สภาพคล่อง หมายถึง ภาวะที่ผู้ประกอบการมีเงินพอใช้ในการดำเนินกิจการนะครับ ไม่ว่าจะเอาเงินไปใช้เพื่อบริหาร จ้างคน ซื้อของมาขาย อยากจะขยายสถานที่ หรืออยากอัปเกรดวัสดุอุปกรณ์ ในการใช้ในสำนักงาน ก็สามารถทำได้เป็นต้นครับ 

ถ้ากิจการเรามีสภาพคล่อง เราอยากจะจับจ่ายใช้สอยเราก็ทำได้ แต่ถ้ากิจการเราสภาพไม่คล่องจะซื้ออะไรก็ต้องรอ โดยเฉพาะการรอเก็บเงินจากลูกค้านี่มันทรมานใจอยู่เหมือนกันนะครับ

มาดูกันครับว่าสัญญาณที่ช่วยเช็กเรื่องสภาพคล่องนั้นมีอะไรบ้าง

สัญญาณเช็กว่า ธุรกิจขาดสภาพคล่อง

เงินสดหมุนเวียนในกิจการ

เรื่องนี้มีตัวละคร 3 ตัวครับ ตัวละครแรกคือ รายรับ ตัวละครที่สองคือ รายจ่าย ถ้ารายได้มากกว่ารายจ่าย แบบนี้โอเคครับ 

แต่คำถามต่อมาคือ แล้วจะต้องมีรายได้มากกว่าเท่าไหร่ดี ขอยกตัวอย่างว่า ถ้าผมมองกิจการว่ามีรายจ่าย 100,000 บาทต่อเดือนซึ่งก็คือค่าเช่าสถานที่ แต่ผมมีรายได้แค่เพียง 80,000 บาท แบบนี้คือ เงินไม่พอ เพราะมีเงินติดลบอยู่ 20,000 บาทต่อเดือน นะครับ

ส่วนตัวละครที่สามที่คนชอบลืมนึกถึงคือ เงินเหลือ

ถ้าเรามีรายได้ 80,000 บาท แต่มีรายจ่ายอยู่ 100,000 บาท ติดลบ 20,000 บาทในแต่ละเดือนคือ 20,000 บาท

และถ้าเรามีเงินเหลือในกิจการแค่เพียง 40,000 บาท ชัดเจนเลยครับว่ากิจการเราอยู่ได้แค่เพียง 2 เดือน ถ้าเลย 2 เดือน ไปแล้วนะครับ บอกได้เลยว่าอยู่ไม่ได้แล้วครับ

แบบนี้เรียกว่าสภาพไม่คล่อง เงินตึงครับ

ในชีวิตจริงยังมีค่าใช้จ่ายที่จำเป็นมากๆ ที่เราชอบลืมกันไปอีกรายการก็คือ ดอกเบี้ย บางทีเราลืมไปว่าเรามีดอกเบี้ยจ่าย เพราะมีการกู้ พอกู้แล้ว มันก็ต้องมีการจ่ายเงินกู้ แล้วถ้าจ่ายเงินกู้แล้ว และไม่ได้ลดทั้งต้น ลดทั้งดอก หากลดแต่ดอกอย่างเดียว เงินที่เราจ่ายออกไปก็จะไม่ช่วยอะไรเราเลย เป็นการจ่ายเรื่อยๆ เหมือนตำน้ำพริกละลายแม่น้ำ 

ดังนั้นเวลาจ่ายเงินกู้ อย่าจ่ายแค่เพียงดอกเบี้ยขั้นต่ำ เพราะจะทำให้ลดแต่ดอกเบี้ยในขณะที่เงินต้นยังคงอยู่นะครับ

สินค้าคงเหลือ

การทำธุรกิจแบบง่ายๆ ส่วนใหญ่คือซื้อสินค้ามาแล้วขายออกไปนะครับ แต่เมื่อเราซื้อสินค้ามาแล้วยังขายออกไปไม่ได้ เงินมันก็กองอยู่ที่สินค้านะครับ ยังไม่ได้แปลงร่างออกมาเป็นเงิน

มีอีกจุดหนึ่งที่ทุกคนชอบลืมคือ ที่เก็บสินค้า ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายแอบอยู่อีกหลายอย่าง ถ้าไม่มีที่ในบ้าน ก็ต้องไปเช่าโกดัง มีค่าเช่าสถานที่ ค่ารักษากุญแจ ค่าแม่บ้าน พนักงานรักษาความปลอดภัย รวมไปถึงเทคโนโลยีในการตรวจเช็กสต็อก ค่ากล้องวงจรปิด และค่าอินเทอร์เน็ตที่ติดที่โกดังอีกนะครับ ทั้งหมดคือรายจ่ายที่เกิดขึ้นตามมาตามรูปแบบธุรกิจที่เราเลือกทำครับ

ในบางธุรกิจ สินค้าต้องมีการควบคุมอุณหภูมิ บางทีต้องเก็บในห้องเย็น หรือต้องไว้ในที่ที่ปลอดภัยจนลืม ยังไม่ทันขายก็เสื่อมสภาพเสียก่อน คุณจึงต้องพิจารณาถึงอายุการใช้งาน วิธีการเก็บ สภาพอากาศ ฯลฯ ด้วยนะครับ

บัญชี

มีคำพูดหนึ่งน่าสนใจมากครับคือ “การทำบัญชีคือการทำธุรกิจ”

