ในยุคที่ทุกธุรกิจขับเคลื่อนด้วยข้อมูล การมีเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นและปลอดภัยคือหัวใจสำคัญของการเติบโต หลายคนอาจจะยังสงสัยว่า Google Workspace คืออะไร และจะเข้ามาช่วยยกระดับการทำงานขององค์กรได้อย่างไร 

บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับเครื่องมือทรงพลังอย่าง Google Workspace ตั้งแต่การทำความเข้าใจว่า Google Workspace คืออะไร และประโยชน์ในการทำงาน และวิธีเริ่มต้นใช้งาน เพราะปัจจุบันมีการใช้งาน Google Workspace จากบริษัทชั้นนำระดับโลกและผู้ใช้งานทั่วทุกมุมโลกกว่า 3 พันล้านคนไปแล้ว

Google Workspace คืออะไร ?

Google Workspace คือ ชุดเครื่องมือ Cloud Computing จาก Google ที่รวบรวมทุกแอปพลิเคชันที่จำเป็นสำหรับการทำงานมาไว้ในที่เดียว ซึ่งหลายคนอาจคุ้นเคยในชื่อเดิมอย่าง G Suite โดยหัวใจสำคัญของ Google Workspace คือการทลายข้อจำกัดของการทำงานแบบเดิมๆ ช่วยให้ทุกคนในองค์กรสามารถทำงานร่วมกัน สื่อสาร และเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพบนระบบคลาวด์ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนหรือใช้อุปกรณ์อะไรก็ตาม ด้วยจำนวนผู้ใช้งานกว่า 3 พันล้านคนทั่วโลก ตั้งแต่สตาร์ทอัพไปจนถึงบริษัทชั้นนำ 

สิ่งนี้เป็นเครื่องพิสูจน์แล้วว่า Google Workspace คือมาตรฐานใหม่ของการทำงานในยุคดิจิทัล การนำเครื่องมือชุดนี้มาใช้ในองค์กรจึงไม่ใช่แค่การเพิ่มประสิทธิภาพในปัจจุบัน แต่ยังเป็นการวางรากฐานที่มั่นคงสำหรับอนาคต สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นและทันสมัย ซึ่งพร้อมรองรับการเติบโตของธุรกิจและดึงดูดบุคลากรเก่ง ๆ รุ่นใหม่ให้เข้ามาร่วมงาน

อีกทั้งในปัจจุบันตาม มหาวิทยาลัย หรือสถานศึกษาบางแห่ง ก็เริ่มซื้อ Google Workspace มาเป็นเครื่องมือในการเรียนสำหรับเหล่าน้อง ๆ นักศึกษา เช่นกัน ทำให้ Google Workspace กลายเป็นเครื่องมือทำงานของคนรุ่นใหม่ที่จะเข้าสู่ตลาดแรงงานในอนาคตที่จะเข้ามาทำงานกับเจ้าของกิจการขนาดใหญ่

Google Workspace มีอะไรบ้าง?

เมื่อถามว่า Google Workspace มีอะไรบ้าง คำตอบคือ Google Workspace มีชุดเครื่องมือที่ครอบคลุมการทำงานในทุก ๆ ด้าน ตั้งแต่การสื่อสาร ช่วยคิดช่วยสร้างสรรค์ ไปจนถึงช่วยในการทำงานร่วมกัน โดยมี AI สุดอัจฉริยะแห่งยุคอย่าง Gemini ที่จะเป็นระบบ AI ที่อยู่เบื้องหลังการทำงานของหลายเครื่องมือบน Google Workspace ซึ่งประกอบไปด้วยเครื่องมือมากมาย ดังนี้

เครื่องมือสื่อสารและจัดการ (Communication & Organization)

• Gmail: อีเมลธุรกิจภายใต้ชื่อโดเมนของบริษัท สร้างความน่าเชื่อถือ พร้อมระบบความปลอดภัยระดับโลก เป็นตัวเลือกอันดับ 1 สำหรับธุรกิจที่ต้องการเริ่มสร้างอีเมลบริษัท
• Google Calendar: ปฏิทินออนไลน์สำหรับนัดหมาย จัดการตารางเวลาทั้งส่วนตัวและของทีม และจองห้องประชุมของทีม 
• Google Meet: การประชุมทางวิดีโอและการโทรด้วยเสียงที่ปลอดภัยและมีคุณภาพสูง รองรับการทำงานจากทุกที่
• Google Chat: แพลตฟอร์มสำหรับส่งข้อความและทำงานร่วมกันภายในทีมอย่างรวดเร็วและปลอดภัย

