ใบเสร็จรับเงิน มีหน้าที่ทำอะไร แล้วแตกต่างกับบิลเงินสดอย่างไร

ใบเสร็จรับเงิน

 
 
หากท่านทำธุรกิจมาซักระยะหนึ่งแล้ว ท่านจะพบว่าคู่ค้าของเรา หรือแม้แต่พนักงานของเราเวลาซื้อของแล้วเอาบิลมาเบิกกับบริษัทนั้น มีการใช้ ใบเสร็จรับเงินหลากหลายรูปแบบมาก หรือถ้าท่านเป็นนักบัญชีก็อาจจะพบว่ามีความผิดพลาดของการใช้ใบเสร็จในการเบิกจ่ายต่างๆ เป็นจำนวนมาก

 
วันนี้โฟลว์แอคเคาท์จึงมาแนะนำให้คนทำธุรกิจ รวมถึงนักบัญชีมือใหม่มารู้จักกับใบเสร็จรับเงิน เพื่อที่เราจะได้ออกให้กับลูกค้าของเราได้ถูกต้อง หรือในทางกลับกันถ้าเราได้รับใบเสร็จรับเงินมาก็จะได้ตรวจสอบเอกสารเพื่อความถูกต้องในการเบิกจ่ายต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นครับ

 

ใบเสร็จรับเงินหรือใบรับ เป็นเอกสารหรือหลักฐานที่ช่วยให้เรา ในฐานะ “ผู้รับเงิน” “ผู้ขาย” “ผู้ให้เช่าซื้อ” หรือ “ผู้ชำระราคา” สามารถยืนยันกับ ผู้จ่ายเงิน ผู้ซื้อ ผู้เช่าซื้อ หรือผู้ชำระราคา ได้ว่าเราได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว

 
ทั้งนี้การออกใบเสร็จรับเงินเป็นหน้าที่ตามกฎหมายเลยนะครับ โดยกฎหมายกำหนดให้ผู้รับเงิน ต้องออกใบเสร็จรับเงินให้อีกฝ่ายในทันทีและในทุกๆครั้ง ที่รับเงินมาไม่ว่าอีกฝ่ายจะขอให้เราออกหรือไม่ก็ตาม (ไม่ขอก็ต้องออกให้ครับ) ทั้งนี้ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการรายเล็กๆย่อยๆ* ล่ะก็ ทางสรรพากรเขาจะกำหนดจำนวนเงินไว้ นั่นก็คือ ต้องออกใบเสร็จรับเงินเมื่อขายสินค้าหรือบริการแต่ละครั้งเกิน 100 บาทขึ้นไป

 
แต่สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสรรพากรก็บอกว่าสำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งได้มีการออกใบกำกับภาษีที่มีข้อความแสดงว่า “ได้รับเงิน” หรือได้ “ชำระราคา” จะถือเอาใบกำกับภาษีนั้นเป็นใบรับก็ได้นะครับ

 

สาระสำคัญของ ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

สำหรับ ใบเสร็จรับเงิน ที่สมบูรณ์ที่ท่านมั่นใจได้เลยว่าออกให้กับคนอื่นได้อย่างถูกต้อง หรือเวลาเราได้รับใบเสร็จรับเงินมาก็สามารถเอาไปหักค่าใช้จ่ายทางบัญชีและภาษีได้แน่นอนนั้น อย่างน้อยต้องมีตัวเลขและอักษรไทย และประกอบด้วยสิ่งสำคัญดังต่อไปนี้

 
Receipt Detail

  1. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบรับ
  2. ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
  3. เลขลำดับของเล่มและของใบรับ
  4. วันเดือนปีที่ออกใบรับ
  5. จำนวนเงินที่รับ
  6. ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
  7. โดยถ้าจัดทำใบรับ/ใบเสร็จรับเงินเป็นภาษาอังกฤษจะต้องมีภาษาไทยกำกับด้วยนะครับ

 

แล้วใบเสร็จรับเงินกับบิลเงินสดต่างกันไหม?

