แล้วการกระทบยอดบัญชีธนาคาร (Bank Reconciliation) คืออะไร? มีวิธีการกระทบยอดอย่างไรบ้าง สามารถทำความเข้าใจได้จากบทความนี้เลย

Bank Statement คืออะไร?

Bank Statement  หรือ รายการเดินบัญชี คือ เอกสารที่ธนาคารออกให้เพื่อแสดงความเคลื่อนไหวของบัญชีเงินฝากในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น เงินเข้าออกรายเดือน โดย Bank Statement จะประกอบด้วยข้อมูลสำคัญ เช่น

• ยอดยกมา (Beginning Balance)
• วันที่ทำรายการ
• รายการเงินเข้า–ออกแต่ละรายการ
• คำอธิบายรายการ
• ยอดคงเหลือปลายงวด (Ending Balance)

 

Bank Statement เป็นข้อมูลเดินบัญชีจากธนาคารที่นักบัญชีใช้เป็น “สารตั้งต้น” ในการกระทบยอดบัญชีธนาคาร (Bank Reconciliation) เพื่อทำบัญชีประจำเดือนได้อย่างถูกต้องและสมบูรณ์นั่นเอง

Bank Reconciliation คืออะไร?

Bank Reconciliation คือ กระบวนการกระทบยอด ระหว่าง เงินสดตามสมุดบัญชีของกิจการ กับยอดเงินสดตาม Bank Statement เพื่อให้มั่นใจว่า สามารถบันทึกบัญชีเงินเข้า-ออกในสมุดบัญชีอย่างถูกต้อง ครบถ้วน ไม่มีรายการตกหล่น และช่วยยืนยันว่า เอกสารที่มีการบันทึกในระบบบัญชีสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีการรับเงิน จ่ายเงินจริง

 

ในทุก ๆ เดือนนักบัญชีจะบันทึกบัญชีเงินเข้า-ออกตามเอกสารที่ได้รับ จากนั้นต้องไปเช็กกระทบยอดกับยอดเงินตาม Bank Statement ถ้าพบความแตกต่าง จะต้องหาสาเหตุและวิธีปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง

Bank Statement ต่างจาก Bank Reconciliation อย่างไร?

แม้ว่าชื่อจะคล้ายกัน แต่ Bank Statement และ Bank Reconciliation มีความแตกต่างกันโดยสรุปให้ตามตาราง ดังนี้

 

พูดง่าย ๆ ก็คือ การกระทบยอดบัญชีธนาคาร (Bank Reconciliation) คือ การนำ Bank Statement ซึ่งเป็นรายการเงินเข้า ออกที่เกิดขึ้นจริง มาเทียบกับข้อมูลเอกสารและการบันทึกบัญชี เพื่อเช็กว่าบันทึกบัญชีครบถ้วนถูกต้องจริงๆ แล้วหรือไม่

ทำไมยอดเงินในบัญชีไม่ตรงกับ Bank Statement?

อ่านมาถึงตรงนี้ หลายคนก็น่าจะสงสัยว่า สาเหตุที่ยอดเงินในสมุดบัญชีไม่ตรงกับ Bank Statement เกิดจากอะไรได้บ้าง เราลองมาดูตัวอย่างสาเหตุความแตกต่างที่พบบ่อย และผลกระทบถ้าไม่ทำ Bank Reconciliation กัน

วิธีทำ Bank Reconciliation มีอะไรบ้าง?

ถ้าอยากทำบัญชีให้ถูกต้อง บันทึกรายการเงินเข้าออกอย่างครบถ้วน นักบัญชีควรต้องเช็กกระทบยอด Bank Reconciliation อย่างน้อยเดือนละครั้ง ซึ่งขั้นตอนการทำ Bank Reconciliation มีดังนี้

 

1. เตรียมเอกสารให้ครบถ้วน ประกอบด้วย

• Bank Statement จากธนาคาร ที่เป็นงวดบัญชีที่ถูกต้อง
• ลงบัญชีตามเอกสารให้เรียบร้อย 

ถ้าเปิดบัญชีธุรกิจไว้หลายบัญชี อย่าลืมรวบรวม Bank Statement ไว้ให้ครบถ้วน เพื่อที่จะทำกระทบยอดในคราวเดียว

