สำหรับลูกค้าที่ต้องการหาเครื่องมือที่ช่วยจดรายจ่ายของธุรกิจอย่างครบถ้วน ทั้งรายจ่ายเล็กๆ น้อยๆ ไปจนถึงของใช้ในสำนักงานอย่าง คอมพิวเตอร์ โต๊ะทำงาน เฟอร์นิเจอร์ เครื่องจักร รถยนต์ ฯลฯ 

 

FlowAccount ขอแนะนำเมนูใหม่ “จัดการสินทรัพย์” ที่สามารถบันทึกรายจ่ายของธุรกิจที่จ่ายไปเพื่อซื้อของไว้ใช้ในธุรกิจ หรือในทางบัญชีเรียกว่า สินทรัพย์ กันได้แล้ว ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการบัญชีของธุรกิจได้ครบถ้วนมากขึ้น 

 

และแน่นอนว่า เมนูใหม่นี้ของเรามีลูกเล่นที่ช่วยให้ทั้งเจ้าของธุรกิจและนักบัญชีสามารถบันทึกสินทรัพย์กันด้วยตัวเองได้อย่างง่ายๆ ลองมาดูกันเลยว่าจะเริ่มต้นใช้งานอย่างไร

 

สินทรัพย์ กับค่าใช้จ่าย ทำไมต้องบันทึกต่างกัน

 

ก่อนอื่น เราควรทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายกันก่อน ว่าทำไมถึงต้องบันทึกต่างกัน 

 

โดยปกติแล้ว รายจ่ายต่างๆ ในธุรกิจควรจะต้องจดบันทึกเสมออย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ทราบว่าธุรกิจเรามีรายจ่ายไปกับเรื่องอะไรบ้างในแต่ละเดือนนะคะ และแต่ละรายจ่ายก็มีวัตถุประสงค์ในการซื้อแตกต่างกัน แยกง่ายๆ เช่น

 

• รายจ่ายเพื่อซื้อของมาขาย หรือให้บริการ เช่น ซื้อของมาขาย จ้างฟรีแลนซ์ให้บริการที่ปรึกษาบัญชี ค่าจ้างอินฟลูเอนเซอร์ ค่าโฆษณา
• รายจ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายในออฟฟิศหรือโรงงาน เช่น ค่าวัสดุสำนักงาน ค่าเครื่องเขียน ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเช่า ค่าเดินทาง 
• รายจ่ายเพื่อซื้อของมาใช้งานในธุรกิจระยะยาว เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องจักร เฟอร์นิเจอร์ อาคาร

 

รายจ่ายตัวหลังสุดนี้จะเรียกว่า สินทรัพย์ ซึ่งส่วนใหญ่แล้วเป็นของที่เราตั้งใจซื้อมาเพื่อใช้งานเกินหนึ่งปี เมื่อนำสินทรัพย์มาบันทึกเป็นรายจ่ายของธุรกิจแล้ว จะต้องมีการทยอยตัดค่าเสื่อมราคา เพื่อรับรู้ว่าในแต่ละปีมีการใช้ไปจริงๆ เป็นมูลค่าเท่าไหร่ ยกตัวอย่าง

 

• เช่ารถยนต์เป็นเวลา 3 วัน ราคา 3,000 บาท รายการนี้ถือว่าเป็นค่าใช้จ่าย 
• ซื้อรถมา 2 ล้านบาท มาใช้ในการทำธุรกิจ ต้องการใช้งาน 5 ปี รายการนี้ถือว่าเป็นสินทรัพย์ 

 

สรุปง่ายๆ คือ ของที่ซื้อมาเพื่อทำให้เกิดรายได้ ไม่ว่าของจะเป็นชิ้นใหญ่หรือชิ้นเล็ก ถ้ามีอายุการใช้งานเกิน 1 ปี นั่นคือ สินทรัพย์ค่ะ  

 

ทำความเข้าใจเรื่องค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ และภาษีซื้อกันต่อได้ที่บทความ

• ความแตกต่างระหว่าง ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ และภาษีซื้อ  
• เจ้าของธุรกิจควรรู้จักกับ สินทรัพย์ และ ค่าเสื่อมราคา
• ทำไมไม่ควรซื้อ สินทรัพย์ส่วนตัว มาใช้ในธุรกิจ

 

จัดการสินทรัพย์แบบใหม่ใน FlowAccount 

 

