การวางแผนความต้องการ (Demand Planning) เป็นสิ่งสำคัญในการจัดการสต็อกสินค้าคงคลัง เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจมีสินค้าที่พอดีในเวลาที่เหมาะสม มาดูกันว่ากระบวนการทำงานที่ดีเป็นอย่างไร และทำอย่างไรถึงจะได้ผลที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจคุณไปพร้อมๆ กันนะคะ

 

ผู้ประกอบการค้าปลีกจำนวนมากต้องเผชิญความท้าทายท่ามกลางวิกฤตโรคระบาด Supply Chain Shock และเงินเฟ้อสูงลอดช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ทำให้การออกแบบระดับสินค้าคงคลังที่สูงกว่าปกติที่มาเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคที่เพิ่มขึ้นแบบดั้งเดิมนั้นไม่เหมาะสม เพราะความต้องการของลูกค้าเปลี่ยนไป หลายบริษัทพบว่าตนเองมีสต็อกมากเกินไป หรือบางบริษัทมีของไม่พอขาย ส่งผลให้ความสามารถในการทำกำไรลดลงและเพิ่มปริมาณของเสียที่อาจเกิดขึ้นได้

 

การแก้ไขปัญหาเหล่านั้นเป็นอย่างไร วันนี้มายด์จะอธิบายพื้นฐานของการวางแผนความต้องการสำหรับการจัดการสินค้าคงคลัง เปรียบเทียบกับการคาดการณ์ กระบวนการวางแผนมีลักษณะอย่างไร และสิ่งที่บริษัทสามารถทำได้หลังจากเกิดความต้องการที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น แบบเข้าใจง่ายให้ฟังกันค่ะ

 

ถ้าพร้อมแล้วไปอ่านกันเลย…

 

การวางแผนความต้องการสต็อกสินค้าคืออะไร

 

ขั้นตอนนี้เป็นการคาดการณ์ความต้องการของลูกค้าที่จะเกิดในอนาคตเพื่อส่งมอบสินค้า การวางแผนบัญชีสต็อกสินค้า คือการคาดการณ์ความต้องการของลูกค้าเพื่อมาใช้ทั้งการสั่งซื้อสินค้า ประเมินระยะเวลาในการขนส่งและระยะเวลาในการผลิตว่าจะทันต่อความต้องการของลูกค้าไหมนั่นเอง

 

ทำไมต้องควบคุมและวางแผนสต็อกสินค้า

 

การวางแผนความต้องการที่แท้จริงของบริษัทนั้นจะช่วยเพิ่มศักยภาพ และปิดรอยรั่วไหลของกิจการในการจัดการสต็อกสินค้าคงเหลือ ที่จะช่วยให้ทีมงานในกิจการบรรลุเป้าหมายแต่ละแผนกของตนเอง เช่น ทีมขายจะมีสินค้าคงคลังที่พร้อมขายเพียงพอเพื่อตอบสนองคำสั่งซื้อจากลูกค้า ทีมการเงินจะได้ทราบต้นทุนสินค้าคงคลังที่แท้จริง และทีมการตลาดก็จะสามารถทำโปรโมชั่นที่ดีส่งเสริมการขายที่มากกว่าคู่แข่งได้

 

ดังนั้นคุณจะนำแนวทางการวางแผนความต้องการที่ครอบคลุมมากขึ้นสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังมาใช้ได้อย่างไร วันนี้มายด์มี 4 เทคนิคที่เป็นหัวใจของธุรกิจที่มีสินค้าคงเหลือมาฝากให้ทบทวน และนำไปปรับใช้กันนะคะ

 

 

1. ความจำเป็นของสินค้า – สินค้าของเรามีความต้องการด่วนแค่ไหน

 

การสร้าง 'ความต้องการ' ของลูกค้าในสินค้าของเรา เป็นการประเมินความเต็มใจที่จะซื้อ หากลูกค้ามีความต้องการเร่งด่วน โอกาสที่จะขายสินค้าได้ก็จะสูงขึ้นไปด้วย

 

ดังนั้น หากผู้ประกอบการไม่มีความเข้าใจลูกค้าที่แท้จริง ว่าอะไรเป็นตัวขับเคลื่อนการตัดสินใจของลูกค้า นั่นหมายความว่าคุณเสี่ยงที่จะลงทุนเวลาและเงินจำนวนมากเพื่อสนองความต้องการที่อาจจะไม่เกิดขึ้นจริง 

 

ในทางกลับกัน หากไม่สามารถระบุความต้องการเร่งด่วนได้ทันเวลา อาจทำให้การเตรียมสินค้าเพื่อขายไม่เพียงพอและอาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจอย่างมาก

 

ในกรณีที่เลวร้าย หากไม่สามารถตอบสนองความคาดหวังลูกค้าได้ คุณอาจเสี่ยงที่จะสูญเสียพวกเขาให้กับคู่แข่ง เพราะพวกเขาอาจอยู่ในตำแหน่งที่ดีกว่าสำหรับการตอบสนองความต้องการได้ทันท่วงที ดังนั้นการหาความต้องการของลูกค้าจำเป็นต้องมีการทำความเข้าใจเชิงลึก

