ทุกท่านที่ประกอบธุรกิจคงจะทราบดีกว่า นายจ้างนั้นมีหน้าที่นำส่งเงินสมทบประกันสังคม ทั้งในส่วนที่หักจากลูกจ้างไว้และในส่วนที่กิจการสมทบเข้าไป ให้แก่สำนักงานประกันสังคมเป็นประจำทุกๆ เดือน

บ่อยครั้งที่ผู้ประกอบการคำนวณเงินประกันสังคมผิดและนำส่งเงินประกันสังคมเกินไป ซึ่งอาจจะเกิดจากการคำนวณผิดพลาดเอง หรือลืมปรับลดอัตราสมทบเงินประกันสังคมตามมติรัฐมนตรีในช่วง COVID-19 

เงินที่เรานำส่งเกินไปนั้นจะขอคืนจากสำนักงานประกันสังคมได้หรือไม่ และมีขั้นตอนอย่างไร วันนี้เราจะมาไขข้อข้อใจเรื่องนี้กันค่ะ

ส่งเงินสมทบประกันสังคมเกิน ขอคืนได้หรือไม่

คำตอบคือ สามารถขอคืนได้ ตามพระราชบัญญัติประกันสังคม พ.ศ. 2533 ที่บัญญัติว่า 

“ในกรณีที่นายจ้างนำเงินสมทบในส่วนของผู้ประกันตน หรือเงินสมทบในส่วนของนายจ้างส่งให้แก่สำนักงานเกินจำนวนที่ต้องชำระ ให้นายจ้างหรือผู้ประกันตนยื่นคำร้องขอรับเงินในส่วนที่เกินคืนได้ตามระเบียบที่เลขาธิการกำหนด” 

ระเบียบสำนักงานประกันสังคม ว่าด้วยการขอรับเงินสมทบที่นำส่งไว้เกินจำนวนที่ต้องชำระคืน พ.ศ. 2560 โดยมีสาระสำคัญว่า 

“ให้นายจ้างหรือผู้ประกันตนที่นำส่งเงินสมทบให้แก่สำนักงานประกันสังคมเกินจำนวนที่ต้องชำระ ยื่นคำร้องขอรับเงินคืนเป็นหนังสือต่อสำนักงานประกันสังคมแห่งใดแห่งหนึ่งที่สะดวกในการติดต่อ”

ขั้นตอนการขอเงินสมทบประกันสังคมคืนเป็นอย่างไร

หากรู้ตัวว่ายื่นประกันสังคมเกินแล้ว ต้องแจ้งความจำนงขอรับเงินคืนภายใน 1 ปีนับจากวันที่ส่งเงินสมทบเกิน โดยสามารถขอรับเงินคืนได้ 2 วิธี ได้แก่

1. นายจ้าง ยื่นขอรับเงินคืนพร้อมแนบหลักฐานและเหตุผลการขอรับเงินคืนกับสำนักงานประกันสังคม 
2. ลูกจ้าง หากได้รับจดหมายแจ้งจากประกันสังคม สามารถกรอกข้อความแสดงความประสงค์ขอรับเงินคืนพร้อมลงลายมือชื่อ และนำไปยื่นกับสำนักงานประกันสังคม หรือจะส่งทางไปรษณีย์ก็ได้

เอกสารที่ต้องใช้มีอะไรบ้าง

กรณีที่นายจ้างยื่นขอรับคืนเงินให้แก่ลูกจ้าง ต้องมีเอกสารประกอบดังต่อไปนี้

1. นายจ้างกรอกแบบคำขอรับคืนเงิน สปส.1-23/1 (คลิกแบบที่นี่)
2. สำเนาหรือหนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล หรือสำเนาทะเบียนพาณิชย์ (อายุไม่เกิน 6 เดือน) พร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง
3. แนบรายชื่อลูกจ้างที่ขอคืน พร้อมจำนวนเงินที่ขอคืนแต่ละคน 
4. หนังสือมอบอำนาจกระทำแทน 
5. สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน หรือบัตรประจำตัวที่หน่วยราชการออกให้ ของนายจ้างและผู้รับอำนาจ พร้อมรับรองสำเนาถูกต้อง 
6. เอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการขอรับคืนเงิน เช่น หลักฐานการจ่ายเงินค่าจ้าง, หนังสือลาออกของผู้ประกันตน เป็นต้น (พร้อมรับรองสำเนาถูกต้องทุกฉบับ)

