เพราะการทำบัญชีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ ร้านค้าออนไลน์ หรือร้านที่มีหน้าร้านจริง จะช่วยให้เจ้าของกิจการบริหารจัดการร้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยวางแผนธุรกิจในอนาคตได้ดีขึ้นอีกด้วย

บัญชีรายรับ-รายจ่าย คืออะไร?

บัญชีรายรับ-รายจ่าย คือ การจดบันทึกเพื่อติดตามข้อมูลการเข้า-ออกของเงิน ไม่ว่าจะเป็นเงินที่ได้มา (รายรับ) หรือเงินที่ใช้ไป (รายจ่าย) เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจทางการเงิน และเป็นหลักฐานในการยื่นภาษีเงินได้ 

• รายรับ คือ เงินที่ได้รับทั้งหมดจากการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นรายได้ทางตรงจากการขายสินค้าหรือบริการ หรือรายได้ทางอ้อม จากดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร 

• รายจ่าย คือ เงินที่ใช้จ่ายทั้งหมดเพื่อดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นต้นทุนขาย หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าเช่า ค่าโฆษณา 

• ต้นทุน คือ ค่าใช้จ่ายทางตรงเพื่อทำให้สินค้าพร้อมขาย หรือพร้อมส่งมอบบริการให้แก่ลูกค้า 

ในการทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย จะต้องแยก “ต้นทุน” ออกจาก “รายจ่าย” เพื่อคำนวณกำไรขั้นต้น และเพื่อแยกชัดเจนว่ามีต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายทางตรงใดบ้างที่ทำให้ธุรกิจเกิดรายได้ 

ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า 

การทำบัญชีรายรับจ่ายมีความสำคัญและมีประโยชน์ต่อการดำเนินธุรกิจ ดังนี้ 

• ช่วยควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายส่วนเกิน: การแยกรายรับและรายจ่ายออกจากกัน จะช่วยให้เห็นกำไร-ขาดทุนของร้านค้าได้อย่างชัดเจน ช่วยให้เจ้าของร้านค้าสามารถวางแผนเพื่อลดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นเพื่อเพิ่มกำไรได้
• บริหารจัดการภาษี: ทำให้เห็นว่าร้านค้ามีค่าใช้จ่ายอะไร เท่าไหร่บ้าง และเมื่อถึงเวลายื่นภาษีประจำปี ร้านค้าที่มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจสูง อาจเลือกวิธีการหักค่าใช้จ่ายตามจริงแทนการหักเหมาจ่าย เพื่อประหยัดภาษีได้ 
• วางแผนธุรกิจ: ช่วยให้เจ้าของร้านค้ารู้ข้อมูลทางการเงินของธุรกิจที่เป็นปัจจุบัน และช่วยในการตัดสินใจทางการเงิน เพื่อวางแผนและต่อยอดธุรกิจในอนาคตได้

5 วิธีทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า

เจ้าของร้านค้าสามารถเริ่มต้นทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายได้ด้วยตนเองง่ายๆ ตาม 5 วิธี ต่อไปนี้ 

1.แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีร้านค้า

ควรแยกบัญชีธนาคารระหว่างบัญชีส่วนตัวและบัญชีร้านค้าออกจากกัน เพื่อให้เห็นรายรับ-รายจ่ายที่แท้จริงของกิจการ ลดความสับสน และช่วยให้เจ้าของร้านค้าจัดการภาษีได้ง่ายขึ้น 

2. บันทึกรายรับ-รายจ่ายอย่างสม่ำเสมอ

ควรบันทึกรายรับ-รายจ่ายอย่างสม่ำเสมอ หรือทุกครั้งที่มีรายรับหรือรายจ่าย เพื่อลดข้อผิดพลาดและทำให้บัญชีรายรับ-รายจ่ายน่าเชื่อถือและแม่นยำ

3. จัดเก็บเอกสารประกอบการทำรายรับ-รายจ่าย

ควรมีการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายรับหรือรายจ่ายนั้นไว้เสมอ เช่น ใบวางบิล ใบเสร็จรับเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่ามีรายรับหรือรายจ่ายเกิดขึ้นจริง และมีประโยชน์ต่อการยื่นภาษีประจำปีอีกด้วย