เครื่องมือสร้างสรรค์และทำงานร่วมกัน (Creation & Collaboration)

• Google Docs: สร้างและแก้ไขเอกสารข้อความ (Document) ร่วมกันได้แบบเรียลไทม์
• Google Sheets: สร้างและแก้ไขสเปรดชีต (Spreadsheet) ได้พร้อมกัน
• Google Slides: สร้างและแก้ไขสไลด์นำเสนอ (Presentation) ที่สวยงามร่วมกับทีม
• Google Forms: สร้างแบบฟอร์ม แบบสำรวจ และแบบทดสอบออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย
• Google Sites: สร้างเว็บไซต์สำหรับทีมหรือ Product/Service แบบง่าย ๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ด
• Google Keep: จดบันทึก สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ และเก็บไอเดียได้อย่างรวดเร็ว
• AppSheet: เครื่องมือสร้างแอปพลิเคชันและระบบ Automation โดยไม่ต้องเขียนโค้ด (No-Code Platform) 

เครื่องมือจัดเก็บข้อมูลและบริหารจัดการ (Storage & Management)

• Google Drive: พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ขนาดใหญ่สำหรับจัดเก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์สำคัญขององค์กรอย่างปลอดภัย
• Google Admin Console: ศูนย์กลางสำหรับผู้ดูแลระบบของ Google Workspace ในการจัดการบัญชีผู้ใช้ อุปกรณ์ และตั้งค่านโยบายความปลอดภัยขององค์กร
• Google Vault: จัดเก็บข้อมูล ค้นหา และส่งออกข้อมูลขององค์กรเพื่อรองรับความต้องการด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• Google Work Insights: ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการนำ Google Workspace ไปใช้ในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

เครื่องมือ Google Workspace AI (AI Tools)

• Gemini for Workspace: ผู้ช่วย AI อัจฉริยะที่ฝังอยู่ในแอปต่างๆ เช่น Docs, Sheets, Slides และ Gmail ช่วยร่างเนื้อหา สรุปข้อมูล วิเคราะห์ และสร้างสรรค์ไอเดียใหม่ๆ
• Google Vids: ตัวช่วยในการสร้างวิดีโอด้วย AI ช่วยให้คุณสร้างวิดีโอสำหรับธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการโปรโมท การฝึกอบรม หรือการนำเสนอต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย
• NotebookLM: ผู้ช่วยการทำ Research ส่วนตัวมาพร้อมสโลแกนง่าย ๆ แต่ทรงพลังว่า Understand Anything ที่จะใช้ Gemini AI ในการช่วยสรุปเอกสาร ค้นหาข้อมูลเชิงลึก และตอบคำถามที่ซับซ้อนจากแหล่งข้อมูลที่คุณอัปโหลดเข้าไป แล้ว Generate ออกมาเป็นวิดีโอ, Podcast หรือ MindMap

อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง : รวมสุดยอดฟีเจอร์ที่ Google Workspace ตอบโจทย์การทำงานเป็นทีม

 7 เหตุผลที่เราอยากแนะนำให้ธุรกิจของคุณลองใช้งาน Google Workspace

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้นว่า Google Workspace คือสิ่งที่จะเข้ามาเปลี่ยนแปลงองค์กรของคุณได้จริง FlowAccount ได้สรุป 7 เหตุผลสำคัญที่ทุกกิจการควรพิจารณาเลือกใช้ เพื่อเป็นรากฐานสู่ความสำเร็จในยุคดิจิทัลพร้อมวิธีใช้ Google Workspace ในแต่ละวัตถุประสงค์มาให้คุณแล้ว

1. เพิ่มความน่าเชื่อถือและ Branding ให้กับธุรกิจ

ในโลกธุรกิจ การสร้างความประทับใจแรก (First Impression) คือสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง การใช้อีเมลในชื่อโดเมนของบริษัทเอง (เช่น contact@yourcompany.com) ผ่าน Gmail ไม่เพียงแต่จะทำให้แบรนด์ของคุณดูเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือในสายตาของลูกค้า แต่ยังเป็นการสร้าง Brand Awareness ในทุกครั้งที่ส่งอีเมลอีกด้วย ลองเปรียบเทียบกับการใช้อีเมลฟรีทั่วไป ซึ่งอาจลดทอนความไว้วางใจและทำให้ดูเหมือนธุรกิจที่ไม่มีความมั่นคง ดังนั้น Google Workspace คือ ก้าวแรกที่สำคัญในการสร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์ให้ดูมีความเป็นมืออาชีพในโลกธุรกิจ

