1. สาเหตุที่พนักงานลาออก แล้วนายจ้างต้องรับผิดชอบ

 

หลายครั้งที่พนักงานต้องออกจากบริษัท และนายจ้างต้องจ่ายเงินชดเชยให้ ซึ่งเงินชดเชยที่ว่านี้ เป็นไปตามกฎหมาย พรบ. คุ้มครองแรงงาน ที่กำหนดให้นายจ้างต้องจ่าย เราลองมาดูว่า กรณีไหนบ้างที่นายจ้างจะต้องจ่ายเงินให้กับลูกจ้างบ้าง

 

1.1 พนักงานเกษียนอายุ

กรณีพนักงานเกษียนอายุ ต้องได้รับค่าชดเชยตามอายุงานจากบริษัท สูงสุดเท่ากับ ค่าจ้างการทำงาน 400 วัน ในอัตราสุดท้าย เรียกว่าค่าชดเชยกรณีทั่วไป

 

1.2 พนักงานถูกเลิกจ้าง

กรณีพนักงานถูกเชิญออก เกิดจากหลายสาเหตุ เช่น บริษัทปิดตัวลง บริษัทลดจำนวนพนักงาน บริษัทย้ายที่ตั้ง บริษัทปิดสาขา หรือแผนก เป็นต้น ซึ่งเหตุในการเลิกจ้างนั้น ไม่ใช่ความผิดอะไรของลูกจ้างเลย เป็นเพราะบริษัทมีความจำเป็นที่ต้องลดพนักงานลง โดยพนักงานที่ถูกเลิกจ้างจะได้รับค่าชดเชยตามอายุงานจากบริษัท สูงสุดเท่ากับ ค่าจ้างการทำงาน 400 วัน ในอัตราสุดท้าย เรียกว่าค่าชดเชยกรณีทั่วไป

 

1.3 พนักงานลาออกเอง

กรณีนี้ เราจะพบบ่อยที่สุด ยิ่งยุคสมัยเปลี่ยน แนวทางการทำงานก็เปลี่ยนไปด้วย พนักงานมีอัตราหมุนเวียนเพิ่มขึ้น ไม่แปลกเลยที่จะพบเห็นการย้ายงานบ่อยๆ กรณีพนักงานลาออกเอง นายจ้างไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินค่าชดเชยใดๆ เนื่องจากบริษัทไม่ได้เป็นฝ่ายผิดสัญญาจ้าง เป็นความสมัครใจของพนักงานเองที่จะออกจากบริษัท นอกจากนี้ ยังมีอีกกรณีหนึ่ง ที่นายจ้างไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยใดๆ เลย คือกรณีพนักงานผิดสัญญาจ้างกับบริษัท หรือทำผิดกฎร้ายแรง แบบนี้เป็นความชอบธรรมของนายจ้างที่จะให้พนักงานออกโดยไม่จ่ายเงินชดเชยนะคะ

 

2. เอกสารที่นายจ้างต้องเตรียม เมื่อพนักงานลาออก

 

เพื่อให้การลาออกของพนักงานเป็นไปอย่างราบรื่นไม่ติดขัด ลองมาดูรายการเอกสารทั้งหมดกันดีกว่าค่ะ

 

2.1 จดหมายลาออก

ตัวแรกสุดเลย นายจ้างจะทำอะไรไม่ได้ หากไม่ได้จดหมายขอลาออก หรือแบบฟอร์มขอลาออกจากพนักงาน

 

2.2 แบบฟอร์มคืนทรัพย์สิน

ตอนเข้าทำงาน บริษัทให้โน้ตบุ๊ก ให้คีย์การ์ด เพื่อใช้ในการทำงาน ตอนลาออก ก็ต้องเช็คให้ครบด้วยนะคะ

 

2.3 แบบฟอร์ม Exit interview

การสัมภาษณ์เพื่อขอความคิดเห็นจากพนักงานที่ลาออก อันนี้จะมีหรือไม่ก็ได้ บางที่อาจจะไม่มี แต่การสอบถามเหตุผลในการลาออก อาจจะเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงบริษัทให้ดีขึ้นได้นะคะ

 

2.4 หนังสือรับรองการทำงาน

อันนี้คือส่วนสำคัญ เพราะเป็นเอกสารที่ลูกจ้างต้องใช้ยืนยันประวัติการทำงาน กรณีต้องไปสมัครงานที่ใหม่

 

2.5 หนังสือรับรองเงินเดือน

อันนี้จะเหมือนกับข้อ “หนังสือรับรองการทำงาน” บางบริษัทอาจใช้แบบฟอร์มเดียวกัน ในการยืนยันการทำงาน และยืนยันฐานเงินเดือนด้วยกันเลย

 

2.6 สลิปเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

รายการนี้จะมีหรือไม่แล้วแต่นโยบายของแต่ละบริษัทค่ะ ซึ่งพนักงานสามารถเลือกที่จะถอนออก หรือไม่ถอนก็ได้ แต่บริษัทต้องแจ้งยอดคงเหลือให้พนักงานทราบด้วย

