ปัญหาหลักของการบริหารงานภายในกิจการไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ ถ้าหากแบ่งเป็นเรื่องๆ ก็คงจะมีคำตอบคล้ายกันทุกกิจการไม่ว่าจะเป็นความยากในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น การเข้าถึงไฟล์งานตามสิทธิที่ได้รับแบบสะดวก การจัดระเบียบงานที่ซับซ้อน ระบบจัดการและการรักษาความปลอดภัย

 

Google Workspace เข้ามาเปลี่ยนปัญหาการทำงานแบบเดิมให้กลายเป็นเรื่องเล็กจิ๋วบนระบบคลาวด์ (Cloud) ผู้ประกอบการ เจ้าของสำนักงานบัญชีไม่ว่าจะเพิ่งเริ่มต้น หรือทำธุรกิจมาระยะหนึ่งแล้ว และกำลังหาตัวช่วยจัดการระบบการทำงานภายในให้มีประสิทธิภาพ มีความปลอดภัยสูง ลองมาทำความรู้จักกันในบทความนี้ค่ะ กับสุดยอดฟีเจอร์ของ Google Workspace ชุดแอปพลิเคชันบริหารธุรกิจแบบเรียลไทม์ เพื่อการทำงานร่วมกันเป็นทีมเต็มรูปแบบ

 

Features เพื่อทำงานเป็นทีมที่ดีกว่า

1. Gmail

 

อีเมลสำหรับองค์กรจริงๆ แล้วใครที่ทำงานก็คงรู้กันว่าแถบจะต้องเช็คเมลกันตลอดเวลาเลยทีเดียว Gmail ของ Google Workspace ได้ให้ประสบการณ์การใช้งานอีเมลที่เหนือกว่า เรียกได้ว่ารวมวิธีจัดการอีเมลอย่างมือโปรมาไว้ในที่เดียวเลยค่ะ 

 

เช่น ข้อความตอบกลับอัตฉริยะ การจัดหมวดหมู่ ใช้งานบนเครื่องมือใดก็ได้ขอแค่มีอินเทอร์เน็ต (เหมือนโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount เลยค่ะ อิอิ) กรองอีเมลด้วยประสิทธิภาพสูง ทำให้ผู้ใช้งานทุกคนจัดระเบียบและค้นหาได้อย่างรวดเร็ว แถมยังผสมผสานการทำงานกับเครื่องมืออื่นๆ ใน Google Workspace อีกด้วยค่ะ ไม่ว่าจะเป็น Google Drive, Calendar, หรือ Google Meet ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารกับเพื่อนคนอื่นๆ และทำงานให้เป็นระเบียบมากขึ้นค่ะ

 

 

สำหรับธุรกิจที่ใช้ Gmail สามารถในการปรับแต่งโดเมนอีเมลให้เข้ากับชื่อบริษัท เพื่อภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพและเพิ่มความน่าเชื่อถือ ประหยัดเวลาในการส่งอีเมลถึงผู้รับหลายๆ คนก็ทำได้ด้วยการใช้ข้อมูลจาก Google Contacts หรือ Spreadsheets ได้โดยตรง

 

มากกว่านั้นยังมีฟีเจอร์การจัดการความปลอดภัยที่ครบถ้วน คอยป้องกันสแปมและมัลแวร์ได้มากถึง 99.9% เช่น การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย (MFA) และการควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้ ช่วยปกป้องข้อมูลที่สำคัญและรักษาความปลอดภัยในการสื่อสารภายในองค์กรได้อย่างมั่นใจกันเลยค่ะ

 

2 Google Drive

 

Google Drive เป็นเครื่องมือที่ทำให้การจัดการไฟล์ในองค์กรกลายเป็นเรื่องง่าย สามารถเก็บไฟล์ทุกชนิดไว้ในที่เดียว เข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา การแชร์เอกสารกับทีมสมัยก่อนก็คงต้องส่งกันไปๆ มาๆ แต่เพียงแค่คลิกเดียวทุกคนก็สามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการด้วย Google Drive ได้ทันที แถมยังปรับสิทธิ์การเข้าถึงได้ตามต้องการว่าดูได้อย่างเดียว (Viewer) หรือ แก้ไขได้ (Editor) เพื่อมั่นใจได้เลยว่าข้อมูลจะถูกปกป้องอย่างดี และถ้าหากเผลอลบไฟล์ไปก็ไม่ต้องกังวล เพราะ Google Drive มีระบบกู้คืนข้อมูลที่ช่วยให้ดึงไฟล์กลับมาใหม่ได้โดยง่ายค่ะ