4. เลือกเครื่องมือหรือโปรแกรมทางบัญชีที่เหมาะสม 

ร้านค้าที่มีรายการรายรับ-รายจ่ายจำนวนมาก การจดบันทึกด้วยมือลงสมุดบัญชี หรือการจดลงใน โปรแกรม Excel หรือ Google Sheets อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ดังนั้น การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายผ่านโปรแกรมบัญชีออนไลน์ อย่าง FlowAccount จะช่วยให้เจ้าของร้านค้าบันทึกและคำนวณรายรับ-รายจ่ายได้อย่างถูกต้องแม่นยำ 

โปรแกรม FlowAccount  มีฟังก์ชันที่ช่วยบันทึกบัญชี จัดทำและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้, และใบกำกับภาษี อีกทั้งยังสามารถจัดทำรายงานสรุปรายรับ-รายจ่ายได้อีกด้วย ทำให้การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้าเป็นเรื่องง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น 

5. วิเคราะห์ข้อมูล

การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายจะช่วยให้มองเห็นภาพรวมทางการเงินของกิจการได้ชัดเจนมากขึ้น รู้ว่าร้านค้ามีรายรับและรายจ่ายไปกับอะไร เท่าไหร่บ้าง โดยเจ้าของร้านค้าสามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ในการวางแผนลดต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย รวมถึงวางแผนขยายกิจการในอนาคตได้อีกด้วย

ตัวอย่าง แบบฟอร์มบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า ที่ถูกต้องตามประกาศของกรมสรรพากร

ดาวน์โหลดฟอร์มบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า ฟรี! แบบที่ถูกต้องตามประกาศของกรมสรรพากร

1. ช่อง “วัน/เดือน/ปี”  ใช้บันทึกวันที่ เดือน และปีพ.ศ. ที่มีรายการรับเงิน และจ่ายเงิน 
2. ช่อง “รายการ” ใช้บันทึกรายละเอียดของรายการรับเงิน และจ่ายเงิน เช่น ขายสินค้า ค่าซื้อสินค้า ค่าเช่าบ้าน ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า เงินเดือน เป็นต้น 
3. ช่อง “รายรับ” ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” ที่ได้รับเข้ามาตามรายละเอียด ในช่องรายการ 
4. ช่อง “รายจ่าย” เป็นการซื้อสินค้า ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” ที่จ่าย ในการซื้อสินค้าที่เกี่ยวข้องกับกิจการ 
5. ช่อง “รายจ่าย” เป็นค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” เป็นค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ 
6. กรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ หรือซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ให้บันทึกในวันที่ ได้รับชำระหรือวันที่จ่ายค่าสินค้า นั้น โดยอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ

รายละเอียดในการทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า ตามประกาศของกรมสรรพากร

1. ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย เป็นภาษาไทย หากจัดทำเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับด้วย

2. ลงรายการในรายงานเงินสดรับ-จ่ายภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย

3. รายการที่นำมาลงในรายงานเงินสดรับ-จ่าย ต้องมีรายละเอียด ดังนี้

• มีเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ฯลฯ
• เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ
• ลงรายการรายรับ-รายจ่ายให้ลงเป็นยอดรวมของแต่ละวันทำการ หรือ ลงรายละเอียดรายการรายรับ-รายจ่ายที่เกิดขึ้น โดยมีเอกสารประกอบ
• ภาษีซื้อที่เกิดจากรายจ่ายนั้น นำมาลงเป็นต้นทุนของสินค้า หรือค่าใช้จ่ายได้ทั้งจำนวน เนื่องจากผู้ประกอบการไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
• หากขายสินค้า/ให้บริการ ซื้อสินค้าและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เป็นเงินเชื่อ ให้บันทึกรายการในวันที่ได้รับชำระหรือวันที่จ่ายชำระค่าสินค้า/บริการนั้น โดยอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ

4. สรุปยอดรายรับและรายจ่ายเป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐาน ประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

ธุรกิจไหนที่ควรทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า

ธุรกิจทุกประเภทควรทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย เพื่อให้ทราบสถานะทางการเงิน กำไร-ขาดทุน ควบคุมต้นทุน และวางแผนการใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น 

• ธุรกิจส่วนตัว (บุคคลธรรมดา): ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ การบันทึกรายรับ-รายจ่ายช่วยให้เจ้าของธุรกิจตรวจสอบรายได้และค่าใช้จ่ายได้อย่างชัดเจน สามารถดูได้ว่าในแต่ละเดือนมีกำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่
• ร้านค้าปลีก: ธุรกิจแบบซื้อมาขายไป จำเป็นต้องคำนวณกำไรขาดทุนจากการซื้อสินค้ามาสต็อกและจำหน่าย การทำบัญชีจะช่วยควบคุมต้นทุนสินค้า และทราบกำไรที่แท้จริงจากการทำธุรกิจ
• ร้านอาหาร: เป็นธุรกิจที่มีต้นทุนวัตถุดิบที่เน่าเสียง่าย การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายช่วยให้วางแผนควบคุมต้นทุนวัตถุดิบ และป้องกันการขาดทุนจากวัตถุดิบที่เสื่อมเสีย 

การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอย่างที่คิดอีกต่อไป เพราะเจ้าของร้านค้าสามารถทำได้ด้วยตัวเองง่าย ๆ เพียงแค่เริ่มจากการแยกบัญชีธุรกิจออกจากบัญชีส่วนตัว แล้วบันทึกทุกยอดที่เข้า-ออกอย่างสม่ำเสมอ และเก็บหลักฐานการเงินให้ครบถ้วน การทำบัญชีจะช่วยให้คุณทราบสถานะทางการเงินของร้านได้อย่างชัดเจน และใช้เป็นข้อมูลสำคัญในการวางแผนธุรกิจต่อไปในอนาคต นอกจากนี้ การใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ก็เป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้การทำบัญชีง่ายและเป็นระบบมากขึ้น 

 

ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเป็นขนาดเล็กหรือใหญ่ มีหน้าร้านหรือขายออนไลน์ การทำบัญชีคือสิ่งจำเป็นที่ขาดไม่ได้เลย เพราะนอกจากช่วยให้คุณทราบถึงกำไรขาดทุนและสถานะทางการเงินของร้านค้าแล้ว ยังช่วยให้คุณบริหารจัดการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังมีประโยชน์ทางด้านภาษีอีกด้วย 

คำถามที่พบบ่อย (FAQs) เกี่ยวกับบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า

1. ต้นทุน และ ค่าใช้จ่าย แตกต่างกันอย่างไร?

ตอบ: ค่าใช้จ่าย หมายถึง รายจ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดเพื่อดำเนินธุรกิจ ซึ่งรวมถึงต้นทุนด้วย ในขณะที่  ต้นทุน หมายถึง ค่าใช้จ่ายทางตรงเพื่อทำให้สินค้าพร้อมขาย หรือพร้อมส่งมอบบริการให้แก่ลูกค้า เท่านั้น 

2. ทำไมเจ้าของร้านค้าต้องทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย?

ตอบ: การทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายนั้นสำคัญมากๆ ค่ะ เพราะเมื่อเราแยกรายรับและรายจ่ายออกจากกันแล้ว จะช่วยให้เห็นกำไร/ขาดทุนของร้านค้าได้ และเข้าใจว่าทำไมร้านเรามีกำไรเยอะหรือน้อยได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

3. ขายของออนไลน์ ต้องทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายด้วยไหม?

ตอบ: ควรทำเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากการขายของออนไลน์ มีรายได้และค่าใช้จ่ายที่ต้องจัดการเหมือนร้านค้าทั่วไป การทำบัญชีจะช่วยให้เจ้าของร้านค้าทราบถึงสถานะทางการเงิน กำไรขาดทุน และวางแผนจัดการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

4. เริ่มต้นทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายอย่างไรดี? 

ตอบ: เจ้าของร้านค้า สามารถเริ่มต้นทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายได้ด้วยตนเองง่าย ๆ โดยการจดบันทึกรายรับ-รายจ่ายในรายงานเงินสดรับจ่าย หรือจัดทำไฟล์บันทึกรายการผ่านโปรแกรม Excel หรือ Google Sheets แต่อย่างไรก็ตาม หากร้านค้าของคุณมียอดขายที่เพิ่มมากขึ้น การจดบันทึกด้วยตนเอง อาจสร้างความยุ่งยากและเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาด การมีโปรแกรมทางบัญชีที่ดี อย่าง FlowAccount ที่ช่วยให้คุณสามารถการมีโปรแกรมบัญชีที่ใช้ง่าย อย่าง FlowAccount จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกรายรับ-รายจ่ายได้ทันที เมื่อมีรายการซื้อขายเกิดขึ้น ช่วยจัดทำและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น การทำใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้, และบันทึกค่าใช้จ่าย รวมถึงจัดทำรายงานสรุปรายรับ-รายจ่าย ทำให้คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าตอนนี้ร้านมีรายได้เท่าไหร่, ค่าใช้จ่ายรวมเป็นเท่าไหร่, และสรุปกำไร-ขาดทุนได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบ เพียงเท่านี้ การทำบัญชีก็จะเป็นเรื่องที่ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น