 

2.7 หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย

เป็นหลักในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตอนปลายปีของลูกจ้าง ซึ่งฝ่าย HR ต้องจัดเตรียมให้พนักงานด้วยค่ะ

 

2.8 แบบแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส.6-09)

เป็นเอกสารตามกฎหมาย ที่นายจ้างต้องแจ้งต่อสำนักงานประกันสังคม เมื่อมีผู้ประกันตน (ลูกจ้าง มาตรา 33) ออกจากกิจการ แต่แอบบอกไว้ก่อน ข้อนี้สามารถทำแบบออนไลน์ได้นะ

 

3. หน้าที่ของนายจ้าง ที่ต้องแจ้งต่อสำนักงานประกันสังคม เมื่อพนักงานลาออก 

 

จากข้อก่อนหน้า ที่ได้เกริ่นถึงหน้าที่ของนายจ้าง ที่ต้องจัดทำแบบแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส.6-09) และยื่นต่อสำนักงานประกันสังคม เป็นนายจ้างก็วุ่นวายเหมือนกันนะ เข้าก็ต้องแจ้ง ออกก็ต้องแจ้ง แต่อย่าเพิ่งกังวลใจไป การแจ้งพนักงานลาออกของระบบประกันสังคมเนี่ย เราสามารถทำแบบออนไลน์ได้นะ โดยทำผ่านระบบ บริการอิเล็กทรอนิกส์ (e-Services) ของสํานักงานประกันสังคม ซึ่งทำไม่ยากเลย ลองมาดูทีละขั้นตอนกันค่ะ

 

3.1 ไปที่ https://www.sso.go.th/eservices/esv/login.do  

เข้าเมนู "ทะเบียนผู้ประกันตน" และเลือกปุ่ม “แจ้งสิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตน (สปส.6-09)” 

 

 

3.2 ในหน้าจอบันทึกข้อมูล

กรอกข้อมูลผู้ประกันตน วัน เดือน ปี และสาเหตุการสิ้นสุดเป็นผู้ประกันตน
 

 

3.3 ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง และกดยืนยันบันทึกข้อมูล

 

 

3.4 หลังจากนั้นกดดำเนินการต่อ เป็นอันเสร็จสิ้น

 

 

4. บันทึกบนระบบ FlowAccount อย่างไร

 

สำหรับพนักงานที่ลาออกไป ถ้านายจ้างใช้ FlowAccount Payroll ก็สามารถแก้ไขสถานะพนักงานเป็นลาออก เพื่อป้องกันการจ่ายเงินเดือนซ้ำซ้อนในเดือนถัดไปได้ตามขั้นตอนนี้เลย

 

4.1 ไปที่ FlowAccount Payroll เมนูรายชื่อพนักงาน

 

 

4.2 คลิกที่จุด 3 จุด หลังรายชื่อพนักงาน

เลือกแก้ไข > ข้อมูลการจ้างงาน ตำแหน่งและเงินเดือน/ค่าจ้าง > กดแก้ไข > ระบุวันเลิกจ้าง และกดบันทึก
 

 
ส่วนการจ่ายเงินเดือนในเดือนสุดท้ายสำหรับพนักงานที่ลาออกก็สามารถทำผ่านระบบ FlowAccount Payroll ได้เหมือนการจ่ายเงินเดือนทั่วไปเลยค่ะ 

โดยหากมีเงินชดเชย หรือการหักเงินเดือนก็สามารถแก้ไขเพิ่มหรือลดเงินเดือนได้ และบริษัทยังคงต้องหักเงินนำส่งประกันสังคมตามปกติด้วยนะคะ

 

ระบบบัญชีจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ 2 ขั้นตอนได้แก่

 

1. ตั้งบัญชีเงินเดือนค้างจ่าย

 

 

2. จ่ายชำระเงินเดือน

 

 

สรุป 

 
สำหรับบทความนี้ เพื่อนๆ พอจะทราบกันแล้วว่า งานของนายจ้างเยอะขนาดไหน ลูกจ้างเข้าใหม่ต้องแจ้งเข้าระบบ ลูกจ้างออกก็ต้องทำเอกสาร พร้อมทั้งแจ้งสำนักงานประกันสังคม แต่จุดที่อยากให้นายจ้างตระหนักก็คือ การทำทุกอย่างอย่างรัดกุมและเป็นระบบเข้าไว้ เพื่อที่ว่าครั้งถัดไปจะได้ทำถูกต้อง และไม่ต้องมานั่งปวดหัวไปตลอดค่ะ

 

อ้างอิง

คู่มือการใช้งาน E-Services ของสํานักงานประกันสังคมสําหรับสถานประกอบการ

แบบแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน

สิทธิตามกฎหมายแรงงาน