วิธีการสร้างเทมเพลตที่กำหนดเอง

สำหรับผู้ใช้งานที่ต้องการนำเข้ารายการขายด้วยไฟล์ Excel หรือ CSV ที่นอกเหนือจากเทมเพลตพื้นฐานที่มีอยู่ในระบบ FlowAccount หรือผู้ที่ต้องการต้องการกำหนดข้อมูลที่ต้องการให้ออกในเอกสารเงินสด (Cash Invoice: CA) ด้วยตัวเอง สามารถดำเนินการได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้

ตัวอย่างการเลือกหัวคอลัมน์เพื่อออกเอกสารขายเงินสด

การเลือกหัวคอลัมน์และการตรวจสอบข้อมูล

ชื่อคอลัมน์	ประเภทข้อมูล	ข้อจำกัด	หมายเหตุ
วันที่เอกสาร *	เลือกรูปแบบตามไฟล์	-	-
ราคาต่อหน่วย *	ตัวเลข	ไม่เกิน 15 หลัก ทศนิยม 4 ตำแหน่ง ห้ามติดลบ	• หากไม่ระบุจะกำหนดเป็น 0
จำนวน	ตัวเลข	ไม่เกิน 15 หลัก ทศนิยม 4 ตำแหน่ง ห้ามติดลบ	• หากไม่เลือกกำหนดหัวคอลัมน์ ระบบจะกำหนดเป็น 1 • กรณีเลือกเป็นหัวคอลัมน์แล้ว ทุกแถวที่นำเข้าจำเป็นต้องมีข้อมูล (ห้ามเว้นว่าง)
หน่วย	ตัวอักษร หรือ ตัวเลข	ไม่เกิน 7 ตัว	• หากไม่ระบุ หน่วยสินค้าในเอกสารจะแสดงเป็นค่าว่าง
ส่วนลด(บาท)	ตัวเลข	ไม่เกิน 15 หลัก ทศนิยม 2 ตำแหน่ง ห้ามติดลบ	• มูลค่าส่วนลดจะต้องไม่เกินกว่าจำนวนคูณราคาต่อหน่วย หากเกินระบบจะระบุค่าเป็น 0
รายละเอียด	ตัวอักษร หรือ ตัวเลข	ไม่เกิน 1500 ตัวอักษร	• กรณีสินค้ามีการระบุรายละเอียดไว้ในระบบแล้ว ในเอกสารขาย "รายละเอียดสินค้า" จะแสดงตามที่อยู่ในระบบ
ชื่อลูกค้า	ตัวอักษร หรือ ตัวเลข	ไม่จำกัด	• กรณีมีรายชื่อลูกค้าในระบบอยู่ก่อนแล้ว ชื่อลูกค้าจะไม่ถูกสร้างขึ้นมาใหม่ • หากไม่กำหนดหัวคอลัมน์หรือในไฟล์เป็นค่าว่าง ชื่อลูกค้าจะถูกสร้างใหม่/ระบุเป็น "Cash Sale / ขายเงินสด"
เลขผู้เสียภาษี	ตัวเลข	13 หลัก	• กรณีมีรายชื่อลูกค้าในระบบอยู่ก่อนแล้ว ในเอกสารขาย "เลขผู้เสียภาษี" จะแสดงตามที่อยู่ในระบบ
ที่อยู่	ตัวอักษร หรือ ตัวเลข	ไม่จำกัด	• กรณีมีรายชื่อลูกค้าในระบบอยู่ก่อนแล้ว ในเอกสารขาย "ที่อยู่" จะแสดงตามที่อยู่ในระบบ
สาขา	ตัวเลข	ไม่เกิน 5 หลัก	• กรณีมีรายชื่อลูกค้าในระบบอยู่ก่อนแล้ว สาขาจะถูกดึงมาจากในระบบก่อน หากในระบบเป็นค่าว่างจะใช้สาขาตามที่ระบุในไฟล์ • กรณีต้องการระบุเป็นสำนักงานใหญ่ ให้ระบุเป็นรหัส “00000” หรือ “0” • กรณีในไฟล์เป็นค่าว่าง เมื่อสร้างเอกสารสำเร็จระบบจะระบุเป็น “สำนักงานใหญ่” อัตโนมัติ
พนักงานขาย	ตัวอักษร หรือ ตัวเลข	ไม่เกิน 250 ตัว	• หากไม่กำหนดหัวคอลัมน์ ระบบจะระบุเป็นชื่อและนามสกุลของผู้ใช้งานที่นำเข้าเอกสาร
อ้างอิงจากเอกสาร	ตัวอักษร หรือ ตัวเลข	ไม่จำกัด	• หากข้อมูลที่นำเข้ามีเลขอ้างอิงจากเอกสารเป็นเลขที่เดียวกัน จะข้อมูลชุดนั้นถูกสร้างเอกสารขายเป็นใบเดียวและแยกบรรทัดตามจำนวนรายการที่มีเลขที่เอกสารเดียวกัน
หมายเหตุ	ตัวอักษร หรือ ตัวเลข	ไม่จำกัด	• กรณีข้อมูลที่นำเข้ามีเลขอ้างอิงจากเอกสารเป็นเลขที่เดียวกัน หมายเหตุจะถูกระบุแยกบรรทัด
โน้ตภายในบริษัท	ตัวอักษร หรือ ตัวเลข	ไม่จำกัด	• กรณีข้อมูลที่นำเข้ามีเลขอ้างอิงจากเอกสารเป็นเลขที่เดียวกัน โน้ตภายในบริษัทจะถูกระบุแยกบรรทัด

หมายเหตุ:

• กรณีเลขที่เอกสารที่อ้างอิงเป็นหมายเลขเลขเดียวกัน แต่มีข้อมูลวันที่, พนักงานขาย, ชื่อลูกค้า, เลขที่ผู้เสียภาษี, ที่อยู่, สาขา ต่างกัน ระบบจะไม่สามารถทำการบันทึกเอกสารได้ ผู้ใช้งานจะต้องดำเนินการแก้ไขข้อมูลในไฟล์ให้ถูกต้องแล้วจึงนำเข้าไฟล์ใหม่
• กรณีชื่อสินค้าที่ระบุตรงกับสินค้าที่เป็นประเภทตัดสต็อกในระบบ เมื่อนำเข้ายอดขายระบบจะบันทึกตัดสต็อกให้อัตโนมัติ
• กรณีชื่อสินค้าที่ระบุเป็นชื่อที่ไม่เคยมีอยู่ในระบบ เมื่อนำเข้ายอดขายระบบจะสร้างเป็นสินค้าใหม่ประเภทบริการให้อัตโนมัติ