เมื่อพูดถึงการ ปิดงบการเงิน ไม่ว่านักบัญชีคนไหนก็ต้องเคยผ่านบรรยากาศเร่งรีบและความกดดันใช่ไหมคะ ยิ่งเมื่อใกล้ถึง “เดดไลน์” เข้าไปทุกที เราอาจพบเจอเอกสารตกหล่น การตามล่าตัวเลขไม่ครบถ้วน แถมยังต้องประสานงานข้ามหลายแผนก น่าปวดหัวเป็นที่สุด แต่ข่าวดี ก็คือ เราก็ยังพอมีเวลาวางแผนการปิดงบการเงินไว้ล่วงหน้า เพื่อให้เราสามารถจัดการปิดงบให้ “ไวขึ้น” และ “เป๊ะขึ้น” ซึ่งวันนี้นุชอยากจะแชร์วิธีการดีๆ ให้เพื่อนๆ ในบทความนี้ค่ะ 

1. ทำความเข้าใจธุรกิจก่อน ช่วยให้ปิดงบได้ไวกว่า

การที่เราจะวางแผนปิดงบการเงินได้ไวขึ้น เคล็ดลับสำคัญที่นักบัญชีอาจมองข้าม ก็คือ “การทำความเข้าใจธุรกิจ” ให้ลึกซึ้ง เพราะแต่ละธุรกิจมีการสร้างรายได้ ต้นทุน และรายการทางบัญชีที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น

• ธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม: ต้องจัดการสต๊อกวัตถุดิบให้ดี วางระบบตัดสต๊อกประจำวัน และตรวจสอบวัตถุดิบอย่างละเอียด เพราะวัตถุดิบอาจหมดอายุเร็ว การปรับปรุงบัญชีสินค้าผิดพลาดเพียงเล็กน้อย ก็อาจส่งผลกับกำไรขาดทุนของธุรกิจได้
• ธุรกิจบริการ: ต้องระวังเรื่องรายได้รับล่วงหน้า หรือรายได้ค้างรับที่ต้องเช็กกับสัญญา และยังเจอภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากลูกค้าบ่อย ๆ ถ้านักบัญชีไม่เตรียมตัวหรือไม่มีข้อมูลครบถ้วนก็อาจใช้สิทธิทางภาษีไม่ได้

เมื่อเราเห็น “ภาพรวม” ของธุรกิจ ก็จะประเมินความเสี่ยงหรือประมาณการต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น และรู้ล่วงหน้าว่าจะต้องใช้เอกสารอะไรบ้างในการปรับปรุงปิดบัญชี หรือมีส่วนไหนที่ต้องเร่งเช็กก่อนเพราะผิดอยู่เป็นประจำ ส่งผลทำให้ปิดงบล่าช้า ดังนั้น เมื่อเข้าใจภาพรวมธุรกิจแล้ว อย่าลืมมุ่งเป้าไปโฟกัสในรายละเอียดทางบัญชีที่เกี่ยวข้องไว้แต่เนิ่น ๆ  

ตัวอย่างเอกสารที่ควรมีไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้กระบวนการปิดงบลื่นไหลที่สุด ได้แก่

• ใบอนุญาตต่าง ๆ ควรมีติดตัวไว้ทุกครั้ง 
• สัญญาสำคัญ/สัญญาซื้อขาย เป็นประโยชน์มากสำหรับการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องตามหลักการบัญชี 
• ประวัติการจ่ายภาษีต่าง ๆ 
• ข้อมูลการจ่ายเงินเดือน สำหรับคำนวณประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงาน ในกรณีที่บริษัทมีพนักงานจำนวนมาก

2. วางตารางการปิดงบการเงิน

การ “วางตาราง” คือ หัวใจสำคัญที่ทำให้ปิดงบการเงินได้ไวขึ้น เพราะเมื่อกำหนดขอบเขตเวลา (Timeline) ในทุกขั้นตอนแล้ว จึงช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายรู้ว่าต้องทำอะไรภายในวันไหนบ้าง และนักบัญชีก็จะได้กระจายภาระงานไปยังผู้รับผิดชอบได้ง่ายขึ้น โดยทำตามขั้นตอนนี้ค่ะ

2.1 รู้ Deadline ที่ต้องส่งงบการเงิน

การยื่นงบการเงินขึ้นอยู่กับรูปแบบของนิติบุคคล เช่น ห้างหุ้นส่วนจำกัด บริษัทจำกัด ซึ่งแต่ละรูปแบบมีเดดไลน์หรือความต้องการทางกฎหมายแตกต่างกัน สมมุติว่ารอบบัญชีสิ้นสุดวันที่ 31 ธันวาคม วันสำคัญที่ต้องรู้ มีดังนี้

