โปรแกรมทำบัญชี แบบไหนเหมาะกับนักบัญชี
ช่วยลดเวลาการทำงาน
ในอดีตเราคงคุ้นเคยกับการใช้โปรแกรมบัญชีแบบออฟไลน์ ที่ผู้ทำบัญชีจะต้องติดตั้งโปรแกรมบัญชีลงในคอมพิวเตอร์ก่อน แล้วรอรับเอกสารจากลูกค้าทุกๆ สิ้นเดือนเพื่อมาบันทึกบัญชี โปรแกรมบัญชี สําหรับสํานักงานบัญชี
แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีก็พาเราเข้าสู่ยุคโปรแกรมบัญชีออนไลน์กันแล้ว และมีการใช้กันอย่างกว้างขวาง เพราะจุดเด่นคือเป็นโปรแกรมที่ทำงานผ่านระบบคลาวด์ ผู้ทำบัญชีจึงสามารถทำบัญชีออนไลน์ได้ทั้งทางเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชั่น ซึ่งจะช่วยลดเวลาทำงานได้หลายเรื่องคือ โปรแกรมบัญชี สําหรับสํานักงานบัญชี
- ไม่ต้องรีคีย์เอกสารบัญชีซ้ำๆ ในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ เพราะเมื่อผู้ประกอบการสร้างเอกสารบิลซื้อ บิลขาย ระบบจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ ดังนั้นภาระงานของผู้ทำบัญชีในการคีย์เอกสารจะลดลงอย่างเห็นได้ชัด
- มองเห็นข้อมูลร่วมกัน เมื่อผู้ประกอบการสร้างเอกสาร ผู้ทำบัญชีก็จะเห็นข้อมูลนั้นทันที และเข้ามาตรวจสอบข้อมูลได้เลย ไม่ต้องรอให้ถึงสิ้นเดือนหรือสิ้นปีกว่าเอกสารจะมาส่งแล้วจึงจะทำงานได้
- ไม่เสียเวลาในการติดตั้ง อัปเกรด หรือแบ็กอัพข้อมูล
- ทำงานจากที่ใดก็ได้ด้วยโน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต หรือมือถือ จึงไม่ต้องเสียเวลาเดินทางเข้าออฟฟิศ หรือต้องนั่งอยู่ในออฟฟิศตลอดเวลา
มีบริการหลังการขาย
หากโปรแกรมบัญชีใดไม่มีบริการหลังการขาย หรือเจ้าหน้าที่ดูแลลูกค้าให้ติดต่อแล้วละก็ ความยุ่งยากทางด้านเทคนิคนั้นจะตกมาอยู่ที่ผู้ทำบัญชีเอง เพราะฉะนั้นเวลาเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี ก็อย่าลืมเช็กให้ดีๆ ว่าโปรแกรมเหล่านี้มีบริการหลังการขายหรือไม่ และมีค่าบริการเพิ่มเติมหรือเปล่า ซึ่งแต่ละเจ้าก็จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับโครงสร้างราคาของแต่ละโปรแกรมบัญชี
บางโปรแกรมบัญชีคิดค่าบริการแบบเหมาเป็นรายปี หรือคิดค่าแรกเข้าถูกกว่า แต่มี hidden cost อย่างค่าบริการหลังการขายเพิ่มเติมเป็นรายเดือนหรือรายปี และหากลองคำนวณดูดีๆ แล้วก็อาจจะแพงกว่าการซื้อแบบเหมาก็เป็นได้
ลูกค้าเข้าใจ ใช้งานง่าย
ความใส่ใจลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญในการรับงานบัญชี ผู้ทำบัญชีจึงควรเลือกโปรแกรมที่สามารถทำงานร่วมกับลูกค้าได้ และเหมาะสมกับธุรกิจของลูกค้า
เช่น หากลูกค้าเป็นธุรกิจ SMEs ซื้อมาขายไปเล็กๆ หากเราเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่มีการทำงานซับซ้อน เป็นระบบ ERP ที่เข้าใจยาก แน่นอนเลยว่าคงไม่มีผู้ประกอบการคนไหนอยากจะใช้งานโปรแกรมบัญชีนี้ร่วมกับเรา
