เมื่อกิจการมีคลังสินค้าท่ามกลางการเปลี่ยนผ่านด้านเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ความต้องการของลูกค้าที่ต้องตอบสนองเร็วที่สุด การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีในการจัดการคลังสินค้าก็เหมือนเป็นทางรอดของธุรกิจนั่นเองค่ะ

 

วันนี้ FlowAccount นำบทความที่จะมาบอกเล่าเทคโนโลยีมาปรับใช้ในระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง เพื่อให้สินค้าสะท้อนเป็นตัวเลขทางบัญชีที่ถูกต้องที่สุด และนำไปปรับเข้ากับกระบวนการทำธุรกิจได้กันค่ะ

 

ลองมาเริ่มต้นทำความเข้าใจขั้นตอนการปฏิบัติงานและการควบคุมที่สำคัญๆ เกี่ยวกับการบริหารจัดการคลังสินค้ากันค่ะ ที่มีด้วยกัน 4 ขั้นตอนหลักๆ ดังต่อไปนี้นะคะ

 

1. การรับสินค้า

 

ตามขั้นตอนปกติแล้วนั้น เมื่อผู้จัดจำหน่ายมาส่งสินค้าจะมีพนักงานของแผนตรวจรับสินค้าช่วยรับของ ทำหน้าที่ตรวจนับและตรวจสอบสินค้าที่ได้รับจากผู้ขายโดยเปรียบเทียบสินค้ากับเอกสารใบกำกับสินค้าและใบสั่งซื้อ

 

และพนักงานของแผนกนี้เองจะเป็นคนตรวจรับสินค้าและออกใบรับสินค้า และมีการทำสำเนาส่งไปยังส่วนงานต่าง ๆ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน ไม่ว่าจะเป็น แผนกคลังสินค้า แผนกบัญชี แผนกจัดซื้อ และแผนกที่ทำการตรวจรับสินค้า

 

จากนั้นก็จะนำสินค้าไปจัดเก็บไว้ที่คลังสินค้า โดยเจ้าหน้าที่แผนกคลังสินค้าเป็นผู้ควบคุมและดูแลรักษาค่ะ

 

 

2.  การเบิกสินค้า

 

หลังจากนั้น เมื่อพนักงานแผนกคลังสินค้าได้รับคำสั่งซื้อสินค้าจากแผนกขาย พนักงานแผนกคลังสินค้าเองก็จะจัดสินค้าตามใบกำกับสินค้า พร้อมจัดทำใบเบิกสินค้า และบันทึกการเบิกสินค้าในระบบ

 

ซึ่งหัวหน้าแผนกคลังสินค้าจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องของรายการสินค้าและจำนวนสินค้า ระหว่างใบกำกับสินค้า ใบเบิกสินค้าและข้อมูลการเบิกสินค้าในระบบ ก่อนลงนามอนุมัติในใบเบิกสินค้า จากนั้นผู้จ่ายและผู้รับสินค้าทำการลงนามในใบเบิกสินค้าไปได้ค่ะ

 

พนักงานแผนกคลังสินค้านำสินค้าส่งพร้อมใบกำกับสินค้าให้แผนกส่งของ จากนั้นจะส่งใบกำกับสินค้าพร้อมสำเนา  ใบเบิกสินค้าให้แผนกบัญชีเป็นหลักฐานบันทึกลดยอดบัญชีคุมสินค้านะคะ

 

 

3. การตรวจนับสินค้า

 

การตรวจนับสินค้าเป็นอะไรที่ห้ามข้ามสิ่งนี้ไปเด็ดขาดเลยนะคะ ไม่อย่างนั้นแล้วยิ่งถ้าเป็นช่วยปิดรอบบัญชีประจำปี ผู้สอบบัญชีสามารถออกงบแบบมีเงื่อนไขได้เลยนะคะ ถ้าไม่มีวิธีการอื่นที่เข้ามาชดเชยการนับสินค้านี้ได้ค่ะ ฉะนั้นกาเครื่องหมายดอกจันทร์ไว้หลายๆดวงได้เลย 

 

การตรวจนับที่ถูกต้องจะต้องเป็นการทำร่วมกันของ 2 หน่วยงานคือ แผนกคลังสินค้า แผนกบัญชีค่ะ โดยควรต้องมีการตรวจนับมากกว่า 1 ครั้งต่อปี และจัดทำเป็นรายงานการตรวจนับโดยมีผู้ตรวจนับลงนามร่วมกันไว้เป็นหลักฐาน 

 

ที่สำคัญเวลาตรวจนับแล้วพบสินค้าที่ไม่สามารถขายได้แล้วต้องแยกสินค้าล้าสมัยและชำรุดออกจากสินค้าปกติให้เห็นชัดเจน ส่วนสินค้าที่ตรวจนับแล้วมีการทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันการนับซ้ำด้วยนะคะ

 

การจัดทำรายละเอียดตรวจนับ ไม่ว่าจะเป็น สรุปจำนวนหน่วย ประเภทของสินค้า หากมีการตรวจนับสินค้าและพบว่าสินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงไม่ตรงกับตัวเลขทางบัญชีที่ได้บันทึกไว้ จะทำการตรวจสอบถึงสาเหตุที่ของผลต่างที่เกิดขึ้น และจะทำรายงานถึงผลแตกต่างนั้น 

 

