ใบส่งสินค้า หรือใบส่งของ (Delivery Note) คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อเป็นหลักฐานในการ ส่งมอบสินค้าตามเงื่อนไขและปริมาณที่ตกลงกันไว้ โดยไม่ระบุข้อมูลราคา เป็นการยืนยันว่าการส่งสินค้าสำเร็จเรียบร้อยแล้ว

เหมาะสำหรับธุรกิจซื้อมาขายไปที่เราจะต้องมีสินค้าและทำการส่งสินค้านั้นให้กับลูกค้า เช่น ธุรกิจซื้อขายออนไลน์ ธุรกิจขายส่ง ร้านโชว์ห่วย สินค้าฝากขาย ดร็อปชิป (dropship) หรือรับพรีออร์เดอร์ (pre-order) เป็นต้น

ทำไมต้องออกใบส่งสินค้า/ใบส่งของ

• เพื่อให้ลูกค้าทราบว่าจะได้รับสินค้ารายละเอียดเป็นอย่างไร มีปริมาณและมูลค่าเท่าไหร่ และให้ลูกค้าลงลายมือชื่อเพื่อรับสินค้าว่าได้รับครบถ้วนแล้วตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน
• สามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญทางกฎหมายว่าบริษัทของเรามีการส่งสินค้าและบริการจริง 
• เพื่อการควบคุมภายใน และตรวจสอบสินค้าคงเหลือในกิจการหรือธุรกิจของเราเอง

ข้อควรระวัง: ไม่ควรใช้ใบส่งสินค้าในการออกเพื่อตกลงราคากัน เพราะโดยทั่วไปใบส่งสินค้า หรือใบส่งของ จะใช้เพื่อบอกรายละเอียด ปริมาณ และมูลค่า หรือบางกิจการอาจจะบอกรายละเอียดและปริมาณเพียงเท่านั้น เพื่อการควบคุมภายในด้านสินค้าคงเหลือในกิจการหรือธุรกิจของบริษัทเอง

ใบส่งสินค้าต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง 

1. ส่วนหัวเอกสารที่ระบุว่าเป็นใบส่งสินค้า

• หากเป็นธุรกิจจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้ว จะถือว่าความรับผิดชอบทางภาษีเกิดขึ้นในขณะที่เรามีการส่งของให้กับลูกค้า สามารถทำเอกสารเป็นใบเดียวโดยใช้หัวเอกสารเป็น ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี หรือหากทำใบกำกับภาษีแยกต่างหาก ให้ทำใบส่งสินค้าแนบไปพร้อมใบกำกับภาษีด้วย
• หากเป็นธุรกิจที่ยังไม่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถใช้หัวเอกสารเป็น ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ หรือจะใช้แค่เป็น ใบส่งสินค้า/ใบส่งของ ก็ได้

2. ส่วนที่เป็นรายละเอียดสินค้า

• ชื่อบริษัทที่ทำการส่งของ 
• ชื่อบริษัท หรือผู้ที่ทำการรับของ
• รายการสินค้าว่ามีอะไรบ้าง ปริมาณ และมูลค่าเท่าไหร่ 
• วันที่ทำการจัดส่ง

3. ส่วนของหลักฐานการรับสินค้า

ให้ลูกค้าลงลายเซ็นเพื่อยืนยันว่ามีการส่งและรับสินค้าครบถ้วนแล้ว ภายในวันที่และตามเงื่อนไขอื่นๆ ที่ได้ตกลงกัน จากนั้นให้นำสำเนากลับมาเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานของธุรกิจเรา

ตัวอย่างใบส่งสินค้า FlowAccount

การออกใบส่งสินค้าในระบบ FlowAccount

เมื่อทำการส่งสินค้าให้กับลูกค้าแล้ว สามารถออกใบส่งสินค้า

1. การออกใบส่งสินค้าได้ทันที ที่หน้าพิมพ์เอกสาร
2. การตั้งค่าหัวเอกสาร เป็น ใบส่งสินค้า
   

