ใบเตรียมจ่าย

เมนูเตรียมจ่ายเงิน และใบเตรียมจ่าย เป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยให้นักบัญชีหรือแอดมิน ที่ต้องจัดเตรียมค่าใช้จ่าย สามารถรวมค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่มีผู้จำหน่ายเดียวกันและสกุลเงินเดียวกันให้เป็นยอดเดียวกันเพื่อชำระครั้งเดียวได้ อีกทั้งยังสามารถส่งเมลแจ้งเตือนผู้อนุมัติชำระเงินเมื่อทำการจัดเตรียมรายจ่ายเรียบร้อยแล้ว

วิธีการใช้งานเมนูเตรียมจ่ายเงิน และใบเตรียมจ่าย

• สร้างใบเตรียมจ่าย จากเมนูเตรียมจ่ายเงิน

1. คลิกปุ่มสร้างใหม่ที่เมนูเตรียมจ่ายเงิน

1. เลือกผู้จำหน่ายที่ต้องการนำเอกสารมาสร้างใบเตรียมจ่าย

1. เลือกเอกสารที่ปรากฎใน pop up แล้วคลิกเพิ่มรายการเอกสาร

1. ระบบสร้างใบเตรียมจ่ายให้

• สร้างจากการเลือกค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้า

1. คลิก check box หน้าค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้าของ Vendor คนเดียวกัน ที่ต้องการนำไปรวมเพื่อสร้างใบเตรียมจ่าย

1. คลิกที่เพิ่มเติม จากนั้นเลือกสร้างใบเตรียมจ่าย

1. ระบบจะนำเอกสารที่เลือกไปสร้างเอกสารใบเตรียมจ่ายให้

1. เอกสารที่นำมาสร้างใบเตรียมจ่ายจะเปลี่ยนสถานะเป็น “รอชำระเงิน” ซึ่งถ้าใบเตรียมจ่ายเปลี่ยนสถานะเป็น “ชำระเงินแล้ว” เอกสารค่าใช้จ่ายที่นำมาสร้างใบเตรียมจ่ายก็จะเปลี่ยนสถานะเป็น “ชำระเงินแล้ว” เช่นกัน

• สร้างจากสถานะเอกสารค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้า

1. คลิกที่สถานะของเอกสารค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้าที่ต้องการสร้างเป็นใบเตรียมจ่าย วิธีการนี้จะได้เอกสารค่าใช้จ่าย หรือใบรับสินค้าในใบเตรียมจ่ายเพียงใบเดียว แต่สามารถเพิ่มเอกสารได้ภายหลังที่ใบเตรียมจ่าย
2. เลือกสถานะสร้างใบเตรียมจ่าย
3. ระบบสร้างใบเตรียมจ่ายให้

การแชร์เอกสารให้ผู้อนุมัติจ่ายเงิน

1. เมื่อเตรียมจ่ายเรียบร้อยให้คลิกที่ แชร์

1. ระบุอีเมลของผู้อนุมัติจ่ายเงิน
2. คลิกส่งอีเมล

1. ผู้อนุมัติจ่ายเงินจะได้รับอีเมลที่มีเนื้อหาเกี่ยวกับใบเตรียมจ่าย ซึ่งสามารถคลิกลิงค์ไปที่เอกสารเตรียมจ่ายในระบบ หรือตรวจสอบเอกสาร pdf ที่แนบมาได้

1. หากในใบเตรียมจ่ายมีข้อมูลเกี่ยวกับการอนุมัติค่าใช้จ่าย หรือการขอซื้อ ในอีเมลจะดึงข้อมูลมาแสดงให้ด้วย