ทำธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ก็ต้องมีบ้างที่ให้ลูกน้องถือเงินสดไว้ใช้จ่ายหน้างาน เช่น กรณีอุปกรณ์ขาด หรือพัง ต้องใช้งานทันที ครั้นจะรอไปเบิกตังค์กับเถ้าแก่ ก็จะไม่ทันการ อาจจะทำให้งานนั้นล่าช้าไปอีก 

 

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจกลัวมากๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้ ก็คือ ปัญหาการตั้งระบบเงินสดย่อย หรือวงเงินสดให้พนักงานถือไว้ใช้สำหรับธุรกิจ ว่าจะต้องเซ็ตระบบอย่างไรบ้าง มีขั้นตอนยังไง สำหรับวันนี้เราจะมาอธิบายให้ทุกคนฟังกันค่ะ

 

ทำไมกิจการถึงควรมีวงเงินสดย่อย

 

เจ้าของธุรกิจรับเหมาคงทำงานด้วยตัวเองคนเดียวทั้งหมดไม่ได้ อย่างน้อยก็ต้องมีพนักงานคอยช่วยงาน แบ่งออกไปดูแลตามไซด์ก่อสร้าง แล้วจะทำอย่างไรให้การทำงานมีความคล่องตัวมากขึ้น “เงินสดย่อย หรือ Petty Cash” คือคำตอบค่ะ

 

เงินสดย่อย (Petty Cash) คือ เงินสดที่ถูกตั้งวงเงินไว้ เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ และแบ่งเงินออกจากบัญชีหลัก ให้กับผู้รักษาเงินสดย่อยดูแล เพื่อลดขั้นตอนการเบิกจ่ายตามวงจรค่าใช้จ่ายปกติ เพื่อเสริมความเข้าใจให้มากขึ้นอีกหน่อย เราลองมาดูว่า เหตุผลใดบ้าง ที่ทำให้กิจการต้องตั้งวงเงินสดย่อยขึ้นมา

 

 

1. แบ่งเงินบางส่วนให้แต่ละทีมดูแล

 

กรณีธุรกิจรับเหมาก่อสร้างอาจจะมีทีมงานก่อสร้างหลายๆ ทีมแยกออกจากกันตามสถานที่ก่อสร้าง ถ้าไม่มีระบบเงินสดย่อย ที่แบ่งก้อนเงินไว้ให้พนักงานดูแลแยกต่างหากออกจากกัน ลองนึกภาพการเบิกจ่ายสิ ว่าจะเป็นยังไง วุ่นวายน่าดูเลยใช่ไหมล่ะ ดังนั้น การแบ่งเงินสดย่อยไว้ให้แต่ละทีมดูแลก็เป็นการกระจายความรับผิดชอบให้พนักงานแทนที่ทุกอย่างจะมาตกอยู่กับเจ้าของธุรกิจคนเดียวค่ะ

 

ตัวอย่างเช่น มีทีมงานก่อสร้างอยู่ทั้งหมด 5 ทีม แบ่งวงเงินสดย่อยให้แต่ละทีมดูแลทีมละ 10,000 บาทต่อเดือน และให้ทีมงานดูแลเรื่องเก็บเอกสาร กระทบยอดและจดบันทึกค่าใช้จ่ายกันเองในวงเงินที่ให้ไว้ 

 

2. ขั้นตอนการเบิกที่ส่วนกลางไม่ล่าช้า 

 

ถ้ารับเหมาก่อสร้างหลายๆ ที่ และไม่มีการตั้งวงเงินสดย่อยไว้ ไซด์งานที่อยู่ไกลจากสำนักงาน หรือต่างจังหวัดจะเบิกเงินที ต้องส่งเอกสารมาเบิกเงินที่สำนักงานใหญ่ที่เดียว ไม่ว่าบิลเล็กหรือบิลใหญ่ ถ้าเอกสารเยอะๆ สิ้นเดือนทีไรบัญชีทำงานไม่ทันสักที มีโอกาสล่าช้า และผิดพลาดสูง

 

การตั้งวงเงินสดย่อยให้แต่ละทีมไปดูแลการจ่ายเงินเอง ง่ายกว่าตั้งเยอะ แถมยังลดงานนักบัญชีส่วนกลางลงได้อีก

 

3. ธุรกิจรันได้อย่างรวดเร็ว

 

กรณีที่พนักงานจำเป็นต้องใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ แต่ไม่มีการตั้งวงเงินสดย่อย ต้องคอยเบิกเงินจากเจ้าของธุรกิจคนเดียว เช่น ขาดค้อน 1 อันในการทำงาน แต่เบิกเงินซื้อได้ล่าช้า เพราะว่าเจ้าของธุรกิจไปต่างประเทศ กลายเป็นว่างานที่ทำได้เสร็จในวันเดียว อาจต้องรอไปอีกพักนึงกว่าจะทำได้ 