2. มีความจุของพื้นที่ในการเก็บข้อมูลมากขึ้น

ปัญหาสุด Classic ของหลายองค์กรคือ ‘พื้นที่จัดเก็บข้อมูลไม่เพียงพอ’ หรือไฟล์งานกระจัดกระจายอยู่ในคอมพิวเตอร์ของพนักงานแต่ละคน ที่เสี่ยงต่อการสูญหายและยากต่อการจัดการ ซึ่งการที่องค์กรของคุณมีการใช้ Google Workspace ก็จะเข้ามาแก้ปัญหานี้ได้ทันที ด้วย Google Drive ที่มอบพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ขนาดมหาศาล (เริ่มต้นที่ 30GB ต่อผู้ใช้ ซึ่งมากกว่าเวอร์ชันฟรีถึง 2 เท่า) ทำให้คุณสามารถรวบรวมไฟล์สำคัญทุกอย่างของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร สัญญา รูปภาพ หรือวิดีโอโปรเจกต์ มาไว้ใน Drive เดียวที่ปลอดภัยและขยายความจุเพิ่มได้ตามการเติบโตของธุรกิจ

3. เก็บและแชร์ไฟล์งานในระบบ Cloud สะดวก รวดเร็ว

Google Workspace นั้นเข้ามาเปลี่ยนรูปแบบการทำงานที่วุ่นวายจากการส่งไฟล์ต่าง ๆ กลับไปมาทางอีเมลหรือ Thumbdrive สู่การทำงานร่วมกันบนไฟล์ Document, Spreadsheet, หรือ Slide ฉบับเดียวบนคลาวด์ ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงและแก้ไขข้อมูลได้พร้อมกันแบบ Real Time เห็นการเปลี่ยนแปลงได้ทันที พร้อมระบบ Version History ที่ให้ย้อนกลับไปดูการแก้ไขก่อนหน้าได้เสมอ นอกจากนี้ ยังสามารถควบคุมสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ได้อย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นการให้สิทธิ์ดู (Viewer), แสดงความคิดเห็น (Commenter), หรือแก้ไข (Editor) เพื่อให้การทำงานร่วมกับคนในทีมและนอกองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและปลอดภัยสูงสุด

4. ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในองค์กร

ข้อมูลคือทรัพย์สินที่ล้ำค่าที่สุดของธุรกิจ Google Workspace คือ แพลตฟอร์มที่สร้างขึ้นบนโครงสร้างพื้นฐานด้านความปลอดภัยระดับโลกของ Google ซึ่งช่วยปกป้องข้อมูลองค์กรของคุณจากภัยคุกคามทางไซเบอร์ได้อย่างรัดกุม ด้วยระบบป้องกันสแปมและมัลแวร์ขั้นสูงใน Gmail, การยืนยันตัวตนแบบ 2 ขั้นตอน (2FA) เพื่อป้องกันการเข้าถึง Account โดยไม่ได้รับอนุญาต ไปจนถึงการเข้ารหัสข้อมูลทั้งในระหว่างการส่งและขณะจัดเก็บ ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญของบริษัทจะถูกเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัยและเป็นส่วนตัว

5. การสื่อสารและใช้งานร่วมกันเป็นทีมภายในองค์กร

จุดเด่นที่สุดของ Google Workspace คือการที่ทุกเครื่องมือถูกออกแบบมาให้ทำงานร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อ คุณสามารถเริ่มต้นการประชุมแบบ Video Call ผ่าน Google Meet ได้จาก Google Chat โดยตรง, แชร์ไฟล์จาก Google Drive ในการประชุม, หรือมอบหมายงานจากการคอมเมนต์ใน Google Docs ได้ทันที ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนและประหยัดเวลาในการสลับแอปพลิเคชันไปมา ทำให้ทีมสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างลื่นไหลเป็นธรรมชาติ ไม่ว่าจะนั่งทำงานอยู่ข้างกันหรือคนละซีกโลกก็ตาม