เจาะลึกข้อมูลในตาราง

• บริษัทจำกัด จะต้องจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นภายใน 4 เดือน (30 เม.ย.) นับตั้งแต่วันสิ้นรอบบัญชี เพื่ออนุมัติงบการเงิน
• หลังจากนั้น ต้องส่งรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ. 5) ให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 14 พ.ค.
• ทั้งห้างหุ้นส่วนจำกัดและบริษัทจำกัดต้อง “ยื่นงบการเงิน” ภายใน 31 พ.ค. ซึ่งเป็นการส่ง e-Filing ให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
• การยื่นภาษีเงินได้ (ภ.ง.ด. 50) ต้องทำภายใน 150 วัน หรือ 30 พ.ค. ของปีถัดไป

พอทราบ Deadline การนำส่งงบแล้ว ให้ระลึกไว้ในใจว่าถ้าส่งงบล่าช้ากว่าวันที่ในตารางนี้เมื่อใด จะมีค่าปรับตามมา แถมเจ้าของกิจการก็ไม่น่าพอใจเป็นแน่ค่ะ

2.2 วางแผนการทำงาน

เมื่อตารางหลักถูกล็อกด้วยกฎหมาย เราจึงสามารถเอา “Deadline” ที่รู้แน่นอนแล้วมาวางแผนตารางงานล่วงหน้าของเราได้ง่ายขึ้น 

ตัวอย่างเช่น

• ช่วง กุมภาพันธ์ :นักบัญชีควรปิดบัญชีเสร็จในช่วงนี้
• ถัดจากนั้นให้วางแผนย่อยในแต่ละเดือน/แต่ละสัปดาห์ ในเดือนกุมภาพันธ์ เช่น
  • สัปดาห์ที่ 1: รวบรวมเอกสาร บันทึกบัญชีให้ครบถ้วน
  • สัปดาห์ที่ 2: ปรับปรุงรายการ เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ประมาณการต่าง ๆ
  • สัปดาห์ที่ 3: กระทบยอดบัญชี เช่น ธนาคาร สินค้าคงเหลือ ลูกหนี้ เจ้าหนี้
  • สัปดาห์ที่ 4: สรุปและตรวจทานงบการเงิน เตรียมส่งผู้สอบบัญชี
• ช่วง มีนาคม: ผู้สอบบัญชีใช้เวลาตรวจสอบงบและเซ็นรับรอง ส่วนนักบัญชีก็ต้องคอยตอบคำถามและส่งข้อมูลให้ตามผู้สอบร้องขอ
• กลางเดือนเมษายน: ต้องมีงบเรียบร้อยเพื่อเข้าที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นสำหรับบริษัทจำกัด

การแยกย่อยรายละเอียดออกมาเป็นตารางให้ละเอียดแบบนี้ จะทำให้เห็นภาพรวมว่าเมื่อถึงเดือนมีนาคม เราจะอยู่ในสถานะไหนของกระบวนการปิดงบ และจะได้วางแผนล่วงหน้าเผื่อเหตุฉุกเฉิน เช่น ขาดเอกสารบางส่วนต้องติดตามเพิ่มเติมจากผู้เกี่ยวข้องได้

3. สื่อสารกับผู้เกี่ยวข้อง

อีกส่วนหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือ “การสื่อสาร” เพราะเราไม่สามารถทำงานคนเดียวได้ เราต้องติดต่อสื่อสารกับเจ้าของกิจการ แผนกอื่น ๆ และผู้สอบบัญชี เพื่ออัปเดตความคืบหน้า ขอข้อมูลที่จำเป็น และอธิบายสิ่งที่ต้องทำ นอกจากนี้ ยังรวมถึงการแจ้ง Deadline ชัด ๆ ว่า “ถ้าเลยวัน XX นี้ไป ข้อมูลจะไม่ทันสำหรับการปิดงบนะ” เป็นต้น

ผู้ที่ต้องสื่อสารหลัก ๆ ประกอบด้วย

3.1 ผู้บริหาร หรือเจ้าของธุรกิจ

• ขอข้อมูลที่จำเป็น เช่น สัญญาโครงการใหม่ แหล่งที่มาของรายได้และต้นทุน หรือแผนการขยายธุรกิจ
• แจ้งความคืบหน้าว่า ปิดงบไปแล้วกี่เปอร์เซ็นต์ เหลือจุดไหนที่รออนุมัติหรือเซ็นเอกสาร

