมื่อค้าขายได้ ก็มักจะนำรายได้-รายจ่ายของกิจการทั้งหมดมาปะปนกับเงินส่วนตัว หรือเรียกง่ายๆ ว่าใช้เงินกระเป๋าใบเดียวกัน ซึ่งหากทำเช่นนั้น นานวันเข้าก็จะทำให้ไม่รู้สถานะของเงินเลยว่า ตกลงแล้วธุรกิจที่คุณสร้างขึ้นมาหารายได้มาได้เท่าไหร่
เริ่มต้นจัดการเงินอย่างง่ายๆ โดยแบ่งเงินออกตามหน้าที่ เช่น รายรับที่หามาได้ก็แบ่งเป็นเงินเดือนให้ตัวเอง ส่วนเงินที่จะใช้หมุนเวียนในธุรกิจ ก็อาจจะแบ่งเป็น เงินสดย่อยสำหรับค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ เงินสำหรับค่าใช้จ่ายประจำที่ต้องจ่ายทุกเดือน เช่น ค่าจ้างพนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ และสร้างแฟ้มสำหรับเก็บบิลต่างๆ เหล่านี้เอาไว้ให้เป็นระเบียบ
การแบ่งเงินนี้สำคัญมากต่อการทำบัญชีและภาษี โดยเฉพาะคนที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลแล้ว เพราะในทางบัญชี ถ้าเจ้าของธุรกิจนำเงินไปใช้โดยที่ไม่มีหลักฐาน หรือไม่รู้ว่าเอาไปทำอะไร เวลาที่คุณส่งเอกสารไปให้สำนักงานบัญชี ก็อาจจะทำให้เกิดบัญชีลูกหนี้กรรมการ (คือพิสูจน์ไม่ได้ว่าเงินหายไปไหน คนที่เป็นเจ้าของธุรกิจก็ต้องมีหน้าที่นำเงินมาคืนบริษัท) ขึ้นมาได้ และยังส่งผลให้ขาดเงินสดในการบริหารธุรกิจในวันข้างหน้าอีกด้วย
อ่านบัญชีลูกหนี้กรรมการคืออะไรเพิ่มเติมได้ที่บล็อก เงินสดย่อย และเงินกู้ยืมกรรมการ เรื่องของเงินกิจการที่ต้องแบ่งหน้าที่ใช้ให้ถูก
2. เช็กว่ากระเป๋าเงินกิจการมีเงินเพียงพอต่อรายจ่ายไหม
เมื่อคุณแยกเงินในกระเป๋าได้แล้ว จะทำให้คุณจัดระเบียบเงินได้ว่าจะเอาไปใช้ทำอะไรบ้าง เงินกองไหนคือรายได้ เงินกองไหนคือรายจ่าย ซึ่งนั่นก็คือการทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายของกิจการนั่นเอง และสามารถตรวจสอบได้ว่าคุณมีเงินหมุนเวียนในกิจการเพียงพอหรือไม่ เช่น ถ้าคุณต้องจ้างฟรีแลนซ์ทุกเดือนมาช่วยทำภาพโฆษณาสินค้าโปรโมตผ่านโซเชียลมีเดีย ก็จะประเมินคร่าวๆ ได้แล้วว่า ถ้ารวมกับค่าใช้จ่ายที่หลีกเลี่ยงไม่ได้แล้วรวมๆ จะต้องจ่ายประมาณเท่าไหร่ แล้วถ้าไม่มีรายรับในช่วงนี้เลยจะอยู่ได้ไหม เพื่อหาวางแผนตัดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปได้
การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายของธุรกิจ คุณสามารถใช้โปรแกรมบัญชี ออนไลน์ ช่วยบันทึกยอดขาย และรายจ่ายได้อย่างง่ายๆ แล้ว ลองเริ่มต้นทำบัญชีฟรีได้ที่นี่
