เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ ในกรณีที่หลักฐานไม่เพียงพอ

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ


สำหรับการบันทึกค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องในการทำธุรกิจนั้นเป็นเรื่องที่จำเป็นต้องทำโดยหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยครับ และ เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ ก็เป็นเรื่องต้องทำให้ถูกต้องเช่นกัน เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการใช้จ่ายนั้นๆ


หลายครั้งที่ไม่สามารถหาหลักฐานมาประกอบการจ่ายค่าใช้จ่ายได้ ทั้งๆ ที่เป็นการจ่ายเพื่อให้เกิดประโยชน์กับกิจการโดยเฉพาะครับ


แต่ในความเป็นจริงแล้วหากพิสูจน์ได้ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้เกิดขึ้นเพื่อกิจการจริง กรมสรรพากรก็มีแนวทางให้ปฏิบัติให้ถูกต้องได้


วันนี้ FlowAccount จะมาแนะนำเอกสารที่ระบุอยู่ใน “คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้” ของกรมสรรพากร เพื่อใช้สำหรับค่าใช้จ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานเพียงพอ เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติได้อย่างถูกต้องครับ


กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายไปเพื่อประโยชน์ของกิจการจริง แต่ไม่มีหลักฐานการรับเงินเพียงพอ สามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ แยกเป็นกรณีดังนี้


ให้เราอ่านให้ฟัง



เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ


1. ใบรับเงิน


กรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน (ตามมาตรา 105 ทวิ) ในใบรับเงินและสำเนาใบรับเงิน ต้องมีรายละเอียดตัวเลขไทยหรือเลขอารบิค และอักษรภาษาไทย หากทำเป็นภาษาต่างประเทศก็ให้มีภาษาไทยกำกับด้วยนะครับ ต้องมีรายละเอียดดังนี้


  • เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
  • ชื่อของผู้ออกใบรับเงิน
  • เลขที่เอกสารของใบรับเงิน
  • วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
  • จำนวนเงินที่ได้รับ
  • ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
  • ถ้าเป็นการขายสินค้าให้กับผู้ซื้อซึ่งขายสินค้าประเภทเดียวกันต้องแสดงชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับเงินด้วยทุกครั้งที่มีการรับเงิน

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบรับเงิน

(ดาวน์โหลด ใบรับเงิน)
หรือจะใช้เป็น “ใบเสร็จรับเงิน” ที่ออกจากระบบ FlowAccount ก็ได้เช่นกันนะครับ



2. ใบสำคัญรับเงิน


กรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน และยินยอมให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สามารถใช้เอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน” ได้ครับ



เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบสำคัญรับเงิน

(ดาวน์โหลด ใบสำคัญรับเงิน)



3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน


กรณีจ่ายค่าสินค้าหรือบริการเบ็ตเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ จำเป็นต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินนั้น ก็สามารถใช้เอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ได้เช่นกันครับ



เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

( ดาวน์โหลด ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน )



4. ใบสำคัญจ่าย


กรณีที่มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” โดยระบุรายละเอียดดังนี้

  • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
  • วันที่จ่ายเงิน
  • ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
  • ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
  • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบสำคัญจ่าย

(ดาวน์โหลด ใบสำคัญจ่าย)


กรณีนี้ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ด้วยนะครับ ได้แก่

  • หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
  • ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
  • เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
  • หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

เมื่อได้หลักฐานประกอบค่าใช้จ่ายมาแล้ว FlowAccount อยากแนะนำให้บันทึกค่าใช้จ่ายในระบบเรา จากนั้นแนบไฟล์เอกสารหลักฐานตามตัวอย่างข้างต้นเพื่อให้ค่าใช้จ่ายนั้นยืนยันการมีผู้รับเงินจริง เกิดความชัดเจนมากยิ่งขึ้นตามตัวอย่างภาพข้างล่าง


เอกสารประกอบค่าใช้จ่าย แนบไฟล์ใบสำคัญรับเงิน
โปรแกรม FlowAccount ช่วยในการแนบไฟล์หลักฐานประกอบค่าใช้จ่าย

แต่รายจ่ายต่อไปนี้ไม่สามารถนำมาถือเป็นรายจ่ายของกิจการได้นะครับ แม้จะมีเอกสารการจ่ายเงินครบถ้วน

  1. รายจ่ายส่วนตัว และการให้โดยเสน่หา
  2. รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเอง โดยไม่มีการจ่ายจริง หรือรายจ่ายของรอบบัญชีอื่น
  3. รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อกิจการหรือเพื่อหากำไร
  4. รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ

เป็นอย่างไรบ้างครับ การทำเอกสารประกอบการจ่ายค่าใช้จ่าย ไม่ใช่เรื่องยากเลยใช่ไหมครับ หน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่างๆ เช่น กรมสรรพากร ก็มีแนวทางในการปฏิบัติให้เราอยู่แล้ว 


ติดตามเรื่องราวอื่นๆ ได้ที่ FlowAccount.com

สมัครทดลองใช้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ฟรี
รับฟรี! Premium Package 30 วัน

You may also like