3.2 ทีมงานแผนกอื่น

• ยกตัวอย่างเช่น แผนกคลังสินค้า เพื่ออัปเดตยอดสินค้าคงเหลือ แผนกขาย/การตลาด เพื่อยืนยันยอดขาย หรือส่วนลดส่งเสริมการขาย เป็นต้น
• กำหนดวันตายตัวว่า ต้องส่งรายงาน/เอกสารภายในวันไหน เพื่อให้การปิดบัญชีไม่สะดุด

3.3 ผู้สอบบัญชี

• คุยตารางการสอบบัญชี ว่าจะขอเอกสารอะไรบ้าง และเข้ามาตรวจสอบเมื่อไร
• แจ้งประเด็นพิเศษหรือถามคำปรึกษาตามมาตรฐานบัญชี หากมีกิจการลงทุนใหม่หรือต้องตั้งประมาณการพิเศษ
• ยิ่งเราปิดงบได้เร็วและครบถ้วน ผู้สอบบัญชีก็ทำงานได้ราบรื่นขึ้น และจะเซ็นรับรองงบได้ตามกำหนด

4. ข้อควรระวัง

การวางแผนปิดงบให้ไวก็ต้องแลกมากับการจัดการอย่างมีระบบ และการใส่ใจรายละเอียดพอสมควร ดังนั้น สิ่งที่ควรระวังในการปิดงบมีดังนี้

4.1 อย่าข้าม “ขั้นตอนการปิดบัญชี”

การปิดบัญชีควรทำตามขั้นตอน ถ้าใครใช้ FlowAccount สามารถดูขั้นตอนการปิดบัญชีที่นี่ได้เลย อย่าเร่งรีบจนเกินไป จนข้ามขั้นตอนการตรวจสอบกระทบยอดบัญชีสำคัญ มิเช่นนั้นพอไปถึงมือผู้สอบบัญชีอาจโดนตีกลับ ต้องแก้ย้อนไปมา ทำให้เสียเวลาและอาจหลุด Deadline ได้ค่ะ

4.2 แยกให้ชัดระหว่างปิดงบการเงินทางบัญชีกับภาษี

• การปิดงบตามมาตรฐานบัญชี เน้นความถูกต้องของรายการทางบัญชี สอดคล้องกับข้อเท็จจริงของธุรกิจ
• การจัดการภาษี เน้นตามกฎหมายภาษี เช่น มีการปรับปรุงเพิ่ม–ลดตามข้อกำหนดต่าง ๆ ของสรรพากร ดังนั้น ต้องมีการทำ “Worksheet ภาษี” แยกต่างหากออกจากกัน 

4.3 ระวังเหตุไม่คาดฝันจากสถานการณ์ธุรกิจ

ยิ่งธุรกิจใหญ่หรือมีความซับซ้อนมากเท่าไร โอกาสเกิดปัญหาอย่างเช่น สถานการณ์เศรษฐกิจตกต่ำ การเปลี่ยนแปลงอัตราแลกเปลี่ยน หรือเหตุการณ์พิเศษ (เช่น โรคระบาด COVID-19) ยิ่งมีผลต่อการปิดงบการเงิน บางครั้งอาจต้องตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ หรือด้อยค่าทรัพย์สิน การเตรียมตัวและปรึกษาผู้เชี่ยวชาญแต่เนิ่น ๆ จะช่วยให้เราจัดทำงบการเงินได้ถูกต้องและทันเวลามากยิ่งขึ้นค่ะ

สรุป

เห็นไหมคะว่า การ “ปิดงบการเงินให้ไวขึ้น” ไม่ใช่เรื่องไกลตัวค่ะ สำหรับใครที่อยากรู้ว่า วางแผนปิดงบการเงินได้ไวขึ้น ต้องทำยังไงบ้าง ขอแค่เราวางแผนล่วงหน้าให้ดี เข้าใจธุรกิจให้ชัด วางตารางการทำงาน สื่อสารกับทีมที่เกี่ยวข้องให้รู้หน้าที่ตัวเอง และคอยระวังจุดเสี่ยงสำคัญ เพียงเท่านี้ก็น่าจะทำให้นักบัญชีทุกท่านทำงานปิดงบการเงินได้ “ง่ายขึ้น” กว่าที่เคยเลยล่ะค่า