 

2. เปรียบเทียบ Bank Statement กับสมุดบัญชีเงินสดของกิจการ

นำรายการจาก Bank Statement มาไล่เทียบกับสมุดบัญชีเงินสดของกิจการ เพื่อเช็กว่ามีรายการใดที่ไม่ตรงกันบ้าง ทั้งฝั่งเงินเข้า และเงินออก จากนั้นทำเครื่องหมายไว้เพื่อหาสาเหตุต่อไป 

 

3. ระบุรายการที่แตกต่าง แยกฝั่ง และปรับปรุงรายการทางบัญชี

สำหรับรายการที่ยังมีข้อแตกต่าง ให้แยกฝั่งเงินเข้า-เงินออก และติดตามสาเหตุ จากนั้นบันทึกปรับปรุงบัญชีให้เรียบร้อย  

ตัวอย่าง การปรับปรุงบัญชีกรณีกระทบยอดแล้วไม่ตรง

4. ปรับปรุงสมุดบัญชีบริษัทให้ตรงกับยอดจริง

หลังจากปรับสมุดบัญชีบริษัทให้ตรงกับยอดจริงใน Bank Statement อย่าลืมตรวจสอบอีกครั้งเพื่อความถูกต้อง โดยเปรียบเทียบ ยอดเงินเข้า เงินออก และยอดเงินคงเหลือ ระหว่าง Bank Statement และสมุดบัญชีเงินสดหลังปรับปรุงอีกครั้ง 

Bank Reconciliation สำคัญกับธุรกิจอย่างไร ทำไมต้องทำทุกเดือน

การกระทบยอดธนาคารรายเดือนช่วยให้ธุรกิจ

• ตรวจพบข้อผิดพลาดได้เร็ว ไม่ปล่อยให้มีข้อผิดพลาดสะสม จนหาวิธีแก้ไขไม่ได้
• คุมความเสี่ยงด้านเงินสดไม่ให้รั่วไหลได้จริง
• รู้สถานะสภาพคล่องธุรกิจที่แท้จริง
• วางแผนธุรกิจจากตัวเลขที่เชื่อถือได้

รูปแบบการส่งข้อมูล Bank Statement เพื่อให้นักบัญชีทำงานได้ดีที่สุด

FlowAccount ตัวช่วยกระทบยอดบัญชีธนาคารอัตโนมัติให้สะดวกขึ้น

การกระทบยอดบัญชีธนาคาร (Bank Reconciliation) ถือเป็นขั้นตอนสำคัญของทุกธุรกิจ เพื่อให้มั่นใจว่ายอดเงินในบัญชีธนาคารตรงกับบันทึกบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย แต่ปัญหาที่หลายธุรกิจเจอคือ

องตรวจสอบเอกสารหลายร้อยรายการซ้ำ ๆ ทำให้เสียเวลาและเสี่ยงผิดพลาดได้

 

FlowAccount Bank Reconcile ช่วยให้กระทบยอดง่ายขึ้น โดยสามารถเทียบยอดรายการของรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในบัญชีเงินฝากธนาคารกับเอกสารซื้อ-เอกสารขายที่ถูกบันทึกในระบบได้ทันที สามารถดูวงจรเงินสดรายวัน รายเดือน หรือรายปีที่เข้า-ออกในธุรกิจได้อย่างมั่นใจ พร้อมรู้ที่มาที่ไปของแต่ละรายการ และ ตรวจสอบได้แบบไม่ต้องคีย์ซ้ำ เพียงเชื่อมต่อบัญชีธนาคารเพื่อนำเข้าข้อมูลอัตโนมัติ หรือจะนำเข้าไฟล์ Statement รูปแบบ PDF ได้ทั้งหมด

 

นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ AI Suggestion ที่ช่วยจับคู่รายการที่ตรงกันระหว่างยอดธนาคารกับเอกสารบัญชี เพียงแค่ผู้ใช้งานตรวจสอบความถูกต้อง แล้วกด ‘จับคู่’ เอกสารได้ทันที ช่วยลดเวลาและความผิดพลาดในการกระทบยอดอย่างมาก

 

