บทความนี้ FlowAccount ได้รวบรวมและสรุปแนวทางปฏิบัติจาก "คู่มือการบริหารจัดการด้านบัญชีและภาษีในภาวะวิกฤติ – ภัยพิบัติ" ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพื่อเป็นแนวทางให้แก่ผู้ประกอบการในการจัดการปัญหาเอกสารสูญหายอย่างเป็นระบบและถูกต้องตามระเบียบราชการ

เอกสารบัญชีถูกน้ำท่วมได้รับความเสียหาย มีวิธีปฏิบัติอย่างไร? 

ถ้าคุณพบว่าเอกสารทางบัญชีของคุณมีความเสียหาย หรือสูญหายจากเหตุภัยพิบัติ ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา ๑๕ ระบุไว้ว่า ‘ถ้าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนดภายในสิบห้าวันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น’ 

เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการได้ถูกต้องตามกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนด และลดความกังวลใจในภายหลัง FlowAccount ได้สรุปแนวทางปฏิบัติที่จำเป็นและสิ่งที่ต้องเตรียมตัวมาให้แล้ว ดังนี้

ขั้นตอนการเตรียมเอกสารประกอบการยื่นคำร้อง กรณีเอกสารทางบัญชีสูญหายและเสียหาย ?

ก่อนดำเนินการแจ้งต่อหน่วยงานราชการ ผู้ประกอบการจำเป็นต้องรวบรวมพยานหลักฐานเพื่อยืนยันข้อเท็จจริงว่าเอกสารไม่ได้สูญหายจากการละเลย แต่เกิดจากเหตุสุดวิสัย โดยมีขั้นตอนการเตรียมการที่สำคัญ ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : สำรวจความเสียหายและบันทึกภาพถ่าย

เมื่อสามารถเข้าสู่พื้นที่ได้ สิ่งแรกที่ควรดำเนินการคือการสำรวจและถ่ายภาพสภาพความเสียหายของสำนักงาน ตู้เก็บเอกสาร และสภาพของเอกสารที่เปียกชื้นหรือถูกทำลาย เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบคำขอ โดยภาพถ่ายควรแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงกับสถานที่ตั้งของกิจการ รวมถึงระบุตำแหน่งพิกัด (ถ้ามี) เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบได้ชัดเจน

ขั้นตอนที่ 2 : การลงบันทึกประจำวัน ณ สถานีตำรวจ

ผู้ประกอบการต้องดำเนินการแจ้งความหรือลงบันทึกประจำวัน ณ สถานีตำรวจในท้องที่เกิดเหตุ โดยในใบแจ้งความต้องระบุรายละเอียดที่ชัดเจนว่ามีบัญชีเล่มใด หรือเอกสารประเภทใดสูญหายบ้าง (อาทิ ใบกำกับภาษีขาย เล่มที่... ถึง..., ปีภาษี...) เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิงทางกฎหมายประกอบการยื่นเรื่องต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร

ขั้นตอนที่ 3 : แจ้งหน่วยงานภาครัฐที่เกี่ยวข้อง

ภายหลังจากรวบรวมหลักฐานครบถ้วนแล้ว ผู้ประกอบการต้องดำเนินการแจ้งต่อ 2 หน่วยงานหลัก ได้แก่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) เพื่อปฏิบัติตาม พ.ร.บ. การบัญชี และ กรมสรรพากร เพื่อจัดการเรื่องเอกสารสิทธิประโยชน์ทางภาษี โดยมีรายละเอียดดังนี้

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า : ทำการยื่นแบบแจ้งบัญชีสูญหาย (ส.บช.2) ซึ่งทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าอำนวยความสะดวกให้ผู้ประกอบการสามารถแจ้งเหตุผ่านระบบออนไลน์ (e-Permit) ได้ที่เว็บไซต์ www.dbd.go.th โดยเลือกหัวข้อ "แจ้งบัญชีสูญหายเสียหาย (ส.บช.2)" และทำการอัปโหลดไฟล์หลักฐานภาพถ่ายและใบแจ้งความเข้าสู่ระบบ ซึ่งถือเป็นการปฏิบัติตามกฎหมายอย่างสมบูรณ์โดยไม่ต้องเดินทางไปที่สำนักงาน