 

คำตอบของคำถามนี้ ทีมขายจะเป็นผู้ที่สัมผัสกับลูกค้าและเข้าใจถึงความเร่งด่วนของความต้องการสินค้าของกิจการเราดีที่สุด

 

2. กำหนดราคาขาย – งบการซื้อสินค้าของลูกค้าคือเท่าไร

 

การกำหนดราคาขายที่ดีนั้นจะต้องให้น้ำหนักถึงความพร้อมจะจ่ายของลูกค้า และปัจจัยภายในกิจการที่ต้องพิจารณาที่มีทั้งต้นทุนของสินค้า ค่าใช้จ่ายทางภาษี และความสามารถในการแข่งขันในตลาดกับคู่แข่งด้วยค่ะ

 

เมื่อพูดถึงต้นทุน หลายคนจะนึกถึงต้นทุนขาย เช่น ต้นทุนในการซื้อสินค้า วัตถุดิบ เท่านั้น แต่ความเป็นจริงแล้ว ต้นทุนที่ว่านั้นต้องคิดให้ละเอียดตามที่เกิดขึ้นทั้งหมด เช่น ค่าขนส่งที่จ่ายเพื่อให้ได้สินค้ามา ค่าจ้างพนักงาน ค่าโฆษณา ฯลฯ 

 

สิ่งที่ต้องคำนึงถัดมาคือค่าใช้จ่ายทางภาษีของกิจการ

• ภาษีมูลค่าเพิ่ม หากกิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และสินค้าเป็นสินค้าที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ราคาขายจะสามารถบวกภาษีมูลค่าเพิ่มเข้าไปได้อีก 7% เพื่อผลักภาระให้ลูกค้า เพราะหากไม่ได้รวมในราคาขาย กิจการจะต้องเสียภาษีในส่วนนี้เอง ซึ่งจะทำให้ได้กำไรที่ลดลง
• กำไรที่ได้ต้องจ่ายภาษีเงินได้ หลังจากขายแล้วมีกำไรแล้ว ก็อย่าลืมว่า กิจการยังมีภาระที่จะต้องนำไปจ่ายภาษีเงินได้ด้วยตามฐานนิติบุคคล หรือบุคคลธรรมดา

ประเด็นการแข่งขัน กิจการต้องคำนึงว่าการตั้งราคาขายนี้จะสามารถแข่งขันในตลาดกับคู่แข่งรายอื่นๆได้หรือไม่ ที่ต้องมองในแง่ของคุณค่าหรือคุณภาพของสินค้าเทียบกับราคาที่ลูกค้าได้รับคู่ไปด้วย จนถึงเผื่อราคาการตลาดเพิ่มเติม เช่น การกำหนดราคากรณีมีตัวแทนขาย การให้ส่วนลดสำหรับลูกค้าที่ซื้อจำนวนมากๆ ไว้ด้วยเช่นกัน

 

3. เวลา - ระยะเวลากว่าจะมีสินค้าพร้อมขาย ระยะเวลาที่มีสต็อกสินค้าค้างที่คลังควรเป็นเท่าใด

 

ทุกอย่างล้วนเป็นเงินเป็นทอง โดยเฉพาะเวลาที่ผู้ประกอบการอาจจะพูดได้เต็มปากว่ามีค่าดั่งทอง…

 

เมื่อได้รับคำสั่งซื้อจากลูกค้าก็เสมือนเป็นโอกาส แต่เมื่อใดก็ตามที่กิจการไม่สามารถสนองสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังว่าจะได้รับคำสั่งซื้อของพวกเขา ก็เท่ากับรายได้หายวับไปต่อหน้าต่อตา

 

ลูกค้ามักคาดหวังว่าจะได้รับคำสั่งซื้อทันทีที่สั่งซื้อ หรือลงนามในสัญญา สิ่งนี้ผู้ประกอบการ โดยเฉพาะทีมซัพพลายเชนต้องแน่ใจว่ามีสินค้าทั้งหมดพร้อมจำหน่ายครบถ้วน 

 

การคำนวณระยะเวลาจนกว่าจะมีสินค้าพร้อมขายนั้น จะต้องคำนึงตั้งแต่กระบวนการสั่งซื้อวัตถุดิบ กระบวนการผลิตว่าทั้งหมดนี้ใช้เวลาทั้งหมดกี่วัน เพื่อจะได้มีสินค้าคงคลังที่พอดีกับปริมาณการสั่งซื้อที่จะเกิดขึ้น เหมือนที่กล่าวข้างต้นว่า เวลาเป็นเงินเป็นทอง การที่มีสินค้าคงคลังนอนแช่อยู่ที่โกดังสินค้ามากจนเกินพอดี ผลเสียก็คือกิจการนั่นเอง ที่จะต้องเสียค่าดูแลรักษา เสียค่าเช่าโกดัง และเสียโอกาสที่จะขายสินค้าเปลี่ยนมาเป็นเงินสด และนำไปบริหารกิจการด้านอื่นแทนนั่นเองค่ะ

