ใบเสร็จรับเงิน และบิลเงินสด เป็นเอกสารที่ใช้ยืนยันการชำระเงินตามกฎหมาย ที่ผู้ขายซึ่งได้รับเงินมานั้น มีหน้าที่ออกให้แก่ลูกค้าผู้ชำระเงินทันทีทุกครั้ง ไม่ว่าผู้ซื้อจะร้องขอหรือไม่ก็ตาม และทั้ง 2 เอกสารนี้มีความแตกต่างกันอย่างไร ใบเสร็จรับเงิน ที่ถูกต้อง มีอะไรบ้าง วิธีการออกใบเสร็จรับเงิน สรรพากรยอมรับ รวบรวมรายละเอียดที่ผู้ค้าจำเป็นต้องรู้ไว้ที่บทความนี้แล้ว
ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) คือ เอกสารการรับเงินที่ผู้ขายออกเพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงิน และต้องออกทุกครั้ง ไม่ว่าผู้ซื้อหรือลูกค้าจะขอหรือไม่ก็ตาม เมื่อมีการซื้อขายสินค้าหรือบริการมูลค่าตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป เพื่อยืนยันว่าการชำระเงินได้เสร็จสิ้นแล้ว ในใบเสร็จรับเงินนั้นต้องมีข้อมูลรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ซื้อขาย รวมถึงราคาที่ตกลงกันให้ชัดเจน
ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน และใบเสร็จรับเงินในรูปแบบต่างๆ
1. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
ใบนี้ออกเมื่อมีการซื้อขายสินค้าหรือบริการที่มีมูลค่าสูง และมีบริการหลังการขาย ผู้ซื้อสามารถขอได้โดยให้ชื่อและที่อยู่แก่ร้านค้าหรือบริษัท เพื่อให้มีข้อมูลที่ถูกต้องของผู้ซื้อในการออกใบเสร็จรับเงิน
2. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เป็นใบเสร็จที่พบเห็นได้ทั่วไป ทั้งจากการซื้อของที่ห้างสรรพสินค้า หรือร้านค้าปลีกที่มีการจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) บิลรูปแบบนี้จะแสดงรายการสินค้าและบริการเหมือนใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี แต่จะไม่ระบุชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
3. บิลเงินสด
ใบเสร็จรับเงิน กับบิลเงินสดต่างกันยังไง
บิลเงินสด (Cashbill) คือ เป็นเอกสารที่ผู้รับเงินออกเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าการชำระเงินได้เสร็จสิ้นแล้ว มีลักษณะคล้ายใบเสร็จรับเงิน แต่มีความเป็นทางการน้อยกว่าใบเสร็จรับเงิน และบิลเงินสดมักจะเขียนด้วยลายมือ ซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย เช่น กรอกข้อมูลไม่ครบหรือระบุไม่ชัดเจนตามที่สรรพากรกำหนด ความน่าเชื่อถือของบิลเงินสดจึงน้อยกว่าใบเสร็จรับเงิน
หากคุณประกอบธุรกิจขนาดเล็ก การใช้บิลเงินสดเป็นวิธีการสร้างหลักฐานการชำระเงินที่ทำได้ง่าย สามารถเห็นร้านค้าที่ใช้เล่มบิลเงินสดเขียนหลักฐานการชำระเงินได้โดยทั่วไป
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเขียนบิลเงินสด
บิลเงินสด เขียนเองได้ไหม: สามารถเขียนเองด้วยลายมือได้ แต่อาจให้ความน่าเชื่อถือต่ำและไม่เป็นที่ยอมรับของสรรพากร เนื่องจากไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีการซื้อขายเกิดขึ้นจริง
เขียนบิลเงินสดเขียนยังไง: ต้องระบุข้อมูลดังต่อไปนี้ให้ถูกต้องครบถ้วน
