การเปลี่ยนแปลงรูปแบบเลขรันเอกสาร ให้เข้าที่เมนูการตั้งค่า > ตั้งค่าเอกสาร > เลขรันและหัวเอกสาร จะเห็นหัวข้อรูปแบบการรันเลขเอกสาร ที่มีให้เลือก 3 แบบ
สามารถกดปุ่ม รีเซ็ตเลขรัน และเปลี่ยนรูปแบบได้ โดยแต่ละรูปแบบของเลขรันเอกสารมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกันคือ
แบบที่ 1 แบบรันเลขเอกสารต่อเนื่อง (INV000001)
เหมาะสำหรับธุรกิจที่เปิดเอกสารไม่มาก เลขเอกสารจะรันต่อเนื่องไปเรื่อยๆ
การรันเลขรูปแบบนี้ ถ้าลืมออกเอกสารของเดือนก่อน จะไม่สามารถทำเอกสารย้อนหลังเพื่อแทรกเลขที่เอกสารได้
แบบที่ 2 แบบรันเลขเอกสารตามปี เดือน (2018100001)
เลขเอกสารจะรันตามปี และเดือน เมื่อมีการขึ้นปีใหม่ หรือขึ้นเดือนใหม่ เลขที่รันเอกสารจะเริ่มนับ 1 ใหม่
การรันเลขรูปแบบนี้ ถ้าลืมออกเอกสารของเดือนก่อน จะสามารถแทรกเอกสารได้ โดยการเลือกวันที่ของเอกสารตอนสร้างเอกสาร ระบบจะรันเลขต่อท้ายของเดือนที่ทำเอกสารย้อนหลัง
แบบที่ 3 แบบรันเลขเอกสารตามปี (2018000001)
เลขของเอกสารจะรันตามปี และรันเลขเอกสารต่อเนื่องเรื่อยๆ เมื่อขึ้นปีใหม่ เลขปีจะเปลี่ยน และเลขที่รันเอกสารจะเริ่มนับ 1 ใหม่
การรันเลขรูปแบบนี้ช่วยให้หาเอกสารได้ง่าย แต่ถ้าลืมออกเอกสาร จะไม่สามารถแทรกเลขที่เอกสารได้
เลขรันเอกสารในระบบ FlowAccount จะรันเลขแบบปี ค.ศ. ยังไม่รองรับปี พ.ศ.
– สามารถใส่ตัวอักษรได้ 3 ตัวอักษร รองรับทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
– เลขรันเอกสารรองรับ 4 และ 5 ตำแหน่ง ตามรูปแบบการรันเลขที่ของเอกสารที่เลือก