• กรมสรรพากร : สำหรับเอกสารทางภาษี เช่น ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) หากสูญหายต้องยื่นคำขอรับใบแทนตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร ในส่วนของใบกำกับภาษีซื้อหรือขายที่เสียหาย ให้ดำเนินการขอถ่ายสำเนาจากคู่ค้า หรือออกใบแทนให้แก่ลูกค้า โดยประทับตราข้อความว่า "ใบแทน" หรือ "เอกสารออกเป็นชุด" เพื่อให้เอกสารนั้นสามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้ตามกฎหมาย

ซึ่งการแจ้งหน่วยงานทั้งสองจะต้องดำเนินการ ภายใน 15 วัน นับจากวันที่เอกสารเสียหาย โดยให้นำเอกสารที่เราได้เตรียมไว้ทั้งหมด (ทั้งใบแจ้งความที่ลงบันทึกประจำวันแล้ว และเอกสารประกอบต่าง ๆ) ไปแจ้งแก่ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และ กรมสรรพากร โดยทางหน่วยงานจะมีแบบฟอร์มให้กรอกเกี่ยวกับรายละเอียดเอกสารที่สูญหายหรือเสียหาย

ตัวอย่าง

บริษัท บัญชี ABC จำกัด ตั้งอยู่ที่จังหวัดสงขลา อำเภอหาดใหญ่

• 20 กันยายน 2567 : เกิดเหตุอุทกภัยเมื่อเวลา 14.00 น. ซึ่งบริษัทไม่สามารถนำสิ่งของหรือเอกสารออกมาจากที่เกิดเหตุได้ทัน

• 30 กันยายน 2567 : ธุรกิจจึงสามารถเข้าไปในสถานที่เกิดเหตุได้ และทราบว่าเอกสารที่ประกอบการลงบัญชีเสียหายทั้งหมด 

ดังนั้น วันที่ทราบว่าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีเสียหายคือ วันที่ 30 กันยายน 2567

• 15 ตุลาคม 2567 : วันสุดท้ายที่ธุรกิจสามารถแจ้งบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย (ส.บช.2) ผ่านระบบงานการอนุญาต (e-Permit)

ขั้นตอนที่ 4 : ดำเนินการจัดหาเอกสารทดแทน

หลังจากดำเนินการตามขั้นตอนทางกฎหมายแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดการกับเอกสารที่เสียหายเพื่อให้มีเอกสารครบถ้วน ให้ลองตรวจสอบว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่สามารถกู้คืนได้ หากไม่สามารถกู้คืนได้ หรือเอกสารถูกทำลายไปแล้ว ให้ดำเนินการ ขอคัดสำเนาเอกสาร เพื่อนำมาทดแทนเอกสารที่ได้รับความเสียหาย

• กรณีสำเนาใบกำกับภาษีขายสูญหาย: หากใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการออกเอกสาร สามารถสั่งพิมพ์สำเนาชุดใหม่จากระบบได้ทันที แต่หากไม่สามารถดำเนินการได้ ให้ประสานงานไปยังลูกค้าผู้รับเอกสาร เพื่อขอคัดสำเนาใบกำกับภาษีฉบับนั้นมาเก็บเป็นหลักฐาน

• กรณีใบกำกับภาษีซื้อสูญหาย: ให้ตรวจสอบรายชื่อผู้จำหน่ายสินค้าจากรายงานภาษีซื้อเดิม เพื่อติดต่อขอออกใบแทนใบกำกับภาษี สำหรับกรณีที่เป็นสินค้านำเข้าจากต่างประเทศ ให้ท่านนำใบขนสินค้าไปติดต่อที่กรมศุลกากร เพื่อยื่นคำร้องขอคัดสำเนาใบเสร็จรับเงินค่าภาษีอากรแทนการติดต่อผู้ขาย

การทำตามแนวทางปฏิบัติทั้ง 4 ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดการกับปัญหาเอกสารทางบัญชีที่ถูกน้ำท่วมเสียหายได้อย่างถูกต้องตามระเบียบ