- รายละเอียดของผู้ขาย หรือผู้รับชำระเงิน ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของผู้ซื้อ หรือผู้ชำระเงิน ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของสินค้า หรือบริการ
- จำนวนเงิน หรือมูลค่าที่เกิดการซื้อขายของสินค้า หรือบริการ
- ลายมือชื่อผู้รับเงินและผู้จ่ายเงิน
บิลเงินสดปริ๊นต์เองได้ไหม: สามารถปริ๊นต์เองได้ โดยอาจเพิ่มโลโก้ในบิลเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับบิลเงินสด
บิลเงินสด ใช้เบิกได้ไหม: สำหรับคำถามที่ว่าบิลเงินสดใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ หรือคำนวณภาษีได้ไหม จะต้องพิจารณาว่าสามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน ถ้าไม่สามารถระบุผู้รับได้อย่างชัดเจนก็จะไม่สามารถนำไปใช้คำนวณรายจ่ายทางธุรกิจหรือคำนวณภาษีได้
แก้ไขบิลเงินสดได้ไหม: สามารถแก้ไขได้ แต่ควรต้องลงชื่อกำกับเอาไว้ด้วย
วิธีทำให้บิลเงินสดมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น
การระบุรายละเอียดข้อมูลให้ครบถ้วนและแนบเอกสารเพิ่มเติมเป็นหนึ่งวิธีการเพิ่มความน่าเชื่อถือให้บิลเงินสดที่ทำได้ไม่ยาก โดยอาจแนบเอกสารดังต่อไปนี้ประกอบบิลเงินสดเป็นหลักฐานเพิ่มเติม
- ใบสำคัญรับเงิน (เราเป็นคนออกให้บุคคลภายนอก แล้วให้เขาเซ็นยืนยัน)
- เอกสารใบรับรองแทนใบสำคัญรับเงิน (เราออกเอง ยืนยันเอง และใช้เองภายในบริษัท)
- หลักฐานสลิปการโอนเงิน
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน
แต่สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่หรือธุรกิจที่มีความซับซ้อนทางภาษี การใช้ใบเสร็จรับเงินแทนบิลเงินสดที่มีการระบุชื่อผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่ไว้ชัดเจนไปเลยจะเป็นตัวเลือกที่น่าเชื่อถือกว่า
สร้างใบเสร็จรับเงิน ทำยังไงให้ถูกต้อง
ผู้ขายจำเป็นต้องออกต้องออกใบเสร็จรับเงินให้ผู้ซื้อเมื่อขายสินค้าหรือบริการแต่ละครั้งที่มีจำนวนเงินเกิน 100 บาท
หากไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า มีบทลงโทษอย่างไร?
การออกใบเสร็จรับเงินเป็นข้อบังคับที่ต้องปฏิบัติทันทีเมื่อรับเงิน มิเช่นนั้นจะเป็นการฝ่าฝืนมาตรา 127 ทวิ ตามประมวลรัษฎากร อาจถูกปรับเป็นเงินหรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน โดยหากมีการจัดทำใบเสร็จรับเงินเป็นภาษาอังกฤษ จะต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย
ดังนั้นการออกใบเสร็จรับเงินจึงสำคัญมากๆ ใครที่ทำธุรกิจอยู่ห้ามลืมเด็ดขาดเลยค่ะ
ข้อมูลที่ต้องมีในใบเสร็จรับเงิน
การสร้างใบเสร็จรับเงิน บุคคลธรรมดา หรือนิติบุคคล จะต้องมีรายละเอียดครบถ้วน ดังต่อไปนี้
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบเสร็จรับเงิน – ในกรณีของบุคคลธรรมดาก็คือเลขประจำตัวประชาชน
- ชื่อหรือโลโก้ของผู้ออกใบเสร็จรับเงิน
- เลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) และเลขที่ใบเสร็จรับเงิน