ไม่ว่าธุรกิจจะขนาดเล็กหรือใหญ่ การควบคุมเงินสดถือเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารการเงิน การกระทบยอดบัญชีธนาคาร (Bank Reconciliation) เป็นเครื่องมือหลักที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจและนักบัญชีมั่นใจว่ายอดเงินในบัญชีตรงกับรายการบัญชีจริง หากธุรกิจพบปัญหาเงินสดขาดเกินบ่อย การเริ่มทำกระทบยอดบัญชีธนาคารเป็นประจำ จะช่วยให้ตรวจสอบความถูกต้องของเงินสดได้ทันที ลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด และสร้างข้อมูลที่เชื่อถือได้สำหรับการวางแผนและบริหารเงินในระยะยาว

 

คำถามที่พบบ่อย (FAQs) เกี่ยวกับ Bank Reconciliation 

1. ถ้าผู้ประกอบการไม่ส่ง Bank Statement ให้นักบัญชี จะเกิดอะไรขึ้น?

ตอบ: หากผู้ประกอบการไม่ส่ง Bank Statement ให้นักบัญชี นักบัญชีจะไม่สามารถทำการกระทบยอดบัญชีธนาคาร (Bank Reconciliation) ได้เพราะไม่มี “สารตั้งต้น” ส่งผลให้ยอดเงินสดในงบการเงินอาจคลาดเคลื่อน ในระยะยาวอาจทำให้ปิดงบล่าช้า และมีปัญหาเมื่อต้องยื่นภาษีหรือถูกตรวจสอบบัญชี

2. ทำไมธุรกิจต้องกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation) ทุกเดือน?

ตอบ: การทำ Bank Reconciliation ทุกเดือนช่วยให้ธุรกิจตรวจพบความผิดปกติของเงินสดได้ทันที เช่น รายการตกหล่น เช็คค้างจ่าย หรือเงินโอนช่วงปลายงวด หากไม่กระทบยอดเป็นประจำ ความผิดพลาดจะสะสม แก้ไขยากขึ้น และใช้เวลานานขึ้น

และการทำสรุป งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) ประจำเดือนไว้ก็เป็นหลักฐานการทำงานของนักบัญชี เพื่อที่จะได้กลับมาเช็กว่าเดือนนี้มีรายการอะไรที่ตกหล่นบ้าง เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำในอนาคตได้ด้วย

3. Bank Reconciliation คืออะไร และต่างจาก Bank Statement อย่างไร?

ตอบ: Bank Statement คือเอกสารจากธนาคารที่แสดงความเคลื่อนไหวของเงินในบัญชี
ส่วน Bank Reconciliation คือกระบวนการที่นักบัญชีนำข้อมูลจาก Bank Statement มาเปรียบเทียบกับการบันทึกบัญชีของกิจการ เพื่อยืนยันว่าตัวเลขเงินฝากธนาคารในบัญชีถูกต้องครบถ้วนและสามารถอธิบายความแตกต่างได้

4. ยอดเงินไม่ตรง Bank Statement แปลว่าบัญชีผิดหรือไม่?

ตอบ: ไม่เสมอไป ยอดเงินที่ไม่ตรงกันอาจเกิดจากเช็คค้างจ่าย เงินโอนช่วงปลายงวด ค่าธรรมเนียมธนาคาร หรือดอกเบี้ยที่ยังไม่บันทึก ซึ่งการทำ Bank Reconciliation จะช่วยหาสาเหตุความแตกต่างเหล่านี้เพื่อปรับปรุงบัญชีให้สมบูรณ์

5. ใช้โปรแกรมบัญชีช่วยทำ Bank Reconciliation ดีไหม?

ตอบ: ดีมาก โดยเฉพาะธุรกิจที่มีรายการจำนวนมาก การใช้ระบบบัญชีที่ดึง Bank Statement อัตโนมัติได้ อย่าง FlowAccount Bank Reconcile สามารถช่วยลดความผิดพลาด ลดขั้นตอนการทำงาน และทำให้การกระทบยอดเกิดขึ้นจริงทุกเดือนอย่างสม่ำเสมอ ทั้งยังสามารถจับคู่รายการรายได้-ค่าใช้จ่ายกับเอกสารซื้อ-ขายได้ทันที ทำให้ตรวจสอบเงินสดในธุรกิจได้ง่ายและมั่นใจมากขึ้น