ใครเคยเจอเหตุการณ์แบบนี้บ้าง อยากเสนอตัวขายสินค้าให้ลูกค้า แต่เค้าบอกว่าไม่น่าเชื่อถือ ให้ส่งหนังสือรับรองมาให้เสียก่อน แล้วหนังสือรับรองที่ว่าขอแบบอัปเดทล่าสุดไม่เกิน 3 เดือนด้วยนะ ทีนี้เจ้าของธุรกิจก็งานเข้าแล้วล่ะ เพราะเคยได้รับหนังสือรับรองครั้งเดียวก็ตอนจดทะเบียนบริษัท แล้วหลังจากนั้นเราจะได้หาได้ที่ไหน คัดด้วยตัวเองอย่างไร ในวันนี้ไม่ต้องกังวลใจไปนะคะ เพราะนุชจะพาทุกคนมาหัดคัดหนังสือรับรองด้วยตัวเองในบทความนี้ค่ะ

หนังสือรับรองนิติบุคคลคืออะไร

“หนังสือรับรอง” เป็นเอกสารที่ออกโดย กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) เพื่อรับรองตัวตนของบริษัท หรือนิติบุคคลอื่น ๆ ภายใต้กฎหมายไทย เสมือนเป็นบัตรประชาชนของนิติบุคคลก็ว่าได้ค่ะ

โดยหนังสือรับรอง จะระบุข้อมูลพื้นฐานของบริษัท เช่น 

• ชื่อบริษัท 
• เลขทะเบียนนิติบุคคล 
• ที่ตั้ง 
• รายชื่อกรรมการผู้มีอำนาจ 
• รายละเอียดวัตถุที่ประสงค์บริษัท เป็นต้น 

หนังสือรับรองนั้นสามารถนำไปใช้ในการทำธุรกรรมต่าง ๆ เช่น เปิดบัญชีธนาคาร ขอสินเชื่อ ทำธุรกิจระหว่างประเทศ หรือใช้ในการขอใบอนุญาตทางธุรกิจอื่น ๆ

ดังนั้น แล้วหากเราจะทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่ต้องมีการยืนยันตัวตนบริษัท เราก็จำเป็นที่จะต้องขอหนังสือรับรองบริษัทนั่นเอง โดยวิธีการขอหนังสือรับรองนั้นก็ง่ายนิดเดียว เพียงไม่กี่ขั้นตอนก็สามารถได้หนังสือรับรองบริษัทของเราแล้ว

ขั้นตอนการขอคัดหนังสือรับรองออนไลน์

ก่อนอื่นเลยต้องทำความเข้าใจกันก่อนนะคะ การขอคัดหนังสือรับรองนั้นต้องขอคัดจากหน่วยงานที่ดูแลนั่นก็คือ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งในปัจจุบันเราสามารถขอหนังสือรับรองแบบออนไลน์ได้ตามขั้นตอนนี้

1. เข้าเว็บไซต์ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์แล้วไปที่แถบ บริการออนไลน์>ขอหนังสือรับรอง/คัดสำเนา ตามภาพด้านล่างนี้

2. เข้าสู่ระบบ หลังจากนั้นเราจะเข้ามาสู่หน้าจอ E-Service หนังสือรับรอง ให้เรากดปุ่ม “เข้าสู่ระบบ” ตรงมุมบนขวาของจอค่ะ

3. ใส่ Username/Password กรอกชื่อผู้ใช้งาน และรหัสผ่าน หากยังไม่มีชื่อผู้ใช้งานให้กด “ลงทะเบียน” ผู้ใช้งานก่อนแล้วมาเข้าสู่ระบบอีกทีนึงค่ะ

4. เลือกเอกสารที่จะขอ คลิกที่ “หนังสือรับรอง” หากต้องการข้อมูลอื่น ๆ ด้วยเช่น งบการเงิน บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ก็สามารถกดเลือกเพิ่มและขอเอกสารพร้อมกันได้ในทีเดียวเลยนะคะ โดยเอกสารแต่ละอย่างมีค่าธรรมเนียมที่แตกต่างกัน แล้วแต่ประเภทของเอกสาร และจำนวนหน้าของเอกสารด้วยค่ะ

5. เลือกบริษัท เมื่อเราเลือกชุดเอกสารที่จะขอคัดลอกแล้ว ต่อมาจะเข้าสู่ขั้นตอนการเลือกบริษัท ให้กรอกเลขทะเบียนนิติบุคคลของบริษัท และกดค้นหาหลังจากนั้นกดเลือกบริษัทนั้นขึ้นมาค่ะ

6. เพิ่มบริษัท ขั้นตอนนี้เราสามารถขอเอกสารพร้อมกันหลายบริษัทได้ โดยการกด “คลิกเพื่อเพิ่มนิติบุคคล” หลังจากนั้นกดค้นหาและกดเพิ่มรายการบริษัทต่อ ๆ ไปได้เลยค่ะ