หรือถ้าลูกค้ามีสต็อกสินค้า แล้วเราเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่ไม่รองรับการควบคุมสต็อกสินค้า ปัญหาที่จะตามมาก็คือ ผู้ประกอบการจะต้องไปหาซื้อโปรแกรมควบคุมสินค้าตัวอื่นมาใช้เพิ่มอีกต่างหาก เสียทั้งเงินและเวลาในการทำงานโดยไม่จำเป็น
ผู้ทำบัญชีจึงควรสำรวจลักษณะของธุรกิจและความต้องการของลูกค้าก่อน จากนั้นจึงจดว่าจะต้องใช้ฟังก์ชั่นอะไรบ้างจากโปรแกรมบัญชี แล้วนำมาใช้ในการเลือกโปรแกรมบัญชีที่สนใจ ถ้าสามารถทำได้ตามนี้แล้วละก็ รับรองเลยว่า เราจะได้โปรแกรมบัญชีที่ถูกใจ ผู้ประกอบการก็พึงพอใจในการให้บริการของเราด้วย
ตัวอย่างฟังก์ชั่นพื้นฐานที่โปรแกรมบัญชีควรมีเพื่อช่วยลดการทำงานของเรา ได้แก่
- สร้างใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และสามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบได้
- จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายได้
- จัดการสต็อกสินค้าได้
- สร้างเอกสารใบสั่งซื้อ และเชื่อมต่อกับระบบจัดการสินค้าคงเหลือ
- รองรับการสร้างรายงานทางภาษี
- มีสมุดบัญชี 5 เล่มครบถ้วน ได้แก่ สมุดบัญชีซื้อ สมุดบัญชีขาย สมุดบัญชีรับ สมุดบัญชีจ่าย สมุดบัญชีทั่วไป
- สามารถจัดการรายละเอียดลูกค้าและซัพพลายเออร์ได้
- มีรายงานที่จำเป็น เช่น ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า
- สร้างงบการเงินได้อย่างอัตโนมัติ
- เพิ่มจำนวนผู้ใช้งานได้
นอกจากนี้แล้ว นักบัญชีต้องนึกถึงด้วยว่า โปรแกรมบัญชีที่เลือกมานั้นผู้ประกอบการสามารถใช้งานด้วยตนเองได้หรือไม่ เพราะต่อให้มีฟังก์ชั่นการทำงานที่ซับซ้อนตามลักษณะของธุรกิจ แต่ถ้าผู้ประกอบการรู้สึกว่าใช้งานยาก ตามไม่ทัน ก็จะทำให้ผู้ทำบัญชีทำงานกับผู้ประกอบการยากอยู่ดี โปรแกรมบัญชีที่ดีจึงควรต้องใช้งานง่ายที่สุด หรือทดลองใช้โปรแกรมบัญชีที่สนใจก่อนอย่างน้อยสัก 1 เดือน แล้วคอยตัดสินใจซื้อ
ราคาถูก
ก่อนจะเลือกใช้งานโปรแกรมบัญชี ผู้ทำบัญชีย่อมมีงบคร่าวๆ ในใจไว้อยู่แล้ว แต่สิ่งที่ต้องระลึกไว้เสมอก็คือ ราคาที่จ่ายไปจะต้องสมเหตุสมผลกับสิ่งที่ได้รับด้วย ยิ่งเราต้องการโปรแกรมที่มีฟังก์ชั่นเฉพาะเจาะจงซับซ้อนมากเท่าไหร่ ราคาก็จะยิ่งสูงขึ้นมากเท่านั้น
นอกจากนี้แล้วอาจจะลองคิดในทางกลับกันว่า แทนที่ผู้ทำบัญชีจะลงทุนในโปรแกรมบัญชีเอง ถ้าหากโปรแกรมบัญชีนั้นมีประโยชน์ต่อผู้ประกอบการ และทำให้เราทำงานร่วมกับผู้ประกอบการได้ เราอาจจะเสนอให้ผู้ประกอบการลงทุนซื้อโปรแกรมบัญชีนี้เอง และให้ผู้ทำบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานก็ได้
เริ่มต้นเลือกโปรแกรมบัญชีกันเลย
หากผู้ทำบัญชีกำลังมองหาโปรแกรมบัญชีออนไลน์ สำหรับ SME ให้นึกถึงว่าเครื่องมือที่เราเลือกจะต้องตอบโจทย์การทำงาน คุ้มค่ากับการลงทุน และช่วยลดภาระงานประจำลงได้ ลองนำปัจจัยเหล่านี้ไปใช้กันดูนะคะ
อ่านวิธีการทำงานของโปรแกรมบัญชีคลาวด์ได้ที่บทความ โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปบนคลาวด์ ช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จขึ้นได้ยังไง ต่อเลย