 

ดังนั้น ถ้าอยากให้ธุรกิจดำเนินแบบคล่องตัว แบ่งเงินสำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อยๆ ตั้งเป็นวงเงินสดย่อยให้ทีมงานดูแล แล้วมาเบิกเงินสดย่อยเป็นรายเดือนไป จะทำให้คล่องตัวมากกว่าจ้า

 

ถอดรหัสว่าตั้งวงเงินสดย่อยต้องทำอะไรบ้าง 

 

มาถึงประเด็นสำคัญของเรา จะตั้งวงเงินสดย่อย ไม่ใช่เรื่องยาก แต่ก็ไม่ได้ง่ายขาดนั้น ถ้าจะทำให้ดี ก็ต้องมีระบบเข้ามาเกี่ยวข้องกันสักหน่อย เราลองมาดูกันค่ะว่า การตั้งวงเงินสดย่อย มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

 

 

 

1. ตั้งวงเงินขึ้นมาให้พนักงานที่รับผิดชอบดูแล

 

ในขั้นตอนแรก เราต้องรู้ก่อนว่าวงเงินสดย่อยนี้ เราจะตั้งขึ้นมาเพื่อวัตถุประสงค์อะไร จำนวนเท่าไร ที่สำคัญอย่าลืมมอบหมายหน้าที่ให้พนักงานดูแลอย่างชัดเจนด้วยค่ะ

 

ตัวอย่างเช่น วงเงินสดย่อยเพื่อจ่ายค่าอาหารลูกจ้างรายวันจำนวน 20,000 บาท ดูแลโดยพนักงาน A วงเงินสดย่อยเพื่อซื้อวัสดุสิ้นเปลืองในไซด์งานจำนวน 10,000 บาท ดูแลโดยพนักงาน B เป็นต้น

 

 

2. เบิกจ่ายเงินตามวงเงินให้พนักงานดูแล

 

ขั้นตอนต่อไปก็จะเริ่มง่ายขึ้น เมื่อเรามีวงเงินสดย่อยแล้ว มีผู้รักษาเงินสดย่อยแล้ว หลังจากนั้น เราก็สามารถโอนเงินให้ผู้รักษาเงินสดย่อยได้

 

โดยการโอนวงเงินสดย่อย สิ่งที่ต้องระวัง คือ ต้องโอนไปในบัญชีที่สามารถควบคุมได้ สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ เช่น เปิดบัญชีธนาคารแยกอีกอันนึง เพื่อดูแลค่าใช้จ่ายเงินสดย่อย หรือ สร้างสมุดบัญชีรายรับรายจ่าย สำหรับวงเงินสดย่อย เพื่อควบคุมการใช้จ่ายเงินสดย่อย เป็นต้น

 

 

3. เมื่อมีการเบิกใช้พนักงานต้องเก็บเอกสารมาให้ครบเท่าจำนวนเงินที่หายไป

 

เงินสดย่อยที่อยู่กับผู้ดูแล เมื่อมีการจ่ายออกไป สิ่งที่จะต้องได้กลับมา คือ ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบกำกับภาษี ในกรณีที่ไม่มีใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป อย่างน้อยที่สุด ก็ควรจะมีใบรับรองแทนเงินสด สำหรับค่าใช้จ่ายยิบย่อย ที่มูลค่าน้อย เพื่อที่จะบันทึกบัญชีอย่างครบถ้วน และ

 

ยกตัวอย่างเช่น วงเงินสดย่อยเพื่อจ่ายค่าอาหารลูกจ้างรายวันจำนวน 20,000 บาท ดูแลโดยพนักงาน A ตอนสิ้นเดือนเงินสดเหลืออยู่ 5,000 บาท นั่นแปลว่า นาย B ต้องมีใบเสร็จรับเงินสำหรับเงินสดที่หายไปจำนวน 20,000-5,000 = 15,000 บาท มาประกอบการเบิกเงินเติมวงเงินอย่างครบถ้วน

 

 

4. ทุกๆ วันที่ถึงกำหนดก็ต้องมีการเติมวงเงินให้เต็ม

 

โดยปกติแล้ว การสร้างระบบเงินสดย่อย ต้องมีการกำหนดวันเบิกคืนเงินสดย่อย เพื่อเติมเงินเข้าไปในวงเงินนั้นให้เต็ม สำหรับการใช้จ่ายที่จำเป็นอยู่เสมอ

 

ยกตัวอย่างเช่น บริษัทกำหนดเบิกเงินสดย่อยคืน ทุกวันสุดท้ายของเดือน นาย A เองก็ต้องเตรียมเอกสารประกอบอย่างใบเสร็จรับเงินอธิบายไปในข้อ 3 ไว้ให้เรียบร้อย เพื่อขอเบิกเติมวงเงิน เป็นต้น

 

