นำเข้าผู้ติดต่อคืออะไร?
นำเข้าผู้ติดต่อ (Import Contact) ช่วยให้คุณเพิ่มรายชื่อลูกค้า/ผู้จำหน่ายเข้า FlowAccount ทีเดียวหลายรายจากไฟล์ Excel แทนการพิมพ์ทีละราย นอกจากเพิ่มรายใหม่แล้ว ยังมีระบบ กันเพิ่มชื่อซ้ำ พร้อมให้ดูตัวอย่างก่อนบันทึกจริง
สามารถทำงานในแอปโดยตรง ไม่ต้องออกไปติดตั้งเครื่องมือเสริมนอกแอป
ก่อนเริ่มใช้งาน
ใช้ได้กับแพ็กเกจ Standard ขึ้นไป
ต้องมีสิทธิ์ สร้าง/แก้ไขผู้ติดต่อ — หากไม่มีสิทธิ์จะไม่เห็นปุ่มนำเข้า
เตรียมไฟล์ .xlsx / .xls / .csv ขนาดไม่เกิน 5 MB · นำเข้าได้ สูงสุด 500 รายชื่อต่อไฟล์ (มากกว่านี้ให้แบ่งไฟล์เพื่อนำเข้า)
วิธีนำเข้าผู้ติดต่อ
เข้าใช้งานได้จากหน้า ผู้ติดต่อ (ปุ่ม "นำเข้ารายชื่อ")
อัปโหลดไฟล์ — ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่าง (Template) กรอกข้อมูล แล้วเลือกไฟล์เพื่อนำเข้า
จับคู่คอลัมน์ — ระบบจับคู่คอลัมน์ให้อัตโนมัติ และสามารถแก้ไขได้หากจับคู่ไม่ถูกต้อง
รายละเอียด — หากพบรายชื่อซ้ำกับข้อมูลในระบบ สามารถเลือกวิธีจัดการได้
ตรวจสอบและนำเข้า — ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมด แก้ไขข้อมูลที่ผิด แล้วคลิก นำเข้าข้อมูล
ข้อมูลที่ต้องเตรียมในไฟล์
ข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก 3 ช่อง
| ช่อง | คำอธิบาย |
|---|---|
| ชื่อธุรกิจ | ชื่อผู้ติดต่อ / บริษัท |
| ประเภทผู้ติดต่อ | ลูกค้า / ผู้จำหน่าย / ลูกค้าและผู้จำหน่าย |
| ประเภทกิจการ | นิติบุคคล / บุคคลธรรมดา |
ช่องอื่น ๆ เช่น ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี สาขา เบอร์โทร อีเมล เครดิต บัญชีธนาคาร และโน้ต สามารถกรอกเพิ่มเติมได้
เลขประจำตัวผู้เสียภาษี: ไม่บังคับกรอก หากกรอกต้องเป็นตัวเลข 10 หรือ 13 หลัก
จัดการรายชื่อที่ซ้ำ
ระบบตรวจสอบรายชื่อซ้ำจาก ชื่อธุรกิจ + รหัสสาขา โดยไม่ตรวจสอบจากเลขผู้เสียภาษี
หากพบรายชื่อซ้ำ ระบบจะข้ามรายการนั้นโดยอัตโนมัติ หากต้องการนำเข้า สามารถจัดการได้ในขั้นตอน ตรวจสอบและนำเข้า
ทำไมชื่อบริษัทเดียวกันแต่คนละสาขา ถึงเป็นคนละผู้ติดต่อ? เพราะแต่ละสาขาต้องออกใบกำกับภาษีและจัดทำรายงานภาษีแยกกัน FlowAccount จึงกำหนดให้ 1 สาขา = 1 ผู้ติดต่อ
ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลก่อนนำเข้า
