การใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลเข้ามาบริหารจัดการงานให้มีประสิทธิภาพและดำเนินงานด้วยความสะดวกรวดเร็วกลายเป็นปัจจัยสำคัญของการทำธุรกิจ หรือผู้ที่กำลังทำงานแบบ WFH ขณะนี้แล้วนะคะ
ในการทำงานด้านสอบบัญชีก็เช่นเดียวกัน ผู้ตรวจสอบบัญชีก็สามารถเพิ่มความรวดเร็วในตรวจสอบบัญชี การปิดงบการเงิน และเพิ่มเวลาในการให้คำปรึกษาแก่ผู้ประกอบการได้ด้วยการใช้โปรแกรมบัญชี ออนไลน์ สำหรับ SME ที่ทำงานบนระบบคลาวด์เป็นเครื่องมือในการสร้างฐานข้อมูลด้านบัญชีออนไลน์ร่วมกับผู้ประกอบการ ช่วยลดขั้นตอนการออกฟอร์มเอกสารหรือคำนวณเอง และสามารถเข้าตรวจสอบเอกสารของธุรกิจได้ทันที
คุณอาร์ท - ธีร์ธวัช ลิขิตกิจวรกุล Managing Director สำนักงานบัญชี อัลเทอร์เนแท็กส์ (Alternatax) ได้แชร์ประสบการณ์การใช้โปรแกรมบัญชี ออนไลน์ FlowAccount ในการให้บริการทำบัญชี บริหารภาษี และตรวจสอบบัญชีแก่ผู้ประกอบการ
ส่วนใหญ่ลูกค้าของคุณอาร์ทมีทั้งกิจการขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ตั้งแต่ธุรกิจครอบครัว ไปจนถึงธุรกิจที่มีหุ้นส่วนเป็นต่างชาติ ถ้าแบ่งเป็นกลุ่มธุรกิจ ก็มีทั้งกลุ่มธุรกิจค้าขาย เช่น ขายสินค้าออนไลน์ ขายแบบมีหน้าร้าน กลุ่มธุรกิจให้บริการ เช่น งานโฆษณา เขียนโปรแกรม ที่ปรึกษาการตลาด คลินิก รับเหมาก่อสร้าง และยังมีกลุ่มสตาร์ทอัพ ที่เน้นการทำเอกสารแบบง่ายๆ และรวดเร็ว
เลือกอ่านได้เลย!
การบริการจากสำนักงานบัญชี
คุณอาร์ทเล่าว่า จากการได้ร่วมงานกับกิจการมาหลากหลาย ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการมักจะขอให้ช่วยเหลือ 2 เรื่องใหญ่ๆ คือ หนึ่ง การทำบัญชีภาษี ปิดงบการเงินรายเดือน รายปี รวมถึงปรึกษาวางแผนภาษี และสอง คือ ขอให้ช่วยตรวจสอบเอกสารต่างๆ
“โชคดีที่กิจการส่วนใหญ่ใช้ FlowAccount อยู่แล้ว ดังนั้นการทำเอกสารฝั่งรายได้หรือฝั่งขายจะไม่มีปัญหา แต่เอกสารฝั่งรายจ่ายจะมีปัญหาค่อนข้างบ่อย เช่น เอกสารข้อมูลไม่ครบ หรือข้อมูลไม่ถูกต้อง”
ข้อดีของการทำบัญชีบน ระบบคลาวด์
ลดความผิดพลาดของเอกสาร - ในช่วงแรกที่สำนักงานบัญชีและกิจการใช้ FlowAccount ทำงานร่วมกัน สิ่งที่เห็นได้ถึงการเปลี่ยนแปลงคือ เอกสารผิดพลาดน้อยลง เนื่องจากระบบจะคำนวณตัวเลข โดยเฉพาะภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ แต่ในกรณีที่สงสัยก็สามารถเข้าไปดูในโปรแกรมและแก้ไขไปพร้อมกันได้เลย
ไม่ต้อง double key-in - ตรงนี้จะเด่นสุดในการช่วยเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล เช่น โดยทั่วไปจะบันทึกรายการตามเอกสารที่ได้รับ กรณีเอกสารตกหล่นหรือลืมส่งมาก็จะไม่ถูกบันทึกเข้าไป แต่การที่มีข้อมูลในระบบแล้วทางนักบัญชีก็จะกระทบยอดรายการกับเอกสารที่ได้รับ เหมือนเป็นการ cross-check รายการที่ยังไม่เข้าระบบหรือรายการที่บันทึกไว้เกิน ซึ่งสำนักงานและกิจการจะช่วยกันเพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลกับเอกสารตรงกัน นอกจากนี้แล้วยังช่วยให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นเยอะมาก เพราะเมื่อไม่ต้อง double key-in แล้วก็ไม่เสียเวลา และยังช่วยให้มีข้อมูลเร็วขึ้น
