สถานะเอกสารช่วยให้รู้อะไร

สถานะเอกสารในระบบ เป็นสิ่งที่ช่วยบอกว่าเอกสารนั้นๆ ได้ดำเนินการถึงขั้นตอนไหนแล้ว ทำให้เราสามารถทราบได้ทันทีว่าต้องจัดการกับเอกสารนั้นอย่างไร

สถานะเอกสารในระบบ New FlowAccount แยกตามประเภทเอกสารดังนี้

เอกสารฝั่งขาย

1. ใบเสนอราคา (Quotation)
ใบเสนอราคา เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการ ออกให้กับฝ่ายลูกค้า(ผู้ซื้อ) เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาราคาสินค้า/บริการ รวมถึงเงื่อนไขต่าง ๆ ก่อนตัดสินใจซื้อ

สถานะเอกสาร ใบเสนอราคา
– รออนุมัติ Awaiting
เมื่อสร้างเอกสารใบเสนอราคาแล้ว เอกสารจะอยู่ในสถานะ รออนุมัติ เพื่อรอลูกค้าของเรา อนุมัติการสั่งซื้อ หรือ ผู้มีอำนาจในบริษัทเราทำการอนุมัติ
– อนุมัติ Approved
เมื่อลูกค้าเรา อนุมัติการสั่งซื้อสินค้า หรือ ผู้มีอำนาจในบริษัท อนุมัติเอกสาร
– ไม่อนุมัติ Rejected
แจ้งให้เรารู้ว่าเอกสารเลขที่นี้ไม่ได้รับการอนุมัติจากลูกค้าเรา หรือ ผู้มีอำนาจในบริษัท
– รีเซ็ต Reset
คืนค่าสถานะเอกสารทุกสถานะกลับเป็น สถานะรออนุมัติ

2. ใบวางบิล (Billing Note)
ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อ ให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน ส่วนใหญ่มักใช้กับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการใช้เครดิตในการชำระเงิน

สถานะเอกสารใบวางบิล
– รอวางบิล Awaiting
เมื่อสร้างเอกสารใบวางบิลแล้ว เอกสารจะอยู่ในสถานะรอวางบิล เป็นสถานะที่แจ้งเราว่าเอกสารกำลังรอวางบิลให้ลูกค้าเรา
– วางบิลแล้ว Approved
เมื่อมีการวางบิลลูกค้าของเราแล้ว แจ้งให้เรารู้ว่าได้วางบิลลูกค้าเรียบร้อยแล้ว
– เปิดบิลแล้ว Issued
แจ้งให้เรารู้ว่าได้มีการสร้างเอกสารจากใบวางบิล เป็นเอกสารใบกำกับภาษี หรือ ใบแจ้งหนี้ แล้ว
– ยกเลิก Void
เอกสารเลขที่นี้ถูกยกเลิก ไม่ใช้งานเอกสารฉบับนี้แล้ว
– รีเซ็ต Reset
คืนค่าสถานะเอกสารทุกสถานะกลับเป็น สถานะรอวางบิล

3. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice), ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ใบกำกับภาษี (สำหรับธุรกิจจดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารที่จะต้องออกให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการที่คิดกับลูกค้า และภาษีที่เก็บเพิ่มจากราคาสินค้าหรือบริการที่คิดกับลูกค้า

ใบแจ้งหนี้ (สำหรับธุรกิจที่ยังไม่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่จะต้องออกให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือบริการทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการที่คิดกับลูกค้า

สถานะเอกสารใบกำกับภาษี, ใบแจ้งหนี้
– รอดำเนินการ Awaitting
เมื่อสร้างเอกสารใบกำกับภาษี หรือ ใบแจ้งหนี้ เรียบร้อยแล้วจะอยู่ในสถานะรอดำเนินการ เพื่อเปลี่ยนสถานะเอกสาร เป็นสถานะอื่นต่อไป
– วางบิลแล้ว Deliverd
เมื่อทำการสร้างเอกสารใบกำกับภาษี หรือ ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารใบวางบิล บอกว่าเราได้ ดำเนินการสร้างเอกสารเลขที่นี้เป็นใบวางบิลแล้ว
– ยกเลิก Void
เอกสารเลขที่นี้ถูกยกเลิก ไม่ใช้งานเอกสารฉบับนี้แล้ว
– รีเซ็ต Reset
คืนค่าสถานะเอกสารทุกสถานะกลับเป็น สถานะรอดำเนินการ

4. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารหรือหลักฐานที่ให้เรา ในฐานะ ผู้รับเงิน, ผู้ขาย, ผู้ให้บริการ สามารถยืนยันกับผู้จ่ายเงิน, ผู้ซื้อ, ผู้ชำระเงิน ได้ว่าเราได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว (สำหรับธุรกิจขายเชื่อ)

สถานะเอกสารใบเสร็จรับเงิน
– รอดำเนินการ Awaiting
เมื่อสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน เอกสารจะอยู่ในสถานะรอดำเนินการ เพื่อรอเปลี่ยนสถานะเป็น สถานะเก็บเงินแล้ว หรือ สถานะอื่นต่อไป
– เก็บเงินแล้ว Reciept Payment
เมื่อได้รับเงินจากลูกค้าเรียบร้อยแล้ว ทำการเปลี่ยนสถานะเป็นเก็บเงินแล้ว
– ยกเลิก Void
เอกสารเลขที่นี้ถูกยกเลิก ไม่ใช้งานเอกสารเลขนี้แล้ว
– รีเซ็ต Reset
คืนค่าสถานะเอกสารทุกสถานะกลับเป็น สถานะรอดำเนินการ

5. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (Tax Invoice/Receipt) (Cash)
ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี หรือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารหรือหลักฐานที่ให้เรา ในฐานะ ผู้รับเงิน, ผู้ขาย, ผู้ให้บริการ สามารถยืนยันกับผู้จ่ายเงิน, ผู้ซื้อ, ผู้ชำระเงิน ได้ว่าเราได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว (สำหรับธุรกิจขายสด)

– รอดำเนินการ Awaiting
เมื่อสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เอกสารจะอยู่ในสถานะรอดำเนินการ เพื่อรอเปลี่ยนสถานะเป็น สถานะเก็บเงินแล้ว หรือ สถานะอื่นต่อไป
– เก็บเงินแล้ว Reciept Payment
เมื่อได้รับเงินจากลูกค้าเรียบร้อยแล้ว ทำการเปลี่ยนสถานะเป็นเก็บเงินแล้ว
– ยกเลิก Void
เอกสารเลขที่นี้ถูกยกเลิก ไม่ใช้งานเอกสารเลขนี้แล้ว
– รีเซ็ต Reset
คืนค่าสถานะเอกสารทุกสถานะกลับเป็น สถานะรอดำเนินการ