- วันเดือนปีที่ออกใบเสร็จรับเงิน
- จำนวนเงินที่ได้รับ
- รายละเอียดและราคาสินค้า
เพื่อนๆ สามารถออกใบเสร็จด้วยฟอร์มใบเสร็จรับเงินสำเร็จรูปจาก FlowAccount นอกจากจะออกใบเสร็จรับเงินได้ง่าย ฟรี และไม่จำกัดเอกสารแล้ว ยังรองรับสกุลเงินต่างประเทศและสามารถออกรายงานสรุปยอดขายและภาษี รวมถึงมีผลสรุปทางการเงินของธุรกิจได้อย่างครบวงจรในที่เดียว
ใบกำกับภาษี ต่างจาก ใบเสร็จรับเงินอย่างไร
ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารที่ใช้เพื่อเป็นหลักฐานการซื้อขายตามกฎหมายแล้ว สิ่งที่ใบกำกับภาษีพิเศษเพิ่มเติมขึ้นมาจากใบเสร็จรับเงินคือ
- ใช้เป็นหลักฐานว่ามีการเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากลูกค้ามาเรียบร้อยแล้ว
- กิจการที่ออกใบกำกับภาษีได้คือกิจการที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น
- กิจการที่จด VAT ต้องออกใบกำกับภาษีหรือใบกำกับภาษีอย่างย่อเป็นหลักฐานการชำระเงินให้ผู้ซื้อทันทีเมื่อส่งมอบสินค้า แม้จะยังไม่ได้รับชำระเงินหรือยอดไม่ถึง 100 บาทเหมือนกับการออกใบเสร็จรับเงิน
ส่วนกิจการที่ไม่ได้จด VAT จะไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ ให้ใช้การออกใบเสร็จรับเงินแทน โดยจะออกใบเสร็จรับเงินโดยไม่มี vat ได้ไหม คำตอบคือสามารถออกใบเสร็จรับเงินได้โดยไม่ต้องมี VAT ต่างกันกับใบกำกับภาษีที่ต้องมีการระบุ VAT อย่างชัดเจนเพื่อนำส่งสรรพากร
สรุปข้อแตกต่างระหว่างใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี
เทคนิคการทำใบเสร็จรวม
สำหรับธุรกิจขายส่งที่มีการส่งของและออกใบกำกับภาษีหลายรอบ สามารถใช้ FlowAccount ทำใบเสร็จรวม (Cumulative Receipt) ต่อจากใบวางบิลรวมได้เลย ไม่ต้องออกเอกสารซ้ำไปมาหลายครั้งให้ยุ่งยาก สามารถดูวิธีการสร้างใบเสร็จรับเงินเพื่อบันทึกรายได้ โดยไม่ต้องอ้างอิงใบกำกับภาษีด้วย FlowAccount ได้ที่นี่
ไม่ว่าจะจด VAT หรือเป็นกิจการเล็กๆ ก็สามารถออกเอกสารซื้อ-ขายแบบครบวงจรได้ง่ายๆ เปิดเอกสาร เสนอราคา วางบิล เก็บเงินลูกค้า สรุปยอด ทำได้หมดทั้งในเว็บไซต์และแอปมือถือ ด้วย FlowAccount โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ใช้งานง่าย สำหรับนักธุรกิจยุคใหม่ ที่มีผู้ประกอบการไว้วางใจกว่า 130,000+ ราย ทดลองใช้ FlowAccount ฟรี หรืออ่านบทความเรื่องบัญชี สำหรับคนค้าขายต่อได้ที่บล็อกของเรา
ขอขอบคุณข้อมูลจาก
https://www.kasikornbank.com/th/kbiz/article/pages/what-is-cash-bill.aspx
https://www.rd.go.th/fileadmin/download/15277290359.pdf
https://tdexpress.co.th/บทความ/บิลเงินสดทุกเรื่องที่ค/
https://www.rd.go.th/fileadmin/user_upload/SMEs/infographic/13-1.vat_360.pdf
https://www.itax.in.th/media/ใบเสร็จ-vs-ใบกำกับภาษี/
https://www.kengbuncheepasibuntao.com/ใบส่งของใบเสร็จรับเงินไม่มีvat/
https://flowaccount.com/blog/ใบเสร็จรับเงิน/
