ใบเสร็จรับเงิน มีหน้าที่ทำอะไร แล้วแตกต่างกับบิลเงินสดอย่างไร

ใบเสร็จรับเงิน


หากท่านทำธุรกิจมาซักระยะหนึ่งแล้ว ท่านจะพบว่าคู่ค้าของเรา หรือแม้แต่พนักงานของเราเวลาซื้อของแล้วเอาบิลมาเบิกกับบริษัทนั้น มีการใช้ ใบเสร็จรับเงินหลากหลายรูปแบบมาก หรือถ้าท่านเป็นนักบัญชีก็อาจจะพบว่ามีความผิดพลาดของการใช้ใบเสร็จในการเบิกจ่ายต่างๆ เป็นจำนวนมาก



วันนี้โฟลว์แอคเคาท์จึงมาแนะนำให้คนทำธุรกิจ รวมถึงนักบัญชีมือใหม่มารู้จักกับใบเสร็จรับเงิน เพื่อที่เราจะได้ออกให้กับลูกค้าของเราได้ถูกต้อง หรือในทางกลับกันถ้าเราได้รับใบเสร็จรับเงินมาก็จะได้ตรวจสอบเอกสารเพื่อความถูกต้องในการเบิกจ่ายต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นครับ



ใบเสร็จรับเงินหรือใบรับ เป็นเอกสารหรือหลักฐานที่ช่วยให้เรา ในฐานะ “ผู้รับเงิน” “ผู้ขาย” “ผู้ให้เช่าซื้อ” หรือ “ผู้ชำระราคา” สามารถยืนยันกับ ผู้จ่ายเงิน ผู้ซื้อ ผู้เช่าซื้อ หรือผู้ชำระราคา ได้ว่าเราได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว



ทั้งนี้การออกใบเสร็จรับเงินเป็นหน้าที่ตามกฎหมายเลยนะครับ โดยกฎหมายกำหนดให้ผู้รับเงิน ต้องออกใบเสร็จรับเงินให้อีกฝ่ายในทันทีและในทุกๆครั้ง ที่รับเงินมาไม่ว่าอีกฝ่ายจะขอให้เราออกหรือไม่ก็ตาม (ไม่ขอก็ต้องออกให้ครับ) ทั้งนี้ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการรายเล็กๆย่อยๆ* ล่ะก็ ทางสรรพากรเขาจะกำหนดจำนวนเงินไว้ นั่นก็คือ ต้องออกใบเสร็จรับเงินเมื่อขายสินค้าหรือบริการแต่ละครั้งเกิน 100 บาทขึ้นไป



แต่สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสรรพากรก็บอกว่าสำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งได้มีการออกใบกำกับภาษีที่มีข้อความแสดงว่า “ได้รับเงิน” หรือได้ “ชำระราคา” จะถือเอาใบกำกับภาษีนั้นเป็นใบรับก็ได้นะครับ



ลองเริ่มต้นเปิดบิลและทำใบเสร็จรับเงินได้ฟรี 30 วันที่นี่


สาระสำคัญของ ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)


สำหรับ ใบเสร็จรับเงิน ที่สมบูรณ์ที่ท่านมั่นใจได้เลยว่าออกให้กับคนอื่นได้อย่างถูกต้อง หรือเวลาเราได้รับใบเสร็จรับเงินมาก็สามารถเอาไปหักค่าใช้จ่ายทางบัญชีและภาษีได้แน่นอนนั้น อย่างน้อยต้องมีตัวเลขและอักษรไทย และประกอบด้วยสิ่งสำคัญดังต่อไปนี้



Receipt Detail


    1. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบรับ
    2. ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
    3. เลขลำดับของเล่มและของใบรับ
    4. วันเดือนปีที่ออกใบรับ
    5. จำนวนเงินที่รับ
    6. ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า

โดยถ้าจัดทำใบรับ/ใบเสร็จรับเงินเป็นภาษาอังกฤษจะต้องมีภาษาไทยกำกับด้วยนะครับ


แล้วใบเสร็จรับเงินกับบิลเงินสดต่างกันไหม?


จริงๆ แล้วไม่เหมือนกันเสียทีเดียวครับ ถ้าถามคนบัญชี เขาจะอธิบายกับเราว่า เอกสารการรับเงินจริงๆ แล้ว มีการจัด Ranking ตามความน่าเชื่อถือด้วยนะครับ โดยเรียงตามลำดับแบบนี้**

  1. ใบรับ/ใบเสร็จรับเงิน (ผู้รับเงินยินดีออกให้ ถือว่าเป็นเอกสารที่ออกโดยบุคคลภายนอก)
  2. ใบสำคัญรับเงิน (เราเป็นคนออกให้บุคคลภายนอก แล้วให้เขาเซ็นยืนยัน)
  3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (เราออกเองยืนยันเองและใช้เองภายใน)

ดังนั้นสำหรับ บิลเงินสด ที่เราได้รับมา จะจัดว่าเป็นประเภทที่ 1 หรือไม่นั้น จึงต้องมาดูตามสาระสำคัญของใบเสร็จรับเงินครับว่า มีรายละเอียดครบถ้วนหรือไม่ และที่สำคัญคือต้องระบุไว้ให้ชัดเจนเลย ว่าได้รับเงินจากเรา (ชื่อเรา หรือถ้าเป็นบริษัทก็ต้องเป็นชื่อบริษัท พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และที่อยู่นะครับ)