6. มีระบบ Admin คอยควบคุม จัดการระบบ IT ทั่วทั้งองค์กร

Google Workspace มอบอำนาจการบริหารจัดการด้าน IT ทั้งหมดไว้ในมือคุณผ่าน Google Admin Console ซึ่งเปรียบเสมือนศูนย์บัญชาการ ที่ Admin สามารถเพิ่มหรือลบบัญชีผู้ใช้งานของพนักงาน, กำหนดนโยบายความปลอดภัย เช่น บังคับใช้รหัสผ่านและยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน, จัดการอุปกรณ์มือถือที่เชื่อมต่อกับข้อมูลบริษัท (Endpoint Management), และตรวจสอบรายงานการใช้งานต่างๆ ได้จากที่เดียว สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีแผนก IT ก็สามารถดูแลและควบคุมระบบทั้งหมดขององค์กรได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ

7. การตัดสินใจร่วมกันของทีมทำได้เร็วขึ้น

ความเร็วในการตัดสินใจคือความได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจ Google Workspace คือ ตัวเร่งที่ช่วยให้กระบวนการนี้รวดเร็วยิ่งขึ้น ตัวอย่างการใช้งานเช่น

• Google Calendar ที่ช่วยให้การนัดประชุมเป็นเรื่องง่ายเพราะเห็นตารางเวลาของทุกคน
• Google Meet ที่ช่วยให้ทีมสามารถประชุม Video Call หารือกันได้ทุกที่ทุกเวลาพร้อมแชร์หน้าจอเพื่อดูข้อมูลเดียวกัน 
• Google Docs/Sheets ที่ทุกคนสามารถเข้ามาให้ข้อมูลและข้อเสนอแนะได้แบบเรียลไทม์ ช่วยลดระยะเวลาการรอ Feedback ของงานแต่ละชิ้น

สุดท้ายเมื่อการเข้าถึงข้อมูล การสื่อสาร และการทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างรวดเร็วและไร้รอยต่อ องค์กรจึงสามารถตัดสินใจเรื่องสำคัญต่างๆ ได้อย่างแม่นยำและทันท่วงที

ขั้นตอนเตรียมตัวก่อนเริ่มใช้ Google Workspace ต้องเริ่มอย่างไร ? 

สำหรับใครที่กำลังสงสัยว่า Google Workspace ใช้ยังไง ? FlowAccount จะต้องอธิบายก่อนว่า การที่จะเริ่มใช้ Google Workspace นั้นคุณจะต้องมีการสมัครโดเมน (Domain) ของกิจการก่อน เพราะการสมัครใช้ Google Workspace จะต้องใช้ชื่อโดเมนอินเทอร์เน็ต ซึ่งตามปกติชื่อโดเมนจะอยู่ในรูปแบบ “ชื่อขององค์กร” และส่วนต่อท้ายตามมาตรฐานของอินเทอร์เน็ต ที่เข้ามาเพิ่มความน่าเชื่อถือ ดูเป็นทางการให้กับกิจการทันที

ยกตัวอย่างใกล้ตัวที่สุดคือโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ให้เห็นภาพมากขึ้น เช่น โดเมนคือ flowaccount.com ที่มีเว็บไซต์ว่า www.flowaccount.com และอีเมล info@flowaccount.com โดยชื่อโดเมนเจ้าของกิจการสามารถใช้อันที่เคยซื้อและเป็นเจ้าของอยู่แล้ว หรือจะซื้อโดเมนเมื่อลงชื่อสมัครใช้ Google Workspace ก็ได้เช่นกัน

หลังจากลงชื่อสมัครใช้ Google Workspace แล้ว ให้ศึกษาวิธีจัดการทีม ย้ายอีเมล ตั้งค่าฟีเจอร์ที่แนะนำ และเริ่มใช้บริการที่แบ่งตามจำนวนผู้ใช้งานของกิจการได้ดังนี้

• คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อสำหรับธุรกิจที่มีผู้ใช้รายเดียว
• คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สําหรับธุรกิจที่มีผู้ใช้ 2 – 9 คน
• คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อสำหรับธุรกิจขนาดกลาง ที่มีผู้ใช้งานระหว่าง 10 – 300 คน

Google Workspace ราคาเท่าไร? มีแพ็กเกจอะไรให้เลือกบ้าง 

Google Workspace ราคา จะแตกต่างกันไปตามแพ็กเกจที่เลือก ซึ่งถูกออกแบบมาให้เหมาะสมกับธุรกิจในแต่ละขนาดและความต้องการใช้งานที่แตกต่างกัน เพื่อให้คุณสามารถเลือกแผนที่คุ้มค่าและตอบโจทย์องค์กรมากที่สุด โดย Google Workspace มีแพ็กเกจหลักสำหรับธุรกิจ 3 แพ็กเกจ ดังนี้

