สูตร Excel ที่นักบัญชีใช้บ่อย ช่วยให้ทำงานกับข้อมูลและการคำนวณได้ง่าย

 

1. SUM

 

เริ่มต้นที่สูตรพื้นฐานแรก คือ SUM ซึ่งคนใช้ Excel มักจะรู้จักกันเป็นอย่างดีแล้ว สำหรับการหาผลรวม ในระหว่างพื้นที่ ที่กำหนด

 

สูตรหาผลรวม

ตัวอย่างการเขียนสูตร : =SUM(A1:A5)

ตัวอย่างการแปลสูตร : =SUM(ช่วงที่กำหนด)

 

 

เราสามารถใช้สูตรนี้กับการหาผลรวม ยอดขาย ค่าใช้จ่ายประจำเดือน หรือผลรวมทั้งหลายทั้งปวงได้ด้วยสูตรเดียวค่ะ

 

2.  SUMIF

 

ถัดมาสูตรนี้จะซับซ้อนกว่า “SUM” หน่อย ซึ่งก็คือ “SUMIF” เพราะจะใช้สำหรับงานที่ต้องการผลรวมเลขในกลุ่มตัวเลขที่มาจากหลายเงื่อนไข เช่น รวมกลุ่มตัวเลขมาจากทีม A และทีม B ปนกันไป แต่เราต้องการหาผลรวมเฉพาะทีม A เราสามารถเขียนสูตรได้ดังนี้

 

สูตรหาผลรวมแบบมีเงื่อนไข

ตัวอย่างการเขียนสูตร : =SUMIF(B1:B5,"ทีม A",A1:A5)

ตัวอย่างการแปลสูตร : =SUMIF(ช่วงเงื่อนไข,เงื่อนไข,ช่วงที่จะหาผลรวม)

ตัวอย่างการใช้งาน เราสามารถใช้สูตรนี้ กำหนดเงื่อนไขหาผลรวมยอดขาย แยกตามทีมเซลล์ได้ โดยไม่ต้องแยกไฟล์ให้ปวดหัวค่ะ

 

3. ROUND

 

สูตร “ROUND” ช่วยตัดทศนิยม (ปัดทศนิยม) ตามตำแหน่งที่ต้องการได้ โดยการปัดทศนิยม หากเป็นจุด 5 ขึ้นไป จะเป็นการปัดขึ้น แต่ถ้าเป็น 4 ลงมาจะปัดลง โดยสูตร ROUND สามารถใช้ร่วมกับสูตรคำนวณอื่นได้ด้วย เพื่อปัดทศนิยมของผลลัพธ์ค่ะ เช่น การใช้ร่วมกับสูตร SUM เพื่อปัดทศนิยมหลังจากรวมยอดแล้ว

 

สูตรปัดเลข

ตัวอย่างการเขียนสูตร : =ROUND(SUM(A1:A5),0)

ตัวอย่างการแปลสูตร : =ROUND(ของผลรวม(ในช่วงที่กำหนด),ตำแหน่งทศนิยม)

ตัวอย่างการใช้งาน เราสามารถใช้สูตรนี้ช่วยตัดทศนิยมหลังจากคำนวณการจ่ายเงินเดือน หรือค่าคอมมิชชั่นให้เซลล์ได้นะ เพราะคงไม่มีใครอยากกดจ่ายเงินเดือนด้วยทศนิยมมากว่า 2 ตำแหน่งจริงไหมคะ

 

4. VLOOKUP

 

สูตร “VLOOKUP” ที่นักบัญชีจะขาดไม่ได้เลย สำหรับการค้นหา จับคู่ข้อมูล ตามที่จัดเรียงไว้ เพราะงานนักบัญชีมีข้อมูลหลายร้อยถึงหลายพันบรรทัด การหาหรือจัดเรียงถ้าไม่ใช้สูตรช่วย หมดเวลาไปหลายชั่วโมงแน่

 

สูตร VLOOKUP ช่วยหาข้อมูลที่เรากำหนด ในพื้นที่ ที่เรากำหนดไว้ได้

ตัวอย่างการเขียนสูตร : =VLOOKUP(A2,D2:E6,2,TRUE)

