หลังจากการ ปล่อยฟีตเจอร์ “รายการปรับเพิ่ม/ปรับลด” ของโปรแกรมเงินเดือน พร้อมกับการเปลี่ยนรูปแบบการลงบัญชี ซึ่งการลงบัญชีแบบใหม่ช่วยให้การแจกแจงธุรกรรมและบัญชีต่างๆ ถูกต้องรวดเร็วมากขึ้น เพียงเข้าใจรูปแบบใหม่นี้ คุณก็สามารถจัดการข้อมูลทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ
ทำไมจึงมีการเปลี่ยนแปลง
- เพื่อให้รายการทางบัญชีของเงินเดือนพนักงานสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
- การตรวจสอบรายการ “ปรับเพิ่ม” หรือ “ปรับลด” เงินเดือนค้างจ่าย ในสมุดรายวันสามารถทำได้อย่างง่ายขึ้น
เปรียบเทียบการลงบัญชีเงินเดือนค้างจ่ายแบบเดิมกับแบบใหม่
- แบบเดิม – แสดงยอดสุทธิของรายการบัญชี “เงินเดือน/ค่าจ้างค้างจ่าย” รวมไว้ในบรรทัดเดียว โดยไม่แยกแสดงด้านเดบิตและเครดิต
- แบบใหม่ – แยกแสดงรายการของบัญชี “เงินเดือน/ค่าจ้างค้างจ่าย” ออกเป็นทั้งฝั่งเดบิตและเครดิต ตามรายการที่ปรับเพิ่ม/ลดเงินเดือนค้างจ่าย (รายการปรับเพิ่มแสดงฝั่งเครดิต รายการปรับลดแสดงฝั่งเดบิต)
รายการปรับเพิ่ม/ลด
จากตัวอย่าง คู่บัญชีของ “รายการปรับเพิ่ม” ในวงสีฟ้าจะแสดงได้ดังนี้
Dr. 53011.02 ค่าล่วงเวลา 100
Cr. 21951.01 เงินเดือน/ค่าจ้างค้างจ่าย 100
จากตัวอย่าง คู่บัญชีของ “รายการปรับลด” ในวงสีแดงจะแสดงได้ดังนี้
Dr. 21951.01 เงินเดือน/ค่าจ้างค้างจ่าย 300
Dr. 21951.01 เงินเดือน/ค่าจ้างค้างจ่าย 400
Cr. 49920 เงินชดเชยและค่าปรับ 300
Cr. 53011.01 เงินเดือน ค่าแรง 400
โดยหากเปรียบเทียบกับแบบเก่า จะไม่สามารถตรวจสอบคู่บัญชีของรายการปรับเพิ่ม/ลดอย่างชัดเจนในหน้าสมุดรายวัน เนื่องจากคู่บัญชีฝั่งที่เป็นเงินเดือน/ค่าจ้างค้างจ่ายจะถูกรวมไว้ในบรรทัดเดียวกัน ทำให้ยากต่อการตรวจสอบย้อนหลังว่ารายการปรับเพิ่ม/ลดที่เกิดขึ้นถูกบันทึกไว้ในบัญชีใด
หากต้องการกระทบยอดสมุดรายวันกับหน้ารายการปรับเพิ่ม/ลดก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยในสมุดรายวันจะแยกแสดงจำนวนเงินตามรายการปรับเพิ่ม/ลดแต่ละรายการ
ประกันสังคม
จากตัวอย่าง คู่บัญชีของประกันสังคมในวงสีแดงจะแยกแสดงได้ดังนี้
Dr. 53012.01 เงินสมทบประกันสังคม 750
Dr. 21951.01 เงินเดือน/ค่าจ้างค้างจ่าย 750
Cr. 21952.01 เงินประกันสังคมรอนำส่ง 1,500
การบันทึกบัญชีของเงินสมทบประกันสังคม ระบบจะทำการบันทึกบัญชีแยกรายการออกเป็น 2 ส่วนดังนี้
- ส่วนของนายจ้าง : บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท โดยจะบันทึกบัญชีที่ผัง “53012.01 เงินสมทบประกันสังคม”
- ส่วนของลูกจ้าง : บันทึกเป็นรายการปรับลดของบัญชีเงินเดือน/ค่าจ้างค้างจ่าย โดยจะบันทึกบัญชีที่ผัง “21951.01 เงินเดือน/ค่าจ้างค้างจ่าย”
ยอดเงินทั้งสองส่วนนี้จะถูกรวมกันเพื่อนำส่งให้สำนักงานประกันสังคมโดยระบบจะบันทึกไว้ในบัญชี “21952.01 เงินประกันสังคมรอนำส่ง” หากต้องการ ตรวจสอบและกระทบยอด สามารถทำการเรียกรายงานแยกประเภทของผังบัญชี “21952.01 เงินประกันสังคมรอนำส่ง” ได้
เปรียบเทียบการบันทึกบัญชีชำระเงินเดือนแบบเดิมกับแบบใหม่
- แบบเดิม
- แบบใหม่
จะเห็นได้ว่าจำนวนเงินที่ถูกทำจ่ายผ่านธนาคารของวิธีการบันทึกบัญชีแบบเดิมและแบบใหม่มีจำนวนเท่ากัน เพราะฉะนั้นแม้ระบบจะมีการปรับรูปแบบการแสดงผลของการบันทึกบัญชีเงินเดือนให้แยกรายการเดบิตและเครดิตออกจากกันให้ชัดเจนมากขึ้น แต่หลักการในการบันทึกบัญชียังคงเหมือนเดิม ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารและรายงานที่ได้จะถูกต้อง ตรวจสอบง่าย และสอดคล้องกับหลักบัญชีทุกประการ