ใบเสร็จรับเงิน มีหน้าที่ทำอะไร แตกต่างกับบิลเงินสดอย่างไร

ใบเสร็จรับเงิน


หากท่านทำธุรกิจมาสักระยะหนึ่งแล้ว ท่านจะพบว่าคู่ค้าของเรา หรือแม้แต่พนักงานของเราเวลาซื้อของแล้วเอาบิลมาเบิกกับบริษัทนั้น มีการใช้ ใบเสร็จรับเงิน หลากหลายรูปแบบมาก หรือถ้าท่านเป็นนักบัญชีก็อาจจะพบว่ามีความผิดพลาดของการใช้ใบเสร็จในการเบิกจ่ายต่างๆ เป็นจำนวนมาก



วันนี้โฟลว์แอคเคาท์จึงมาแนะนำให้คนทำธุรกิจ รวมถึงนักบัญชีมือใหม่มารู้จักกับใบเสร็จรับเงิน เพื่อที่เราจะได้ออกให้กับลูกค้าของเราได้ถูกต้อง หรือในทางกลับกันถ้าเราได้รับใบเสร็จมาก็จะได้ตรวจสอบเอกสารเพื่อความถูกต้องในการเบิกจ่ายต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นครับ


ให้เราอ่านให้ฟัง



ทำใบเสร็จรับเงิน ออนไลน์


ใบเสร็จรับเงิน หรือใบรับ เป็นเอกสารหรือหลักฐานที่ช่วยให้เราในฐานะ “ผู้รับเงิน” “ผู้ขาย” “ผู้ให้เช่าซื้อ” หรือ “ผู้ชำระราคา” สามารถยืนยันกับผู้จ่ายเงิน ผู้ซื้อ ผู้เช่าซื้อ หรือผู้ชำระราคา ได้ว่าเราได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว



ทั้งนี้การออกใบเสร็จรับเงินเป็นหน้าที่ตามกฎหมายเลยนะครับ โดยกฎหมายกำหนดให้ผู้รับเงินต้องออกใบเสร็จให้อีกฝ่ายในทันที และในทุกๆครั้งที่รับเงินมา ไม่ว่าอีกฝ่ายจะขอให้เราออกหรือไม่ก็ตาม (ไม่ขอก็ต้องออกให้ครับ)


ทั้งนี้ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการรายเล็กๆ หรือรายย่อย* ละก็ ทางสรรพากรเขาจะกำหนดจำนวนเงินไว้ นั่นก็คือ ต้องออกใบเสร็จรับเงินเมื่อขายสินค้าหรือบริการแต่ละครั้งเกิน 100 บาทขึ้นไป



แต่สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสรรพากรก็บอกว่าสำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งได้มีการออกใบกำกับภาษีที่มีข้อความแสดงว่า “ได้รับเงิน” หรือได้ “ชำระราคา” จะถือเอาใบกำกับภาษีนั้นเป็นใบรับก็ได้นะครับ



ลองเริ่มต้นทำใบเสร็จรับเงินด้วยโปรแกรมบัญชี ออนไลน์ กันได้ฟรี 30 วันที่นี่


ทำธุรกิจแบบไหน ออกใบเสร็จรับเงินอย่างไร


ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่ทุกธุรกิจทั้งให้ธุรกิจให้บริการ ขายส่ง และขายปลีก ต้องออกให้ลูกค้าเมื่อเราได้รับเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานว่าได้มีการจ่ายเงินและได้รับเงินกันแล้ว


ธุรกิจให้บริการ ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วให้ออก ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เมื่อทำงานเสร็จและได้รับเงินจากลูกค้า


ธุรกิจขายส่ง ที่มีการส่งของและออกใบกำกับภาษีหลายรอบ สามารถใช้ FlowAccount ทำใบเสร็จรวม (Cumulative Receipt) ต่อจากใบวางบิลรวมได้เลย จะได้ไม่ต้องออกเอกสารซ้ำไปมาหลายๆ ครั้ง


