การดูแลเรื่องพนักงานลาออกเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของฝ่ายบุคคล (HR) และหนึ่งในกระบวนการที่ขาดไม่ได้คือการแจ้งออกจากประกันสังคม ซึ่งมีกรอบเวลาทางกฎหมายกำหนดไว้ชัดเจน คำถามสำคัญที่ HR มือใหม่และเจ้าของกิจการสงสัยคือ เมื่อพนักงานลาออกจากงาน ต้องแจ้งประกันสังคมภายในกี่วัน และหากไม่ทำตามกำหนดจะเกิดอะไรขึ้น บทความนี้ FlowAccount ขอมาสรุปทุกขั้นตอนและข้อควรรู้ เพื่อให้การดำเนินการเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้อง

HR ต้องรู้! เมื่อพนักงานลาออกจากงาน ต้องแจ้งออกประกันสังคมภายในกี่วัน? 

ตามพระราชบัญญัติประกันสังคม นายจ้างมีหน้าที่ต้องยื่นเรื่องแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (แจ้งออกจากประกันสังคม) ของพนักงาน ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป นับจากเดือนที่พนักงานลาออก

ตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพชัดเจน:

• หากพนักงานลาออกวันสุดท้ายในวันที่ 30 มิถุนายน (ไม่ว่าจะลาออกวันไหนของเดือนมิถุนายนก็ตาม) นายจ้างจะต้องแจ้งออกภายในวันที่ 15 กรกฎาคม

• หากพนักงานลาออกวันสุดท้ายในวันที่ 1 กรกฎาคม นายจ้างจะต้องแจ้งออกภายในวันที่ 15 สิงหาคม

การแจ้งตามกำหนดเวลานี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะไม่เพียงแต่เป็นหน้าที่ตามกฎหมาย แต่ยังส่งผลต่อสิทธิประโยชน์ที่พนักงานควรจะได้รับ เช่น การขึ้นทะเบียนว่างงานเพื่อรับเงินทดแทน เป็นต้น

หากแจ้งออกประกันสังคมล่าช้า จะมีผลอย่างไร ?

การยื่นเอกสารล่าช้าเกินกว่าวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ถือว่ามีความผิดตามกฎหมายประกันสังคม ซึ่งอาจมีโทษปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาและบทลงโทษ การดำเนินการแจ้งออกประกันสังคมออนไลน์ให้ตรงเวลาจึงเป็นสิ่งที่ดีที่สุด

ทำไม HR ต้องแจ้งออกจากประกันสังคมให้พนักงาน?

การแจ้งออกจากประกันสังคมไม่ใช่แค่เรื่องเอกสาร แต่เป็น หน้าที่ตามกฎหมายของนายจ้าง และเป็นขั้นตอนสำคัญเพื่อรักษาสิทธิ์ของทั้งตัวพนักงานและบริษัทเอง โดยสาเหตุหลักที่ HR ต้องดำเนินการทันทีที่พนักงานสิ้นสุดสภาพการจ้างงาน มีดังนี้

1. เพื่อรักษาสิทธิประโยชน์ให้แก่พนักงาน: การแจ้งออกอย่างเป็นทางการเป็นการปลดล็อกให้พนักงานสามารถไปใช้สิทธิ์ประกันสังคมในขั้นตอนต่อไปได้ เช่น

   • การขึ้นทะเบียนว่างงาน: พนักงานที่ถูกเลิกจ้างหรือลาออก (ตามเงื่อนไข) จะสามารถยื่นขอรับเงินทดแทนกรณีว่างงานได้

   • การรักษาสิทธิ์ (ประกันสังคมมาตรา 39): พนักงานสามารถรักษาสถานะผู้ประกันตนต่อได้ด้วยการส่งเงินสมทบเอง

   • เริ่มต้นกับที่ทำงานใหม่: ป้องกันข้อมูลซ้ำซ้อนเมื่อพนักงานไปเริ่มงานกับนายจ้างใหม่

2. เพื่อยุติภาระการจ่ายเงินสมทบของนายจ้าง: เมื่อแจ้งออกแล้ว บริษัทไม่ต้องรับผิดชอบในการนำส่งเงินสมทบของพนักงานคนดังกล่าวในเดือนถัดไป ช่วยให้ข้อมูลทางการเงินและบัญชีของบริษัทถูกต้อง

3. เพื่อปฏิบัติตามกฎหมาย: การแจ้งพนักงานเข้า-ออกเป็นข้อบังคับตาม พ.ร.บ. ประกันสังคม หากนายจ้างละเลยหรือไม่ดำเนินการภายในเวลาที่กำหนด อาจมีโทษปรับตามกฎหมายได้

ไม่ว่าพนักงานจะลาออกเอง ถูกเลิกจ้าง หรือเกษียณอายุ ซึ่งส่งผลต่อการจ่ายเงินชดเชยเลิกจ้างที่แตกต่างกันไป สิ่งที่นายจ้างต้องทำเหมือนกันในทุกกรณีคือ “การแจ้งสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน” เพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปตามขั้นตอนและถูกต้องตามกฎหมาย

วิธีแจ้งออกประกันสังคมออนไลน์ มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง ? 