• Business Starter: เหมาะสำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กที่เพิ่งเริ่มต้นเปิดกิจการ ราคา 1,650 บาท/ผู้ใช้/ปี
• Business Standard: แพ็กเกจยอดนิยม เหมาะสำหรับธุรกิจกำลังขยายการเติบโต ที่ต้องการฟีเจอร์การใช้งานและพื้นที่เก็บข้อมูลมากขึ้น ราคา 3,960 บาท/ผู้ใช้/ปี
• Business Plus: เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่หรือองค์กรที่ต้องการฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย, การใช้งาน AI Tools เต็มรูปแบบและการจัดการข้อมูลขั้นสูงสุด ราคา 10,200 บาท/ผู้ใช้/ปี 

*เงื่อนไขค่าบริการ:

1. ราคาสำหรับการทำสัญญาแบบรายปีเท่านั้นในทุกแพ็กเกจ
2. ราคาดังกล่าวเป็นราคาโปรโมชันส่วนลดสำหรับลูกค้าใหม่เท่านั้น และลดเฉพาะผู้ใช้งาน 20 คนแรกเป็นระยะเวลา 12 เดือน หลังจากนั้นผู้ใช้งานทุกคนจะถูกปรับเป็นราคามาตรฐานตามเดิม
3. ราคาและแพ็กเกจด้านบนเฉพาะการซื้อผ่านเว็บไซต์ FlowAccount เท่านั้น

ซื้อ Google Workspace กับ FlowAccount คุ้มค่ากว่า พร้อมออกใบกำกับภาษีได้ 100%

เมื่อตัดสินใจได้แล้วว่า Google Workspace คือเครื่องมือที่ใช่สำหรับธุรกิจของคุณ ขั้นตอนต่อไปคือการสมัคร Google Workspace กับตัวแทนจำหน่ายที่ไว้วางใจได้ ซึ่ง FlowAccount เราคือตัวแทนจำหน่าย Google Workspace อย่างเป็นทางการในประเทศไทย (Official Reseller) ที่เข้าใจความต้องการของธุรกิจไทยเป็นอย่างดี โดยเฉพาะเรื่องเอกสารทางบัญชี การออกใบกำกับภาษีภาษาไทยที่ถูกต้อง นำไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้จริง

ข้อดีของการซื้อ Google Workspace กับ FlowAccount มีอะไรบ้าง ?

• ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบได้ : หมดกังวลเรื่องการชำระภาษี เพราะถ้าคุณสมัครใช้งาน Google Workspace ผ่าน FlowAccount คุณจะได้รับใบกำกับภาษีภาษาไทย ที่ถูกต้องตามกรมสรรพากร สามารถนำไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ 100%
• ชำระเงินง่ายด้วยสกุลเงินบาท : สมัคร Google Workspace ได้สะดวกสบายในสกุลเงินไทย ไม่ต้องกังวลเรื่องอัตราแลกเปลี่ยน หรือความยุ่งยากในการใช้บัตรเครดิตชำระเงินระหว่างประเทศ
• เชื่อมต่อสู่ Ecosystem การทำงานที่สมบูรณ์แบบ : การสมัคร Google Workspace ถือเป็นการทำให้ระบบบริหารงานต่าง ๆ ของคุณราบรื่นมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้งาน FlowAccount โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เพื่อบริหารระบบบัญชีหลังบ้าน ทำให้เรื่องเอกสารบัญชีภาษีถูกต้องมากยิ่งขึ้น ซึ่งทั้งสองระบบทั้ง Google Workspace และ FlowAccount เริ่มต้นใช้งานง่าย เหมาะกับนักธุรกิจยุคปัจจุบัน
  

ถึงเวลาสร้างรูปแบบการทำงานในองค์กรของคุณ เลือกซื้อ Google Workspace กับ FlowAccount เพื่อให้คุณได้เครื่องมือการทำงานที่ดีที่สุดจาก Google พร้อมยกระดับการจัดการธุรกิจไปอีกขั้นได้เลย ซื้อ Google Workspace องค์กรกับ FlowAccount ได้เลยตอนนี้