ในขั้นตอน ตรวจสอบและนำเข้า ระบบจะแสดงข้อมูลทั้งหมด พร้อมไฮไลต์รายการที่ต้องแก้ไขและแจ้งสาเหตุของแต่ละรายการ
หากพบข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ระบบจะไม่นำเข้ารายการนั้นจนกว่าจะแก้ไขเรียบร้อย
สามารถแก้ไขข้อมูลได้ 2 วิธี
แก้ไขข้อมูลบนหน้าจอ
ดาวน์โหลดเฉพาะรายการที่มีข้อผิดพลาดไปแก้ไข แล้วอัปโหลดไฟล์ใหม่
ประวัติการนำเข้า
หลังนำเข้าเสร็จ สามารถดูประวัติการนำเข้าทั้งหมดได้ที่ หน้าประวัติการนำเข้า และดาวน์โหลดผลการนำเข้าเป็นไฟล์ Excel เพื่อตรวจสอบสาเหตุของแต่ละรายการและแก้ไขก่อนนำเข้าใหม่
หากนำเข้าข้อมูลผิด สามารถ ลบรายการนำเข้าทั้งชุด ได้
ใช้ไฟล์เดิมจาก Google Sheets Add-on
หากเคยใช้ FlowAccount Sheet Add-on สามารถใช้ไฟล์เดิมนำเข้าได้เลย โดยไม่ต้องแปลงไฟล์
แนะนำให้ลบแถวตัวอย่างออกก่อนนำเข้า
คำถามที่พบบ่อย
1. เข้าใช้งานนำเข้าผู้ติดต่อได้จากไหน?
หน้า ผู้ติดต่อ ปุ่ม นำเข้ารายชื่อ
2. ใช้ไฟล์แบบไหนได้บ้าง และนำเข้าได้กี่รายการ?
รองรับไฟล์ .xlsx / .xls / .csv ขนาดไม่เกิน 5 MB และนำเข้าได้สูงสุด 500 รายชื่อต่อไฟล์
3. ต้องกรอกข้อมูลอะไรบ้าง?
ข้อมูลที่จำเป็นมี 3 ช่อง ได้แก่ ชื่อธุรกิจ ประเภทผู้ติดต่อ และประเภทกิจการ
4. เคยใช้ Google Sheets Add-on ใช้ไฟล์เดิมได้ไหม?
ได้เลย ไม่ต้องแปลงไฟล์ · แนะนำลบแถวตัวอย่างออกก่อนอัปโหลด
5. ระบบตรวจสอบรายชื่อซ้ำอย่างไร?
ระบบตรวจสอบจาก ชื่อธุรกิจ + รหัสสาขา
6. หากพบรายชื่อซ้ำ สามารถทำอะไรได้บ้าง?
สามารถเลือกวิธีจัดการได้ในขั้นตอน ตรวจสอบและนำเข้า
7. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีจำเป็นต้องกรอกหรือไม่?
ไม่บังคับ แต่หากกรอกต้องเป็นตัวเลข 10 หรือ 13 หลัก
8. หากมีข้อมูลผิดบางรายการ จะนำเข้าได้หรือไม่?
ระบบจะไม่นำเข้ารายการที่มีข้อผิดพลาดจนกว่าจะแก้ไขเรียบร้อย
9. ดูตัวอย่างก่อนนำเข้าข้อมูลได้หรือไม่?
ได้ โดยข้อมูลจะยังไม่ถูกบันทึกจนกว่าจะคลิก นำเข้าข้อมูล
10. หากนำเข้าผิด สามารถลบได้หรือไม่?
ได้ สามารถลบรายการนำเข้าทั้งชุดได้
11. นำเข้าผู้ติดต่อแล้วกระทบยอดบัญชี/ลูกหนี้-เจ้าหนี้ไหม?
ไม่กระทบ เป็นการเพิ่ม/แก้รายชื่อผู้ติดต่อเท่านั้น (การนำเข้ายอดยกมาลูกหนี้/เจ้าหนี้เป็นฟีเจอร์แยกที่จะมาภายหลัง)