จริงๆ แล้วไม่เหมือนกันเสียทีเดียวครับ ถ้าถามคนบัญชี เขาจะอธิบายกับเราว่า เอกสารการรับเงินจริงๆ แล้ว มีการจัด Ranking ตามความน่าเชื่อถือด้วยนะครับ โดยเรียงตามลำดับแบบนี้**

  1. ใบรับ/ใบเสร็จรับเงิน (ผู้รับเงินยินดีออกให้ ถือว่าเป็นเอกสารที่ออกโดยบุคคลภายนอก)
  2. ใบสำคัญรับเงิน (เราเป็นคนออกให้บุคคลภายนอก แล้วให้เขาเซ็นยืนยัน)
  3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (เราออกเองยืนยันเองและใช้เองภายใน)

ดังนั้นสำหรับบิลเงินสดที่เราได้รับมา จะจัดว่าเป็นประเภทที่ 1 หรือไม่นั้น จึงต้องมาดูตามสาระสำคัญของใบเสร็จรับเงินครับว่า มีรายละเอียดครบถ้วนหรือไม่ และที่สำคัญคือต้องระบุไว้ให้ชัดเจนเลย ว่าได้รับเงินจากเรา (ชื่อเรา หรือถ้าเป็นบริษัทก็ต้องเป็นชื่อบริษัท พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และที่อยู่นะครับ) หากไม่มีรายละเอียดต่างๆ ตามที่กำหนด นักบัญชีจะช่วยเหลือท่านได้ครับ ว่าจะต้องทำเอกสารประเภทที่ 2 หรือ 3 อะไรเพิ่มเติมเพื่อประกอบบิลเงินสดของเราให้มีความน่าเชื่อถือ สมบูรณ์มากยิ่งขึ้นและเอาไปลงค่าใช้จ่ายของเราได้อย่างสบายใจ ซึ่งเราจะมาแนะนำให้ทุก ๆ คนรู้จัก ในบทความต่อ ๆ ไปของเรากันครับ

 

แล้วไม่ออกได้ไหม? หรือออกแล้วออกผิดเขียนมือแก้เลยได้หรือเปล่า

อย่างไรก็ตาม บางคนอาจจะบอกว่า อย่างนั้นไม่ออกเอกสารอะไรเลยได้ไหม เพราะก็จ่ายเงินรับเงินกันจริงๆอยู่แล้ว เราจะบอกว่าจริงๆแล้ว คุณมีความผิดในกรณีที่ยอมออกใบเสร็จรับเงินด้วยนะครับ อาจจะถูกปรับเป็นเงิน หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือนเลยทีเดียว (อ้างอิง มาตรา 127 ทวิ ตามประมวลรัษฎากร นะครับ)

 
ส่วนการแก้ไขใบเสร็จรับเงิน เพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถให้นักบัญชีของเราใช้ประกอบการลงบัญชีไม่ผิดไปจากความเป็นจริง ก็ไม่ควรมีรอยขูด ลบ ขีดฆ่า หรือถ้าเขียนผิด ออกผิด หรือมีการแก้ไข ควรต้องลงชื่อจากผู้ออกใบเสร็จกำกับไว้ด้วยครับ

 
นอกจากนี้เราไม่แนะนำให้ออกใบเสร็จรับเงินโดยที่ไม่ได้รับเงินจ่ายเงินจริงนะครับ อันนี้เรื่องยาวเลย เพราะถือว่าทำหน้าที่ไม่ถูกต้องทั้งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 รวมถึงประมวลรัษฎากร ซึ่งมีบทปรับและโทษที่รุนแรงครับ

 
เป็นอย่างไรบ้างครับ จะเห็นว่าจริงๆแล้ว ถ้าเราเข้าใจในหลักการของการออกเอกสารใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้องแล้วว่ามันคืออะไร ต้องออกเมื่อไหร่ ก็ลดความกังวลใจไปได้มากเลยใช่ไหมครับ ในบางวันเราอาจได้รับใบเสร็จรับเงินมาไม่ถูกต้องก็ควรส่งไปเปลี่ยนหรือแก้ไขทันทีเลยนะครับ (เพราะเป็นหน้าที่ของอีกฝ่ายที่ต้องออกให้ถูกต้องเหมือนกัน) ทีนี้เราก็มั่นใจว่าถ้าได้รับใบเสร็จรับเงินมาถูกต้องสมบูรณ์ ก็จะลดปัญหาในการเบิกจ่ายต่างๆ ไปได้มากเลยทีเดียวครับ และเราก็จะช่วยให้นักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีของเราสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเต็มที่ และทุกๆฝ่ายได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำงานไปพร้อมๆ กันด้วยครับ

 
*ผู้ประกอบการรายย่อย เป็นไปตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 154
**อ้างอิง มาตรา 7(4) แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และประกาศกรมทะเบียนการค้าเรื่องกำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. 2544 หมวด 8 ข้อ 8

ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ FlowAccount.com ได้ที่

สมัครทดลองใช้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ฟรี
รับฟรี! Premium Package 30 วัน

You may also like