เรื่องน่ากลัวของคนทำธุรกิจแบบจดทะเบียน VAT หรือภาษีมูลค่าเพิ่มอันดับต้นๆ คงหนีไม่พ้นการลืมออกเอกสารใบกำกับภาษีขายให้กับลูกค้า และไม่ได้นำส่งภาษีให้กับสรรพากร เพราะอะไรหน่ะหรือ ก็เพราะว่าค่าปรับการนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มขาดนั้นหนักหนาสาหัสเสียเหลือเกินค่ะ

 

วิธีการป้องกันปัญหานี้ เราสามารถให้พนักงานขายเป็นคนออกเอกสารให้ตั้งแต่ต้นทาง ด้วยตัวช่วยอย่างโปรแกรม FlowAccount ซึ่งขั้นตอนก็ไม่ได้ยุ่งยาก แถมยังมีรายงานอัตโนมัติที่คอยรวบรวมทุกรายการขายเพื่อนำส่งภาษีให้กับสรรพากรด้วย สำหรับเจ้าของธุรกิจคนไหนที่สนใจ ลองมาดูขั้นตอนสอนน้องพนักงานขายออกเอกสารไปพร้อมๆ กันเลยค่ะ

 

1. ทำความเข้าใจลักษณะธุรกิจ ขายสดหรือขายเชื่อ?

 

เมื่อจดทะเบียน VAT แล้วทุกๆ การขายต้องมีการออกใบกำกับภาษีค่ะ ลำดับแรกเราต้องแยกให้ออกว่ากิจการของเรามีลักษณะการขายเป็นอย่างไร เพราะว่าขั้นตอนในการออกเอกสารขายนั้นแตกต่างกัน

 

กิจการขายสด

 

การขายสด หมายถึง เราจะรับเงินเมื่อมีการขายสินค้าในทันที พูดง่ายๆ ก็คือเงินมาของไป เงินไม่มาของก็ไม่ไป 

 

ดังนั้น การขายของเงินสด เราต้องออก “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี” ตอนส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า พร้อมๆ กับการรับเงินเลย ซึ่งการออกเอกสารก็มีแค่ขั้นตอนเดียว ไม่ได้ยุ่งยากซับซ้อนอะไร

 

เพิ่มเติมสักนิด สำหรับร้านค้าปลีก เช่น ร้านของชำ หรือร้านสะดวกซื้อ อาจเลือกที่จะออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ แทนใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบให้ลูกค้าได้ เพื่อความสะดวกค่ะ

 

กิจการขายเชื่อ

 

การขายเชื่อ หมายถึง เราจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าเสียก่อน และให้เครดิตการชำระเงินแก่ลูกค้า จากนั้นเมื่อถึงเวลา (และลูกค้าไม่เบี้ยว) เราจะได้รับเงินตามมูลค่าสินค้าที่ขายไปค่ะ

 

ดังนั้น ขั้นตอนการออกเอกสารกิจการขายเชื่อจึงมี 2 ขั้น ได้แก่

• การออกใบแจ้งหนี้/ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี ณ วันที่ขายสินค้าหรือส่งมอบสินค้า
• การออกใบเสร็จรับเงิน ณ วันที่ได้รับเงินจากลูกค้า

 

2. สอนน้องพนักงานขายให้ออกเอกสารอย่างไร

 

สำหรับน้องๆ พนักงานขายที่มักจะถูกพี่ๆ มอบหมายให้ออกเอกสารพ่วงไปกับหน้าที่ขายของให้กับลูกค้า ก็ต้องมีความรู้เรื่องเอกสารเหมือนกันนะ ไม่งั้นออกเอกสารผิดไป กระทบหลายส่วนเลยล่ะ 

 

ถ้าไม่อยากให้ออกเอกสารผิดพลาด FlowAccount แนะนำว่าเจ้าของธุรกิจควรสอนน้องๆ ออกเอกสารขายตามขั้นตอนนี้เลยค่ะ

• สอนให้รู้จักระบบเอกสาร ทางเดินเอกสาร

 

ก่อนอื่น น้องต้องรู้ก่อนว่า เอกสารทางบัญชีมีอะไรบ้าง หน้าตาเอกสารเป็นอย่างไร และเรียงลำดับทางเดินเอกสารให้ได้ว่าอะไรเกิดขึ้นก่อนหรือหลัง เช่น ใบเสนอราคา> ใบแจ้งหนี้/ใบส่งสินค้า >ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น

• เลือกรายการสินค้าให้ตรงตามที่ขาย

 

เรื่องที่สองที่สำคัญคือ การทำความรู้จักสินค้าที่ขาย เพราะว่าน้องๆ ต้องเลือกสินค้าให้ถูกประเภทในเอกสารขาย เพราะถ้าเลือกผิดไป การตัดสต็อกสินค้าแบบอัตโนมัติด้วยระบบ FlowAccount ก็จะผิดเพี้ยนไปค่ะ

• ทำความรู้จักการบันทึกภาษีมูลค่าเพิ่ม 

 

จากหัวข้อก่อนหน้าที่เราย้ำเตือนไปว่าทุกๆ การขายต้องออกใบกำกับภาษีเสมอ ซึ่งช่วงเวลาในการออกใบกำกับภาษีของธุรกิจขายสดและขายเชื่อนั้นแตกต่างกัน เจ้าของธุรกิจต้องเน้นย้ำเรื่องนี้ พร้อมกับตั้งค่าหัวเอกสารไว้ให้ก่อนล่วงหน้าด้วยนะคะ

