จัดการสินค้าไม่ดีมีปัญหาทางบัญชีภาษียังไง?

ในที่นี้อยากจะแชร์ 2 เรื่องฮิตๆ ที่เกิดจากการจัดการสินค้าไม่ดีค่ะ

สินค้าขาด = สินค้าคงเหลือ (นับได้จริง) น้อยกว่าในรายงาน

• ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) คำนวณด้วยราคาตลาด x 7% เพราะถือว่าเป็นการขายของธุรกิจ
• อาจเสียเบี้ยปรับสูงสุดถึง 2 เท่าของจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องเสีย
  

สินค้าเกิน = สินค้าคงเหลือ (นับได้จริง) มากกว่าในรายงาน

• เสียค่าปรับ 2,000 บาท เนื่องจากจัดทำรายงานสินค้าไม่ถูกต้อง

เพราะฉะนั้นแล้ว ถ้านักบัญชีไม่อยากทำให้ธุรกิจต้องเสียภาษีเพิ่มเติมโดยไม่จำเป็น ขอแนะนำให้เริ่มต้นตั้งสติจัดการสินค้าคงเหลือตั้งแต่วันนี้เลย ลุย!

เทคนิคจัดการสินค้าคงเหลือมีอะไรบ้าง?

เทคนิคจัดการสินค้าคงเหลือ เพื่อให้ข้อมูลจำนวนสินค้า และราคาของสินค้า ถูกต้องตามความเป็นจริง ที่สำคัญๆ มี 4 ข้อที่นุชอยากแนะนำค่ะ

1. ทำบัญชีสินค้าเป็นประจำ

บางคนเข้าใจว่าการทำบัญชีทั่วไปนั้น เท่ากับการจัดการสต๊อกสินค้าแล้ว แต่ถ้าทำความเข้าใจดีๆ ระบบบัญชีประจำวันนั้นแยกต่างหากจากบัญชีสินค้าค่ะ วิธีสังเกตุง่ายๆ ว่าเรามีบัญชีสินค้าครบถ้วนไหม ลองไปเช็กว่าตอนนี้ทุกครั้งที่บันทึกซื้อสินค้า ได้บันทึกแยกระหว่างจำนวน และราคาสินค้าหรือเปล่า และมีฐานข้อมูลที่ดูรายงานสินค้าเข้า-ออก ได้ตลอดเวลาหรือไม่

ถ้าไม่ใช่ล่ะก็ ต้องเริ่มต้นวางระบบสินค้า และทำบัญชีสินค้าด่วนๆ เลยล่ะ

ซึ่งสามารถใช้ FlowAccount โปรแกรมบัญชีที่มีระบบสินค้าคงเหลือ บันทึกสินค้าเข้า-ออก จัดทำรายงานได้แบบออนไลน์ได้เลยนะคะ

2. วางแผนคำนวณต้นทุนสินค้าให้ดี

ทำบัญชีสินค้าได้แล้ว สถานีต่อไป คือ การวางแผนเรื่องการคำนวณต้นทุนสินค้านั่นเอง เพราะว่าถ้าคำนวณต่ำไป เจ้าของธุรกิจอาจเข้าใจผิด ตั้งราคาขายผิด กลายเป็นว่าขาดทุนในที่สุดค่ะ

สิ่งที่ควรคำนวณเป็นต้นทุนสินค้าด้วยนั้น ได้แก่

• ต้นทุนทั้งหมดในการซื้อ เช่น ต้นทุนสินค้า และค่านำเข้า
• ต้นทุนแปลงสภาพ เช่น ธุรกิจผลิตจะมีต้นทุนค่าแรง ค่าเครื่องจักรรวมเข้าไปด้วย
• ต้นทุนอื่นๆ ที่เกิดขึ้นเพื่อให้สินค้าคงเหลืออยู่ในสภาพปัจจุบัน เช่น ถ้าต้องเช่าโรงงานก็ต้องรวมค่าเช่าเป็นต้นทุนสินค้าด้วย
• ทำรายงานสินค้าคงเหลือ

การทำรายงานสินค้าคงเหลือ เป็นตัวช่วยในการควบคุมและจัดการสต๊อกสินค้าได้ดียิ่งขึ้นค่ะ แต่การจะได้รายงานที่แม่นยำและมีประโยชน์นั้น เราต้องเริ่มจากการนำเข้าข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนเสียก่อน ซึ่งก็จะวนลูปไปที่การทำบัญชีสินค้า และการคำนวณต้นทุนสินค้าใน 2 ข้อแรกนั่นแหละค่ะ