แต่หากเป็นลูกจ้างที่ได้รับจดหมายแจ้งจากประกันสังคม สามารถกรอกข้อความแสดงความประสงค์ขอรับเงินคืนพร้อมลงลายมือชื่อ และนำไปยื่นกับสำนักงานประกันสังคม หรือจะส่งทางไปรษณีย์ได้เลย

ใช้เวลานานไหม กว่าจะได้รับอนุมัติคืนเงิน

ขั้นตอนและระยะเวลาการตรวจสอบเอกสารเพื่ออนุมัติเงินคืนประกันสังคม มีทั้งหมด 3 ขั้น ซึ่งแต่ละขั้นใช้เวลารวมไม่ถึง 2 ชั่วโมงค่ะ

1. การตรวจสอบเอกสาร นายจ้างยื่นแบบคำขอรับเงินคืน (สปส.1-23/1) และเจ้าหน้าที่รับแบบตรวจสอบเอกสารและบันทึกเข้าระบบคืนเงิน (ระยะเวลา 15 นาที) 
2. การพิจารณา เจ้าหน้าที่พิจารณาและตรวจสอบข้อมูลประกอบการขอรับเงินคืน (ระยะเวลา 60 นาที) 
3. การลงนาม เจ้าหน้าที่เสนอแบบคำขอรับเงินคืน สำนักงานประกันสังคมจังหวัดและสาขา เพื่อให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติและรับเงิน หรือเสนอไม่อนุมัติ พร้อมบันทึกผลการพิจารณาในระบบคืนเงิน (ระยะเวลา 25 นาที)

ช่องทางการรับเงินเป็นอย่างไร

การรับเงินคืนนั้นมีด้วยกัน 3 วิธี ได้แก่ 

1. รับเงินสด/เช็ค นายจ้างขอรับด้วยตนเองโดยนำบัตรประจำตัวประชาชนไปแสดง หรือกรณีให้บุคคลอื่นไปแทน ต้องทำหนังสือมอบอำนาจและนำบัตรประชาชนผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจไปแสดงด้วย 
2. รับเช็คทางไปรษณีย์ สำนักงานประกันสังคมจะส่งให้ภายใน 3 วันทำการนับจากวันที่อนุมัติคำสั่งจ่าย
3. รับเงินผ่านทางธนาคาร ต้องแนบสำเนาสมุดบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทออมทรัพย์ ที่มีชื่อและเลขที่บัญชีของผู้มีสิทธิเท่านั้น สำนักงานประกันสังคมจะแจ้งธนาคารให้โอนเงินเข้าบัญชีภายใน 5 วันทำการนับจากวันที่อนุมัติคำสั่งจ่าย

เห็นไหมคะว่า ขั้นตอนขอเงินประกันสังคมคืนนั้นสามารถทำได้ และขั้นตอนไม่ยุ่งยากเลย หากผู้ประกอบการท่านใดรู้ตัวว่านำส่งเงินประกันสังคมเกินไปละก็ อย่าลืมรักษาสิทธิให้แก่กิจการเองและลูกจ้างโดยการขอเงินคืนภายใน 1 ปีนะคะ และที่สำคัญตรวจสอบเอกสารและรับรองสำเนาให้เรียบร้อยก่อนนำส่งแก่ประกันสังคม เพื่อจะได้ลดเวลาในการรอคอยและได้รับอนุมัติการคืนเงินรวดเร็วทันใจค่ะ

อ่านข้อมูลการทำประกันสังคมต่อได้ที่บทความ

สิทธิประกันสังคม สิทธิประโยชน์ที่คนทำงานควรรู้และต้องได้รับ!

ประกันสังคม ประโยชน์ที่เจ้าของธุรกิจควรรู้ และขั้นตอนการยื่นสิทธิอย่างง่าย!

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับการขอคืนเงินสมทบประกันสังคมส่วนที่เกิน

1. สาเหตุหลักที่ทำให้เรา “จ่ายเงินสมทบประกันสังคมเกิน” คืออะไร?