สอนวิธีสร้างคำขอ ส.บช.2 ผ่านเว็บไซต์กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)

สำหรับใครที่ต้องการนำเอกสารคำขอ ส.บช.2 ไปใช้เป็นเอกสารในการยืนยันการสูญหายของเอกสารทางบัญชี อันดับแรกให้คุณเข้าไปที่เว็บไซต์ https://epermit.dbd.go.th/DBD-ePermit/  เมื่อเข้าสู่ระบบ e - Permit และต้องการแจ้งบัญชีสูญหายเสียหาย (ส.บช.2) ดำเนินการดังนี้

1. กดเลือกที่ “แจ้งบัญชีสูญหายเสียหาย (ส.บช.2)”
2. กด สร้างคำขอ
3. ให้ระบุ อีเมล และ เบอร์โทรศัพท์ผู้กรอกข้อมูล (ให้ระบุ E-Mail และเบอร์โทรศัพท์เพื่อใช้ในการติดต่อและจะแจ้งผลการพิจารณาไปยัง E-Mail ที่ท่านแจ้งไว้กับระบบการยื่นงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing))
4. กดเลือกหัวข้อบัญชีและเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีว่า สูญหาย หรือ  เสียหาย และระบุ ช่วงเวลาที่ บัญชี และ/หรือ เอกสารฯ ที่สูญหาย หรือ เสียหาย

• กดเลือกตั้งแต่วันที่ (เช่น 01/01/2569)
• ถึงวันที่ (เช่น 31/12/2564)
• จำนวนกี่รอบปีบัญชี/เดือน/วัน (เช่น 5 ปี 0 เดือน 0 วัน) เลื่อนลูกศรขึ้นลง ได้แก่ (ให้ระบุ บัญชี และ/หรือ เอกสารฯ ที่สูญหายหรือเสียหาย เช่น เอกสารการรับ-จ่าย)
• สามารถเพิ่มได้สูงสุด 10 รายการ โดยคลิกที่ ปุ่มบวก
• กรณีบันทึกผิดพลาดสามารถลบรายการได้โดยคลิกที่รูป ถังขยะ

จากนั้นให้ทำตามขั้นตอนของระบบการขอเอกสาร ส.บช.2 ไปเรื่อย ๆ ระบุสาเหตุบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหาย/เสียหาย และขั้นตอนในการแนบไฟล์เอกสารหลักฐานใบแจ้งความ ใบบันทึกประจำวันต่าง ๆ ลงในระบบให้เรียบร้อย

โดยสำหรับใครที่ต้องการดูวิธีการสร้างคำขอ ส.บช.๒ ผ่านเว็บไซต์ สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการบริหารจัดการด้านบัญชีและภาษีในภาวะวิกฤติ – ภัยพิบัติ จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ได้ที่นี่

ออกเอกสารและจัดเก็บได้อย่างปลอดภัยด้วยระบบโปรแกรมบัญชี FlowAccount 

บทเรียนจากภัยธรรมชาติที่เกิดขึ้นย้ำเตือนให้เห็นว่า การพึ่งพาเพียงเอกสารกระดาษอย่างเดียว อาจสร้างความเสี่ยงให้กับธุรกิจ FlowAccount จึงขออาสาเป็นตัวช่วยที่จะเข้ามาจัดการเรื่องนี้ด้วยเทคโนโลยี Cloud ทำให้ข้อมูลทางบัญชีและเอกสารสำคัญทุกใบของคุณจะถูกจัดเก็บและสำรองไว้อย่างปลอดภัยบนเซิร์ฟเวอร์มาตรฐานระดับสากล 

ทำให้มั่นใจได้ว่าแม้เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันอย่างน้ำท่วมหรืออุปกรณ์สำนักงานเสียหาย ข้อมูลของคุณจะยังคงอยู่ครบถ้วนและพร้อมเรียกใช้งานได้ทันทีจากทุกที่ ช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้โดยไม่สะดุด และยังค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ง่าย ๆ  โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการสูญหายอีกต่อไป

สมัครทดลองใช้งาน FlowAccount ฟรีทุกฟังก์ชัน 30 วัน คลิกเลย