เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ ในกรณีที่หลักฐานไม่เพียงพอ

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ


สำหรับการบันทึกค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องในการทำธุรกิจนั้นเป็นเรื่องที่จำเป็นต้องทำโดยหลีกเลี่ยงไม่ได้เลยครับและ 


“เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ” ก็เป็นเรื่องต้องทำให้ถูกต้องเช่นกัน เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการใช้จ่ายนั้นๆ


หลายครั้งที่ไม่สามารถหาหลักฐานมาประกอบการจ่ายค่าใช้จ่ายได้ ทั้งๆ ที่เป็นการจ่ายเพื่อให้เกิดประโยชน์กับกิจการโดยเฉพาะครับ


แต่ในความเป็นจริงแล้วหากพิสูจน์ได้ว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้เกิดขึ้นเพื่อกิจการจริง กรมสรรพากรก็มีแนวทางให้ปฏิบัติให้ถูกต้องได้


วันนี้ FlowAccount จะมาแนะนำเอกสารที่ระบุอยู่ใน “คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้” ของกรมสรรพากร เพื่อใช้สำหรับค่าใช้จ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานเพียงพอ เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติได้อย่างถูกต้องครับ


กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายไปเพื่อประโยชน์ของกิจการจริง แต่ไม่มีหลักฐานการรับเงินเพียงพอ สามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ แยกเป็นกรณีดังนี้



1. ใบรับเงิน


กรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน (ตามมาตรา 105 ทวิ) ในใบรับเงินและสำเนาใบรับเงิน ต้องมีรายละเอียดตัวเลขไทยหรือเลขอารบิค และอักษรภาษาไทย หากทำเป็นภาษาต่างประเทศก็ให้มีภาษาไทยกำกับด้วยนะครับ ต้องมีรายละเอียดดังนี้


  • เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
  • ชื่อของผู้ออกใบรับเงิน
  • เลขที่เอกสารของใบรับเงิน
  • วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
  • จำนวนเงินที่ได้รับ
  • ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
  • ถ้าเป็นการขายสินค้าให้กับผู้ซื้อซึ่งขายสินค้าประเภทเดียวกันต้องแสดงชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับเงินด้วยทุกครั้งที่มีการรับเงิน

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบรับเงิน

 

 

(ดาวน์โหลด ใบรับเงิน)
หรือจะใช้เป็น “ใบเสร็จรับเงิน” ที่ออกจากระบบ FlowAccount ก็ได้เช่นกันนะครับ

 



2. ใบสำคัญรับเงิน


กรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน และยินยอมให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน สามารถใช้เอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน” ได้ครับ



เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบสำคัญรับเงิน

 

 

(ดาวน์โหลด ใบสำคัญรับเงิน)

 



3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน


กรณีจ่ายค่าสินค้าหรือบริการเบ็ตเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ จำเป็นต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินนั้น ก็สามารถใช้เอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ได้เช่นกันครับ



เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

 

 

( ดาวน์โหลด ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน )

 



4. ใบสำคัญจ่าย


กรณีที่มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีระบุเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง และมีหลักฐานอื่นๆ แนบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น ให้จัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” โดยระบุรายละเอียดดังนี้

  • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
  • วันที่จ่ายเงิน
  • ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
  • ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
  • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

เอกสารที่ใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ_ใบสำคัญจ่าย

 

 

(ดาวน์โหลด ใบสำคัญจ่าย)

 


กรณีนี้ต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินต่าง ๆ ด้วยนะครับ ได้แก่

  • หลักฐานการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดบัญชี (Bank Statement) หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร หรือสลิปโอนเงินอิเลคทรอนิกส์อื่นๆ
  • ในกรณีชำระเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
  • เอกสารพิจารณาที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายผู้บริหาร คำรับรองอนุมัติรายจ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย เป็นต้น
  • หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

เมื่อได้หลักฐานประกอบค่าใช้จ่ายมาแล้ว FlowAccount อยากแนะนำให้บันทึกค่าใช้จ่ายในระบบเรา จากนั้นแนบไฟล์เอกสารหลักฐานตามตัวอย่างข้างต้นเพื่อให้ค่าใช้จ่ายนั้นยืนยันการมีผู้รับเงินจริง เกิดความชัดเจนมากยิ่งขึ้นตามตัวอย่างภาพข้างล่าง


เอกสารประกอบค่าใช้จ่าย แนบไฟล์ใบสำคัญรับเงิน
โปรแกรม FlowAccount ช่วยในการแนบไฟล์หลักฐานประกอบค่าใช้จ่าย

แต่รายจ่ายต่อไปนี้ไม่สามารถนำมาถือเป็นรายจ่ายของกิจการได้นะครับ แม้จะมีเอกสารการจ่ายเงินครบถ้วน

  1. รายจ่ายส่วนตัว และการให้โดยเสน่หา
  2. รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเอง โดยไม่มีการจ่ายจริง หรือรายจ่ายของรอบบัญชีอื่น
  3. รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อกิจการหรือเพื่อหากำไร
  4. รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ

เป็นอย่างไรบ้างครับ การทำเอกสารประกอบการจ่ายค่าใช้จ่าย ไม่ใช่เรื่องยากเลยใช่ไหมครับ หน่วยงานที่เกี่ยวข้องต่างๆ เช่น กรมสรรพากร ก็มีแนวทางในการปฏิบัติให้เราอยู่แล้ว 


หรือคุณจะใช้โปรแกรมบัญชีเพื่อช่วยบันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ ก็ทำได้ง่ายผ่านทั้งโน้ตบุ๊ก ไอแพด และมือถือ หากสนใจใช้งานโปรแกรมบัญชีในการทำธุรกิจ มาเรียนรู้วิธีการใช้งานกับเราได้ในคอร์สสอนการใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount ที่เราจัดขึ้นเป็นประจำทุกเดือนฟรี!



ติดตามวันและเวลาได้ที่ https://www.flowaccount.com/th/seminars 


 

ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ FlowAccount.com ได้ที่

มั่นใจด้วยผู้ประกอบการกว่า 40,000 ราย
ที่ใช้โปรแกรมบัญชี คลาวด์ ของเราเริ่มต้นธุรกิจ สมัครเลย!

You may also like