หนึ่งในเอกสารที่ช่วยจัดการเรื่องนี้คือ ใบรับสินค้า ซึ่งทำหน้าที่เชื่อมระหว่างการสั่งซื้อ การรับของจริงเข้าสต็อก มาดูกันว่าใบรับสินค้า คืออะไร ควรมีข้อมูลอะไร และต่างจากใบส่งของหรือใบสั่งซื้ออย่างไรบ้าง

ใบรับสินค้า คืออะไร?

ใบรับสินค้า คือ เอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อบันทึกและยืนยันว่าได้รับสินค้าจากผู้ขายแล้ว โดยใช้ตรวจสอบว่ารายการและจำนวนสินค้าที่ได้รับจริงตรงกับรายการที่สั่งซื้อ และเอกสารจากผู้ขายหรือไม่

พูดง่าย ๆ คือ เมื่อมีของมาส่ง ฝั่งผู้ซื้อจะทำใบรับสินค้าเพื่อเป็นหลักฐานเช็กว่า “รับของรายการนี้จริง วันที่เท่าใด และเป็นจำนวนเท่าไร”

โดยทั่วไป เอกสารรับสินค้าจะใช้เช็กประกอบกับเอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) และใบส่งของจากผู้ขาย เพื่อให้มั่นใจว่าตรวจรับสินค้าเข้าคลังถูกต้องครบถ้วนจริง

ประโยชน์ของใบรับสินค้า มีอะไรบ้าง?

แม้ใบรับสินค้าจะเป็นเอกสารภายใน แต่มีประโยชน์โดยตรงกับงานจัดซื้อ คลังสินค้า และบัญชี ดังนี้

• ช่วยยืนยันการรับสินค้า ว่าได้รับสินค้าจริงแล้วเมื่อใด
• ตรวจสอบจำนวนและรายการสินค้า ว่าตรงกับที่สั่งซื้อหรือไม่
• ลดความผิดพลาดในการรับสินค้าเข้าสต็อก เช่น รับเกิน รับขาด หรือบันทึกสินค้าผิดรายการ
• ช่วยตรวจสอบย้อนหลัง เมื่อพบว่าสินค้าในคลังไม่ตรงกับข้อมูลในระบบ
• เชื่อมโยงข้อมูลการซื้อและสินค้าคงเหลือได้ มั่นใจว่าทุกรายการที่สั่งซื้อเข้ามาถูกรับเข้าระบบคลัง ไม่สูญหายระหว่างขั้นตอนรับเข้า

สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าเข้า-ออกเป็นประจำ การมีใบรับสินค้าจะช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดในการรับของเข้าคลังได้อย่างดี

ใบรับสินค้า มีข้อมูลอะไรบ้าง?

ข้อมูลในใบรับสินค้าควรมีเพียงพอที่จะระบุได้ว่า รับสินค้าอะไร จากใคร เมื่อใด และจำนวนเท่าไร 

ข้อมูลในแบบฟอร์มใบรับสินค้าที่ควรมีโดยทั่วไป ได้แก่

• เลขที่ใบรับสินค้า
• วันที่รับสินค้า
• ชื่อและข้อมูลผู้ขายหรือผู้จำหน่าย
• เลขที่ใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)
• เลขที่ใบส่งของหรือเอกสารอ้างอิงจากผู้ขาย
• รหัสหรือชื่อสินค้า
• รายละเอียดสินค้า
• จำนวนสินค้าที่สั่งซื้อ
• จำนวนสินค้าที่รับจริง
• หน่วยนับ
• หมายเหตุ เช่น รับไม่ครบ
• ชื่อหรือลายมือชื่อผู้ตรวจรับสินค้า

ตัวอย่างใบรับสินค้า

ตัวอย่างแบบฟอร์มใบรับสินค้าที่ถูกต้อง มีดังนี้

ขั้นตอนการรับสินค้า มีอะไรบ้าง?

ขั้นตอนการรับสินค้าไม่ควรจบแค่รับกล่องจากขนส่ง แต่ควรมีการตรวจสอบให้ครบก่อนบันทึกสินค้าเข้าคลัง โดยสามารถแบ่งเป็น 5 ขั้นตอนง่าย ๆ ดังนี้

Step 1: ตรวจสอบเอกสารการสั่งซื้อ

เริ่มจากดูใบสั่งซื้อหรือข้อมูลที่ฝ่ายจัดซื้อได้สั่งไว้ เพื่อทราบว่าสั่งสินค้าอะไร จำนวนเท่าไร และจากผู้ขายรายใด

Step 2: ตรวจสอบสินค้าที่ได้รับจริง

เมื่อสินค้ามาถึง ให้ตรวจสอบชนิด รุ่น รหัสสินค้า จำนวน รวมถึงสภาพของสินค้า ว่าตรงกับที่สั่งซื้อหรือไม่

Step 3: เปรียบเทียบกับใบส่งของ

ตรวจสอบรายการสินค้าจริงกับใบส่งของที่ผู้ขายแนบมา รวมถึงเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อของกิจการ เพื่อดูว่าข้อมูลทั้งหมดตรงกันหรือไม่

ถ้าพบว่าสินค้าขาด เกิน ชำรุด ควรแจ้งกลับผู้ขายและขนส่งทันที เพื่อแก้ไขใหม่ และบันทึกเอาไว้เป็นหลักฐาน

Step 4: จัดทำใบรับสินค้า

เมื่อผ่านการตรวจรับแล้ว จึงจัดทำใบรับสินค้า ระบุจำนวนที่ได้รับจริง วันที่รับ และรายละเอียดที่จำเป็น พร้อมให้ผู้รับผิดชอบตรวจสอบหรืออนุมัติตามขั้นตอนของกิจการ

Step 5: รับสินค้าเข้าสต็อก

ขั้นตอนสุดท้ายคือบันทึกจำนวนสินค้าที่รับจริงเข้าสู่ระบบสต็อก เพื่อให้ยอดสินค้าคงเหลือเป็นปัจจุบัน

ใบรับสินค้า ต่างจากใบส่งของอย่างไร?