7. ตรวจสอบค่าธรรมเนียม หลังจากที่เราเลือกบริษัทเสร็จแล้ว ระบบจะแสดงหน้าจอค่าธรรมเนียมให้เรา ว่าเอกสารแต่ละอย่างที่เราขอมีค่าธรรมเนียมกี่บาทโชว์ด้านซ้าย และบริษัทที่เราขอเอกสารมีกี่บริษัทจะโชว์ด้านขวาค่ะ โดยสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดของเราจะอยู่ด้านขวาล่างของจอแสดงนะคะ

8. เลือกผู้ชำระเงิน ขั้นตอนต่อมาจะเป็นการเลือกว่าจะให้ออกใบเสร็จรับเงินเป็นชื่อใคร ถ้าต้องการใช้เป็นรายจ่ายบริษัทก็กรอกชื่อนิติบุคคลของเราได้เลย แต่ถ้าเราขอเพื่อไปใช้เป็นการส่วนตัวก็กดเลือก เงินสดตามภาพนี้ได้เลยค่ะ

9. ตรวจสอบชื่อผู้ชำระเงิน ขั้นตอนนี้ให้เราเช็คว่าชื่อผู้ทำคำขอถูกต้องหรือไม่ หากชื่อ E-mail เบอร์โทรถูกต้องแล้ว ให้กดปุ่ม “ถัดไป” ได้เลยค่ะ

10. เลือกช่องทางการจัดส่ง คลิกที่ปุ่มรับเป็น “ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์” หากเลือกเมนูนี้เราจะสามารถดาวน์โหลดเอกสารจากเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้เลย ไม่ต้องรอเอกสารและไม่มีค่าจัดส่งเอกสารอีกด้วยนะคะ ต้องบอกว่าสะดวก และเหมาะกับยุค E-Document มาก ๆ เลยค่ะ

11. วิธีการชำระเงิน ขั้นตอนนี้ระบบจะให้เรายืนยันการทำรายการ และหากจ่ายเงินไปแล้วจะไม่สามารถยกเลิกรายการเพื่อขอเงินคืนได้นะคะ ดังนั้นเราควรตรวจสอบให้ดีนะคะ ว่าเอกสารที่เราจะขอมีขาดหรือเกินหรือเปล่า

12. ดาวน์โหลด Pay-in Slip และแล้วก็มาถึงขั้นตอนการชำระเงิน ให้เรากดปุ่ม “พิมพ์ใบนำชำระเงิน”

13. จ่ายชำระค่าธรรมเนียม หน้าตาของใบนำชำระเงินนั้นจะคล้าย ๆ กับใบ Pay-in slip ในระบบ E-Filing โดยเราจะนำเอกสารนี้ไปจ่ายชำระที่สาขาธนาคาร หรือจ่ายโดยใช้เลขอ้างอิงผ่าน Internet Banking หรือจ่ายโดยการสแกน QR ก็ได้เช่นกันค่ะ

14. ติดตามสถานะ เมื่อเราจ่ายชำระเงินเสร็จเรียบร้อยแล้วนะคะ ให้เรากลับมาที่หน้าหลักอีกครั้งหนึ่ง แล้วกดปุ่ม “ติดตามสถานะ” ตามรูปภาพด้านล่างนี้ได้เลยค่ะ

15. ดาวน์โหลดเอกสาร หลังจากนั้นระบบจะแสดงหน้าจอให้เราเลือก หมายเลขคำขอเอกสารของเรา และสามารถดาวน์โหลดเอกสารได้เลยค่ะ เพียงเท่านี้เราก็จะได้เอกสารหนังสือรับรอง ที่สามารถดาวน์โหลดได้จากระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแบบที่ไม่ต้องรอจดหมายเลยค่ะ

อัตราค่าธรรมเนียม

อัตราค่าธรรมเนียมในการขอเอกสารแต่ละรายการนั้นจะแตกต่างกันไปตามแต่ละประเภทของเอกสาร และจำนวนหน้าของเอกสาร ยิ่งเอกสารมีรายละเอียดเยอะเท่าไหร่ ยิ่งทำให้จำนวนหน้าเยอะมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งค่าธรรมเนียมก็เยอะขึ้นเป็นเงาตามตัวเช่นกัน 

แต่โดยปกติแล้วค่าธรรมเนียมในการขอเอกสารหนังสือรับรองจะอยู่ที่ 200 บาท และมักจะใช้ควบคู่กันกับเอกสารสำเนารายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ค่าธรรมเนียม 150 บาท 

เป็นยังไงกันบ้างคะ สำหรับขั้นตอนการขอหนังสือรับรองไม่ยากเลยใช่ไหม เอกสารหนังสือรับรองบริษัทนี้มีประโยชน์ในการยืนยันการมีตัวตนของนิติบุคคล และช่วยบอกเราว่าใครบ้างมีอำนาจจากกรรมการโดยถูกต้องตามกฎหมาย ดังนั้น เจ้าของธุรกิจทั้งหลายก็ไม่ต้องกลัวเวลาไปติดต่อการงานต่างๆ เพียงแค่เผื่อเวลาล่วงหน้าสักนิด คัดหนังสือรับรองแนบไปด้วย แบบนี้เพิ่มความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจได้เยอะเลยค่ะ