หากคุณทำธุรกิจแล้วไม่เคยจดบันทึกสินทรัพย์มาก่อนเลย คุณก็จะไม่เคยรู้ว่าตนเองมีสินทรัพย์ในธุรกิจอยู่มากน้อยเท่าไหร่ จะไปรู้อีกทีก็ตอนสิ้นเดือนที่นักบัญชีสรุปมาให้ หรือบางรายไม่เคยรู้เลย เพราะข้อมูลบัญชีไม่ได้อยู่กับมือ ผลที่ตามมาคือกว่าจะรู้กำไรที่ถูกต้องก็ต้องรอถึงสิ้นปี เนื่องจากต้องรอนักบัญชีคำนวณค่าเสื่อมราคามาให้

 

หรือถ้าคุณเป็นน้กบัญชี การปิดงบเองโดยไม่มีเครื่องมือช่วยก็จะยุ่งยากมาก เพราะต้องมาคำนวณค่าเสื่อมราคาเองบนโปรแกรม Excel ทำให้ข้อมูลทางบัญชีอยู่หลายที่ จะอัพเดตข้อมูลครั้งหนึ่งก็ต้องนั่งเช็ก และทำสูตรคำนวณใหม่

 

การบันทึกสินทรัพย์ใน FlowAccount จะช่วยตัด Pain Point เหล่านี้ทั้งหมด โดย

 

• ช่วยบันทึกและบริหารสถานะของสินทรัพย์ทั้งหมด 
• รู้ว่ามีสินทรัพย์กี่รายการ ทั้งหมดมีมูลค่าทางบัญชีเท่าไหร่ได้ตลอดเวลา
• คำนวณค่าเสื่อมราคาให้อัตโนมัติ ตั้งแต่วันที่เริ่มใช้งานสินทรัพย์ ไม่ต้องคำนวณเอง
• รายการสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาจะบันทึกในงบทดลองและงบกำไรขาดทุนให้อัตโนมัต
• รู้ผลกำไรขาดทุนหลังหักค่าเสื่อมราคาได้ทันที รวมถึงฐานะการเงินที่ถูกต้อง
• ไม่ต้องกังวลเรื่องการแยกประเภทระหว่างค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์ ด้วยหน้าตาการใช้งานและขั้นตอนการทำงานที่เข้าใจง่าย
• เจ้าของธุรกิจไม่ต้องกังวลเรื่องการทำข้อมูลผิด เพราะสามารถให้นักบัญชีเข้ามาตรวจสอบรายการและเอกสารได้เลยในระบบเดียวกัน
• สามารถใช้แอปมือถือ New FlowAccount หรือโปรแกรมสแกนบิลและใบเสร็จ AutoKey ในการช่วยสแกนบิลรายจ่ายสินทรัพย์ เพื่อลดเวลาคีย์ข้อมูล

   

เริ่มต้นใช้งานเมนู จัดการสินทรัพย์

 

คุณสามารถบันทึกสินทรัพย์ใน FlowAccount ได้เช่นเดียวกับการบันทึกค่าใช้จ่าย ซึ่งทำได้หลายวิธีค่ะ 

 

วิธีแรก บันทึกข้อมูลได้โดยตรงในโปรแกรมบัญชี FlowAccount ที่เมนูค่าใช้จ่าย > เลือกเมนูจัดการสินทรัพย์

วิธีที่สอง หากคุณใช้แอปมือถือ New FlowAccount เข้าที่เมนูค่าใช้จ่าย > กดที่กล้องถ่ายรูปเพื่อเริ่มต้นสแกนบิลหรือใบเสร็จ แล้วเลือกหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ระบบจะบันทึกรายการค่าใช้จ่ายพร้อมไฟล์เอกสารให้ใน FlowAccount 

วิธีที่สาม หากคุณใช้ FlowAccount แพ็กเกจสุดคุ้ม สามารถใช้ AutoKey ช่วยสแกนบิล แล้วเลือกหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ระบบจะบันทึกรายการค่าใช้จ่ายพร้อมไฟล์เอกสารให้ใน FlowAccount  

 

ทีนี้มาดูลูกเล่นของเมนูจัดการสินทรัพย์กันค่ะ จะมี 3 ฟังก์ชั่น ที่เริ่มต้นใช้งานตามลำดับได้เลยคือ 

 

1. รายการสินทรัพย์ 

 