• วันที่รับเงินในใบเสร็จรับเงินควรตรงตามสมุดบัญชีธนาคาร

 

อีกหนึ่งสิ่งที่ควรระมัดระวัง ก็คือ การบอกน้องให้ตั้งสติกดรับเงินให้ตรงกับวันที่รับเงินจริงตามสมุดธนาคาร เพราะว่าถ้ากดผิดวันไป หรือว่ากดรับเงินผิดธนาคาร ตอนสิ้นเดือนการทำบัญชีก็จะยุ่งยากวุ่นวายมากเลยทีเดียวค่ะ

 

3. ขายสดและขายเชื่อ บันทึกบัญชีใน FlowAccount ต่างกันอย่างไร

 

มันเมื่อน้องๆ ออกเอกสารเป็นแล้ว ต่อมาต้องทำความเข้าใจเรื่องบัญชีนิดนึง อาจไม่ต้องเข้าใจถ่องแท้ถึงขั้นไปอ่านมาตรฐานการบัญชี แต่เราควรรู้ผลลัพธ์ของการออกเอกสาร ว่าเอกสารที่เราลงรายการ จะบันทึกบัญชีแบบไหน จะได้คุยกับนักบัญชีรู้เรื่อง

 

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีขายเงินสด

 

เมื่อเราออกเอกสาร ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (เงินสด) ระบบจะบันทึกบัญชีแบบนี้ 

 

1.บันทึกใบเสร็จรอเรียกเก็บตอนสร้างเอกสาร

 

2.บันทึกการรับเงินสด ตอนกดรับชำระเงิน 

 

จริงๆ แล้วสองขั้นตอนนี้มักจะเกิดขึ้นพร้อมๆ กันค่ะ เมื่อเปิดเอกสารใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี และกดรับเงิน สองขั้นตอนก็เกิดแบบอัตมัติเลย

 

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีขายเชื่อ

 

1.เมื่อออกเอกสาร ใบแจ้งหนี้/ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี ระบบจะบันทึก ลูกหนี้ และรายได้พร้อมกัน 

 

2.เมื่อเราสร้างใบเสร็จรับเงิน ระบบจะกลับรายการ ลูกหนี้ เป็นใบเสร็จรอเรียกเก็บ

 

3.เมื่อเรากดรับชำระเงิน ระบบจะกลับรายการ ใบเสร็จรอเรียกเก็บ เป็นเงินสด/เงินฝากธนาคาร

 

จะเห็นได้ว่า ความแตกต่างการบันทึกแบบขายสด และขายเงินเชื่อ ในการบันทึกบัญชีจะมีการบันทึกลูกหนี้เข้ามาคั่น ในกรณีขายเงินเชื่อนั่นเอง 

 

แต่น้องๆ ไม่ต้องกังวลใจไป เนื่องจากการบันทึกบัญชีทั้งหมดนี้ สร้างโดยระบบอัตโนมัติ หากเราออกเอกสารถูกต้อง การบันทึกบัญชีก็ถูกต้องตามไปด้วย

 

4. ระบบบันทึกภาษีขายอัตโนมัติของ FlowAccount

 

จากขั้นตอนบันทึกบัญชีข้างต้น เราจะเห็นว่าเมื่อเปิดเอกสารระบบ FlowAccount จะบันทึกบัญชีภาษีขาย ภ.พ.30 อัตโนมัติให้เราเลยแบบไม่ต้องให้เตือน และยังไม่พอเท่านี้ เพราะว่านอกจากจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติแล้ว เราสามารถเรียกดูรายงานภาษีขายได้ง่ายๆ 

 

นั่นหมายความว่า ทุกรายการขายที่เกิดขึ้นจะถูกรวบรวมไว้ในรายงานภาษีขาย ซึ่งทำให้เรามั่นใจได้ว่าเดือนนี้ยื่นภาษีขายครบถ้วน ไม่ตกหล่นแน่นอนค่ะ

 

รายงานภาษีขาย ทุกคนสามารถเข้าไปดูได้ที่เมนูนี้ > รายงาน > ภาษี > รายงานภาษีขายตามเอกสาร 

 

และหน้าตารายงานก็จะเป็นตามภาพนี้เลย ซึ่งเราสามารถดาวน์โหลดเป็น Excel มาเช็กได้เลยค่ะ

 

 

สรุป สอนน้องออกเอกสารอย่างไร เมื่อย้ายมาใช้ FlowAccount

 

ทั้งหมดนี้เป็นขั้นตอนในการออกเอกสารขาย รวมถึงใบกำกับภาษี เพื่อให้น้องๆ พนักงานขายที่ขายของเก่งอยู่แล้ว ออกเอกสารอย่างถูกต้องตั้งแต่ต้นทางได้ด้วยตัวเองด้วย FlowAccount ค่ะ เพื่อลดปัญหาออกเอกสารไม่ครบ และพลาดการนำส่งภาษีให้กับสรรพากรไปพร้อมๆ กันค่ะ 

 

หากใครที่อยากเรียนรู้การออกเอกสารขายเพิ่มเติม สามารถไปดูต่อได้ที่ ขายของต้องออกเอกสารอะไร [ออกเอกสารขายใน FlowAccount]