 

 

นอกจากการจัดการไฟล์แล้ว Google Drive ยังออกแบบมาเพื่อให้ทำงานร่วมกับทีมได้ดีขึ้นด้วยนะคะ เพราะผสานการทำงานของ Google Docs, Google Sheets, และ Google Slides ให้สามารถแก้ไขเอกสารพร้อมกันกับทีมอัพเดตกันแบบเรียลไทม์ 

 

ทุกคนสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงในทันที เพิ่มความคิดเห็น แก้ไข และเสนอไอเดียไปพร้อม ๆ กัน ไม่ว่าจะเป็นโปรเจกต์เล็กหรือใหญ่การทำงานร่วมกันก็จะกลายเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วอยางแน่นอนค่ะ

 

3 Google Meet

 

Google Meet การประชุมออนไลน์ที่ถูกออกแบบมาให้สอดคล้องกับการทำงานภายใน Google Workspace โดยเฉพาะเลยหละค่ะ เวลามีการประชุมสำคัญบน Google Meet ก็กำหนดเป็นรายบุคคลให้มั่นใจได้ค่ะว่าจัดประชุมจะมีเฉพาะคนที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น รวมทั้งเวลาตอนที่ผู้เข้าร่วมจะเข้าประชุมก็จะมีให้ตรวจสอบและกด รับก่อนค่ะ การประชุมรองรับได้สูงสุดถึง 500 คน แถมยังสามารถกดบันทึก (Record) การประชุมไปเก็บใน Google Drive ได้ด้วยนะคะ ช่วยให้การแบ่งปันและเก็บข้อมูลเป็นไปอย่างสะดวกขึ้นเยอะเลย การจัดประชุมแต่ละครั้งก็ยิงประชุมผ่าน Google Calendar ที่จะแจ้งเตือนไปยังผู้ที่ได้รับคำเชิญ ทำให้แต่ละคนจัดตารางชีวิตกันได้ดีขึ้นค่ะ

 

 

Google Meet มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่ตอนนี้ขาดไม่ได้จริงๆค่ะ เพราะเข้ามาช่วยเสริมให้การตัดสินใจแม้ว่าจะอยู่กันคนละที่ ก็เห็นภาพไปพร้อมกันได้ เช่น การแชร์หน้าจอ การแชทในขณะประชุม และการสร้างห้องแยกย่อย (Breakout Rooms) สำหรับการทำงานกลุ่ม 

 

นอกจากนี้ Google Meet มีฟีเจอร์ที่ไว้ปรับแต่งคุณภาพการประชุมให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและอุปกรณ์ที่ใช้ด้วยนะคะ ไม่ว่าจะเป็น การปรับความละเอียดของวิดีโออัตโนมัติ การลดเสียงรบกวนจากพื้นหลัง การตั้งค่าปรับแสงและสีของวิดีโอ เพื่อให้ภาพออกมาดูเป็นมืออาชีพค่ะ

 

4 Google Calendar

 

Google Calendar ใน Google Workspace ไม่เหมือนปฏิทินออนไลน์ธรรมดาๆ นะค้า แต่ยังเป็นเครื่องมือที่มีคุณสมบัติพิเศษเหมือนกับว่ามีเลขาส่วนตัวเลยทีเดียวค่ะ สามารถตั้งค่า สร้างการประชุม กำหนดช่วงวันที่หรือเวลาว่ามี task อะไร ตั้งรายการประชุมได้อย่างละเอียด ซึ่งช่วยให้การจัดการตารางงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอพพลิเคชันอื่นๆ

 

ฟีเจอร์การตั้งเวลาแจ้งเตือนช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่พลาดประชุมตามเวลานัด และไม่ต้องกังวลเรื่องการจัดการเวลาอีกต่อไปเพราะบนหน้าปฏิทินจะเรียงไว้ให้เลยว่าวันไหนมีประชุมอะไรบ้าง เวลากี่โมง เป็นต้นค่ะ 

 

 

