อ่านสั้นๆ:

• เงินสดย่อย กับ เงินกู้ยืมกรรมการ ต่างเป็นเงินของกิจการที่คนในกิจการนำเงินไปใช้จ่ายต่างๆ เหมือนกันทั้งคู่
• แต่หากกิจการเกิดมีบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการขึ้นมาจะไม่เป็นผลดีต่อกิจการ
• เจ้าของกิจการจึงควรหลีกเลี่ยงการเกิดบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการ ด้วยการแยกเงินส่วนตัวและเงินของกิจการตั้งแต่ที่เริ่มทำธุรกิจ

เงินสดย่อยกับเงินกู้ยืมกรรมการมีความคล้ายกันตรงที่เป็นเงินของกิจการที่คนในกิจการต้องการนำเงินไปใช้จ่ายต่างๆ เหมือนกันทั้งคู่

แต่หากกิจการเกิดมีบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการขึ้นมาจะไม่เป็นผลดีต่อกิจการ ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น แล้วคนที่เพิ่งเริ่มต้นกิจการใหม่ๆ จะหลีกเลี่ยงอย่างไรได้บ้าง ในบทความนี้จะขอเปรียบเทียบหน้าที่ของเงินทางบัญชีทั้งสองแบบนี้ว่าต่างกันอย่างไร

เงินสดย่อย คืออะไร

เงินสดย่อย คือเงินของกิจการส่วนหนึ่งที่กำหนดไว้ให้พนักงานขอเบิกไปเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ ในกิจกรรมประจำวันได้ เช่น ค่าเมสเซนเจอร์ส่งของ ค่าถ่ายเอกสาร พิมพ์งาน ค่าซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ค่าเดินทางไปบริษัทลูกค้า ค่าพิซซ่าเลี้ยงน้องๆ ในออฟฟิศ หรือค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่ไม่จำเป็นต้องรอให้เจ้านายมาเช็นเช็คอนุมัติจ่าย พนักงานสามารถใช้เงินสดย่อยแทนได้เลย โดยมาขอทำเรื่องเบิกกับผู้ถือเงินสดย่อยของกิจการ

ทำบัญชีเงินสดย่อยอย่างไร

เจ้าของกิจการลองประเมินดูว่ามีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด หรือทำกิจกรรมต่อเดือนเยอะมากน้อยแค่ไหน หรือประเมินตามขนาดของกิจการก็ได้ หากเป็น SMEs หรือกิจการขนาดเล็กก็อาจจะกำหนดวงเงินสดย่อยไว้ที่ 5,000, 10,000, 15,000 บาท ต่อสัปดาห์หรือต่อเดือน เป็นต้น

จากนั้นกำหนดผู้ถือเงินสดย่อยของกิจการไว้ เช่น พนักงานการเงิน ผู้ถือเงินสดย่อย หรือเจ้าของกิจการเองก็ได้ และกำหนดวันที่สามารถขอเบิกได้ เช่น ทุกวันจันทร์ ทุกวันที่ 15 หรือทุกวันที่ 30 เมื่อพนักงานต้องการใช้เงินสดย่อย ก็ต้องนำใบเสร็จพร้อมใบเบิกเงินสดย่อยกลับมาทุกครั้ง ให้ผู้ถือเงินสดย่อยเก็บไว้เป็นหลักฐานทางบัญชี

เงินสดย่อยมีผลต่อกิจการอย่างไร

• ช่วยลดภาระหน้าที่เล็กๆ น้อยๆ ของเจ้าของกิจการออกไป ไม่ต้องมาเซ็นเช็คหรืออนุมัติเอกสารทุกเรื่อง แต่แบ่งงานไปให้พนักงานบัญชีช่วยรับผิดชอบเงินของกิจการ และทำให้การทำงานสะดวกขึ้น แต่ถ้าเจ้าของธุรกิจยังไม่มีพนักงานบัญชีก็ต้องถือเงินสดย่อยไว้เอง
• ช่วยให้กิจการไม่ต้องพกเงินสดไว้จำนวนมากๆ
• ป้องกันปัญหาเจ้าของกิจการหรือหุ้นส่วนเอาเงินกิจการไปใช้ส่วนตัว
• ช่วยแยกหน้าที่ของเงินอย่างชัดเจน

เงินกู้ยืมกรรมการคืออะไร

เงินกู้ยืมกรรมการ สามารถเกิดได้ 2 วิธีหลักๆ คือ เป็นเงินของกิจการที่ให้เจ้าของกิจการยืม หรือเป็นเงินของเจ้าของกิจการเอามาให้กิจการกู้ แต่ส่วนใหญ่แล้วพบว่า เจ้าของกิจการมีการเบิก ยืม หรือนำเงินไปใช้ โดยไม่รู้ว่าเอาไปทำอะไร เพราะไม่ได้นำเอกสารหลักฐานการใช้เงินกลับมาด้วย ต่างจากเงินสดย่อยที่มีวัตถุประสงค์ชัดเจนว่ามีไว้ทำอะไร และมีหลักฐานการขอเบิกไปใช้จริง

ทำไมถึงเกิดบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการ

มีหลายกรณีเช่น

• ตอนจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ไม่ได้จดทะเบียนด้วยเงินทุนที่มีอยู่จริง เช่น มีเงินทุนเพียง 250,000 บาท แต่ขอจดทะเบียนด้วยทุน 1,000,000 บาท ตามที่นิยมจดกัน ทำให้เจ้าของกิจการมีสถานะติดหนี้กิจการ 750,000 บาท ในบัญชีของกิจการ (มูลค่าต่อหุ้นขั้นต่ำที่จดทะเบียนตามกฎหมายเท่ากับ 5 บาท)
• เจ้าของกิจการต้องการนำเงินมาใช้ส่วนตัว จึงนำเงินของกิจการออกมาใช้โดยไม่มีเอกสารและหลักฐานว่าเอาไปใช้ทำอะไร
• กิจการขาดเงินทุนหมุนเวียน จึงกู้ยืมเงินของเจ้าของกิจการมาใช้
• มีรายได้มากแต่เลี่ยงการลงบัญชีรายได้ของกิจการ เพื่อให้เสียภาษีน้อยลง
• เป็นรายการปรับปรุงทางบัญชีให้สมดุล

เงินกิจการที่หายไปโดยไม่มีเอกสารยืนยันว่าเอาไปทำอะไร ทางกฎหมายจะถือว่าเป็นการกู้ยืมเงิน โดยที่เจ้าของกิจการเป็นคนบริหารงานกิจการ ก็ต้องมีหน้าที่นำเงินมาคืนกิจการ และต้องจ่ายดอกเบี้ยด้วย โดยอัตราดอกเบี้ยให้ดูจากแหล่งที่มาของเงินกิจการนั้น หากเงินกิจการไม่ได้มาจากเงินกู้ ให้คิดตามดอกเบี้ยเงินฝากประจำ หากเงินนั้นมาจากการกู้ ให้คิดตามอัตราดอกเบี้ยเงินกู้

เมื่อเจ้าของกิจการทำการจ่ายดอกเบี้ยแล้ว จะทำให้กิจการมีรายได้จากดอกเบี้ย ก็จะต้องนำเงินส่วนนี้ไปยื่นเสียภาษีธุรกิจเฉพาะอีก โดยมีอัตราอยู่ที่ 3.3% ของยอดดอกเบี้ย ดังนั้นเงินกู้ยืมกรรมการจึงไม่ได้ส่งผลดีต่อกิจการ เพราะไม่ได้จัดการระเบียบทางการเงินให้เรียบร้อยตั้งแต่แรก

เอาเงินกิจการไปใช้อย่างไรให้ถูกต้อง

• จดทะเบียนบริษัท ด้วยเงินทุนตามจริงที่มี ไม่ใช่ทุนยอดนิยม 1,000,000 บาท
• ต้องแยกเงินส่วนตัวกับเงินกิจการออกจากกันอย่างชัดเจน เงินสำหรับกิจการให้เปิดบัญชีธนาคารในนามกิจการ ไม่ใช่ในนามของเจ้าของกิจการ
• เมื่อมีค่าใช้จ่ายของกิจการ ก็ควรจะจ่ายจากบัญชีธนาคารของกิจการ หรือเงินสดย่อย แทนที่จะจ่ายจากเงินส่วนตัวของเจ้าของกิจการ

• ไม่แนะนำให้เจ้าของกิจการถอนเงินตามอัธยาศัยโดยไม่มีที่มาที่ไป หากกิจการมีรายได้มากและอยากนำเงินไปใช้ กระบวนการที่ถูกต้องคือ ทำให้เป็นรายได้ของตัวเอง โดยการจ่ายเป็นเงินเดือน เงินปันผล หรือค่าตอบแทน ที่มีเอกสารรับรอง
• หากเจ้าของกิจการหรือหุ้นส่วนมีการนำเงินส่วนตัวมาให้ยืมเพื่อใช้เป็นทุนหมุนเวียนในกิจการ ควรทำหลักฐานที่สามารถตรวจสอบได้จริงขึ้น เช่น หนังสือสัญญาระบุยอดเงินในการกู้ยืม ระบุรายการดอกเบี้ยเงินกู้ที่ต้องชำระให้ครบถ้วน

FlowAccount ช่วยอะไรได้บ้าง

FlowAccount สนับสนุนให้เจ้าของกิจการทำบัญชีชุดเดียว เพื่อให้เห็นตัวเลขของกิจการอย่างแท้จริง นอกจากนี้ยังช่วยเรื่องเก็บข้อมูลค่าใช้จ่าย บันทึกเอกสาร โดยการถ่ายรูปบิลใบเสร็จและอัพโหลดลงระบบได้ทันที เมื่อถึงเวลาปิดรอบบัญชี เอกสารและหลักฐานต่างๆ จะได้มีอยู่ครบถ้วน ลดความกังวลใจเรื่องเอกสารหายจนอาจติดหนี้กิจการตัวเองโดยไม่รู้ตัว ท่านสามารถใช้แพ็กเกจทดลองใช้งานฟรี 30 วัน

สรุปแล้ว เจ้าของกิจการควรมีการจัดการเงินของกิจการอย่างถูกต้องตั้งแต่ที่เริ่มกิจการ แยกเงินส่วนตัวกับเงินการทำธุรกิจอย่างชัดเจน ลองปรึกษากับนักบัญชีของคุณในเรื่องการทำบัญชีชุดเดียว การแจกแจงเงินที่ใช้จ่ายในกิจการด้วยการทำเงินสดย่อย และการเก็บเอกสารและหลักฐานเบิกจ่ายในกิจการทุกครั้ง เพื่อไม่ให้กิจการต้องเสียภาษีเกินความจำเป็น