ขั้นตอนการรับงานบัญชีของลูกค้าที่เพิ่ง เปลี่ยนสำนักงานบัญชี แตกต่างจากลูกค้าธุรกิจเปิดใหม่พอสมควร เพราะกิจการเหล่านี้ มียอดดุลยกมาในงบแสดงฐานะทางการเงิน ที่ต้องนำมาบันทึกบัญชีต่อเนื่องในปีถัดไป รวมไปถึงกระบวนการต่างๆ ของกิจการในอดีต ที่ผู้ทำบัญชีคนใหม่จะต้องเรียนรู้

 

ลองมาศึกษากันในบทความนี้ว่า ขั้นตอนการรับงานบัญชีจากลูกค้าที่เพิ่งเปลี่ยนสำนักงานบัญชีนั้นมีอะไรบ้างที่เราควรให้ความสนใจ

 

ถามผู้ประกอบการตรงๆ

 

เริ่มแรก ก่อนที่จะรับงานบัญชีต่อจากที่อื่น สิ่งที่ขาดไม่ได้ก็คือ การสอบถามผู้ประกอบการตรงๆ ว่า “เพราะอะไร…ทำไมถึงเปลี่ยนสำนักงานบัญชี?”

 

แน่นอนว่า คำตอบที่ได้รับมาอาจจะมีหลากหลายรูปแบบ เช่น

• ไม่พอใจในการบริการ
• ค่าทำบัญชีแพงเกินไป
• ผู้ทำบัญชีช้า
• ผู้ทำบัญชีทำงานไม่ถูกต้อง 

 

ข้อดีของการเปิดใจ สอบถามสาเหตุที่เลิกใช้สำนักงานบัญชีเดิมแบบตรงไปตรงมากับผู้ประกอบการ ทำให้เราเข้าใจปัญหาที่เกิดขึ้น และพยายามหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดอีกในอนาคตได้ อีกทั้งยังได้เรียนรู้ทัศนคติและความคาดหวังที่ผู้ประกอบการมีต่องานบัญชีด้วย 

 

ยกตัวอย่างเช่น หากผู้ประกอบการบอกว่า สาเหตุที่เปลี่ยนสำนักงานบัญชีเป็นเพราะสำนักงานบัญชีเก่าไม่ช่วยหลบภาษีเลยจึงอยากเปลี่ยนที่ใหม่ นี่ก็เป็นสัญญาณบ่งบอกแล้วว่า ผู้ประกอบการมีทัศนคติและความคาดหวังอย่างไรต่องานบัญชี หากผู้ทำบัญชีท่านใดรับงานจากผู้ประกอบการท่านนี้มาก็คงจะต้องคิดหนักพอสมควร

 

พูดคุยกับผู้ทำบัญชีเดิมอย่างมืออาชีพ

 

ไม่ว่าจะอยู่ในวิชาชีพใด การทำงานอย่างเป็นมืออาชีพนั้นเป็นสิ่งสำคัญ ทั้งในฝั่งสำนักงานบัญชีเก่าและผู้ทำบัญชีใหม่ 

 

สำหรับผู้ทำบัญชีคนใหม่ ก่อนที่จะรับงานบัญชีเราอาจจะมีข้อมูลของสำนักงานบัญชีเก่ามาบ้าง ส่วนใหญ่คงหนีไม่พ้นข้อมูลในแง่ลบๆ นั่นเอง ซึ่งมันอาจจะทำให้เรามีอคติกับสำนักงานบัญชีเดิมโดยไม่รู้ตัว

 

เพื่อให้การส่งต่องานเป็นไปอย่างราบรื่น ผู้ทำบัญชีคนใหม่ต้องสวมวิญญาณความเป็นมืออาชีพ ไม่ด่วนตัดสินคนอื่นไปก่อน หรือไม่ไปทะเลาะกับสำนักงานบัญชีเดิม จนทำให้การส่งต่องานไม่สำเร็จ 

 