ท่องไว้เสมอว่ารายงานสินค้าที่ดี ต้องมี 3 องค์ประกอบ บันทึกถูกต้อง > ตรวจสอบสม่ำเสมอ > เอาไปใช้ได้จริง 

3. ตรวจนับสินค้าคงเหลือ

ทำรายงานดีแทบตาย สุดท้ายไม่ได้ตรวจนับสินค้าจริง ก็ไม่มีประโยชน์ การตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็น a-must สำคัญที่ต้องทำทุกเดือน และโดยเฉพาะในช่วงปิดประจำปียิ่งต้องทำเข้มข้นเลยค่ะ

ขั้นตอนการตรวจนับสินค้าคงเหลือ ลองทำตามนี้ดูนะคะ

• จัดระเบียบสินค้า ให้อยู่ในรูปแบบที่นับได้ง่าย เช่น จัดสินค้าเป็นแถวๆ หรือเป็นพาเลต โดยแต่ละพาเลตต้องมีจำนวนสินค้าที่เท่ากัน
• แยกสินค้าที่ค้างเกิน 1 ปีออกมา เพื่อจัดทำรายงานแยกต่างหาก โดยเฉพาะสินค้าที่อาจจะต้องมีการหาทางจัดการ เช่น การลดราคา หรือการทำลาย
• หยุดและตรวจนับ หยุดกระบวนการผลิต ขนส่งในวันที่ตรวจนับ ใส่สัญลักษณ์สินค้าที่นับไปแล้วให้ชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่าเราไม่นับซ้ำ และมีจำนวนสินค้าตรงกับที่นับ หากพบความผิดปกติหรือจำนวนไม่ตรงกับรายงานต้องหาสาเหตุและแก้ไขก่อนบันทึกข้อมูลลงในรายงานสินค้าคงเหลือ
• ลงลายมือชื่อ ผู้ที่ทำการตรวจนับและสรุปยอด เพื่อยืนยันว่าได้ทำการตรวจสอบจำนวนสินค้าคงเหลืออย่างถูกต้อง
• รายงานการตรวจนับ อย่าลืมรายงานผลให้เจ้าของธุรกิจทราบว่า มีความแตกต่างอย่างไร และแก้ไขปัญหาอย่างไรไปบ้าง จะได้ไม่เกิดขึ้นซ้ำสอง

ข้อดีของการจัดการสินค้าคงเหลือให้ดีมีอะไรบ้าง

การจัดการสินค้าคงเหลือได้ดี ไม่เพียงแต่ช่วยให้รายงานสินค้าคงเหลือมีความถูกต้อง แต่ยังมีข้อดีอีกหลายเรื่องเลย เช่น 

• ช่วยลดความผิดพลาดทางภาษี ไม่ให้ธุรกิจต้องเสียภาษีหรือค่าปรับเพิ่มเติม
• ช่วยให้ธุรกิจวางแผนได้ดีขึ้น เช่น อยากรู้ว่าวันนี้ต้องสั่งสต๊อกเพิ่มไป ก็ไปเช็กรายงานสินค้าคงเหลือได้ทันที หรือเจ้าของธุรกิจสามารถใช้สถิติการเข้าออกสินค้าในการตัดสินใจว่าจะเน้นขายสินค้าชนิดไหน ถึงได้กำไรเยอะสุด
• ควบคุมสินค้าได้ดีขึ้น การควบคุมสต๊อกสินค้าเป็นไปอย่างมีระเบียบ ไม่มากหรือน้อยเกินไป ลดโอกาสเงินจมและเจ๊งได้ดี แบบที่เจ้าของธุรกิจอาจคาดไม่ถึงเลยล่ะ

สรุป

มีคนเคยบอกว่า “สต๊อกสินค้าเป็นหัวใจของธุรกิจ” คงจะดีไม่น้อย ถ้านักบัญชีสามารถช่วยเจ้าของธุรกิจจัดการสินค้าได้เป็นอย่างมีประสิทธิภาพ ต่อยอดให้ตัดสินใจทางธุรกิจอย่างแม่นยำ สุดท้ายสร้างกำไรกลับมาแบบปังๆ เมื่อถึงเวลานั้น เราก็น่าจะได้ “นั่งอยู่ในใจเจ้าของธุรกิจ” อย่างไม่มีข้อสงสัยเลยล่ะค่ะ