1. ทำไมถึงควรทำอีเมลบริษัทด้วยโดเมนเว็บของบริษัท

ถ้าคุณเป็นฟรีแลนซ์หรือทำงานเล็กๆ ส่วนตัว การใช้อีเมลฟรีธรรมดาอย่าง gmail, outlook, yahoo ยังเป็นเรื่องที่ทำได้ แต่ถ้าคุณต้องการเริ่มติดต่อธุรกิจ ปิดการขาย เริ่มติดต่อลูกค้าประเภทองค์กร การมีอีเมลบริษัทที่ทำจากโดเมนเว็บของบริษัทจะเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังเป็นวิธีที่เราสามารถแสดงความเป็นมืออาชีพ

นอกจากนี้ Vendor สายธุรกิจ B2B หลายราย มีการจัดลำดับความสำคัญในการตอบกลับอีเมล การสมัครใช้บริการ เป็นต้น โดยต้องการให้ธุรกิจกรอกข้อมูลเข้ามาด้วยอีเมลองค์กรที่ไม่ใช่นามสกุลอีเมลฟรี

2. ความแตกต่างระหว่าง @อีเมลบริษัท และ @โดเมนอีเมลฟรี

2.1 @อีเมลบริษัท / @อีเมลธุรกิจ

• ชื่ออีเมลบริษัทจะมีหน้าตาแบบนี้ Name@yourcompany.com ซึ่งชื่ออีเมลที่มี @ เป็นชื่อโดเมนเว็บไซต์ของธุรกิจ
• ปกติแล้วบริการอีเมลธุรกิจ จะมีฟีเจอร์มากกว่า เช่น ฟีเจอร์การบริหารจัดการ Users ในธุรกิจ ที่ Admin สามารถตั้งค่าความสามารถได้ รวมถึงการจัดการตั้งค่าเรื่องการรับอีเมล / Spam

อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบ ประวัติอีเมลได้ว่ามีการส่งอีเมลออกแล้วนั้นส่งถึงผู้รับหรือไม่ หรือมีผู้ส่งคนไหนที่ส่งเข้ามาหาอีเมลของเราแล้วยังไม่ได้รับบ้าง ทำให้การติดต่อธุรกิจสำคัญเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องค่ะ

2.2 อีเมลฟรี

• ชื่ออีเมลฟรี (Free mail) นั้นจะเป็นชื่ออีเมลที่มี @ เป็นชื่อเว็บไซต์ของผู้ให้บริการอีเมล เช่น @hotmail.com, @outlook.com, @gmail.com, @yahoo.com เป็นต้น 
• อีเมลฟรี (Free mail) จะไม่มีหน้าจัดการของอีเมล จึงทำให้ไม่สามารถจัดการอีเมลภายในบริษัทนั้นได้ ทำให้เมื่อเกิดปัญหาไม่ได้รับอีเมล หรือมีอีเมล Spam ส่งเข้ามาจำนวนมาก ก็จะไม่สามารถแก้ไขปัญหาด้วยตัวเองได้โดยอิสระ

3. ข้อดีของการมีอีเมลบริษัท

• เปลี่ยนชื่ออีเมล หรือรหัสผ่านอีเมลภายในองค์กรได้ 
• เมื่อเปลี่ยนผู้ใช้งานแล้ว สามารถสร้างอีเมลเป็นชื่อคนใหม่ได้ เช่น suda@yourcompany.com, malee@yourcompany.com, weena@yourcompany.com เป็นต้น
• มีระบบป้องกัน Spam ที่มีประสิทธิภาพทั้งขารับเข้า และส่งออก
• ช่วยกรองไม่ให้ได้รับอีเมล Spam ได้อีกด้วย
• สำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ถ้าหากเกิดปัญหาข้อมูลสูญหายก็จะสามารถดึงข้อมูลเก่ากลับมาได้
• เพิ่มความน่าเชื่อถือในการติดต่อธุรกิจ
  

4. วิธีสร้างอีเมลบริษัทด้วย Google Workspace

ถ้าหากถนัดใช้ Gmail อยู่แล้ว แนะนำให้สมัครบริการ Google Workspace ได้เลย เพราะใช้ง่าย ฟีเจอร์ครบ และคุ้มค่ามากๆ เพราะนอกจากจะได้รับบริการอีเมลแล้ว Google Workspace ยังมีโปรแกรมอื่นๆ ยกตัวอย่างเช่น

