ทำไมเจ้าของร้านค้าต้องทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย?

การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายนั้นสำคัญมากๆ ค่ะ เพราะเมื่อเราแยกรายรับและรายจ่ายออกจากกันแล้ว จะช่วยให้เห็นกำไร/ขาดทุนของร้านค้าได้ และเข้าใจว่าทำไมร้านเรามีกำไรเยอะหรือน้อยได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

การจดบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นประจำทำให้เรามีข้อมูลไว้วิเคราะห์ต่อยอดในอนาคตได้ รวมไปถึงคาดการณ์ภาษีที่จะต้องจ่ายล่วงหน้าได้แม่นขึ้น เหมือนมีตาทิพย์เลยล่ะ

การเริ่มต้นทำบัญชีด้วยตัวเองวิธีง่ายๆ ที่เจ้าของร้านค้าสามารถทำได้ทั้งหมด 4 ขั้นตอน ลองมาดูกันเลยค่ะว่าเป็นอย่างไรบ้าง

4 วิธีทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า

1. เปิดบัญชีธนาคาร

เริ่มต้นข้อแรกก็คือ การเปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจ แยกจากบัญชีเงินส่วนตัวค่ะ วิธีนี้เป็นทางลัดในการจัดเก็บข้อมูล เพราะเราจะใช้ธนาคารช่วยบันทึกการเดินรายการเงินเข้าเงินออกแทนเราในแต่ละวันเบื้องต้นก่อน และปลายสัปดาห์หรือปลายเดือนก็สามารถดาวน์โหลด Bank Statement (แนะนำว่าเป็น excel) มาเช็กยอดได้อย่างละเอียดว่ามียอดเงินเข้าเท่าไหร่ เงินออกเท่าไหร่ เงินเหลือเท่าไหร่ และแต่ละรายการมาจากไหนบ้างค่ะ

เช่น เจ้าของร้านค้า A เปิดบัญชีร้านค้าเอาไว้ และนำเงินที่ได้รับทุกรายการจากธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเงินโอน หรือเงินสด เข้าบัญชีตลอดๆ รวมไปถึงจ่ายค่าใช้จ่ายออกจากบัญชีนี้ด้วย (ไม่ปะปนกับบัญชีส่วนตัวเลย)

เมื่อถึงสิ้นเดือน นาย A อยากรู้ว่าเดือนนี้มีเงินเข้าเท่าไร เงินออกเท่าไร และเงินเหลือเท่าไร ก็เช็กได้ง่ายๆ เพียงแค่ดาวน์โหลด Bank Statement มาดู

สำหรับร้านค้าเล็กๆ ที่จดทะเบียนแบบบุคคลธรรมดา และเจ้าของเป็นผู้มีอำนาจในการบริหารจัดการเงินเพียงคนเดียว ควรเปิดบัญชีธนาคารเอาไว้อย่างน้อย 1 บัญชี และต้องแยกบัญชีออกจากบัญชีใช้จ่ายส่วนตัวอย่างชัดเจน เพื่อลดความยุ่งยากในการแยกประเภทรายรับ-รายจ่ายของร้านค้า และช่วยให้ตรวจสอบรายการทางการเงินประจำเดือนได้ง่ายขึ้นอีกด้วย เมื่อพบปัญหาก็จะสามารถแก้ปัญหาได้ทันทีค่ะ

2. บันทึกรายได้

เมื่อเจ้าของร้านค้าเปิดบัญชีธนาคารเรียบร้อย เวลาที่ลูกค้าเข้ามาซื้อสินค้าหรือใช้บริการปุ๊บ เงินก็จะเข้าบัญชีทันที แต่เพราะในแต่ละวันมีลูกค้าเข้ามามากกว่า 1 ราย อาจทำให้รู้สึกสับสนได้ว่า รายการนี้มาจากการขายสินค้าอะไร หรือบริการอะไร มีครบถ้วนหรือไม่ การบันทึกรายได้ในสมุดบัญชีแยกต่างหาก จึงเป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าของร้านค้าต้องทำเพิ่มเติมค่ะ

วิธีบันทึกรายได้แบบง่ายๆ อาจจะบันทึกลงใน Excel ที่เรากำหนดขึ้นมาเอง โดยมีคอลัมน์วันที่ รายการขายสินค้า ปริมาณ จำนวนเงิน หรือถ้าใครมีระบบ POS ก็ยิ่งสะดวกไปกันใหญ่ อย่าลืมนะคะว่า เราต้องบันทึกข้อมูลที่เป็นรายการเงินเข้าลงในบัญชีของวันนั้นๆ ให้ครบ และต้องไม่ลืมด้วยว่านอกจากเงินโอนเข้าผ่านบัญชีธนาคารแล้ว ยังมีรายได้ที่เป็นเงินสดที่ต้องบันทึกรายได้ลงไปด้วยค่ะ

พอบันทึกเรียบร้อยแล้ว สิ้นวันเอายอดรวมรายได้มาเช็กกับยอดเงินเข้าใน Bank Statement อีกทีว่าตรงกันไหม แตกต่างเพราะอะไร แบบนี้จะช่วยให้เราตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชีของตัวเองได้ด้วยค่ะ

