การตรวจสอบบัญชีคืออะไร?

การตรวจสอบบัญชี (Audit) คือกระบวนการที่ผู้สอบบัญชี (Auditor) ซึ่งเป็นบุคคลภายนอกที่ได้รับใบอนุญาตจากสภาวิชาชีพบัญชี เข้ามาตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูบัญชีที่สรุปมาเป็นงบการเงินของบริษัท โดยดูว่าข้อมูลที่แสดงไว้มีความถูกต้องตามหลักการบัญชีหรือไม่ มีความน่าเชื่อถือแค่ไหน และสามารถนำเสนอให้ผู้มีส่วนได้เสีย อย่างเช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน หรือผู้ให้เงินกู้ หรือหน่วยงานรัฐเพื่อใช้ในการตัดสินใจได้หรือเปล่า 

ยกตัวอย่างเช่น “บริษัท บ้านขนมหวาน จำกัด” เปิดกิจการมาได้ 2 ปี มีรายได้เพิ่มขึ้นต่อเนื่อง และปีนี้จะขอสินเชื่อจากธนาคารเพื่อขยายกิจการ สิ่งแรกที่ธนาคารจะขอไปดูเพื่อตัดสินใจก็คือ “งบการเงิน” ที่ผ่านการรับรองโดยผู้ตรวจสอบบัญชีแล้วนั่นเองค่ะ เสมือนผู้ตรวจสอบบัญชีเป็น อย. ที่คอยรับรองว่างบการเงินนี้ถูกต้องหรือไม่ คนเอางบไปใช้ต้องระมัดระวังอะไรหรือเปล่านั่นไงล่ะ

ทุกบริษัทต้องมีผู้ตรวจสอบบัญชีหรือไม่?

ตามกฎหมายไทย บริษัทจำกัด (บจก.) และห้างหุ้นส่วนจำกัด (หจก.) ที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลจะต้องมีการจัดทำงบการเงินประจำปี และให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) หรือผู้ตรวจสอบและรับรองบัญชี (TA) รับรองก่อนส่งงบให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรเสมอค่ะ

หมายเหตุ: 

• บริษัทจำกัด (บจก.) ต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ตรวจสอบเท่านั้น
• ห้างหุ้นส่วนจำกัด (หจก.) ขนาดเล็กทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้าน สินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้าน และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้าน ไม่จำเป็นต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) รับรอง แต่จะต้องมีผู้ตรวจสอบและรับรองบัญชี (TA) รับรอง

ที่สำคัญผู้สอบบัญชีต้องไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับกิจการนะ หรือพูดง่ายๆ ก็คือ ต้องมีความอิสระจากกิจการค่ะ และนอกเหนือจากที่กฎหมายกำหนดแล้ว การมีหน้างบการเงินที่ผ่านการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีก็จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับกิจการได้อย่างมากเลยค่ะ

ขั้นตอนตรวจสอบบัญชีมีอะไรบ้าง?

เมื่อกี้เราทำความเข้าใจว่าการตรวจสอบบัญชีคืออะไร ทำไมต้องมีผู้ตรวจสอบบัญชีกันไปแล้ว ต่อมาเรามาดูที่ขั้นตอนตรวจสอบบัญชีกันบ้างค่ะ ซึ่งการตรวจสอบบัญชีไม่ได้เป็นแค่การตรวจเอกสารทีละหน้าอย่างที่หลายคนเข้าใจ แต่มีกระบวนการที่ชัดเจน ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็น 4 ขั้นตอนหลัก ดังนี้ค่ะ