ตอบ: สาเหตุหลักเกิดจากการทำงานกับ นายจ้างมากกว่า 1 แห่งในเวลาเดียวกัน และมีรายได้จากแต่ละแห่งเกินเพดานสูงสุดที่กฎหมายกำหนด (15,000 บาท) เนื่องจากนายจ้างแต่ละรายมีหน้าที่ต้องหักเงินสมทบ 5% (สูงสุด 750 บาท) โดยไม่ทราบว่าคุณถูกหักจากที่ทำงานอื่นมาแล้ว ทำให้เมื่อรวมกันคุณจะจ่ายเงินสมทบเกินกว่าเพดานสูงสุดที่กฎหมายกำหนดไว้ต่อ “หนึ่งคน”

2. นอกจากพนักงานประจำที่ทำงานหลายแห่งแล้ว ใครมีโอกาสจ่ายเงินเกินอีกบ้าง?

ตอบ: กลุ่มที่มักจะเข้าข่ายคือ กรรมการบริษัท ที่รับเงินเดือนจากหลายบริษัทในเครือหรือบริษัทที่ตนเองเป็นกรรมการอยู่ หากกรรมการรับเงินเดือน (ซึ่งถือเป็นค่าจ้าง) จากแต่ละบริษัทเกิน 15,000 บาท ก็จะถูกหักเงินสมทบซ้ำซ้อนเช่นเดียวกัน ส่วนกลุ่มฟรีแลนซ์ที่สมัครเป็นผู้ประกันตนมาตรา 39 หรือ 40 จะไม่เจอปัญหานี้ เพราะเป็นการนำส่งเงินสมทบด้วยตนเองเพียงช่องทางเดียว

3. เราจะรู้ได้อย่างไรว่าจ่ายเงินสมทบเกินไปเท่าไหร่ และตรวจสอบได้ที่ไหน?

ตอบ: คุณไม่จำเป็นต้องคำนวณเองทั้งหมด วิธีที่ง่ายที่สุดคือการตรวจสอบผ่านช่องทางของสำนักงานประกันสังคมโดยตรง:

• แอปพลิเคชัน SSO Connect: ดาวน์โหลดและลงทะเบียนใช้งาน คุณจะสามารถดู “ประวัติการส่งเงินสมทบ” ทั้งหมดได้ ซึ่งจะแสดงให้เห็นชัดเจนว่าในแต่ละเดือนมีนายจ้างกี่รายที่นำส่งเงินให้คุณ
• เว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม (www.sso.go.th): เข้าสู่ระบบสมาชิกเพื่อตรวจสอบข้อมูลเช่นเดียวกับในแอปพลิเคชัน
  เมื่อเห็นว่าในเดือนใดมีการนำส่งซ้ำซ้อน (เช่น มีรายการ 750 บาท สองยอดในเดือนเดียวกัน) ก็หมายความว่าคุณจ่ายเกินและมีสิทธิ์ขอคืนได้

4. ต้องยื่นเรื่องขอคืนเงินภายในเมื่อไหร่ และใช้เอกสารอะไรบ้าง?

ตอบ: คุณต้องยื่นเรื่องขอคืนเงิน ภายใน 1 ปี นับแต่วันที่นำส่งเงินสมทบส่วนที่เกิน โดยช่วงเวลาที่สำนักงานประกันสังคมเปิดให้ยื่นคำร้องโดยสะดวกที่สุดคือประมาณเดือน มีนาคม – พฤษภาคม ของปีถัดไป (หลังจากระบบประมวลผลข้อมูลของปีก่อนหน้าเสร็จสิ้น) เอกสารที่ต้องใช้มีดังนี้
– แบบคำขอรับเงินคืน (สปส. 1-23/1)
– สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
– สำเนาสมุดบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทออมทรัพย์ (หน้าแรกที่มีชื่อและเลขที่บัญชี)

5. ทำไมสำนักงานประกันสังคมจึงไม่ทำการคืนเงินให้โดยอัตโนมัติ?

ตอบ: เนื่องจากระบบการนำส่งเงินสมทบถูกออกแบบให้นายจ้างแต่ละแห่งเป็นผู้มีหน้าที่นำส่งแยกกันเป็นอิสระต่อกัน เมื่อข้อมูลถูกส่งเข้าระบบส่วนกลางในช่วงปลายปี ระบบจะสามารถประมวลผลและพบยอดที่ซ้ำซ้อนได้ แต่กระบวนการคืนเงินในปัจจุบันยังคงเป็น “ระบบการยื่นคำร้อง” (Claim-based system) ซึ่งผู้ประกันตนต้องแสดงความจำนงในการขอรับสิทธิ์ด้วยตนเองพร้อมหลักฐานประกอบ ทำให้ยังไม่มีระบบการโอนเงินคืนอัตโนมัติในขณะนี้