ทำงานร่วมกันบนระบบเดียวกัน - ทำให้นักบัญชีสามารถเข้าไปตรวจสอบรายการได้ทันที หรือสามารถดูข้อมูลเพื่ออธิบายที่มาของตัวเลขได้ง่ายขึ้น และเมื่อพบรายการที่ต้องแก้ไข ก็สามารถดูข้อมูลไปพร้อมๆ กันได้เลย และการที่ลูกค้าสามารถเข้ามาดูตัวเลขในระบบเองได้เลย ทำให้ปัญหาในอดีตที่ลูกค้าไม่เคยรู้ผลประกอบการมาก่อนจึงหมดไปด้วย และเมื่อลูกค้าสามารถรู้ข้อมูลได้ตลอดเวลาจึงสามารวางแผนภาษีได้เร็วขึ้นและง่ายขึ้น
ลดค่าบริการ - การทำงานร่วมกันบนระบบเดียวกัน จะช่วยลดค่าทำบัญชีของผู้ประกอบการลงได้มาก เนื่องจากต้นทุนในการทำงานของนักบัญชีลดลงจากการไม่ต้อง double key-in การคิดค่าบริการจึงถูกลงไปด้วย
มีช่องทางติดต่อ - นอกจากนี้ยังมีทีมบริการลูกค้าจาก FlowAccount เองที่คอยตอบคำถามให้ในส่วนของโปรแกรม มีกลุ่ม LINE ต่างๆ ที่ช่วยกันแชร์ข้อมูลบัญชี ภาษี และการใช้งานต่างๆ ซึ่งการให้ความรู้ด้านบัญชีและภาษีโดยทีมงานของ FlowAccount เอง ก็ช่วยให้กิจการเข้าใจบัญชีและภาษีมากขึ้น ส่งผลให้งานด้านบัญชีและภาษีถูกต้องมากยิ่งขึ้นตามไปด้วย
ตรวจสอบข้อมูลไวขึ้น - อีกสิ่งหนึ่งที่ช่วยนักบัญชีคือ เมื่อมีกิจการใช้ FlowAccount มากขึ้น ก็ทำให้เอกสารเป็นรูปแบบเดียวกันมากขึ้น การจัดวางข้อมูลอยู่ในตำแหน่งเดียวกัน นักบัญชีจึงใช้เวลาในการตรวจสอบข้อมูลได้เร็วขึ้นกว่าเดิม และยังสามาถเปิดเอกสารได้ฟรีทั้งในเว็บไซต์และมือถือด้วย
วิธีใช้ ระบบคลาวด์ ของ FlowAccount ให้บริการลูกค้า
เมนูของ FlowAccount ที่สำนักงานบัญชีอัลเทอร์เนแท็กส์ใช้เพื่อให้บริการลูกค้าบ่อยๆ คือ
- ค่าใช้จ่าย (Expense) เป็นเมนูที่ใช้บ่อยที่สุด เพื่อสอบทานกรณีที่กิจการบันทึกรายการเข้ามาเอง หรือกรณีที่ทางสำนักงานบันทึกรายการเข้าไปให้ ซึ่งการที่กิจการและสำนักงานดูข้อมูลได้พร้อมกัน ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายคุยกันได้ง่ายขึ้นมาก
- ขาย (Sale) เป็นเมนูที่เข้าไปสอบทานยอดขายในแต่ละเดือน สรุปตัวเลข และวางแผนทางภาษี
- เงินเดือน (Payroll) หลักๆ คือใช้ดูการบันทึกรายการเงินเดือนว่าครบถ้วนไหม รวมถึงใช้ทำภาษีบุคคลประจำปี เช่น ภ.ง.ด. 1 ก และอีกส่วนที่ชอบคือนักบัญชีสามารถดาวน์โหลดไฟล์แล้วนำไปยื่นประกันสังคมแบบออนไลน์ได้ ซึ่งทำให้การยื่นประกันสังคมทำได้เร็วมาก
- รายงาน (Report) เพื่อดูยอดขายและภาษีแบบต่างๆ และนำมากระทบยอดสำหรับการยื่นแบบภาษีและทำงบการเงิน
- รายงานด้านบัญชี งบกำไรขาดทุน (Income Statement) จะใช้เมนูนี้บ่อยในการดูผลประกอบการในแต่ละเดือน เนื่องจากลูกค้าที่ใช้ FlowAccount ด้วย ส่วนใหญ่จะอยากรู้ผลกำไรขาดทุนอยู่ตลอด
“ยิ่งเราทำธุรกิจในช่วงที่มีวิกฤติจากสถานการณ์ COVID-19 ทำให้หลายกิจการต้องทำงานแบบ work from home ดังนั้นเพื่อลดปัญหาการออกนอกบ้านเพื่อไปเจอลูกค้า การทำงานบนระบบคลาวด์จึงตอบโจทย์ทั้งกิจการและนักบัญชี โดยฝั่งกิจการสามารถทำไฟล์ข้อมูลในระบบมาก่อน ส่วนฝั่งของนักบัญชีก็เข้าระบบในการตรวจสอบข้อมูลจากที่บ้านได้เลย” คุณอาร์ททิ้งท้าย
และนี่คือหนึ่งความคิดเห็นของการทำบัญชียุคใหม่จากสำนักงานบัญชีพาร์ตเนอร์ของ FlowAccount หนึ่งในบริการสำคัญจากเรา เพื่อช่วยให้ผู้ประกอบการและสำนักงานบัญชีได้ทำงานร่วมกันอย่างสะดวก ประหยัดเวลาในการทำบัญชี ทำธุรกิจได้ง่ายขึ้น และยังเริ่มต้นทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี SME ได้ฟรี 30 วันที่นี่