เมื่อพนักงานลาออกจากงาน HR จะต้องแจ้งออกประกันสังคม ซึ่งฝั่งนายจ้างจะต้องจัดทำแบบแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส.6-09) และยื่นต่อสำนักงานประกันสังคม ซึ่งสามารถทำแบบออนไลน์ได้ โดยทำผ่านระบบ e-Services ของสํานักงานประกันสังคม ซึ่งขั้นตอนไม่ยาก เราลองมาดูทีละขั้นตอนกัน

ขั้นตอนที่ 1 : เข้าเว็บไซต์ประกันสังคม 

เข้าไปที่เว็บไซต์ https://www.sso.go.th/eservices/esv/login.do แล้วกดเข้าเมนู “ทะเบียนผู้ประกันตน” และเลือกปุ่ม “แจ้งสิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตน (สปส.6-09)” 

ขั้นตอนที่ 2 : กรอกข้อมูลลงระบบ

กรอกข้อมูลผู้ประกันตน วัน เดือน ปี และสาเหตุการสิ้นสุดเป็นผู้ประกันตน

ขั้นตอนที่ 3 : ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง และกดยืนยันบันทึกข้อมูล

ขั้นตอนที่ 4 : หลังจากนั้นกดดำเนินการต่อ เป็นอันเสร็จสิ้น

วิธีแก้ไขสถานะพนักงานลาออกบนโปรแกรมเงินเดือน FlowAccount Payroll

สำหรับพนักงานที่ลาออกไป ถ้าองค์กรไหนที่ใช้โปรแกรมเงินเดือน FlowAccount Payroll เป็นโปรแกรมจ่ายเงินเดือนให้พนักงานอยู่แล้ว ก็สามารถแก้ไขสถานะพนักงานเป็นลาออก เพื่อป้องกันการจ่ายเงินเดือนซ้ำซ้อนในเดือนถัดไปได้ตามขั้นตอนนี้เลย

ขั้นตอนที่ 1 : ไปที่ FlowAccount Payroll เมนูรายชื่อพนักงาน

ขั้นตอนที่ 2 : คลิกที่จุด 3 จุด หลังรายชื่อพนักงาน

เลือกแก้ไข > ข้อมูลการจ้างงาน ตำแหน่งและเงินเดือน/ค่าจ้าง > กดแก้ไข > ระบุวันเลิกจ้าง และกดบันทึก

ส่วนการจ่ายเงินเดือนในเดือนสุดท้ายสำหรับพนักงานที่ลาออกก็สามารถทำผ่านระบบ FlowAccount Payroll ได้เหมือนการจ่ายเงินเดือนทั่วไปเลย

โดยหากมีเงินชดเชย หรือการหักเงินเดือนก็สามารถแก้ไขเพิ่มหรือลดเงินเดือนได้ และบริษัทยังคงต้องหักเงินนำส่งประกันสังคมตามปกติด้วย

ระบบบัญชีจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ 2 ขั้นตอนได้แก่

1. ตั้งบัญชีเงินเดือนค้างจ่าย

2. จ่ายชำระเงินเดือน

เอกสารที่นายจ้างต้องเตรียม เมื่อแจ้งออกประกันสังคมให้พนักงานแล้ว มีอะไรบ้าง ?

เพื่อให้การลาออกของพนักงานเป็นไปอย่างราบรื่นไม่ติดขัด หลังจากที่ทำการแจ้งออกประกันสังคมออนไลน์แล้ว HR ต้องอย่าลืมจัดการเอกสารเหล่านี้ให้พนักงานด้วย

• แบบแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส. 6-09): เอกสารหลักที่ต้องใช้ยื่นต่อสำนักงานประกันสังคม สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ SSO หรือกรอกข้อมูลผ่านระบบออนไลน์ (e-Service)
• ใบลาออกของพนักงาน: เอกสารลายลักษณ์อักษรที่ยืนยันเจตนาในการลาออกของพนักงาน ซึ่งเป็นหลักฐานสำคัญในการระบุวันสิ้นสุดการทำงาน
• หนังสือรับรองเงินเดือน: เพื่อยืนยันอัตราเงินเดือนและประสบการณ์การทำงานของพนักงาน สำหรับใช้ในการสมัครงานใหม่
• เอกสารเกี่ยวกับการคืนทรัพย์สินของบริษัท: แบบฟอร์มที่ยืนยันว่าพนักงานได้ส่งคืนอุปกรณ์และทรัพย์สินต่างๆ ของบริษัทครบถ้วนแล้ว เช่น คอมพิวเตอร์ คีย์การ์ด โทรศัพท์มือถือ เป็นต้น
• เอกสารเกี่ยวกับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี): สรุปยอดเงินสะสมและผลประโยชน์ เพื่อให้พนักงานใช้ในการตัดสินใจว่าจะคงไว้หรือนำเงินออก
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ): เอกสารสำคัญสำหรับพนักงานเพื่อใช้ในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี

สรุปทั้งหมด 

สำหรับบทความนี้ทั้ง HR และนายจ้าง น่าจะพอจะทราบกันแล้วว่า เมื่อพนักงานลาออกจากงาน ต้องแจ้งประกันสังคมภายในกี่วัน ซึ่งจุดที่อยากให้นายจ้างตระหนักก็คือ การทำทุกอย่างอย่างรัดกุมและเป็นระบบเข้าไว้ จะดีต่อทั้งตัวองค์กรและพนักงานที่สุด และลดโอกาสที่จะโดนค่าปรับสำหรับการแจ้งออกประกันสังคมล่าช้าอีกด้วย