และสุดท้ายต้องขออนุมัติผู้บริหารเพื่อทำการปรับปรุงตัวเลขให้สินค้าคงเหลือที่มีอยู่จริงเท่ากับตัวเลขทางบัญชีกันด้วยน้า

 

 

4. การจัดทำรายงานที่เกี่ยวข้อง

 

สิ่งที่เจ้าของกิจการ หรือผู้บริหารต้องคอยติดตาม และเป็นสิ่งที่นักบัญชีต้องทำเสมอเลยก็คือ รายงานสินค้าคงเหลือค่ะ ส่วนรายงานที่ควรจัดทำก็คือ 

• สินค้าหมุนเวียนช้า สินค้าล้าสมัย 
• สินค้าเกินปริมาณสูงสุดและน้อยกว่าจุดต่ำสุดที่กำหนดไว้ และ
• สินค้าชำรุด

 

เมื่อเข้าใจตามคำแนะนำวงจรสินค้าคงคลังดังนี้แล้ว ก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในระบบการควบคุมสินค้า และเอกสารธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงเหลือแม่นเป๊ะกันได้แล้วค่า แต่เจ้าของธุรกิจและนักวางระบบก็ไม่ต้องตกใจไปนะคะว่าเอกสารเยอะแยะขนาดนี้จะต้องทำบนกระดาษและเขียนมือกันทั้งหมด ในวันนี้ลองมาเรียนรู้เทคโนโลยีที่จะเข้ามาช่วยให้ทำงานด้านคลังสินค้าให้ง่ายมากขึ้นกันค่ะ

 

เทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยงานคลังสินค้า

 

ถ้าคู่แข่ง อุ๊ยไม่ๆ เพื่อนบ้านเรา ต่างพลิกโฉม แปลงร่างกลายเป็นธุรกิจที่เข้าสู่โลกดิจิทัลกันหมดแล้ว ครั้นเราจะไม่เปลี่ยนแปลงตัวเองก็เหมือนถอยหลังลงคลอง วันนี้ลองมาเรียนรู้ 3 เครื่องมือที่จะช่วยลดงานที่ซ้ำซ้อนด้านการจัดการระบบสินค้าคงเหลือ ไปพร้อมๆกันค่ะ

 

1) Barcode ระบบบาร์โค้ด

 

เสียง ติ๊ด ติ๊ดๆๆ เวลาเราเดินข้างร้านสะดวกซื้อ หรือห้างสรรพสินค้าคงเป็นสิ่งที่คุ้นเคยกัน จะเห็นได้ว่าธุรกิจใหญ่ๆ ต่างใช้บาร์คโค้ดเพื่อมาจัดการคลังสินค้าและหน้าร้านค้ากันหมดแล้วค่ะ แต่วันนี้เราลองมาดูมุมที่บาร์โค้ดช่วยจัดการคลังสินค้ากันนะคะ 

 

 

ซึ่ง Barcode นี้เอง สามารถนำมาใช้ได้ในหลายๆจุดของกระบวนการคลังสินค้าเลย ไม่ว่าจะเป็น การรับ ส่งสินค้าเข้าออกจากคลัง ตรวจนับสินค้าทุกๆวันสิ้นรอบ การจัดระบบสินค้าคงเหลือให้รู้ได้เลยว่าสินค้าชนิดใดเหลือจำนวนเท่าไหร่ จัดเก็บไว้ที่บริเวณใดบ้าง เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าไหม

 

2) ระบบ RFID (Radio Frequency Identification)

 

ระบบนี้เองการทำงานอาจไม่ได้แตกต่างจาก Bar code เท่าใดนักค่ะ แต่มีอาศัยคลื่นวิทยุแทนคลื่นแสง ทำให้สามารถอ่านข้อมูลในระยะที่ไกลๆได้โดยที่ไม่ต้องเข้าใกล้หรือสัมผัสสินค้า มีความละเอียด และบันทึกรายละเอียดข้อมูลได้มากกว่า ทำให้สามารถแยกความแตกต่างของสินค้าแต่ชนิดได้แม้จะเป็น SKU เดียวกันก็ตาม

 

 

3) ระบบ EDI (Electronic Data Interchange)

 

ระบแลกเปลี่ยนและรับส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ทำให้กิจการสามารถรับและส่งมอบสินค้าระหว่างคลังสินค้าและลูกค้าทำได้อย่างรวดเร็วที่สุดค่ะ ถ้าดูจากภาพ ขอแค่ลูกค้าส่งคำขอซื้อสินค้ามาเกิดการส่งมอบ ออก invoice เรียกเก็บเงิน ก็สามารถทำได้ตาม flow และติดตามสถานะได่แบบสบายๆเลยค่ะ เพื่อลดข้อผิดพลาด มีความรวดเร็วและคล่องตัวมากที่สุดค่ะ

 

 

ท่านที่อ่านมาถึงตรงนี้ ไม่ว่าจะทำธุรกิจเกี่ยวกับสินค้นิดใด ประเภทใด สุดท้ายแล้ว basic ก็คงไม่ต่างกันมากจาก general process ที่ได้ทำความเข้าใจในบทความนี้ค่ะ ขอให้ทุกท่านนำกลับไปให้เพิ่มเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการคลังสินค้าและระบบการควบคุม รวมถึงมีระบบบัญชีที่ดีกันนะคะ

 

อ้างอิง

• สภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์ “ตัวอย่างกระดาษทำการนี้เป็นเพียงบางส่วนของกระบวนการควบคุมภายใน Inventory Cycle”