การออกใบส่งสินค้าได้ทันที ที่หน้าพิมพ์เอกสาร

1. เปิดเอกสารขายที่ต้องการ (เช่น ใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี ใบรับเงิน เป็นต้น)
2. คลิกปุ่ม “Preview / Print”
3. ติ๊กเลือก “ใบส่งของ” (Delivery Note)
4. สามารถเลือกพิมพ์ได้ทั้ง ต้นฉบับและสำเนา
5. จากนั้นกดพิมพ์เอกสารหรือดาวน์โหลดเป็น PDF ได้เลย

อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี้

การตั้งค่าหัวเอกสาร เป็น ใบส่งสินค้า

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount สามารถตั้งค่าหัวเอกสารต่างๆ รวมถึงใบส่งสินค้า และเอกสารออกเป็นชุดได้ ด้วยวิธีง่ายๆ ดังนี้ 

1. ไปที่เมนู “การตั้งค่า” สัญลักษณ์รูปฟันเฟือง ตรงแถบสีฟ้าด้านซ้ายมือสุด

2. เลือก “เลขรันเอกสาร”

3. ไปที่หัวข้อ ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน 

• หากเป็นธุรกิจที่จด VAT แล้ว เลือกเมนู “ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี Delivery Note/Invoice/ Tax Invoice”

• กรณีที่เป็นธุรกิจยังไม่จด VAT ให้เลือกเมนู “ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ Delivery Note/Invoice”

4. ออกใบส่งสินค้าด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount

ออกใบส่งสินค้าด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount

เมื่อทำการส่งสินค้าให้กับลูกค้าแล้ว สามารถออกใบส่งสินค้าตามหัวเอกสารที่เราได้ตั้งไว้ มี 2 วิธีดังต่อไปนี้ 

วิธีที่ 1: สร้างใบส่งสินค้าใหม่ 

1. ไปที่เมนู “เอกสารขาย” ตรงแถบสีฟ้าด้านซ้ายมือสุด

2. เลือกเมนู “ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี” แล้วคลิกที่ปุ่มสีเขียวคำว่า “สร้างใหม่” มุมบนขวามือ

3. เมื่อเข้ามาแล้วระบบจะให้กรอกข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวกับลูกค้าของเรา ตรงชื่อและรายละเอียดสินค้า หากเป็นลูกค้าเดิมหรือลูกค้าที่เคยมีการสั่งซื้อสินค้าเป็นประจำสามารถดึงข้อมูลมาจากฐานข้อมูลเดิมที่อยู่ในระบบเพียงแค่พิมพ์ชื่อสินค้าลงไป 

4. หลังกรอกข้อมูลและตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม “บันทึกเอกสาร” 

วิธีที่ 2: สร้างใบส่งสินค้าจากเอกสารเดิม 

1. ไปที่เมนู “เอกสารขาย” ตรงแถบสีฟ้าด้านซ้ายมือสุด

2. เลือกเมนู “ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้” แล้วเลือกเอกสารที่เราออกใบวางบิลแล้ว และต้องการสร้างใบส่งสินค้า 

3. กดปุ่ม drop down ข้างหัวข้อ “สถานะ” ของเอกสารที่เราต้องการ แล้ว  เลือก “สร้างใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี”

4. ระบบจะทำการดึงข้อมูลมาให้โดยอัตโนมัติ หลังตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม “บันทึกเอกสาร” และสามารถสั่งพิมพ์เอกสารได้เลย

สร้างเอกสารใบส่งของ ใบส่งสินค้า ง่าย ๆ ภายใน 1 นาทีด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount

ยกระดับธุรกิจของคุณให้ดูเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้นด้วยการออกเอกสารผ่านระบบออนไลน์ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่โกดัง หน้าร้าน หรือระหว่างขนส่ง ก็สามารถสร้าง ใบส่งของ ผ่านมือถือหรือแท็บเล็ตได้ทันที พร้อมส่งไฟล์เอกสารให้ลูกค้าตรวจสอบทาง LINE หรือ Email ได้รวดเร็ว หมดปัญหากระดาษหาย หรือเอกสารตกหล่นระหว่างทาง