การทำงานร่วมกับทีมก็จะราบรื่นยิ่งขึ้นด้วย เพราะสามารถแชร์ปฏิทินให้เพื่อนๆ สามารถมองเห็นเวลาที่เราว่าง หรือติดประชุมอื่น เพื่อนัดหมายได้อย่างแม่นยำค่ะ การจัดการเวลาและการวางแผนต่างจะกลายเป็นเรื่องง่ายกว่าเดิม ทำให้มีเวลามากขึ้นในการสร้างสรรค์งานและสนุกกับงานที่ทำนะคะ

 

5 Google Chat

 

Google Chat ทำให้การติดต่อสื่อสารภายในองค์กรเป็นเรื่องง่าย เหมือนกับการส่งข้อความในไลน์ แต่แตกต่างตรงที่ Google Chat ใช้ที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมงานเฉพาะภายในองค์กรที่ติดต่อกัน ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้บน Cloud อันนี้ดีมากๆค่ะ เพราะจะไม่ทำให้พื้นที่ความจำในคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์เต็ม และมีความปลอดภัยสูงระดับโลก

 

 

อีกหนึ่งคุณสมบัติเด่นของ Google Chat ก็คือ 

 

การสร้างห้องสนทนา (Rooms) ที่ช่วยจัดการโปรเจ็กต์และแชร์ไฟล์ได้อย่างสะดวกสบายภายในกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ยกตัวอย่างเช่น ห้องแชทแผนกบัญชี เป็นต้นค่ะ ทำให้พูดคุย แชร์ไฟล์ข้อมูลที่มีการเชื่อมโยงกับ Google Drive และ Google Calendar ที่ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปแบบไฮเทคมาก แถมยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนที่ช่วยให้ทีมติดตามความเคลื่อนไหวและข้อมูลสำคัญได้ทันทีด้วยนะคะ

 

การสนทนาแบบตรงเฉพาะคนนั้นคนเดียว (Direct Messaging) ใน Google Chat ช่วยให้การสื่อสารระหว่างบุคคลเป็นไปอย่างรวดเร็วและตรงประเด็น การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เก็บไว้ใน Cloud ให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่ถูกเปิดเผยหรือสูญหายไปไหนเลยค่ะ

 

6 Google Doc

 

Google Docs จริงๆ แล้วก็มีความคล้ายกับ Microsoft Word ที่เราคุ้นเคยค่ะ แต่สิ่งที่เพิ่มมาคือความสะดวกและประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันผ่านเอกสารออนไลน์ที่มีความยืดหยุ่นสูง ผู้ใช้สามารถแสดงคอมเม้นท์ แชต และแก้ไขไฟล์พร้อมกันแบบเรียลไทม์ ทำให้ทำงานร่วมกันบนเอกสารเดียวได้ทั้งกับบุคคลภายในและภายนอกองค์กรเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ 

 

การแก้ไขของแต่ละคนกำหนดได้อีดด้วยนะคะว่า คนนี้ Edit ได้เลย หรือแค่ Review เพิ่มเป็นคอมเม้นท์ไว้ก่อน หรือ Viewer ที่ให้ดูได้อย่างเดียวแก้ไม่ได้ เป็นต้นค่ะ เอกสารยังได้รับการบันทึกอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความกังวลเรื่องการลืมกดบันทึกไปได้เลยค่ะ

 

 

ฟีเจอร์การดูประวัติการแก้ไขของ Google Docs ช่วยให้ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสารและสามารถกดเพื่อยกเลิกการแก้ไขได้ตามต้องการ โดยเวอร์ชันก่อนหน้าจะถูกเก็บไว้ไม่จำกัด โดยที่ไม่กินพื้นที่เก็บข้อมูลเลยค่ะ ดังนั้นฟีเจอร์นี้ช่วยให้สามารถตรวจสอบและกู้คืนข้อมูลจากเวอร์ชันที่ต้องการได้เลย

 

การเซ็นเอกสารด้วย eSignatures เป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติที่เพิ่มความสะดวกในการจัดการเอกสาร เช่น เอกสารสัญญาหรือเอกสารที่ต้องการการอนุมัติจากผู้บริหาร สามารถใช้ eSignature ใน Google Docs ได้เพื่อลดเวลาดำเนินการนะคะ ใครที่ยังไม่เคยลองใช้ อ่านถึงตรงนี้แล้ว แวะไปลองเล่นก่อนได้นะคะ

 

7 Google Sheet

 