คือหน้าแสดงรายการสินทรัพย์และมูลค่าของสินทรัพย์หลังหักค่าเสื่อมราคาในแต่ละรายการ โดยหน้านี้จะช่วยบริหารสถานะของสินทรัพย์ตั้งแต่ซื้อเข้ามาจนถึงขายออกไป หรือสินทรัพย์รายการไหนที่พักการใช้งานก็สามารถจัดการสถานะของสินทรัพย์นั้นได้ 

 

นอกจากนี้ยังสามารถดาวน์โหลดไฟล์ Excel ใช้เป็นเช็กลิสต์ว่าของอยู่ที่ไหนบ้าง หรือนำไปประกอบการตรวจนับสินทรัพย์ในคลังตอนสิ้นปีได้เลย 

 

เมื่อจะเริ่มบันทึกสินทรัพย์ ให้กดที่ปุ่มเพิ่มสินทรัพย์ ด้านขวามือ จะเห็น 2 เมนูให้เลือกคือ

ซื้อสินทรัพย์มาใหม่

 

หากคุณเพิ่งซื้อของมาวันนี้ ก็บันทึกวันนี้ในเมนูนี้เลยค่ะ

 

ลูกเล่นการใช้งาน: เมื่อเลือกหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ระบบจะระบุให้เลยว่าหมวดหมู่ที่คุณเลือกนั้นเป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์ แต่ถ้าคุณยังไม่แน่ใจก็ให้นักบัญชีมาแยกหมวดหมู่ให้ก็ได้ หรือถ้าคุณมีสินทรัพย์ที่ไม่เหมือนใคร ก็ให้นักบัญชีมาปรับผังบัญชีเพื่อเพิ่มสินทรัพย์ได้ค่ะ

สามารถแนบรูปใบเสร็จของสินทรัพย์นั้นประกอบข้อมูลของสินทรัพย์รายการนั้นได้ทุกรายการนะคะ

 

เพิ่มสินทรัพย์ยกมา

หมายถึง มีของที่ซื้อมาตั้งนานแล้ว แต่วันนี้เพิ่งเริ่มใช้ FlowAccount ก็เอามาบันทึกได้ที่นี่ค่ะ 

 

ลูกเล่นการใช้งาน: มีช่องให้กรอกวันที่เริ่มต้นใช้งาน และคิดค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์อัตโนมัติ เมื่อติ๊กเลือก ระบบก็จะคิดค่าเสื่อมราคา มูลค่าซาก อายุการใช้งานทางบัญชี ให้เลย โดยคำนวณค่าเสื่อมราคาต่อปีตามที่กรมสรรพากรกำหนด และเริ่มคำนวณตั้งแต่วันที่ใช้งานวันแรกจนถึงวันที่คุณเลิกใช้ หรือหากมีค่าเสื่อมสะสมที่คำนวณไว้แล้วก็สามารถใส่ข้อมูลค่าเสื่อมสะสมพร้อมกำหนดวันที่ให้ FlowAccount เริ่มคำนวณค่าเสื่อมในระบบได้เลย

แต่หากคุณซื้อของมาแต่ยังไม่ได้เริ่มใช้ หรือของยังอยู่ในระหว่างก่อสร้าง ก็ยังไม่ต้องเลือกคิดค่าเสื่อมค่ะ  

 

2. บันทึกค่าเสื่อมราคา

 

คือรายงานค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ทั้งหมด หน้าตาคล้ายๆ ชีต Excel ประกอบด้วย 2 หน้าคือ

 

ตารางคำนวณค่าเสื่อมราคา

ตารางที่ช่วยจัดการข้อมูลสินทรัพย์ที่ต้องคิดค่าเสื่อมราคาทั้งหมดเพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคาต่อปี โดยนักบัญชีสามารถเลือกดูข้อมูลได้ตามช่วงปีที่ต้องการ และดาวน์โหลดไฟล์ Excel ออกมาเป็นรายงานได้ 

 

ลูกเล่นการใช้งาน: หากมีสินทรัพย์รายการไหนที่เพิ่งซื้อมาใหม่ ขายออกไป หรือมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่มีผลกับการคำนวณค่าเสื่อมราคา ระบบจะคำนวณค่าเสื่อมราคาใหม่ให้โดยอัตโนมัติ และขึ้นป๊อปอัพแจ้งให้นักบัญชีรับทราบเพื่ออัพเดตข้อมูลของรายการสินทรัพย์นั้น 