FlowAccount ไม่ใช่แค่โปรแกรมบัญชี แต่คือเครื่องมือช่วยจัดการธุรกิจที่ทำให้การส่งสินค้าและการวางบิลเก็บเงินของคุณราบรื่นไม่มีสะดุด เอกสารสวยงามได้มาตรฐาน รองรับธุรกิจทุกรูปแบบ เริ่มต้นจัดระเบียบร้านค้าของคุณให้เป็นระบบได้ง่ายๆ ตั้งแต่วันนี้ ทดลองใช้งานฟรี 30 วัน ทุกฟังก์ชัน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับใบส่งของ (Delivery Note) ที่ธุรกิจต้องมี

1. จำเป็นต้องออกใบส่งของ แยกจากใบกำกับภาษีเสมอไปหรือไม่?

ตอบ: ไม่จำเป็นต้องแยกกัน ขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทำงานของคุณ หากคุณส่งของก่อนแล้วค่อยรวบรวมเอกสารไปวางบิลทีหลัง ก็ควรออก ใบส่งของ แยกต่างหาก แต่ถ้าคุณส่งมอบสินค้าพร้อมเรียกเก็บเงินในเวลาเดียวกัน การออกเอกสารรวมเป็นฉบับเดียวในชื่อ “ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี” จะช่วยลดขั้นตอนและสะดวกกว่ามาก

2. ต้องออกใบส่งของเมื่อไหร่?

ตอบ: ต้องออก ใบส่งของ และแนบไป “พร้อมกับสินค้า” ในทุกครั้งที่จัดส่งเสมอ เพื่อให้ลูกค้าสามารถใช้เอกสารนี้ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าที่ได้รับได้ทันที เมื่อลูกค้าตรวจสอบและเซ็นรับแล้ว เอกสารนี้จะกลายเป็นหลักฐานยืนยันการรับมอบสินค้าที่สมบูรณ์

3. ใบส่งของ กับ ใบกำกับภาษี แตกต่างกันอย่างไร?

ตอบ: ทั้งสองเอกสารมีวัตถุประสงค์หลักต่างกัน ใบส่งของ ใช้เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่า “การส่งมอบสินค้าทางกายภาพ” ได้เกิดขึ้นจริงและผู้ซื้อได้รับของครบถ้วนแล้ว ส่วน ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารทางกฎหมายที่ใช้ยืนยัน “รายการซื้อขายและภาษีมูลค่าเพิ่ม” เพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชีและภาษีอากร

4. ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในใบส่งของคืออะไรบ้าง?

ตอบ: ใบส่งของ ที่สมบูรณ์ควรมีข้อมูลสำคัญ ได้แก่ ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ, เลขที่และวันที่ออกเอกสาร, รายการสินค้าที่จัดส่งอย่างละเอียด (ชื่อ, จำนวน) และส่วนที่สำคัญที่สุดคือ ช่องสำหรับให้ผู้รับสินค้าเซ็นชื่อและลงวันที่ เพื่อยืนยันการรับมอบ

5. เมื่อลูกค้าเซ็นรับของในใบส่งของแล้ว ควรทำอย่างไรต่อ?

ตอบ: ผู้ขายต้องนำ ใบส่งของ ฉบับที่ลูกค้าเซ็นแล้วกลับมาเก็บไว้เป็นหลักฐานสำคัญ เอกสารนี้จะถูกใช้เป็นเครื่องยืนยันในการออก “ใบแจ้งหนี้” หรือ “ใบกำกับภาษี” เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าในขั้นตอนต่อไป เพราะมันคือข้อพิสูจน์ว่าเราได้ทำหน้าที่ส่งมอบสินค้าเสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้ว

About Author