1. วางแผนการตรวจสอบ (Planning)
   • ผู้สอบบัญชีจะศึกษาข้อมูลพื้นฐานของกิจการ เช่น ประเภทธุรกิจ โครงสร้างองค์กร และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เพื่อวางแผนว่าจะต้องตรวจจุดใดบ้างเป็นพิเศษ ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเป็นธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง มักจะมีความเสี่ยงเกี่ยวกับการรับรู้รายได้ตามขั้นของการทำงานเสร็จ และการพิสูจน์ขั้นความสำเร็จของงาน
   • ในขั้นตอนนี้เจ้าของธุรกิจมักจะถูกสัมภาษณ์จากผู้สอบบัญชี ประกอบกับหลักฐานอื่นๆ เพื่อประเมินความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดและทุจริตค่ะ
2. ประเมินระบบควบคุมภายใน (Internal Control Evaluation)
   • การประเมินระบบควบคุมภายใน คือ การตรวจสอบว่าสำนักงานบัญชีหรือฝ่ายบัญชีของบริษัทมีระบบการทำงานที่ดีหรือไม่ เช่น การอนุมัติรายการโดยผู้มีอำนาจ การแยกหน้าที่อย่างเหมาะสม ฯลฯ
   • ถ้าผู้สอบประเมินแล้วว่าบริษัทมีการควบคุมภายในที่ดี อนุมัติเป็นขั้นตอนก็อาจจะทำให้ตรวจสอบเอกสารลงรายละเอียดน้อยลง แต่ถ้าประเมินว่าการควบคุมภายในแย่สุดๆ ทำงานไม่เป็นระบบ ผู้สอบบัญชีเองก็จะตรวจสอบเอกสารเข้มข้นมากขึ้นไปด้วยค่ะ เพราะผู้สอบเชื่อว่าจุดบกพร่องในการควบคุมภายในนั้นอาจส่งผลให้งบการเงินผิดได้
   • ในขั้นตอนนี้ผู้สอบบัญชีจะต้องสอบถามผู้ปฏิบัติงาน เปรียบเทียบกับคู่มือการทำงาน และเอกสารในแต่ละวงจรบัญชีอย่างละเอียด ดังนั้น พนักงานในแผนกต่างๆ ก็อาจจะต้องคอยตอบคำถามของผู้สอบบัญชีถึงกระบวนการทำงานด้วย
3. ทดสอบรายการบัญชี (Substantive Testing)
   • การทดสอบรายการทางบัญชีนั้นมี 2 วิธีได้แก่ 1) การวิเคราะห์เปรียบเทียบข้อมูล 2) การตรวจเช็กเอกสารทางบัญชีต่างๆ ที่เป็นองค์ประกอบของงบการเงิน เช่น รายรับ รายจ่าย สต๊อกสินค้า ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ฯลฯ โดยผู้สอบบัญชีเองมีวิธีที่หลากหลาย เช่น การส่งหนังสือยืนยัน หรือสุ่มดูเอกสารมาตรวจสอบ เพื่อให้ได้มาซึ่งหลักฐานทางการตรวจสอบบัญชีที่น่าพอใจ
   • ในขั้นตอนนี้นักบัญชีเองอาจจะต้องรับบทหนัก ในการควานหาเอกสารที่ผู้สอบบัญชีร้องขอ และตอบคำถามที่ผู้สอบบัญชีสงสัยให้เคลียร์ทั้งหมดค่ะ และต้องบอกเลยว่า ถ้าใครเก็บเอกสารไม่เป็นที่เป็นทาง หรือบันทึกบัญชีไม่เรียบร้อย เสียเวลากับขั้นตอนนี้เยอะมากๆ แน่นอน
4. สรุปผลการตรวจสอบ (Audit Conclusion)
   • หลังตรวจสอบเสร็จสิ้นทุกกระบวนการ ผู้สอบบัญชีจะประเมินความถูกต้องของงบการเงินและออก
     “หน้ารายงานของผู้สอบบัญชี” ซึ่งระบุความคิดเห็นต่องบการเงินว่าถูกต้องตามมาตรฐานบัญชีหรือไม่ค่ะ ซึ่งประเภทของความเห็นผู้สอบบัญชีมี 4 แบบ ได้แก่