การพูดคุยกันด้วยดี การให้เกียรติเพื่อนร่วมวิชาชีพนั้น เป็นกุญแจสำคัญในการทำงาน นอกจากที่จะได้รับข้อมูลทางบัญชีอย่างครบถ้วนแล้ว เราอาจจะได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ จากสำนักงานบัญชีเดิมก็เป็นได้ เช่น 

• วิธีและเทคนิคในการดูแลลูกค้ารายนี้ 
• กระบวนการทำงานที่ต้องเรียนรู้
• สิ่งที่ต้องระวังเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจนี้

 

ความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างสำนักงานบัญชีเดิมและผู้ทำบัญชีใหม่ อาจจะมีส่วนช่วยในการสานต่อธุรกิจในอนาคตก็เป็นได้

 

ขอข้อมูลให้ครบถ้วน

 

เพราะลูกค้าที่ เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ย่อมมีอดีต การรวบรวมข้อมูลทางบัญชีในอดีตให้ครบถ้วนที่สุดจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้เราสานต่องานได้อย่างราบรื่น

 

ข้อมูลในปีก่อน ที่ผู้ทำบัญชีคนใหม่ควรขอไว้ให้ครบถ้วนนั้น ประกอบด้วย รับทำบัญชี เปลี่ยนสำนักงานบัญชี

 

• งบการเงินที่ผู้สอบบัญชีตรวจสอบแล้ว
• งบทดลองปีก่อน
• รายการแยกประเภทของปีก่อน
• กระดาษทำการต่าง ๆ ที่แสดงรายละเอียดยกยกมาในงบแสดงฐานะการเงิน เช่น Bank Reconciliation, รายงานอายุลูกหนี้, รายงานอายุเจ้าหนี้, รายงานสินค้าคงเหลือ, ทะเบียนสินทรัพย์ เป็นต้น
• แบบภาษีต่างๆ
• รหัสผ่านในการยื่นงบการเงินกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและยื่นภาษีกับกรมสรรพากรแบบออนไลน์

 

ข้อมูลเหล่านี้ ส่วนใหญ่สำนักงานบัญชีเดิมจะเก็บรวบรวมไว้อยู่แล้ว เราอาจจะขอผ่านผู้ประกอบการ หรือขอผ่านสำนักงานบัญชีแล้วแต่กรณีไป แต่ในเคสที่แย่ที่สุดที่ติดต่อผู้ทำบัญชีเดิมไม่ได้เลย ข้อมูลบางส่วนยังสามารถขอคัดลอกจากกรมพัฒน์และสรรพากรได้ อย่างเช่น งบการเงิน แบบภาษีต่างๆ แต่ข้อมูลที่เหลือ ถ้าผู้ประกอบการไม่ได้มีเก็บไว้ เราก็อาจจะต้องทำงานกันหนักหน่อย เพื่อหาข้อมูลยอดยกมาให้ครบถ้วน

 

แต่สำหรับผู้ประกอบการที่ใช้ โปรแกรมบัญชี FlowAccount ผู้ทำบัญชีคนใหม่ก็สบายใจได้ เพราะว่าข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลของผู้ประกอบการอย่างครบถ้วน เพียงแค่ผู้ประกอบการเพิ่ม user ผู้ทำบัญชีคนใหม่เข้าไป เราก็สามารถมองเห็นข้อมูลทางบัญชีทั้งหมดของกิจการได้

 

ตกลงค่าบริการและสโคปงานให้ชัดเจน

 

ก่อนที่เริ่มลงมือทำงานบัญชี อย่าลืมตกลงค่าบริการและสโคปงานให้ชัดเจนกับผู้ประกอบการ เนื่องจากสโคปงานที่เราเข้าใจอาจจะไม่ตรงกับที่ผู้ประกอบการเข้าใจ เมื่อเปลี่ยนสำนักงานบัญชีใหม่แล้วยังต้องมีอีกหลายๆ สิ่งที่ต้องปรับจูนให้เข้าใจตรงกันก่อน จะได้ไม่ทะเลาะกันในอนาคต

 

ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มลงมือทำงาน ควรจะตกลงกันให้เรียบร้อยว่าในอัตราค่าบริการนี้ เรารับทำอะไร-ไม่รับทำอะไรบ้าง เช่น 

 

ราคาค่าทำบัญชี 3,000 บาทต่อเดือน เป็นการรับทำบัญชีและยื่นภาษีรายเดือน ไม่รวม

• การดูแลระบบสินค้าคงเหลือ บันทึกสต็อกการ์ด หรือตรวจนับจำนวนสินค้าคงเหลือ
• การปิดงบประจำปี
• การยื่นแบบภาษีประจำปี
• การเข้าพบสรรพากรและชี้แจงกับสรรพากร หากมีหนังสือเรียกพบ

 

ที่สำคัญ อย่าลืมให้ลูกค้าเซ็นเอกสารหนังสือตอบรับงานเพื่อเป็นหลักฐานด้วยนะ หรืออย่างน้อยก็เซ็นรับใบเสนอราคาเพื่อป้องกันข้อโต้แย้งในอนาคต

 

 

เพิ่มรายชื่อธุรกิจที่รับทำบัญชีให้เรียบร้อย

 

มาดูในส่วนของการปฏิบัติตามกฎหมายกันบ้าง หากรับงานทำบัญชีต่อจากสำนักงานบัญชีเดิมเรียบร้อยแล้ว ต้องแจ้งรายชื่อธุรกิจที่รับทำบัญชีเพิ่มทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เว็บไซต์ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายใน 30 วัน นับแต่วันที่รับงานทำบัญชี ตามที่กฎหมายกำหนด และในทุกๆ ปีก็อย่าลืมยืนยันรายชื่อธุรกิจที่เรารับทำบัญชีอยู่ ภายในวันที่ 30 มกราคม ให้ถูกต้องตามกฎหมายด้วยนะ

 

ก่อนที่จะจากกันไปสำหรับบทความนี้ ขอแถมท้ายด้วย ข้อควรระวังในการรับงานต่อจากสำนักงานบัญชีเดิมไว้สักนิด เพราะกิจการเหล่านี้อาจจะทำให้เราติดคุกติดตารางโดยไม่รู้ตัวก็เป็นได้

• ให้ระวังเรื่องการทุจริต คอร์รัปชั่น หรือกิจการที่เข้าลักษณะการฟอกเงิน
• ให้ระวังกิจการที่เลี่ยงภาษี หรือหลบภาษี

 

และขอเตือนสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเปลี่ยนสำนักงานบัญชีใหม่ว่า ควรคำนึงถึงคุณภาพของผู้ทำบัญชีด้วย นอกเหนือจากราคา รวมไปถึงการเข้าถึงข้อมูลของกิจการและความเป็นเจ้าของในฐานข้อมูลทางบัญชี เพราะสุดท้ายแล้วหากท่านถูกตรวจสอบ หรือต้องการที่จะเปลี่ยนสำนักงานบัญชีอีกครั้ง จะได้เข้าถึงเอกสารได้ง่าย ไม่ต้องกังวลว่าจะไปตามตัวผู้ทำบัญชีที่ไหนดี รับทำบัญชี เปลี่ยนสำนักงานบัญชี

 

เจ้าของธุรกิจที่สนใจให้ FlowAccount ช่วยแนะนำสำนักงานบัญชีสามารถอ่านรายละเอียดได้ที่
https://flowaccount.com/th/accountingfirm/businessowner

สำนักงานบัญชีที่สนใจร่วมเป็นพาร์ตเนอร์กับเราสามารถอ่านรายละเอียดและลงทะเบียนได้ที่

https://flowaccount.com/th/accountingfirm/accountant

 

โปรแกรมบัญชี FlowAccount เปิดเอกสารธุรกิจได้ทุกที่ทุกเวลา เริ่มต้นได้ง่ายๆ กับ โปรแกรมทำบัญชีออนไลน์ ที่ช่วยบันทึกบัญชีได้ครบทุกรูปแบบธุรกิจ