เพราะบัญชีจะขยับตามการทำธุรกิจ คุณเริ่มเปิดธุรกิจ บัญชีก็ต้องบันทึกแล้วครับ เพราะฉะนั้นบัญชีจะไหลไปกับคุณตลอดเวลา ถ้าคุณดูบัญชีเป็น คุณก็จะเข้าใจกิจการของคุณได้ดีครับ เพราะบัญชีคือแหล่งในการเก็บรวบรวมข้อมูล

ทุกวันนี้การทำธุรกิจในยุคดิจิทัล ข้อมูลธุรกิจเป็นสิ่งที่จำเป็นมากๆ แล้วถ้าหากคุณไม่เคยเก็บค่าใช้จ่ายนะครับ คุณไม่รู้มีรายจ่ายเท่าไหร่ แล้วจะเกิดคำถามตามมาว่าตอนนี้กิจการของเรามีรายจ่ายเท่าไหร่บ้าง แต่สำหรับคนที่เขาเก็บมาแล้ว จะตอบได้เลยว่าเดือนนี้เราจ่ายค่าใช้จ่ายประเภทนี้มากไปหรือน้อยไป เริ่มต้นบันทึกรายจ่ายกันได้ที่นี่ครับ

วิธีการรับมือเมื่อสภาพไม่คล่อง 

อย่างที่เคยบอกไปนะครับว่า คุณควรเอารายรับรายจ่ายของกิจการแปะลงไปในปฏิทินเลย (อ่านเรื่องนี้ได้ที่บทความ 3 สัญญาณธุรกิจ เช็กตัวเองว่าธุรกิจคุณกำลังรุ่งหรือร่วง) คุณทำแค่ 2 เดือนล่วงหน้าก็พอ ว่าจะมีรายได้และรายจ่ายเข้ามาเมื่อไหร่ แค่นี้ก็จะทราบแล้วว่ามีเงินพอจ่ายไหมในแต่ละเดือน นอกจากนี้ลองมาดูกันครับว่าเราจะทำอะไรต่อได้บ้างเมื่อกิจการถึงคราวสภาพไม่คล่องแล้ว

รักษาเงินสด 

เรียกเก็บเงินกับลูกค้าที่ค้างชำระเป็นระยะเวลานาน เพื่อทำให้ทำให้เงินสดของกิจการไม่ติดลบ หรือมีเงินเข้ากลับมาให้เร็วที่สุด โดยอาจจะเสนอทางเลือกให้เขา เช่น ให้ส่วนลดให้ 10% หากชำระภายในวันนี้ 

บริหารสินค้าคงคลังใหม่ 

ถ้าไม่เคยบริหารสินค้าคงเหลือ คุณจะตอบไม่ได้เลยว่าซื้อของมามากไปหรือเปล่า น้อยไปไหม พอขายไหม วิธีแก้เรื่องนี้คือลองเข้าไปดูที่รายงานสินค้าคงเหลือใน FlowAccount สั่งพิมพ์เอกสารออกมาแล้วเดินเข้าโกดังไปเช็กเลยครับ เทียบกันดูว่าในรายงานและโกดังเป็นอย่างไร ถ้าตรวจสอบตรงนี้ได้ ก็จะรู้แล้วว่ามีของพอขายนะ ไม่ต้องรีบซื้อ เก็บเงินไปจ่ายอย่างอื่นก่อนครับ

คุมค่าใช้จ่าย 

เราต้องรู้ว่าค่าใช้จ่ายที่สมควรต้องคุมในช่วงนี้ บางอย่างชะลอการจ่ายได้ บางอย่างไม่รีบร้อนจ่าย แต่ถ้าจะรู้อย่างละเอียดต้องดูงบการเงินของบริษัท บัญชีจึงจำเป็นเพื่อการนี้ครับ 

แต่เวลาที่ถามว่ากิจการมีรายรับรายจ่ายเท่าไหร่ แน่นอนครับว่าส่วนใหญ่ก็ตอบไม่ได้ในทันที เพราะเอกสารทุกอย่างยังอยู่บนโต๊ะ ไม่ได้เอามาลงบัญชีเลย ดังนั้นคุณใช้ FlowAccount ช่วยบันทึกรายรับรายจ่าย แล้วระบบจะทำงบการเงินแบบอัตโนมัติมาให้ ซึ่งมีทั้งงบทดลอง งบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงิน งบทดลองนี้ก็จะตอบได้ทันทีว่ารายรับรายจ่ายของกิจการเหลือเท่าไหร่บ้างครับ ลองเข้าไป Sign Up ทดลองใช้งานกันได้ครับ

อีกเรื่องที่ต้องพิจารณาประกอบด้วยคือ สถานะของกิจการตอนนี้เป็นอย่างไรครับ ถ้ากิจการเพิ่งเริ่มต้น แสดงว่าจะต้องมีรายจ่ายเพื่อการลงทุน รายจ่ายบางอย่างจึงอาจจะไม่จำเป็น แต่ถ้ากิจการอยู่ในสถานะ maintain ก็ไม่ควรจะมีรายจ่ายเพื่อการลงทุนนะครับ 

และบางรายจ่ายอีกจำพวกหนึ่งก็จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ก่อน เช่น บางกิจการอาจจำเป็นที่จะต้องลงโฆษณาตลอดเวลา อย่างกิจการซื้อขายออนไลน์จะต้องมีค่าใช้จ่ายตัวนี้ค่อนข้างสูงครับ เพราะถ้าคุณไม่ทำก็ไม่มีใครเห็นคุณเลยนะครับ