• Google Drive: พื้นที่เก็บไฟล์บนคลาวด์ ลืมการใช้แฟลชไดรฟ์ไปได้เลย เก็บไฟล์ส่วนตัวก็ได้ หรือไฟล์ที่ต้องการแชร์ระหว่างทีมในธุรกิจ หรือส่งไฟล์ต่อให้ลูกค้า/คู่ค้า บริการจัดการการเข้าถึงได้ง่าย ในพื้นที่ที่มากกว่าแบบฟรี
• Google Meet: โปรแกรมประชุมออนไลน์ ใช้ง่ายและความเสถียรสูง
• Gemini: AI ช่วยทำงาน เช่น การเขียนอีเมล การเขียนเนื้อหาในเอกสาร Google Doc

ทั้งหมดมีประโยชน์ต่อคนทำธุรกิจ แถมรองรับความสามารถที่เหนือกว่าอีเมลฟรีอีกด้วย

4.1 สมัคร Google Workspace

ทั้งนี้เพื่อความสะดวกมากยิ่ง สามารถสมัครใช้บริการ Google Workspace ได้ที่ FlowAccount ซึ่งเป็นตัวแทนจำหน่ายอย่างเป็นทางการ ซึ่งสามารถออกใบกำกับภาษี เพื่อให้ธุรกิจนำไปใช้เคลมภาษีซื้อได้ด้วยนะ โดยแพ็กเกจ Business Starter นั้น เพียงพอแล้วสำหรับการสร้างอีเมลธุรกิจค่ะ

4.2 ระบุอีเมลที่ต้องการใช้

กรอกฟอร์มสมัคร Google Workspace เพื่อให้เจ้าหน้าที่ติดต่อกลับ สำหรับ Email Domain ที่ต้องการใช้คุณสามารถ

• กรอกโดเมนเว็บไซต์ที่คุณมีอยู่แล้ว
• หากยังไม่มี คุณต้องจดโดเมนเว็บไซต์ด้วยตัวเองก่อน แล้วจึงมาสมัคร Google Workspace

4.3 ยืนยันโดเมนของคุณ และตั้งค่า DNS

เมื่อสมัคร Google Workspace เสร็จเรียบร้อย หากคุณใช้โดเมนที่คุณมีอยู่แล้ว ให้ตั้งค่ายืนยันความเป็นเจ้าของโดเมนของคุณ โดยตั้งค่า DNS ของคุณให้ไปผูกกับ Google โดยทำตามขั้นตอนที่ Google แนะนำ

การผูกที่ว่านี้ เรียกว่าการตั้งค่า DNS โดยวิธีการคือการเข้าไปยังหน้าจอบริหารจัดการโดเมนของผู้ให้บริการโดเมนของคุณ และเลือกจัดการ DNS และทำตามขั้นตอนที่ Google แนะนำ

4.4 เริ่มใช้อีเมลบริษัทได้เลย!

หากตั้งค่าและทุกอย่างเสร็จแล้ว ก็สามารถเริ่มต้นใช้ได้เลยค่ะ! ทั้งนี้การเปลี่ยนแปลง DNS ปกติแล้วอาจใช้เวลาสั้นๆ ตั้งแต่ 5 นาที ไปจนถึง 48 ชั่วโมงเมื่อให้ดำเนินเสร็จสิ้นก็มีค่ะ

Tips เพิ่มเติม

คำแนะนำเกี่ยวกับการจดโดเมนสำหรับเว็บไซต์บริษัท

ต้องเริ่มจากจดโดเมนเว็บไซต์ของบริษัทก่อนโดยชื่อโดเมนเว็บไซต์ (Domain Name) ต้องตั้งเป็นชื่อภาษาอังกฤษ และควรมีความเกี่ยวข้องกับชื่อบริษัทของตนเอง ตั้งชื่อให้สั้นที่สุดเพื่อให้คนจำง่าย ไม่ควรนำตัวอักษรย่อมาจดเพราะจะสะกดและจำยาก