สรุปง่าย ๆ คือ ใบส่งของบอกว่า “ผู้ขายส่งอะไรมา” ส่วนใบรับสินค้าบอกว่า “ผู้ซื้อรับอะไรจริง” ดังนั้นสองเอกสารนี้จึงต้องสัมพันธ์กัน แต่ไม่ได้ทำหน้าที่เดียวกัน

ธุรกิจแบบไหนควรใช้ใบรับสินค้า?

ธุรกิจที่มีสต็อกสินค้า ซื้อสินค้าเข้ามาเป็นประจำ และต้องควบคุมสินค้าคงเหลือ ควรใช้ใบรับสินค้า เพื่อควบคุมบริหารคลัง ตัวอย่างเช่น

• ธุรกิจซื้อมาขายไป
• ร้านค้าปลีกและค้าส่ง
• ธุรกิจนำเข้าสินค้า
• โรงงานหรือธุรกิจผลิตที่ต้องรับวัตถุดิบเข้าคลัง
• ธุรกิจที่แยกฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า และฝ่ายบัญชีออกจากกัน

จัดการใบรับสินค้า เชื่อมข้อมูลจัดซื้อและสต็อกในระบบเดียว ด้วย FlowAccount

ลดปัญหารับของเข้าไม่ตรงกับที่สั่ง FlowAccount ช่วยให้ธุรกิจสร้างใบรับสินค้าต่อจากใบสั่งซื้อได้อัตโนมัติ ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ และบันทึกจำนวนสินค้าที่รับจริงเข้าสต็อกตามวันที่รับของ เชื่อมโยงเอกสารจัดซื้อ ระบบรับสินค้า ระบบจัดการสต็อกสินค้า และบัญชีเข้าด้วยกันแบบง่าย ไม่ต้องลงทุนสูง

ใบรับสินค้าอาจเป็นเอกสารเล็ก ๆ ในกระบวนการซื้อ แต่มีบทบาทสำคัญในการทำให้ธุรกิจรู้ว่า “ของที่สั่ง” กับ “ของที่ได้รับจริง” ตรงกันหรือไม่

เมื่อมีการตรวจรับและบันทึกสินค้าอย่างเป็นระบบ ธุรกิจก็จะลดปัญหาสต็อกคลาดเคลื่อน ตามหาสาเหตุได้ง่ายขึ้น และเชื่อมโยงงานจัดซื้อ คลังสินค้า และบัญชีเข้าด้วยกันได้อย่างเป็นระเบียบ

เพราะการจัดการสต็อกที่ดี ไม่ได้เริ่มตอนนับของปลายเดือน แต่เริ่มตั้งแต่วันที่รับสินค้าเข้าคลังนั่นเอง

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ ใบรับสินค้า

1. ใบรับสินค้า คืออะไร?

ตอบ: ใบรับสินค้า คือ เอกสารที่ผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าจัดทำขึ้น เพื่อยืนยันว่าได้รับสินค้าแล้ว พร้อมระบุรายการ จำนวน และวันที่รับสินค้า เพื่อใช้ตรวจสอบกับใบสั่งซื้อและเอกสารจากผู้ขาย 

2. ใบรับสินค้า จำเป็นหรือไม่?

ตอบ: จำเป็น สำหรับธุรกิจที่มีการซื้อสินค้าเข้าสต็อกเป็นประจำ เพราะใบสั่งซื้อช่วยควบคุมการตรวจรับและลดปัญหาสินค้าคงเหลือไม่ตรงกับของจริงได้ 

3. ใครเป็นคนออกใบรับสินค้า?

ตอบ: โดยทั่วไปฝ่ายที่รับผิดชอบการตรวจรับสินค้า เช่น ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายจัดซื้อ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย จะเป็นผู้จัดทำใบรับสินค้า หลังจากตรวจสอบสินค้าที่ได้รับจริงแล้ว

 

4. ใบรับสินค้า ใช้แทนใบส่งของได้หรือไม่?

ตอบ: ไม่ควรใช้แทนกัน เพราะใบรับสินค้าเป็นเอกสารฝั่งผู้ซื้อที่ยืนยันการรับสินค้า ส่วนใบส่งของเป็นเอกสารฝั่งผู้ขายที่ใช้แสดงรายการสินค้าที่นำส่ง ทั้งสองเอกสารมีวัตถุประสงค์ต่างกัน 

5. ใบรับสินค้า ใช้เป็นใบกำกับภาษีได้หรือไม่?

ตอบ: ไม่ได้ เพราะใบรับสินค้าเป็นเอกสารสำหรับการตรวจรับสินค้าภายใน ไม่ใช่ใบกำกับภาษีซื้อที่ต้องจัดทำโดยผู้ขายตามที่กฎหมายกำหนด