ถ้าจะบอกว่าการพากิจการก้าวเข้าสู่โลกที่เต็มไปด้วยข้อมูล ยุคของ Big Data หรือการทำ Data Analytics โดยไม่ใช้เทคโนโลยี Cloud ในการบริหารจัดการและเก็บข้อมูลก็เปรียบเสมือนนักรบที่เข้าสู่สนามแบบไม่มีอาวุธคงไม่ผิดนัก เพราะองค์กรต้องมีการจัดการกับข้อมูลจำนวนมากมาวิเคราะห์เพื่อหา Insight มาขับเคลื่อนให้เดินไปข้างหน้าปรับกลยุทธ์ธุรกิจและส่งมอบประสบการณ์ที่ดีกับลูกค้าต่อไปในอนาคต ในขณะเดียวกันนักรบก็ห้ามตกม้าตามด้ายการลืมที่จะปรับการบริหารจัดการวิธีการทำงานร่วมกันของเพื่อนร่วมงานในองค์กร ให้ชนะในสมรภูมิของโลกแห่งข้อมูลค่ะ

 

บทความนี้ของ FlowAccount จะมาบอกเล่าเรื่อง Google Workspace ตัวช่วยหลักด้านการบริหารจัดการข้อมูล เชื่อมต่อสื่อสารระหว่างคนภายในและภายนอกองค์กรกันค่ะ เผื่อเป็นทางเลือกสำหรับเจ้าของกิจการไม่ว่าจะมีขนาดเล็ก กลางหรือใหญ่ก็เลือกใช้ได้ เพราะปัจจุบันมีการใช้งานจากบริษัทชั้นนำระดับโลกและผู้ใช้งานทั่วทุกมุมโลกกว่า 3 พันล้านคนเลยค่ะ

 

Google Workspace สำหรับองค์กร คืออะไร

 

ใครที่อาจจะสับสนระหว่าง G Suite และ Google Workspace ก็ไม่ต้องแปลกใจไปค่ะ เพราะ Google ได้ Rebrand ใหม่เพื่อประสบการณ์ในการใช้เครื่องมือร่วมกันที่สอดคล้องกัน และนำเสนอวิสัยทัศน์ของฟีเจอร์ต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น

 

เป็นการนำเอา Tools ต่างๆที่ช่วยให้คนในองค์กรสามารถทำงานและติดต่อสื่อสารร่วมกันได้ง่ายขึ้นมารวมกันไว้ในที่เดียวค่ะ การทำงานทั้งหมดจะอยู่บน Cloud ที่ไม่ว่าจะอยู่ที่บ้าน ออฟฟิศ ท่องเที่ยว หรือที่ใดก็ตามก็ยังสามารถเข้ามาทำงานร่วมกันได้อยู่นั่นเอง

 

Google Workspace รวบรวมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ช่วยเข้ามาเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กรอย่างเต็มที่ มีใครเคยได้ยินฟีเจอร์ต่อไปนี้กันบ้างลองเช็กลิสต์ในใจกันดูนะคะ ตั้งแต่ Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Calendar, Google Chat, Google Forms, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Keep, Google Sites ไปจนถึง Gemini ที่เป็นระบบ AI เป็นต้นค่ะ

 

 

จากการสำรวจและเก็บข้อมูลพบว่าผู้ใช้งานมีความสุขในการทำงานเพิ่มมากขึ้น ทำให้บริษัทเองสามารถรักษาพนักงานที่มีคุณภาพให้อยู่กับองค์กรได้นานขึ้น พนักงานเกิด innovative ลดระยะเวลาในการทำงานน้อยลง และที่สำคัญมากคือช่วยลดภาระของ IT Support ที่ต้องคอยเขียนโค้ด แก้บัคที่เกิดขึ้นรายวันได้อีกเยอะทีเดียวเชียวค่ะ ทำให้มีเวลาไปพัฒนาระบบอื่นๆของบริษัทได้มากขึ้น

 

เพิ่มเติมอีกเล็กน้อยว่าปัจจุบันสถานศึกษา น้องๆ นักเรียนก็เริ่มใช้ Google Workspace ในการเรียนเช่นกัน ทำให้เป็นเครื่องมือทำงานของคนรุ่นใหม่ที่จะเข้าสู่ตลาดแรงงานในอนาคตที่จะเข้ามาทำงานกับเจ้าของกิจการไม่ว่าจะเป็นสำนักงานบัญชีหรือธุรกิจทั่วไปก็ตาม

 