3. ตรวจสอบกระแสเงินสดเข้า-ออกของกิจการ
เพื่อให้รู้ว่าธุรกิจของคุณมีรายรับและรายจ่ายจากช่องทางไหนบ้าง การรู้การเงินตรงนี้จะช่วยให้ตรวจสอบได้ว่า เงินเข้าจากลูกค้าคนไหน หรือจากยอดขายสินค้าตัวใดมากที่สุด และถ้าเงินหาย จะหายไปกับค่าใช้จ่ายอะไรมากที่สุดในทุกๆ เดือน และหาทางอุดรอยรั่วได้ทัน
- กระแสเงินสดเข้า หรือเงินสดรับ มาจากการขายสินค้า การขายสินทรัพย์ การขายเครื่องมือ การขายของเก่า การให้บริการ หรือการกู้เงินจากธนาคาร เป็นต้น ทั้งหมดถือเป็นรายการที่ทำให้มีเงินเข้ามาในธุรกิจ
- กระแสเงินสดออก หรือการจ่ายเงิน เกิดเมื่อมีการนำเงินไปชำระค่าใช้จ่ายประจำวัน เช่น การซื้อสินค้าเข้ามาขาย การจ่ายค่าโฆษณา การจ่ายเงินเดือน การจ่ายโบนัส การจ่ายสวัสดิการ การผ่อนสินค้าที่เราซื้อมา การชำระเงินกู้ที่เราได้ไปขอยืมมา เป็นต้น ทั้งหมดเป็นรายการที่ต้องมีการจ่ายเงินออกจากกิจการทั้งสิ้น
เมื่อเข้าใจที่มาของกระแสเงินสดเข้า-กระแสเงินสดออกแล้ว ก็มาบริหารให้ได้ว่าธุรกิจมี เงินสดเหลือ เท่าไหร่ และจะทำยังไงให้มีเงินสดเหลือเพียงพอตลอดรอดฝั่ง เริ่มต้นง่ายๆ โดยบริหารการเงินให้มีเงินเข้ามากกว่าเงินออก เพื่อทำให้กิจการมีเงินสดเหลือเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ หรือเรียกได้ว่าธุรกิจมีสุขภาพการเงินที่ดีนั่นเอง
4. บริหารยอดค้างรับ-ยอดค้างจ่ายให้มีเงินสดเหลือ
สำหรับธุรกิจขายเงินเชื่อ ซึ่งมีการกำหนดระยะเวลาการจ่ายเงิน (Credit Term) กับลูกค้าไว้ จะทำให้ธุรกิจเกิดยอดค้างรับ และยอดค้างจ่าย ซึ่งคุณจะต้องบริหารทั้งจำนวนเงินและระยะเวลาไปควบคู่กัน เพื่อให้เก็บเงินสดจากลูกค้าได้ทันและมีเพียงพอต่อรายจ่ายของกิจการ โดยวิธีที่ง่ายที่สุดในการบริหาร Credit Term คือ
- เงินสดค้างรับ คือฝั่งกระแสเงินสดเข้า เมื่อขายสินค้าไปแล้วจะยังไม่ได้รับเงินทันที ทำให้กิจการเกิดเงินสดค้างรับ จึงต้องบริหาร Credit Term ให้มีระยะเวลาสั้น นั่นคือ ขายสินค้าไปแล้ว รีบเก็บเงินให้เร็ว
- เงินสดค้างจ่าย คือฝั่งกระแสเงินสดออก หรือค่าใช้จ่าย ดังนั้นในการจ่ายเงิน ควรจะจ่ายวันสุดท้ายของระยะเวลาที่ได้ตกลงกับทางคู่ค้าไว้ หรือมองอีกมุมว่า เป็นการบริหาร Credit Term ฝั่งค้างจ่ายให้ยาว เพื่อเก็บเงินสดไว้ในมือของเราให้นานที่สุด