 

 

บันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคา

คือหน้าแสดงรายการบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคาในแต่ละปี ซึ่งสัมพันธ์กับหน้าตารางคำนวณค่าเสื่อมราคา 

 

ลูกเล่นการใช้งาน: เมื่อคลิกที่เลขที่เอกสาร จะสามารถดูรายการสมุดรายวันทั่วไป เพื่อตรวจสอบจำนวนค่าเสื่อมราคาสะสม เดบิต และเครดิต และเมื่อข้อมูลในตารางค่าเสื่อมราคามีการอัพเดต สามารถกดบันทึกค่าเสื่อมราคา ระบบจะอัพเดตตัวเลขในแต่ละรายการบันทึกบัญชีที่เคยบันทึกไว้แล้วให้เลยทันที 

เมนูบันทึกค่าเสื่อมราคา จะลิงค์ข้อมูลในงบกำไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงินตามรอบระยะเวลาที่สนใจให้ด้วย ทำให้เจ้าของธุรกิจรู้ตัวเลขในส่วนสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาได้ถูกต้องและรวดเร็วมากขึ้น

 

3. ตั้งค่าหมวดหมู่สินทรัพย์ 

 

คือหน้าสำหรับเพิ่มหมวดหมู่สินทรัพย์ หากคุณมีของที่ไม่อยู่ในหมวดหมู่พื้นฐานที่ระบบเตรียมไว้ให้ เช่น เครื่องมือทางการแพทย์ ลองปรึกษากับนักบัญชีของคุณให้ตั้งหมวดหมู่เพิ่มได้เลย เพื่อให้จัดหมวดหมู่สินทรัพย์ได้ตรงตามความต้องการมากขึ้น

 

จัดการสินทรัพย์ช่วยบริหารการเงินอย่างไร

 

การบันทึกสินทรัพย์แยกจากค่าใช้จ่ายจำเป็นอย่างมากโดยเฉพาะธุรกิจผลิต หรือธุรกิจที่มีสินทรัพย์จำนวนมาก เพราะช่วยทำให้รู้ค่าใช้จ่ายค่าเสื่อมราคาได้เลยตลอดเวลา และทำให้รู้ทั้งฐานะการเงิน และผลการดำเนินงานของธุรกิจได้ครอบคลุมขึ้นกว่าเดิม 

 

1. ทำให้คุณรู้ว่ามีของอะไรบ้างที่เอามาใช้ทำธุรกิจ

 

แล้วมีจำนวนมากน้อยแค่ไหน เพียงพอต่อการใช้งานหรือไม่ ทำให้ตัดสินใจได้ว่าควรจะซื้อของใหม่เพิ่มเติมหรือชะลอไว้ก่อน ไม่เสียเงินทุนไปโดยเปล่าประโยชน์

 

2. รู้ข้อมูลผลกำไรขาดทุนอย่างถูกต้องมากขึ้น

 

จากการบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้อง เพราะค่าเสื่อมราคาเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีที่มองไม่เห็นตัวเงิน หากบันทึกค่าใช้จ่ายโดยไม่แยกของที่เป็นสินทรัพย์ จะทำให้ธุรกิจมองไม่เห็นค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่รู้ตัว 

 

3. ใช้ขอสินเชื่อธุรกิจ

 

การรู้มูลค่าสินทรัพย์เป็นเรื่องจำเป็นเมื่อถึงวันที่ต้องกอบกู้ธุรกิจ จะได้มีข้อมูลว่าธุรกิจของเรามีสินทรัพย์กี่รายการ ทั้งหมดเป็นมูลค่าเท่าไหร่ ทำให้สามารถเปลี่ยนเป็นทุน โดยเอาไปเป็นหลักประกันในการกู้กับธนาคารได้ 

 

หรือถ้าต้องการสภาพคล่องเพิ่มเติมก็พิจารณาต่อได้ว่า สินทรัพย์รายการใดควรขายออกไป และมีราคาตามบัญชีเป็นเท่าไหร่ ทำให้ขายได้เงินสดเข้ามา และรู้ได้เลยทันทีว่าการขายนั้นเกิดกำไรหรือขาดทุนขึ้น  

 

คุณสามารถเริ่มต้นจัดการสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายได้เลยฟรี 30 วัน ทดลองใช้งานกันดูได้ที่นี่