ในส่วนของความปลอดภัย Google ขึ้นชื่ออยู่แล้วในเรื่องการมีความปลอดภัยสูง มีระบบดักจับคัดกรอง Spam หรือ Phishing ได้อย่างแม่นยำ อีกอย่างนึงก็คือ Google Workspace มีระบบ Admin Console หลังบ้านที่มีไว้ให้แอดมินบริษัทบริหารจัดการ ควบคุมนโยบายต่างๆของบริษัทในระบบได้ค่ะ ทำให้ระบบมีความปลอดภัยได้หลายระดับตามที่บริษัทต้องการเลยค่ะ

 

 

7 เหตุผลแนะนำให้ใช้งาน Google Workspace ในกิจการ

 

เอาหละ เกริ่นกันมาสักพักแล้ว ตอนนี้ถึงเวลามาทำความเข้าใจความพิเศษของสิ่งนี้ในแต่ละมิติกันค่ะ ว่าวันหนึ่งถ้ากิจการตัดสินใจแล้วว่าจะนำมาใช้ สิ่งนี้จะเข้ามาช่วยกิจการในมิติใดได้บ้างพร้อมกันค่ะ

 

1. มิติการเพิ่มความน่าเชื่อถือและ Branding 

 

การทำแบรนด์เป็นอะไรที่เก็บทุกประสาทสัมผัสกันเลยทีเดียวค่ะ นั่นหมายความว่าทุก touch point ที่ลูกค้าพบกิจการ ก็ต้องรับรู้ได้เลยว่า โอเค อันนี้กิจการเรานะ เช่น ถ้าพูดว่าธนาคารที่มีสีเขียว เชื่อแน่นอนว่าทุกคนคงตอบได้ทันทีว่าคือธนาคารใดค่ะ

 

ฉันใดฉันนั้น Google Workspace ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพให้กับบริษัท SMEs ผ่านการให้บริษัทใช้โดเมนของตนสำหรับอีเมลได้ เช่น info@flowaccount.com แสดงถึงความเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือเวลาติดต่อประสานงานกับคู่ค้า

 

การใช้เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยเสริมสร้าง Branding ของบริษัท เนื่องจาก Google Workspace สามารถปรับแต่งโลโก้ สีสัน และรูปแบบที่สอดคล้องกับแบรนด์ของกิจการ ทำให้นำเสนอภาพลักษณ์ที่สอดคล้อง สร้างการจดจำให้กับลูกค้าได้ดียิ่งขึ้นค่ะ

 

2. มิติการมีความจุในการเก็บข้อมูลมากขึ้น

 

Google Workspace มีประโยชน์อย่างมากในด้านการเพิ่มความจุในการเก็บข้อมูลผ่าน Gmail, Google Drive หรือฟีเจอร์อื่น ๆ โดยเฉพาะสำหรับองค์กรหรือบุคคลที่ต้องการพื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ข้อมูลเยอะ ๆ เช่น ไฟล์ scan เอกสาร, รูปภาพ, วิดีโอ และอีเมล เพื่อนร่วมงานของกิจการสามารถเก็บข้อมูลได้มากขึ้นโดยไม่ต้องกังวลว่าจะเต็ม ช่วยให้ไม่จำเป็นต้องลบหรือย้ายข้อมูลไปยังอุปกรณ์อื่นเพื่อประหยัดพื้นที่การเก็บอีกแล้วค่ะ

 

นอกจากนี้ การมีพื้นที่เก็บข้อมูลในที่เดียวกันนี้ยังช่วยให้การทำงานร่วมกันของทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากทุกคนสามารถเข้าถึงไฟล์ขนาดใหญ่ได้อย่างง่ายดายจากทั่วทุกมุมโลก

 

3. มิติการเก็บและแชร์ไฟล์ในระบบคลาวด์

 

มีประโยชน์ในการเก็บและแชร์ไฟล์ในระบบคลาวด์อย่างมาก ที่ผู้ใช้สามารถอัปโหลดและจัดเก็บไฟล์ใน Google Drive ได้ง่ายๆ เพียงลากไฟล์ที่ต้องการเข้ามายังฟีเจอร์ ไฟล์เหล่านี้จะถูกจัดเก็บในระบบคลาวด์ที่มีการป้องกันการเข้าถึงด้วยรหัสและระบบการรักษาความปลอดภัยขั้นสุด ให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของกิจการจะได้รับการคุ้มครองจากการเข้าถึงจากคนภายนอกที่ไม่ต้องการได้ค่ะ

 

 

