เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ ในกรณีที่หลักฐานไม่เพียงพอ

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ

 
 
สำหรับการบันทึกค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องในการทำธุรกิจนั้นเป็นเรื่องที่จำเป็นต้องทำโดยหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยครับและ
 

“เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ” ก็เป็นเรื่องต้องทำให้ถูกต้องเช่นกัน เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการใช้จ่ายนั้นๆ

 
หลายครั้งที่ไม่สามารถหาหลักฐานมาประกอบการจ่ายค่าใช้จ่ายได้ ทั้งๆ ที่เป็นการจ่ายเพื่อให้เกิดประโยชน์กับกิจการโดยเฉพาะครับ

 
แต่ในความเป็นจริงแล้วหากพิสูจน์ได้ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้เกิดขึ้นเพื่อกิจการจริง กรมสรรพากรก็มีแนวทางให้ปฏิบัติให้ถูกต้องได้ วันนี้ FlowAccount จะมาแนะนำเอกสารที่ระบุอยู่ใน “คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้” ของกรมสรรพากร เพื่อใช้สำหรับค่าใช้จ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานเพียงพอ เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติได้อย่างถูกต้องครับ

 

กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายไปเพื่อประโยชน์ของกิจการจริง แต่ไม่มีหลักฐานการรับเงินเพียงพอ สามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ แยกเป็นกรณีดังนี้

 
1. กรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน (ตามมาตรา 105 ทวิ) ในใบรับเงินและสำเนาใบรับเงิน ต้องมีรายละเอียดตัวเลขไทยหรือเลขอารบิค และอักษรภาษาไทย หากทำเป็นภาษาต่างประเทศก็ให้มีภาษาไทยกำกับด้วยนะครับ ต้องมีรายละเอียดดังนี้

  • เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
  • ชื่อของผู้ออกใบรับเงิน
  • เลขที่เอกสารของใบรับเงิน
  • วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
  • จำนวนเงินที่ได้รับ
  • ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
  • ถ้าเป็นการขายสินค้าให้กับผู้ซื้อซึ่งขายสินค้าประเภทเดียวกันต้องแสดงชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับเงินด้วยทุกครั้งที่มีการรับเงิน

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบรับเงิน

( ดาวน์โหลด ใบรับเงิน )
หรือจะใช้เป็น “ใบเสร็จรับเงิน” ที่ออกจากระบบ FlowAccount ก็ได้เช่นกันนะครับ

 
 
2. กรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน และยินยอมให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สามารถใช้เอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน” ได้ครับ
เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบสำคัญรับเงิน

( ดาวน์โหลด ใบสำคัญรับเงิน )

 
 
3. กรณีจ่ายค่าสินค้าหรือบริการเบ็ตเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ จำเป็นต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินนั้น ก็สามารถใช้เอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ได้เช่นกันครับ
เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

( ดาวน์โหลด ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน )

 
 
4. กรณีที่มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” โดยระบุรายละเอียดดังนี้

  • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
  • วันที่จ่ายเงิน
  • ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
  • ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
  • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบสำคัญจ่าย

( ดาวน์โหลด ใบสำคัญจ่าย )

 
 
กรณีนี้ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ด้วยนะครับ ได้แก่

  • หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
  • ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
  • เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
  • หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

 

แต่รายจ่ายต่อไปนี้ไม่สามารถนำมาถือเป็นรายจ่ายของกิจการได้นะครับ แม้จะมีเอกสารการจ่ายเงินครบถ้วน

  1. รายจ่ายส่วนตัว และการให้โดยเสน่หา
  2. รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเอง โดยไม่มีการจ่ายจริง หรือรายจ่ายของรอบบัญชีอื่น
  3. รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อกิจการหรือเพื่อหากำไร
  4. รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ

และสำหรับท่านใดที่ใช้งานระบบ FlowAccount สามารถดาวน์โหลดเอกสารเหล่านี้ รวมถึงเอกสารที่ใช้บริหารงานภายในบริษัท ได้ที่ “การตั้งค่า >> ดาวน์โหลด >> แล้วเลือกเอกสารที่ต้องการดาวน์โหลด” ได้เลยครับ
 
เอกสารทางบัญชี

 
เป็นอย่างไรบ้างครับ การทำเอกสารประกอบการจ่ายค่าใช้จ่าย ไม่ใช่เรื่องยากเลยใช่ไหมครับ หน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่างๆ เช่น กรมสรรพากร ก็มีแนวทางในการปฏิบัติให้เราอยู่แล้ว หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์กับการทำธุรกิจของคุณผู้อ่านได้นะครับ แล้วพบกันในบทความต่อไปครับ

ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ FlowAccount.com ได้ที่

สมัครทดลองใช้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ฟรี
รับฟรี! Premium Package 30 วัน

You may also like