Google Sheets เป็นเครื่องมือที่มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่ช่วยให้การจัดการข้อมูลเป็นเรื่องง่าย มีคุณสมบัติพื้นฐานที่ใกล้เคียงกับ Mocrosoft Excel เช่นกันค่ะ ไม่ว่าจะเป็นความสามารถสร้าง Drop-down ให้ติ๊กเลือกได้ เช่น status หรือ Yes/No เป็นต้น สร้างกราฟที่ทำให้ข้อมูลซับซ้อนเข้าใจง่ายขึ้น นอกจากนี้ Google Sheets ยังมีเทมเพลตให้เลือกใช้หลากหลาย เพื่อให้เริ่มต้นจัดการตารางงาน จัดการโปรเจกต์ หรือควบคุมสินค้าคงคลังได้อย่างสะดวกตั้งแต่แรกเริ่มกันเลยค่ะ

 

 

Google Sheets ยังสามารถทำงานร่วมกับ Microsoft Excel ได้ด้วยนะคะ ทั้งดาวน์โหลดและนำไปแก้ไขไฟล์ Excel ได้โดยไม่สูญเสียสูตรหรือ link ตัวเลขเดิม รวมถึงแป้นพิมพ์ลัดที่เคยใช้ใน Excel ก็ใช้ได้ใน Google Sheets ด้วยค่ะ ลดความยุ่งยากในการทำงานข้ามแพลตฟอร์มได้เยอะเลย แถมยังเชื่อมต่อ Google Sheets กับ Google Forms เพื่อดึงผลลัพธ์จากแบบสอบถามและผลสำรวจเข้าสู่ Sheets โดยตรง ทำให้สามารถตรวจสอบและวิเคราะห์ผลได้ทันที

 

มีใครเคยลองเชื่อม Google Sheets กับ Google Meet ที่จะทำให้สามารถประชุมหรือปรึกษากันได้ทันทีจากหน้าแผ่นงาน เพิ่มความคล่องตัวในการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพมากๆ เลยน้า

 

8 Google Slide

 

Google Slides ใน Google Workspace เป็นมากกว่าแค่เครื่องมือการทำสไลด์ทั่วไป ถ้าจะเปรียบเทียบก็อาจเป็นคล้ายๆ เวทีแสดงวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ทางธุรกิจงาน หรือ เสนอไอเดียใหม่ๆ ให้กับลูกค้าหรือนักลงทุนค่ะ 

 

ด้วยเทมเพลตและการออกแบบที่มีให้เลือกหลากหลาย ทุกคนก็สามารถสร้างสไลด์ที่ดูเป็นมืออาชีพได้ในเวลาอันสั้น แม้ว่าอาจจะไม่เก่งด้านการออกแบบก็ทำให้สวยได้ค่ะ สามารถเพิ่มกราฟ หรือแทรกวิดีโอที่ทำให้เนื้อหามีชีวิตชีวา ทุกอย่างทำได้แค่ปลายนิ้วเลยทีนี้

 

 

แต่ก็ยังไม่หมดแค่นั้นค่ะ Google Slides ช่วยให้ทีมงานทำงานร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อ เพราะทุกคนสามารถแก้ไขและปรับปรุงงานนำเสนอพร้อมกันแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ฟีเจอร์การแสดงความคิดเห็นและการติดตามการแก้ไขทำให้ทุกคนสามารถสื่อสารและปรับปรุงงานได้โดยไม่ต้องส่งไฟล์กลับไปกลับมา นอกจากนี้ การบันทึกอัตโนมัติยังช่วยลดความกังวลว่าข้อมูลที่ทำไปจะหาย เพราะทุกครั้งที่พิมพ์ งานจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติแบบไม่ต้องกด save

 

อีกหนึ่งความพิเศษคือความยืดหยุ่นในการเข้าถึง Google Slides ไม่ว่าคุณจะอยู่ในออฟฟิศหรือกำลังเดินทาง ที่สามารถเข้าถึงและนำเสนอสไลด์ได้จากทุกอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ธุรกิจก็พร้อมเดินหน้าต่อไปอย่างไม่สะดุดแล้วหละค่ะ

 

9 Google Form

 

Google Form เป็นตัวช่วยหลักในการสร้างแบบฟอร์มที่สามารถเลือกสร้างแบบฟอร์มและกำหนดประเภทคำตอบได้หลากหลาย จัดเรียงลำดับคำถามได้ง่ายๆ เลยค่ะเพียงแค่คลิกลากและวาง ทำให้การออกแบบฟอร์มเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าต้องการสร้างแบบสอบถามหรือแบบฟอร์มสำรวจความต้องการของลูกค้า Google Form ก็พร้อมตอบโจทย์แน่นอนค่ะ

