โดยปกติเวลาทำธุรกิจ เจ้าของกิจการก็จะมีรายจ่ายต่างๆ ที่ใช้ในการดำเนินงาน ซึ่งถ้าให้แบ่งง่ายๆ ก็สามารถแบ่งรายจ่ายออกเป็น
- จ่ายเพื่อซื้อสินค้ามาขาย
- จ่ายเพื่อค่าบริการต่างๆ ที่ช่วยให้กิจการสามารถหารายได้ได้มากขึ้น
- จ่ายเพื่อซื้ออุปกรณ์ วัสดุสำนักงานมาใช้ในที่ทำงาน
- จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน
ฯลฯ
แต่ในความเป็นจริง สิ่งที่เกิดขึ้นคือเจ้าของกิจการหลายรายจ่ายเงินออกไปซื้อของจริงๆ เพื่อใช้ในการดำเนินงานของกิจการ แต่นักบัญชีไม่สามารถนำมาบันทึกบัญชีได้ หรือไม่ถือว่ารายจ่ายนั้นเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ทำให้สภาพทางการเงินของกิจการไม่ตรงความเป็นจริง และเมื่อกิจการมีค่าใช้จ่ายต่ำ สิ่งที่ตามมาคือคุณเสียภาษีมากกว่าความเป็นจริง ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น?
เพราะตามหลักของกรมสรรพากรแล้ว เงินที่จ่ายออกไปนั้นจะต้องมีหลักฐานการชำระเงิน หรือใบเสร็จรับเงินนั่นเอง ถ้าไม่มีใบเสร็จรับเงิน ก็ต้องมีหลักฐานผู้รับเงิน ว่าเป็นจ่ายออกไปเพื่อใคร และสำหรับทำอะไร
หรือในอีกความหมายหนึ่งก็คือ เป็นเอกสารที่เอาไว้ Tracking กลับไปได้ว่ารายจ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับกิจการหรือไม่นั่นเองครับ แต่ถ้าไม่มีรายจ่ายดังกล่าวก็จะไม่สามารถนำมาบันทึกเป็นรายจ่ายของกิจการได้นั่นเอง
ยกตัวอย่างรายจ่ายและเอกสารที่ต้องเก็บไว้
| ประเภทของรายจ่าย | เอกสารทางการเงินที่เกี่ยวข้อง |
| ซื้อสินค้ามาขาย | ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี |
| ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าทำนามบัตร ค่าบริการ ค่าโฆษณา | ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี |
| จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน | Statement ของธนาคาร / หลักฐานการโอนเงิน / ตารางคำนวณเงินเดือนพนักงาน |
(รู้จักใบกำกับภาษีเพิ่มเติมได้ ที่นี่)
ประเด็นหลักๆ ของการเก็บเอกสารเหล่านี้นะครับ คือรายจ่ายต้องพิสูจน์ผู้รับได้ หรืออีกความหมายว่า ในการจ่ายเงินออกไปแต่ละครั้ง ต้องรู้ว่าเป็นการจ่ายเงินให้กับใคร เพื่อที่จะทำให้ค่าใช้จ่ายดังกล่าว สามารถนำมาเป็นรายจ่ายของกิจการได้จริงๆ แต่ถ้าไม่สามารถหารายละเอียดผู้รับเงินได้เลย วิธีการโอนเงินก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกสามารถช่วยคุณได้ เพราะการโอน ไม่ว่าจะเป็น การจ่ายผ่านธนาคาร หรือโอนผ่าน Mobile Banking ต่างๆ จะมี Payslip หรือจะใช้วิธี Screen Capture หลักฐานการโอนเงิน พิมพ์ออกมาแล้วแนบมาพร้อบกับใบสําคัญจ่าย ก็สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้
เลือกอ่านได้เลย!
ไม่มีบิล แล้วจะทำบัญชีอย่างไร
สำหรับในกรณีที่เป็นรายจ่ายเล็กๆ น้อยๆ เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ค่าอาหาร หรือในบางธุรกิจอย่างร้านอาหารที่จะหาใบเสร็จได้ยากเพราะซื้อวัตถุดิบจากตลาด เป็นต้นนะครับ ก็ยอมรับว่าคงจะไปขอบิลจากแม่ค้ามาก็คงจะยากครับ
แต่ทางกรมสรรพากรก็มีกระบวนการที่รองรับให้ คือการใช้เอกสารแทนบิลใบเสร็จ นั่นก็คือ ใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน และใบสำคัญจ่าย ใช้แทนใบเสร็จได้ครับ สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มและดูวิธีการเขียนเอกสารเพื่อส่งให้นักบัญชีได้เลยในบล็อก เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ ในกรณีที่หลักฐานไม่เพียงพอ นี้ได้เลยนะครับ
วิธีบันทึกรายจ่ายที่ไม่มีบิลให้เป็นรายจ่ายของกิจการ
ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่าเวลาจะนำเงินในกิจการไปใช้จะต้องมีการทำ “ใบสำคัญจ่าย” เป็นเอกสารที่บอกว่าจะมีการเบิกเงินออกไปจ่ายค่าอะไรครับ โดยแนบเอกสารนี้พร้อมกับใบเสร็จ แต่ถ้าไม่มีก็ให้ใช้เอกสารอื่นแทน (ใบรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน) ถึงจะเรียบร้อยนะครับ และดีกว่านั้นทำ Expense Note ไว้ด้วย เพื่อที่เวลากลับมาตรวจสอบภายหลังว่าเป็นการจ่ายค่าอะไร เราก็จะเห็นชัดเจน (คล้ายๆ กับทำใบปะหน้านะครับ)
เพื่อความเข้าใจมากขึ้น ลองดูจากตัวอย่างการบันทึกรายจ่ายในโปรแกรมบัญชี FlowAccount ซื้อ Post-it จาก Office Friend จำนวน 6 แพ็ก แพ็กละ 34 บาท ราคารวมภาษี จ่ายโดยโอนเงินผ่านบัญชีธนาคารออมทรัพย์ สามารถบันทึกได้ตามภาพเลยครับ
เราก็จะได้เอกสารมา 2 แผ่น จากการบันทึกรายจ่ายนี้คือ
- เอกสารบันทึกค่าใช้จ่าย (Expense Note) จะช่วยให้เจ้าของกิจการรู้ว่า เป็นรายจ่ายค่าอะไร จ่ายให้ใคร และช่องทางไหน
- ส่วนสมุดรายวันจ่าย (Payment Voucher) จะแสดงเนื้อหาแบบเดียวกันแต่อยู่ในรูปแบบด้านบัญชี
จากนั้นแนบใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จ และสมุดรายวันจ่าย 3 แผ่นไว้ด้วยกัน หรือถ่ายรูปเอกสารเข้าระบบ รายจ่ายของเราก็สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้แล้วทำให้เสียภาษีได้น้อยลงด้วยนะครับ
เริ่มต้นบันทึกค่าใช้จ่ายได้ที่นี่