Google Workspace เองยังเอื้อต่อการทำงานร่วมกันผ่านการแชร์ไฟล์ หรือ share link ให้ผู้ร่วมงานในทีม แถมยังกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามความเหมาะสม เช่น ให้สิทธิ์เฉพาะการดู (Viewer) หรือแก้ไขไฟล์ (Editor) ทำให้ทีมสามารถการทำงานบนเอกสารเดียวกัน พร้อม ๆ กันได้อีกด้วยค่ะ

 

4. มิติความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว

 

Google Workspace ให้ความสำคัญในด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวเป็นอย่างมากค่ะ ไม่ว่าจะเป็นการเข้ารหัสข้อมูลทั้งขณะรับ-ส่ง และระหว่างเก็บรักษาไฟล์ข้อมูลนั้น ระบบมีการยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน (Two-Factor Authentication) ที่เข้ามาช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญของธุรกิจจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต 

 

นอกจากนี้ยังมีการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล ทำให้ธุรกิจสามารถกำหนดว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารหรือข้อมูลต่างๆ ได้บ้าง และมีการตรวจสอบความปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง เพื่อป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์ในรูปแบบใหม่ๆ 

 

ฟังแบบนี้แล้วธุรกิจ SMEs ที่อาจไม่มีทรัพยากรในการจัดการด้านความปลอดภัยด้วยตัวเองอย่างเต็มที่ การใช้ Google Workspace ก็ช่วยบรรเทาให้สบายใจ มีแรงมุ่งเน้นไปที่การเติบโต โดยไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สำคัญต่อการดำเนินงานอีกแล้วหละค่ะ

 

5. มิติการสื่อสารและใช้งานร่วมกันเป็นทีมภายในองค์กร

 

Google Workspace เข้ามาเป็นกำลังสำคัญในการเสริมสร้างการสื่อสารและการทำงานร่วมกันภายในทีม เอาหละมาดูในมิติของการสื่อสารกันก่อนนะคะ อย่าง Gmail, Google Chat และ Google Meet เข้ามาเพิ่มความคล่องตัวในการสื่อสารกันในองค์กร เช่น การแชทพูดคุย 1 ต่อ 1 หรือ แชทเป็นทีม การประชุมออนไลน์แบบเรียลไทม์ก็ได้เช่นกัน ทำให้การสื่อสารภายในองค์กรราบรื่นแถมรวดเร็วด้วยค่ะ

 

 

นอกจากนี้ยังสนับสนุนการทำงานร่วมกันในทีมอย่างสะดวกสบายผ่าน Google Docs, Google Sheets และ Google Slides ที่อนุญาตให้ทีมทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวกันได้พร้อมกันแบบเรียลไทม์ ช่วยลดความยุ่งยากในการส่งไฟล์กันไปมา ที่เป็นไปได้ค่อนข้างแน่ว่ามีโอกาสส่งไฟล์กันผิด version ไปอีกค่ะ (ใครเคยเป็นบ้าง ยกมือขึ้น)

 

 

6. มิติการมีระบบ Admin คอยควบคุม จัดการระบบ IT ทั่วทั้งองค์กร

 

Google Workspace ช่วยเพิ่มการควบคุมและจัดการอุปกรณ์ IT ในองค์กรผ่านระบบ Admin Console ที่ทรงพลังแบบแน่นหนา เหมือนกำแพง 3 ชั้น (ล้อเล่นนะคะ) ระบบนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบหรือแอดมินควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของพนักงาน ปรับการตั้งค่านโยบายความปลอดภัย และจัดการอุปกรณ์ทุกเครื่องที่เชื่อมต่อกับบัญชีของกิจการได้จากที่เดียว 

 

แถมช่วยลดความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูล โดยการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงและติดตามการใช้งานอุปกรณ์ได้อย่างละเอียดได้ด้วยค่ะ

 

การมีระบบ Admin ช่วยเพิ่มความสามารถในการจัดการและรองรับการเติบโตของกิจการ SMEs ได้ด้วยนะคะ ทั้งการเพิ่ม - ลบผู้ใช้งาน ตรวจสอบกิจกรรมที่ผิดปกติและตอบสนองต่อภัยคุกคามทางไซเบอร์ ทำให้ธุรกิจสามารถรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ดีขึ้น เท่ากับว่าพนักงานที่แต่ก่อนต้องคอย monitor ระบบ หรือแก้ไขระบบหลังบ้านของกิจการก็จะมีเวลาไปพัฒนาระบบส่วนอื่นๆ มากขึ้นเยอะเลยค่ะ