1. ไม่มีเงื่อนไข = งบนี้ถูกต้องตามควร 
2. มีเงื่อนไข = งบนี้ถูกต้อง ยกเว้นบางรายการ
3. ไม่ถูกต้อง = งบนี้ไม่ถูกต้อง ตามมาตรฐานบัญชี
4. ไม่แสดงความเห็น = ไม่มั่นใจว่างบถูกหรือผิด เลยไม่แสดงความเห็น ซึ่งอาจเกิดจากการโดนจำกัดขอบเขตในการตรวจสอบ ไม่ได้หลักฐานที่ควรได้ เลยไม่สามารถแสดงความเห็นต่องบได้

• จากประเภทหน้ารายงานของผู้สอบบัญชีทั้ง 4 แบบนี้ จำให้ขึ้นใจไว้ว่า แบบไม่มีเงื่อนไข คือ น่าเชื่อถือที่สุดนะคะ

สิ่งที่ต้องเตรียมเมื่อถูกตรวจสอบบัญชีมีอะไรบ้าง?

อ่านขั้นตอนการตรวจสอบบัญชีไปแล้ว เจ้าของธุรกิจหลายคนน่าจะรู้แล้วล่ะ ว่าต้องเตรียมตัวดีๆ เมื่อถึงเวลาตรวจสอบบัญชีเราจะได้ผ่านฉลุย แล้วมีอะไรบ้างที่เราควรเตรียมข้อมูลไว้ หรือต้องมั่นใจว่านักบัญชี สำนักงานบัญชีจัดเตรียมไว้ให้เรียบร้อย มาดูกันเลยจ้า

• งบการเงินที่จัดทำโดยฝ่ายบัญชี หรือโปรแกรมบัญชี เช่น งบฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด
• งบทดลอง
• บัญชีแยกประเภท
• รายงานต่างๆ เช่น ลูกหนี้-เจ้าหนี้คงค้าง รายงานสินค้าคงคลัง และทะเบียนทรัพย์สินถาวร
• รายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement)
• เอกสารรายรับ-รายจ่าย เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และสัญญาซื้อขาย
• แบบยื่นภาษีต่างๆ เช่น ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด. 50 และ ภ.พ.30 
• หนังสือรับรองบริษัท รายงานประชุม 
• สัญญาสำคัญต่างๆ ที่เกิดขึ้นในกิจการ

เอกสารเหล่านี้ถ้ามีพร้อม เป็นระเบียบ ครบถ้วน จะช่วยลดเวลาในการตรวจสอบบัญชีได้มาก แถมยังได้รับความเห็นแบบผ่านฉลุยจากผู้สอบบัญชีแน่นอนค่ะ

สรุป

อ่านมาถึงตรงนี้หลายคนคงจะกล้าๆ กลัวๆ เกี่ยวกับการตรวจสอบบัญชีในปีถัดไปแล้วใช่ไหมคะ ว่าบริษัทของเราจะตรวจสอบผ่านหรือไม่ และผู้สอบบัญชีจะขอเอกสารอะไรมากมายหรือเปล่า 

แต่อยากให้ทุกคนลองมองในมุมกลับกันแบบนี้ค่ะว่า ใครๆ ก็อยากทำธุรกิจกับคนที่น่าเชื่อถือ และสิ่งหนึ่งที่จะช่วยการันตีได้ว่าธุรกิจนั้นน่าเชื่อถือหรือไม่ ก็คือ การให้คนภายนอกอย่างผู้ตรวจสอบบัญชีมารับรองงบการเงินนั่นเองค่ะ 

ดังนั้น ถ้าเราอยากเป็นธุรกิจที่ใครๆ ก็อยากเป็นคู่ค้าด้วย อย่าลืมให้ความสำคัญกับการตรวจสอบบัญชี และเตรียมตัวให้ดีเมื่อถูกตรวจสอบ ทั้งนี้ก็เพื่อตัวเอง ไม่ใช่เพื่อใครที่ไหนเลยค่ะ