เทคนิคในการบริหาร Credit Term ให้มีเงินสดเหลือในมือให้มากคือ การร่นระยะเวลาการรับชำระเงินให้สั้น แต่ยืดระยะเวลาการจ่ายเงินให้ยาว จำง่ายๆ คือ “รับให้เร็ว จ่ายให้ช้า” ติดต่อลูกค้าสม่ำเสมอ เพื่อให้ลูกหนี้ของเราจ่ายเงินให้เร็วขึ้น ส่วน “จ่ายให้ช้า” นี้ ไม่ได้หมายความว่าถ่วงเวลาจนจ่ายช้าเกินกำหนด แบบนี้ก็จะทำให้คุณเป็นฝ่ายเสียเครดิตเสียเอง ต่อไปเวลาเกิดเหตุจำเป็นจริงๆ อย่างน้อยคุณก็ยังขอเจรจาผ่อนผันการจ่ายเงินได้ และยังทำงานร่วมกันต่อไปได้
5. วางแผนคุมค่าใช้จ่ายและประเมินรายได้
ก่อนจะถึงปีใหม่ คุณสามารถเริ่มต้นวางแผนบริหารเงินสดของปีถัดไปได้อย่างง่ายๆ คือ
- คาดการณ์ค่าใช้จ่าย ฝึกอ่านงบกระแสเงินสด เพื่อสังเกตว่าเดือนไหนที่มีภาวะเงินตึง เพื่อจะได้เตรียมเงินสดสำหรับค่าใช้จ่ายล่วงหน้าได้
- ประเมินรายได้ คุณสามารถใช้ข้อมูลจากปีก่อนมาเป็นฐานในการประมาณการรายได้ของปีต่อไป เพื่อวางกลยุทธ์การใช้เงินทางธุรกิจ และยังใช้ดูได้ด้วยว่ามีรายการรับ-จ่ายรายการไหนที่จะวนกลับมาจ่ายอีกในปีนี้ แล้วลองระบุวันที่ต้องจ่ายลงในปฏิทิน เพื่อให้เห็นภาพการเงินคร่าวๆ ของทั้งปี
- ลงทุนเพิ่ม เมื่อรู้รายรับ รายจ่ายคร่าวๆ แล้ว ก็จะทำให้ทราบว่าธุรกิจจะมีเงินสดเหลือเท่าไหร่ และวางแผนต่อไปได้ว่าจะนำเงินไปลงทุนอะไรได้บ้าง เช่น การซื้อสินค้ากักตุนไว้เพื่อขายในอนาคต หรือซื้อเครื่องจักรใหม่ เป็นต้น ทำให้เมื่อถึงเวลาที่เราต้องลงทุนเพิ่มจริงๆ จะได้ไม่ชักหน้าไม่ถึงหลัง แต่เตรียมตัวเพื่อวางแผนการเงินในอนาคต จะได้ไม่เสียโอกาสในการลงทุนเพิ่ม
โดยสรุป เจ้าของธุรกิจควรจะฝึกดูตัวเลขของธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้บริหารเงินสดได้ทันก่อนที่การเงินจะตึงมือ ซึ่งคุณสามารถใช้แดชบอร์ดของ FlowAccount ในการมอนิเตอร์การเงินของธุรกิจอย่างง่ายๆ ทั้งจำนวนยอดขาย รายจ่ายของกิจการ และยอดค้างรับ-ยอดค้างจ่าย ที่ช่วยแจ้งเตือนคุณได้ด้วยว่าจะต้องไปติดต่อขอเก็บเงินกับลูกค้าคนใด หรือจ่ายหนี้ให้กับรายการไหนก่อน ซึ่งช่วยให้บริหารเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูการเงินตามช่วงเวลาที่ต้องการได้ทั้งในหน้าเว็บไซต์ และแอปพลิเคชั่นมือถือ New FlowAccount มาทำความรู้จักกับแดชบอร์ดของเรากันต่อได้เลยที่บทความ บริหารเงินธุรกิจ ด้วยแดชบอร์ด FlowAccount ใหม่! ที่ช่วยให้รู้การเงินได้มากขึ้นกว่าเดิม