หากไม่มีรายละเอียดต่างๆ ตามที่กำหนด นักบัญชีจะช่วยเหลือท่านได้ครับ ว่าจะต้องทำเอกสารประเภทที่ 2 หรือ 3 อะไรเพิ่มเติมเพื่อประกอบบิลเงินสดของเราให้มีความน่าเชื่อถือ สมบูรณ์มากยิ่งขึ้นและเอาไปลงค่าใช้จ่ายของเราได้อย่างสบายใจ ซึ่งเราจะมาแนะนำให้ทุก ๆ คนรู้จัก ในบทความต่อ ๆ ไปของเรากันครับ



แล้วไม่ออกได้ไหม? หรือออกแล้วออกผิดเขียนมือแก้เลยได้หรือเปล่า


อย่างไรก็ตาม บางคนอาจจะบอกว่า อย่างนั้นไม่ออกเอกสารอะไรเลยได้ไหม เพราะก็จ่ายเงินรับเงินกันจริงๆอยู่แล้ว เราจะบอกว่าจริงๆแล้ว คุณมีความผิดในกรณีที่ยอมออกใบเสร็จรับเงินด้วยนะครับ อาจจะถูกปรับเป็นเงิน หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือนเลยทีเดียว (อ้างอิง มาตรา 127 ทวิ ตามประมวลรัษฎากร นะครับ)



ส่วนการแก้ไขใบเสร็จรับเงิน เพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถให้นักบัญชีของเราใช้ประกอบการลงบัญชีไม่ผิดไปจากความเป็นจริง ก็ไม่ควรมีรอยขูด ลบ ขีดฆ่า หรือถ้าเขียนผิด ออกผิด หรือมีการแก้ไข ควรต้องลงชื่อจากผู้ออกใบเสร็จกำกับไว้ด้วยครับ



นอกจากนี้เราไม่แนะนำให้ออกใบเสร็จรับเงินโดยที่ไม่ได้รับเงินจ่ายเงินจริงนะครับ อันนี้เรื่องยาวเลย เพราะถือว่าทำหน้าที่ไม่ถูกต้องทั้งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 รวมถึงประมวลรัษฎากร ซึ่งมีบทปรับและโทษที่รุนแรงครับ



เป็นอย่างไรบ้างครับ จะเห็นว่าจริงๆแล้ว ถ้าเราเข้าใจในหลักการของการออกเอกสารใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้องแล้วว่ามันคืออะไร ต้องออกเมื่อไหร่ ก็ลดความกังวลใจไปได้มากเลยใช่ไหมครับ


ในบางวันเราอาจได้รับใบเสร็จรับเงินมาไม่ถูกต้องก็ควรส่งไปเปลี่ยนหรือแก้ไขทันทีเลยนะครับ (เพราะเป็นหน้าที่ของอีกฝ่ายที่ต้องออกให้ถูกต้องเหมือนกัน)


ทีนี้เราก็มั่นใจว่าถ้าได้รับใบเสร็จรับเงินมาถูกต้องสมบูรณ์ ก็จะลดปัญหาในการเบิกจ่ายต่างๆ ไปได้มากเลยทีเดียวครับ และเราก็จะช่วยให้นักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีของเราสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเต็มที่ และทุกๆ ฝ่ายได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำงานไปพร้อมๆ กันด้วยครับ



กรณีขายสินค้าแบบขายส่ง มีเครดิตการเก็บเงิน เจ้าของธุรกิจจะมีการออกเอกสาร ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ไว้เพื่อแจ้งยอดเงินที่จะเก็บเงินกับลูกค้า


เมื่อครบกำหนดการชำระเงินของลูกค้าตามที่ได้ตกลงให้เครดิตกันไว้ จึงทำการออกใบเสร็จรับเงินเพื่อนำไปรับเงินจากลูกค้า


ซึ่งคุณสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลในเอกสาร ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่เคยออกไว้แล้วในอดีตมาสร้างเป็นใบเสร็จรับเงินได้เลยทันทีโดยที่ไม่ต้องใส่ข้อมูลซ้ำในเมนูเอกสารขายของโปรแกรม FlowAccount


เพียงแค่คลิกเลือกสถานะของเอกสาร เพื่อสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน เท่านี้ ก็จะได้ใบเสร็จรับเงินทั้งต้นฉบับ และสำเนา ที่สามารถนำไปใช้เก็บเงินจากลูกค้าได้ทันที


อีกกรณีหนึ่งคือ ในการดำเนินธุรกิจที่อาจไม่ค่อยสะดวกในการออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป คุณก็สามารถใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount ในการออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินอย่างย่อ หรือหากเจ้าของธุรกิจรายนั้นไม่ได้จดภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็สามารถออกเป็นบิลเงินสด หรือใบเสร็จรับเงินอย่างย่อได้เช่นกัน สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ บทความ POS หรือเขียนบิลเงินสด? ลองออกสลิปใบเสร็จรับเงินด้วย FlowAccount ที่ช่วยการขายหน้าร้านไปพร้อมกัน


ซึ่งโปรแกรมบัญชี FlowAccount มีฟอร์มเอกสารสำเร็จรูป ให้ข้อมูลและรายละเอียดครบถ้วน และดูเป็นมืออาชีพ ให้คุณเพียงกรอกรายละเอียดและนำไปใช้งานได้ทันทีเลยครับ สมัครใช้งานได้ฟรีที่นี่






*ผู้ประกอบการรายย่อย เป็นไปตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 154
**อ้างอิง มาตรา 7(4) แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และประกาศกรมทะเบียนการค้าเรื่องกำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. 2544 หมวด 8 ข้อ 8

ติดตามเรื่องราวอื่นๆของ FlowAccount.com ได้ที่

มั่นใจด้วยผู้ประกอบการกว่า 40,000 ราย
ที่ใช้โปรแกรมบัญชี คลาวด์ ของเราเริ่มต้นธุรกิจ สมัครเลย!

You may also like