ส่วนธุรกิจขายปลีก ออก ใบกำกับภาษีอย่างย่อ/ใบเสร็จรับเงิน ในตอนส่งของและรับเงินจากลูกค้าพร้อมกัน แต่ถ้ายังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็ออกใบเสร็จได้เลย



ฟอร์มใบเสร็จรับเงิน


ใบเสร็จรับเงินที่สมบูรณ์ ที่ท่านมั่นใจได้เลยว่าออกให้กับคนอื่นได้อย่างถูกต้อง สามารถเอาไปหักค่าใช้จ่ายทางบัญชีและภาษีได้แน่นอนนั้น อย่างน้อยต้องมีตัวเลขและอักษรไทย และประกอบด้วยรายละเอียดดังต่อไปนี้



Receipt Detail


    1. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบรับ
    2. ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
    3. เลขลำดับของเล่มและของใบรับ
    4. วันเดือนปีที่ออกใบรับ
    5. จำนวนเงินที่รับ
    6. ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า

โดยถ้าจัดทำใบรับ/ใบเสร็จรับเงินเป็นภาษาอังกฤษจะต้องมีภาษาไทยกำกับด้วยนะครับ


ใบเสร็จรับเงิน ภาษาอังกฤษ


กรณีที่คุณต้องออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าต่างชาติ คุณสามารถใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount ออกใบเสร็จรับเงิน ภาษาอังกฤษได้เช่นเดียวกัน เพียงคลิกเปลี่ยนภาษาในระบบ แล้วเริ่มต้นกรอกรายละเอียดก็จะได้เป็นใบเสร็จรับเงิน ภาษาอังกฤษที่ถูกต้อง ไม่ต้องเสียเวลาสร้างฟอร์มเองเลยครับ



ใบเสร็จรับเงิน ภาษาอังกฤษ


ใบเสร็จรับเงิน ต่างกับ บิลเงินสดอย่างไร


จริงๆ แล้วไม่เหมือนกันเสียทีเดียวครับ ถ้าถามคนบัญชี เขาจะอธิบายกับเราว่า เอกสารการรับเงินจริงๆ แล้ว มีการจัด Ranking ตามความน่าเชื่อถือด้วยนะครับ โดยเรียงตามลำดับแบบนี้**

  1. ใบรับ/ใบเสร็จรับเงิน (ผู้รับเงินยินดีออกให้ ถือว่าเป็นเอกสารที่ออกโดยบุคคลภายนอก)
  2. ใบสำคัญรับเงิน (เราเป็นคนออกให้บุคคลภายนอก แล้วให้เขาเซ็นยืนยัน)
  3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (เราออกเองยืนยันเองและใช้เองภายใน)

ดังนั้นสำหรับ บิลเงินสด ที่เราได้รับมา จะจัดว่าเป็นประเภทที่ 1 หรือไม่นั้น จึงต้องมาดูตามสาระสำคัญของใบเสร็จรับเงินครับว่า มีรายละเอียดครบถ้วนหรือไม่ และที่สำคัญคือต้องระบุไว้ให้ชัดเจนเลย ว่าได้รับเงินจากเรา (ชื่อเรา หรือถ้าเป็นบริษัทก็ต้องเป็นชื่อบริษัท พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และที่อยู่นะครับ)


หากไม่มีรายละเอียดต่างๆ ตามที่กำหนด นักบัญชีจะช่วยเหลือท่านได้ครับ ว่าจะต้องทำเอกสารประเภทที่ 2 หรือ 3 อะไรเพิ่มเติมเพื่อประกอบบิลเงินสดของเราให้มีความน่าเชื่อถือ สมบูรณ์มากยิ่งขึ้นและเอาไปลงค่าใช้จ่ายของเราได้อย่างสบายใจ ซึ่งเราจะมาแนะนำให้ทุกคนรู้จักในบทความต่อๆ ไปของเรากันครับ