โดยส่วนตัว ขอแนะนำว่าให้บันทึกรายได้เป็นรายวันไปเลยดีกว่า เจ้าของร้านจะได้ไม่ต้องเสียเวลาเช็กเงินเข้าบัญชีเป็นรายเดือน ซึ่งข้อมูลจะเยอะมากและมีโอกาสผิดพลาดได้ง่ายค่ะ

3. บันทึกค่าใช้จ่าย และจัดประเภท

นอกจากรายรับที่ต้องบันทึกแล้ว รายจ่ายทั้งหมดก็ต้องบันทึกลงในบัญชีเช่นเดียวกัน เพราะในแต่ละเดือนร้านค้าของเราย่อมมีการจ่ายเงินออกไปมากมาย ทั้งหมดนี้ถือเป็นต้นทุนธุรกิจที่ต้องบันทึกให้ละเอียดเลยล่ะค่ะ

สำหรับวิธีบันทึกค่าใช้จ่ายในร้านค้านั้น บอกได้เลยว่าไม่ยากค่ะ อันดับแรกต้องกำหนดคอลัมพ์ Excel ให้ละเอียดเลยว่าแต่ละมีการจ่ายเงินไปเป็นค่าอะไรบ้าง 

Tips: เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลที่ดีขึ้น นุชแนะนำให้เพิ่มคอลัมพ์หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายหลักๆ เอาไว้ เช่น ค่าซื้อสินค้า ค่าขนส่ง ค่าเดินทาง ค่าเงินเดือนพนักงาน เป็นต้น เพื่อให้ง่ายต่อการวิเคราะห์สัดส่วนรายจ่าย

จากนั้นก็บันทึกๆๆ ข้อมูลลงไปอย่างสม่ำเสมอ และบางครั้งเราอาจจะจ่ายเงินสดส่วนตัว หรือว่ารูดบัตรเครดิตของตัวเองไปเพิ่มเติม อย่าลืมบันทึกรายการพวกนี้เข้าไปด้วยน้า

พอบันทึกเรียบร้อยแล้ว สิ้นวันก็เอามาเช็กกับยอดเงินออกจาก Bank Statement เช่นกันว่าตรงกันไหม หรือแตกต่างเพราะอะไร

และถ้าใครตั้งใจจะใช้รายจ่ายตามจริงเพื่อคำนวณภาษีเงินได้ประจำปี อย่าลืมเก็บใบเสร็จรับเงินและหลักฐานการจ่ายชำระเหล่านี้ไว้ด้วยค่ะ เพื่อเป็นหลักฐานประกอบยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปีนั่นเอง

4. เช็กกำไร/ขาดทุน

เมื่อเรารวบรวมตัวเลขรายได้และค่าใช้จ่ายของธุรกิจมาครบถ้วนแล้ว ขั้นตอนต่อไปซึ่งหลายคนตื่นเต้นที่สุด คือ การคำนวณกำไรที่แท้จริงของร้านในเดือนนั้นๆ สำหรับวิธีคิดหากำไรขาดทุนนั้นไม่ยากเลยค่ะ สามารถใช้สูตรคำนวณอย่างง่ายก็คือ 

รายได้ – รายจ่าย = กำไร

เมื่อคำนวณออกมาจนได้ตัวเลขที่เป็นกำไรแล้วนั้น อย่าเพิ่งรีบด่วนสรุปก่อนว่านี่คือกำไรที่ได้รับแท้จริงในเดือนนั้น เจ้าของร้านต้องคิดต่อว่าในตัวเลขนี้ หักลบหนี้สินที่ติดค้างออกไปแล้วยัง หรือมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ อีกไหมที่ยังไม่ได้คำนวณ เพราะฉะนั้น ต้องลบหนี้สินหรือค่าใช้จ่ายตกค้างออกไปก่อน ถึงจะได้ตัวเลขกำไรที่แท้จริงค่ะ

และสำหรับใครที่ยังไม่มี Excel บันทึกรายรับ-รายจ่ายเป็นของตัวเอง เรามีตัวอย่างมาให้ ดาวน์โหลด และนำมาใช้งานได้นะคะ

สรุป

ทั้งหมดนี้คือ 4 วิธีทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้าง่ายๆ ที่หวังว่าจะช่วยให้เจ้าของร้านบุคคลธรรมดาจัดการการเงินได้อย่างสบายใจไม่ต้องง้อนักบัญชีค่ะ นอกจากจะทำให้เราเช็กกำไรขาดทุนได้ง่ายๆ เห็นภาพรวมการเงินได้ชัดขึ้นแล้ว ยังมีประโยชน์ในการคำนวณภาษี และเป็นหลักฐานชั้นดีในการยื่นภาษีอีกด้วยนะ ถ้าร้านไหนยังไม่เริ่มต้นทำบัญชีรับจ่ายของตัวเอง ขอบอกเลยว่าต้องรีบด่วนๆ เลยล่ะค่ะ