 

แถมยังตกแต่งแบบฟอร์มได้ตามใจชอบ เพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับแบบฟอร์มด้วยเพิ่มได้ทั้งภาพ วิดีโอ การปรับแต่งสี ทำให้แบบสอบถามดูสวยงาม เสริมภาพลักษณ์ให้ดูมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น 

 

 

สุดท้าย Google Form สามารถสรุปผลเป็นแผนภูมิได้อัตโนมัติ ช่วยให้วิเคราะห์คำตอบด้วยการสรุปผลแบบเรียลไทม์ อีกทั้งยังสามารถเข้าถึงข้อมูลดิบและวิเคราะห์ผลเพิ่มเติมด้วยการซิงค์เข้ากับ Google Sheets การวิเคราะห์ข้อมูลได้รวดเร็วนี้ช่วยให้การตัดสินใจทางธุรกิจเป็นไปอย่างแม่นยำนั่นเองค่ะ

 

10 Google Site

 

Google Sites เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับเจ้าของกิจการที่ต้องการสร้างเว็บไซต์โดยไม่ต้องเขียนโค้ดเป็นก็ทำได้ เพราะฟีเจอร์ใช้เพียงการลากและวาง ทำให้สร้างเว็บไซต์ที่ดูดีและใช้งานได้ง่ายในเวลาไม่นาน ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเว็บไซต์ภายในเพื่อการสื่อสารกับทีมงาน หรือเว็บไซต์ที่ใช้กับคนภายนอกเพื่อโปรโมทธุรกิจ Google Sites ก็ตอบโจทย์ได้ค่ะ

 

 

อีกทั้ง Google Sites ทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นใน Google Workspace ได้ดีเยี่ยมด้วยนะคะ เช่น Google Docs, Sheets, และ Drive ฉะนั้นการแชร์และอัปเดตข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานก็เท่ากับเป็นเหมือนการปอกกล้วยเข้าปากเลย ที่สำคัญเว็บไซต์จะสามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟนเลย

 

11 Google Keep 

 

Google Keep เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการบันทึกและความคิดใน Google Workspace ที่บันทึกโน้ต รายการสิ่งที่ต้องทำก็ได้ค่ะ เพราะ Keep สามารถสร้างโน้ตแบบข้อความ รูปภาพ และเสียง รวมถึงการจัดหมวดหมู่และติดป้ายกำกับ ให้จัดระเบียบงานและความคิดได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ Google Keep ยังสามารถเชื่อมต่อกับ Google Drive ทำให้การเข้าถึงและการแชร์โน้ตกับทีมงานในองค์กรเป็นเรื่องง่ายไปอีกด้วยนะคะ

 

 

ฟีเจอร์การทำงานร่วมกับ Google Workspace ทำให้ Google Keep เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เช่น การสร้างโน้ตจากอีเมลใน Gmail หรือการตั้งค่าการแจ้งเตือนที่ sync กับ Google Calendar ช่วยให้ไม่พลาดงานที่สำคัญและที่สำคัญสามารถทำงานพร้อมกันแบบเรียลไทม์ ทำให้ทีมดูและแก้ไขโน้ตพร้อมกันได้ เพิ่มความคล่องตัวในการทำงานร่วมกันอีกด้วยค่ะ

 

สรุป Google Workspace เหมาะกับธรุกิจแบบใดบ้าง

 

พออ่านกันมาถึงตรงนี้แล้ว จะเห็นได้เลยว่า Google Workspace เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับธุรกิจทั้ง SMEs และสำนักงานบัญชีค่ะ เพราะ Features ทั้งหมดสามารถปรับใช้เพื่อจัดการการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการอีเมล การสร้างเอกสารร่วมกัน หรือการบันทึกโน้ต สิ่งเหล่านี้ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นระบบและมีการจัดการข้อมูลที่ดี ทำงานได้จากทุกที่ เพิ่มความคล่องตัวในการจัดการธุรกิจได้อย่างยอดเยี่ยมเลยค่ะ ซื้อ Google Workspace กับ FlowAccount เลือกราคาที่เหมาะกับธุรกิจคุณได้ที่นี่