ไม่ออกใบเสร็จได้ไหม หรือแก้ไขได้หรือเปล่า


อย่างไรก็ตาม บางคนอาจจะบอกว่า อย่างนั้นไม่ออกเอกสารอะไรเลยได้ไหม เพราะก็จ่ายเงินรับเงินกันจริงๆ อยู่แล้ว เราจะบอกว่าจริงๆ แล้ว คุณมีความผิดในกรณีที่ยอมออกใบเสร็จรับเงินด้วยนะครับ อาจจะถูกปรับเป็นเงิน หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือนเลยทีเดียว (อ้างอิง มาตรา 127 ทวิ ตามประมวลรัษฎากร นะครับ)



ส่วนการแก้ไขใบเสร็จรับเงิน เพื่อให้มั่นใจว่าจะสามารถให้นักบัญชีของเราใช้ประกอบการลงบัญชีไม่ผิดไปจากความเป็นจริง ก็ไม่ควรมีรอยขูด ลบ ขีดฆ่า หรือถ้าเขียนผิด ออกผิด หรือมีการแก้ไข ควรต้องลงชื่อจากผู้ออกใบเสร็จกำกับไว้ด้วยครับ



นอกจากนี้เราไม่แนะนำให้ออกใบเสร็จรับเงินโดยที่ไม่ได้รับเงินจ่ายเงินจริงนะครับ อันนี้เรื่องยาวเลย เพราะถือว่าทำหน้าที่ไม่ถูกต้องทั้งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 รวมถึงประมวลรัษฎากร ซึ่งมีบทปรับและโทษที่รุนแรงครับ



และหากเราได้รับใบเสร็จรับเงินมาไม่ถูกต้องก็ควรส่งไปเปลี่ยนหรือแก้ไขทันทีเลยนะครับ (เพราะเป็นหน้าที่ของอีกฝ่ายที่ต้องออกให้ถูกต้องเหมือนกัน)


ทีนี้เราก็มั่นใจว่าถ้าได้รับใบเสร็จมาถูกต้องสมบูรณ์ ก็จะลดปัญหาในการเบิกจ่ายต่างๆ ไปได้มากเลยทีเดียวครับ และเราก็จะช่วยให้นักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีของเราสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเต็มที่ และทุกๆ ฝ่ายได้รับประโยชน์สูงสุดจากการทำงานไปพร้อมๆ กันด้วยครับ



วิธีออกใบเสร็จรับเงิน ใน FlowAccount


คุณสามารถออกใบเสร็จรับเงินต่อจาก ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี หรือ ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิลรวม ที่เคยออกไว้ในระบบบัญชี FlowAccount ได้เลยทันที โดยไม่ต้องสร้างเอกสารและพิมพ์ข้อมูลซ้ำใหม่ เพียงแค่คลิกเลือกสถานะของเอกสารรายการนั้น  ก็สามารถสร้างเอกสารใบเสร็จทั้งต้นฉบับ และสำเนา ที่สามารถนำไปให้ลูกค้าเมื่อได้รับเงินได้ทันที


หรือใครที่ทำธุรกิจขายปลีก คุณออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ/ใบเสร็จรับเงิน  ใน FlowAccount  ได้ ลองอ่านวิธีออกที่บทความ ออกใบเสร็จ ฟรี! ด้วย FlowAccount ช่วยขายหน้าร้าน ไม่ต้องเขียนบิลเงินสด ลดต้นทุนซื้อระบบ POS



และดูว่าเราช่วยออกเอกสารอะไรได้อีกบ้างที่ ฟังก์ชั่น FlowAccount สำหรับผู้ประกอบการ






*ผู้ประกอบการรายย่อย เป็นไปตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 154
**อ้างอิง มาตรา 7(4) แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และประกาศกรมทะเบียนการค้าเรื่องกำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. 2544 หมวด 8 ข้อ 8

ติดตามเรื่องราวอื่นๆ ได้ที่ FlowAccount.com

สมัครทดลองใช้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ฟรี
รับฟรี! Premium Package 30 วัน

You may also like