และนอกจากการลงท้ายอีเมลด้วย .com แล้ว ยังสามารถใช้ .co.th, .net, .co หรืออื่นๆ ได้อีกด้วยค่ะ ที่สำคัญคือควรคิดให้ถี่ถ้วนก่อนที่จะจดชื่อโดเมนเพราะชื่อโดเมนนั้นเปลี่ยนแปลงยาก ชื่อโดเมนเว็บไซต์จะนำไปใช้ในทุกที่ไม่ว่าจะเป็นนามบัตร โบรชัวร์ ใบเสนอราคา และเอกสารอื่นๆ

คิดชื่อ User หรือรายชื่อ Email ในองค์กรทั้งหมดที่ต้องการ

ควรตั้งชื่ออีเมลให้เหมาะสม จดจำง่าย และ ดูน่าเชื่อถือเพียง 1 วิธี คือ การใช้ชื่อจริงและนามสกุลในการตั้งชื่ออีเมล ตัวอย่างเช่น ชื่อจริง มณี นามสกุล มีใจ สามารถตั้งชื่ออีเมล ว่า manee.meejai@domainname.com ถ้าหากชื่ออีเมลดังกล่าวยาวเกินไปสามารถตั้งเป็น manee.m@domainname.com เพื่อให้สะดวกต่อการพิมพ์และจดจำค่ะ

ทั้งนี้ เราสามารถตั้งชื่ออีเมลจากแผนกในที่ทำงานเพื่อใช้สำหรับติดต่อธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ในแผนก Support ของบริษัท สามารถตั้งชื่ออีเมลเป็น support@domainname.com เพื่อให้ชื่ออีเมลของเราดูน่าเชื่อถือ และผู้อื่นสามารถจดจำได้หากต้องการส่งอีเมลหาเกี่ยวกับแผนก Support ค่ะ

ลักษณะของชื่ออีเมลที่ไม่ควรใช้งาน คือ ชื่ออีเมลที่เป็นตัวเลข เช่น รหัสพนักงาน วันเดือนปีเกิด อายุ เป็นต้น ไม่เหมาะสมที่จะตั้งเป็นชื่ออีเมลเนื่องจากมีความยาวและจดจำได้ยาก อีกทั้งยังทำให้ผู้ติดต่อภายนอกพลาดการติดต่อได้ นอกจากนี้ ชื่ออีเมลไม่ควรมีความไม่สุภาพ และมีคำหยาบค่ะ

สรุป

จะเห็นได้ว่าอีเมลบริษัทที่ใช้โดเมนเว็บไซต์ของตัวเองนั้น จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจของเราได้ แตกต่างจากอีเมลฟรีทั่วไป เช่น @gmail.com, @hotmail.com, @yahoo.com เป็นต้น ที่ไม่มีระบบจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพและไม่สามารถตรวจสอบ Log การรับส่งอีเมลได้ อีกทั้งอีเมลบริษัทยังช่วยให้เราสามารถจัดการบัญชีผู้ใช้ ป้องกันสแปม และสำรองข้อมูลได้อย่างปลอดภัย นอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าจดจำ และติดต่อธุรกิจของเราได้ง่ายขึ้นค่ะ

หากเราต้องการสร้างอีเมลบริษัท จะต้องเริ่มต้นด้วยการจดทะเบียนโดเมนเว็บไซต์ของบริษัท เลือกชื่อโดเมนที่สอดคล้องกับชื่อบริษัท จดจำง่าย และเป็นภาษาอังกฤษ จากนั้นคิดชื่อผู้ใช้สำหรับอีเมลของพนักงาน โดยใช้ชื่อจริงและนามสกุล หรือชื่อแผนก เพื่อความเป็นมืออาชีพ คุณสามารถเลือกใช้บริการอีเมลจากผู้ให้บริการโดเมน หรือใช้ Google Workspace เพื่อผูกอีเมลกับโดเมนของเรา

เพื่อความสะดวกมากยิ่ง อีกทั้งยังมีครบทั้งวงจรในที่เดียวทั้งระบบบัญชี และ Google Workspace สำหรับองค์กร สามารถสมัครใช้บริการ Google Workspace ได้ที่ FlowAccount ซึ่งเป็นตัวแทนจำหน่ายอย่างเป็นทางการ มีทีมงานคอยช่วยเหลือ เหมาะสำหรับผู้กำลังเริ่มต้นธุรกิจและยังไม่มีพนักงานแผนกไอทีค่ะ

ข้อมูลอ้างอิง

support.google.com/

support.google.com/

hostpapa.com

workspace.google.com