การกำหนดรอบการจ่ายที่ชัดเจน จะทำให้การใช้วงเงินส่วนย่อยมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความเสี่ยงในการทุจริตเพราะมีการตรวจสอบอยู่เป็นประจำ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วบริษัทอาจตั้งรอบการเบิกทุกๆ 2 สัปดาห์หรือ 1 เดือนตามความเหมาะสม

 

การตั้งค่าวงเงินสดย่อยบน FlowAccount 

 

เล่ามาตั้งยาว หลายคนอ่านแล้วนึกในใจว่า ไม่เอาดีกว่าวงเงินสดย่อยดูยุ่งยากวุ่นวายเหลือเกิน แต่ในความเป็นจริงแล้วเรามีตัวช่วยอย่าง FlowAccount ที่ทำให้เรามีระบบเงินสดย่อยได้ง่ายๆ เมื่อทำตามขั้นตอนนี้ค่า

• เข้าไปที่ ตั้งค่าธุรกิจ>ช่องทางการเงิน>เพิ่มบัญชี>บัญชีเงินสดย่อย

 

หลังจากนั้นเพิ่มบัญชีเงินส่วนย่อย โดยการตั้งชื่อวงเงินสด ใส่รายละเอียดผู้รักษาเงินสดย่อย และวัตถุประสงค์การใช้วงเงินสดย่อย ตามภาพได้เลย

 

 

การบันทึกค่าใช้จ่าย และ ชำระเงินผ่านวงเงินสดย่อย บน FlowAccount 

 

ต่อมาเมื่อมีการใช้จ่ายผ่านวงเงินสดย่อย พนักงานที่ดูแลเงินสดย่อนสามารถบันทึกรายการค่าใช้จ่ายในเมนูค่าใช้จ่ายได้เลย และในขั้นตอนการชำระเงิน ให้เลือกวิธีชำระเงิน > เงินสดย่อย > ชื่อวงเงินสดย่อยที่ต้องการ ตามภาพนี้

 

และที่สำคัญอย่าลืมเก็บใบเสร็จรับเงินไว้ หรือแนบเข้าไปในระบบ FlowAccount เพื่อเป็นหลักฐานด้วยนะ

 

 

การเติมวงเงินสดย่อยให้เต็มบน FlowAccount

 

เมื่อเราบันทึกค่าใช้จ่ายและเลือกชำรเงินจากวงเงินสดย่อยนั้นๆ แล้ว วงเงินสดย่อยในระบบมูลค่าจะลดลงเรื่อยๆ ตามบิลค่าใช้จ่ายที่เราบันทึกจ่ายชำระเป็นเงินสดย่อย และถ้าใช้ไปเรื่อยๆ มาถึงตอนนี้เราก็จะต้องเติมวงเงินตามรอบกันบ้าง

 

โดยการเติมเงินสดย่อย คือการโอนเงินจากบัญชีหลัก ใส่ในบัญชีเงินสดย่อย โดยไปที่ ตั้งค่าธุรกิจ>ช่องทางการเงิน>บัญชีเงินสดย่อยที่ต้องการเติมเงิน>เมนูเติมเงินสดย่อย

 

จากตัวอย่างนี้ วงเงินสดย่อยค่าอาหารลูกจ้างรายวันเป็น 20,000 บาท บันทึกค่าใช้จ่ายใช้ไปแล้ว 10,000 บาท สิ้นเดือนพนักงานที่ดูแลเงินสดย่อยรวบรวมเอกสารมาเบิกวงเงินคืน จำนวน 20,000 – 10,000 = 10,000 บาท โดยเจ้าของธุรกิจเลือกเติมเงินจากเงินสดในมือ (บางกิจการอาจจะเลือกเติมจากบัญชีธนาคารก็ได้เช่นกัน)

 

 

เห็นไหมคะ การตั้งค่าวงเงินสดย่อย เบิกเงิน และเติมเงินนั้น ไม่ได้ซับซ้อนและวุ่นวายอย่างที่คิด เพียงแค่เราต้องเข้าใจเสียก่อนว่าบริษัทอยากจะมีวงเงินสดย่อยเพื่ออะไร จำนวนเท่าไร และให้ใครเป็นผู้ดูแลรักษา ทุกครั้งที่เกิดรายจ่ายต้องมีการบันทึกบัญชีและมีเอกสารเสมอ แบบนี้นอกจากจะช่วยแบ่งเบาภาระเจ้าของธุรกิจแล้ว ยังช่วยให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นและรัดกุม ลูกน้องไม่ต้องรอนายอนุมัติจ่ายเงินจำนวนน้อยๆ เสมอไป และในขณะเดียวกันเจ้านายก็ไม่ต้องกังวลว่าลูกน้องจะโกงตังค์ไหม เพราะเรามีระบบควบคุมวงเงินสดย่อยที่ดีนั่นเองค่ะ