 

7. มิติการตัดสินใจร่วมกันได้เร็วขึ้น

 

ช่วงก่อนโรคระบาดโควิด 19 ที่เริ่มมีการ Work from home การประชุมก็คงจะเป็นการลงเวลาจองห้องประชุมนัดมาคุยกันแบบเห็นหน้านะคะ แต่พอช่วงที่ต่างคนต่างกลัวการแผ่เชื้อของโรคระบาดต้องทำงานคนละที่กันการพบกันผ่านระบบอนนไลน์จงเป็นเรื่องที่ยิ่งกว่าก้าวกระโดด

 

ซึ่งฟีเจอร์ของ Google Workspace นั้นทุกคนในกิจการสามารถใช้ปฏิทินด้วย Google Calendar แถมยังแชร์ให้กันเพื่อดูว่าคนอื่น ๆ ว่างช่วงไหนบ้าง ซึ่งการนัดประชุมจะมีการส่งคำเชิญอัตโนมัติทางอีเมลด้วย Gmail ให้รู้ได้อีกว่าใครสะดวก หรือใครไม่สะดวกเข้าร่วมประชุมในครั้งนั้นๆ บ้าง การประชุมเองก็สามารถเปิดวิดีโอให้เห็นหน้ากันได้ และสำคัญที่สุดคือสามารถแชร์หน้าจอเพื่อตรวจสอบงานร่วมกับทีม ให้สามารถตัดสินใจกันได้ทันทีผ่าน Google Meet ที่ทำได้ทั้งผ่านคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ หรือแท็บเล็ตก็ตามค่ะ

 

เมื่อเริ่มเห็นประโยชน์กันแล้ว ลองมาอ่านต่อกันอีกสักนิดนะคะว่าสิ่งที่ต้องเตรียมตัวกันก่อนที่จะเริ่มใช้มีอะไรบ้างค่ะ

 

ขั้นตอนเตรียมตัวก่อนเริ่มใช้ Google Space

 

ก่อนที่จะเริ่มใช้จะต้องมีการสมัครโดเมน (Domain) ของกิจการกันก่อนนะคะ เพราะการสมัครใช้ Google Workspace จะต้องใช้ชื่อโดเมนอินเทอร์เน็ต ซึ่งตามปกติชื่อโดเมนจะอยู่ในรูปแบบ “ชื่อขององค์กร” และส่วนต่อท้ายตามมาตรฐานของอินเทอร์เน็ต ที่เข้ามาเพิ่มความน่าเชื่อถือ ดูเป็นทางการให้กับกิจการทันทีเลยค่ะ

 

ยกตัวอย่างใกล้ตัวที่สุดคือโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ให้เห็นภาพกันนะคะ เช่น โดเมนคือ flowaccount.com ที่มีเว็บไซต์ว่า www.flowaccount.com และอีเมล info@flowaccount.com

 

ชื่อโดเมนเจ้าของกิจการสามารถใช้อันที่เคยซื้อและเป็นเจ้าของอยู่แล้ว หรือจะซื้อโดเมนเมื่อลงชื่อสมัครใช้ Google Workspace ก็ได้เช่นกันค่ะ

 

หลังจากลงชื่อสมัครใช้ Google Workspace แล้ว ให้ศึกษาวิธีจัดการทีม ย้ายอีเมล ตั้งค่าฟีเจอร์ที่แนะนำ และเริ่มใช้บริการที่แบ่งตามจำนวนผู้ใช่งานของกิจการได้ดังนี้นะคะ

• คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อสำหรับธุรกิจที่มีผู้ใช้รายเดียว
• คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สําหรับธุรกิจที่มีผู้ใช้ 2 - 9 คน
• คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อสำหรับธุรกิจขนาดกลาง ที่มีผู้ใช้งานระหว่าง 10 - 300 คน

 

หวังว่าบทความนี้จะเป็นส่วนที่ทำให้ทุกคนได้เข้าใจตั้งแต่ความหมายของ Google Workspace ประโยชน์ในการนำมาใช้งานในหลายๆ มิติ และขั้นตอนการเตรียมตัวก่อนเริ่มใช้กันไม่มากก็น้อยนะคะ เพื่อเป็นส่วนช่วยให้ระบบหลังบ้านของกิจการ SMEs ก้าวไปข้างหน้าแบบไม่ต้องพะวงหลังค่ะ และถ้าหากใครต้องการซื้อ Google Workspace กับ FlowAccount เลือกราคาที่เหมาะกับธุรกิจคุณได้ที่นี่