 

4. การเก็บข้อมูล – ลูกค้าของคุณต้องการอะไรจริงๆ

 

สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าทีมงานมีความรู้ ความเข้าใจข้อกำหนดของการสั่งซื้อ หรือ ความต้องการของลูกค้าหรือไม่ 

 

ทีมขายของกิจการจึงจำเป็นต้องรับฟังวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของผู้ซื้อ เพื่อให้มีข้อมูลในการหาความต้องการที่แท้จริงของลูกค้า

 

ยกตัวอย่างเช่น 

• เวลาซื้อโทรศัพท์ ลูกค้าจะต้องซื้อเคสไปด้วยเสมอ หรือ 
• เครื่องทำกาแฟ ลูกค้าจะถามถึงเมล็ดกาแฟ ดังนั้นทั้งสองอย่างจะขายพร้อมกันเสมอ

 

จากนั้นจึงปรับโซลูชันให้สอดคล้องกับข้อกำหนดเหล่านี้ แต่สิ่งนี้จะเกิดขึ้นไม่ได้เลย หากกิจการไม่มีการเก็บข้อมูล แนวโน้มการขายว่าสินค้าตัวใดขายคู่กับตัวใด ดังนั้นสิ่งที่สำคัญมากกว่าข้อมูล คือนิสัยในการเก็บข้อมูลเป็นประจำนั่นเองค่ะ

 

 

แนวการวางแผนกิจการให้ตรงกับความต้องการสินค้าของลูกค้าที่แท้จริง

 

เมื่อคุณอ่านมาถึงตรงนี้แล้ว คุณคงเริ่มเห็นความสำคัญของการจัดการสินค้ากันจริงๆ แล้วค่ะ

 

ทีนี้มายด์จะมาเล่าวิธีการวางแผนและจัดระเบียบกันใหม่ว่าควรจะเริ่มอย่างไร เพื่อช่วยให้องค์กรของคุณรับมือกับความต้องการสินค้าที่เพิ่มขึ้น หรือขาดหายไปโดยไม่คาดคิดได้ และสอดคล้องกับความต้องการที่แท้จริงกันนะคะ

 

1. ให้ข้อมูลในอดีตเป็นสิ่งนำทาง — แต่ให้โฟกัสกับข้อมูลปัจจุบัน

 

การวางแผนอุปสงค์หรือความต้องการสินค้าของลูกค้าในอดีตมีความเกี่ยวข้องกับการคาดการณ์ในอนาคต แต่เมื่อช่วงเวลาและสถานการณ์เปลี่ยนไปเรื่อยๆ การจัดลำดับความสำคัญในปัจจุบันจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในทางปฏิบัติจึงต้องคำนึงถึงแนวโน้มความต้องการสินค้าใหม่ๆ ของลูกค้าเพิ่มขึ้นในช่วงสามเดือนที่ผ่านมา และนำมาเทียบกับช่วงสามปีที่ผ่านมาด้วย

 

2. ใส่ใจกับข้อมูลความต้องการสินค้า

 

การระบุความต้องการสินค้าประเภทต่างๆ เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน

 

• สินค้าที่ใช้บ่อย คือผลิตภัณฑ์ที่มีความต้องการสม่ำเสมอซึ่งเกิดขึ้นซ้ำทุกเดือน 
• สินค้าที่ใช้ไม่สม่ำเสมอ มักมีความต้องการที่มีความผันผวน 
• ในขณะที่สินค้าตามเทศกาล ที่มีการวางขายไม่สม่ำเสมอ และ "แปลก" อาจมีความต้องการสูง

 

ดังนั้นการวางแผนสำหรับสินค้าแต่ละหมวดหมู่ช่วยลดความเสี่ยงที่จะสต็อกสินค้ามากเกินไปหรือน้อยเกินไปให้กิจการได้

 

การดูข้อมูลยอดขายผ่าน mobile POS ของ FlowAccount ที่มาพร้อมกราฟ (data visualization) ช่วยให้เจ้าของกิจการติดตามยอดขายได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้เห็นแนวโน้มและการเปลี่ยนแปลงของยอดขายได้อย่างชัดเจน ทำให้สามารถวิเคราะห์ผลประกอบการและตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำอีกด้วยนะคะ นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาในการสรุปข้อมูล เข้าถึงข้อมูลได้ทันทีไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม ช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถวางแผนและปรับกลยุทธ์ได้อย่างทันเวลาขึ้นแน่นอนค่ะ

 

เมื่อกิจการมีความเข้าใจและจัดลำดับความสำคัญ ปิดรอยรั่วด้านสินค้าคงเหลือได้แล้ว คุณจะเหลือเงินสดหมุนเวียนในกิจการเพิ่มมากขึ้นอย่างเหลือเชื่อเลยค่ะ ลองนำความรู้นี้ไปปรับใช้ พร้อมลองใช้แอประบบจัดการขายหน้าร้าน FlowAccount ช่วยจัดทำรายงานสต็อกสินค้าคงเหลือกันดูนะคะ