ตัวอย่างการแปลสูตร : =VLOOKUP(ค่าที่ค้นหา, ช่วงที่มีค่าที่ค้นหาอยู่, หมายเลขคอลัมน์ของผลลัพธ์, ค่าที่ตรงกันโดยประมาณ (TRUE) หรือค่าที่ตรงกันพอดี (FALSE))

ตัวอย่างการใช้งาน เราสามารถใช้สูตรนี้ช่วยค้นหาข้อมูลที่ต้องการ เช่น มีเซลล์หลายทีม เราต้องการข้อมูลของทีม A ทีมเดียวโดยไม่ต้องไปไล่หาใน Excel หลายๆ บรรทัดก็สามารถใช้สูตร VLOOKUP ได้ค่ะ

 

5. EOMONTH

 

สูตร End of Month หรือ “EOMONTH” ใช้หาวันที่สิ้นเดือนของปีนั้นๆ แบบอัตโนมัติ

โดย EOMONTH สามารถกำหนดผลลัพธ์ให้ออกมาเป็นสิ้นเดือนนี้ สิ้นเดือนที่แล้ว หรือสิ้นเดือนถัดไปได้ด้วยนะคะ

 

สูตรหาวันที่สิ้นเดือน

ตัวอย่างการเขียนสูตร : =EOMONTH(A2,0)

ตัวอย่างการแปลสูตร : =EOMONTH(วันที่ในเดือนวันไหนก็ได้ ผลลัพธ์จะออกมาเป็นสิ้นเดือน, สิ้นเดือนนี้ (0) สิ้นเดือนถัดไป (1) สิ้นเดือนที่แล้ว (-1))

ตัวอย่างการใช้งาน เหมาะสำหรับนักบัญชีที่ต้องคำนวณดอกเบี้ย หรือคำนวณวันที่กำหนดชำระ “ในวันสิ้นเดือน” เราสามารถใช้สูตร EOMONTH ในการกำหนดวันที่สิ้นเดือนได้ โดยที่เราไม่ต้องนั่งพิมพ์วันที่ ช่วยลดเวลามากเลยล่ะ

 

6. EDATE

 

พอมีสูตร End of Month “EOMONTH” แล้วจะไม่มี สูตร End Date “EDATE” ได้ยังไง โดย 2 สูตรนี้ จะลักษณะคล้ายกัน และสามารถนำมาใช้ร่วมกันได้ สูตร EMONTH นั้น จะให้ผลลัพธ์เป็นวันที่สุดท้ายของเดือน แต่สูตร EDATE นั้น จะให้ผลลัพธ์เพิ่มเดือนหรือลดเดือนค่ะ

 

สูตรหาวันที่เมื่อเพิ่มหรือลดเดือน

ตัวอย่างการเขียนสูตร : =EDATE(A2,3)

ตัวอย่างการแปลสูตร : =EDATE(วันที่เริ่มต้น,จำนวนเดือนเพิ่ม (ใส่ค่าบวก) จำนวนเดือนลด (ใส่ค่าลบ))

ตัวอย่างการใช้งาน โดยนักบัญชีมักจะใช้สูตรนี้ในการคำนวณเครดิตเทอมแบบรายเดือนได้ เช่น ลูกค้ารายนี้ให้เครดิตเทอม 3 เดือน ก็จะใช้สูตรนี้คำนวณวันที่ถึงกำหนดชำระได้ง่ายๆ

 

7. IF

 

สูตร IF เป็นสูตรที่ประยุกต์ได้หลากหลายรูปแบบมาก ใช้กำหนดเงื่อนไขในการทำงานต่างๆ ของนักบัญชีว่าถ้าเข้าเงื่อนไขให้แสดงอย่างไร และไม่เข้าเงื่อนไขให้แสดงอย่างไร

 

สูตรแสดงข้อมูลตามเงื่อนไข

ตัวอย่างการเขียนสูตร : =IF(C2>90,"เกินกำหนด","ไม่เกินกำหนด")

ตัวอย่างการแปลสูตร : =IF(หากค่าที่เลือกเกินกว่า 90, ถ้าใช่ให้แสดงคำว่า "เกินกำหนด", ถ้าไม่ใช่ให้แสดงคำว่า "ไม่เกินกำหนด")

ตัวอย่างการใช้งาน เราสามารถใช้สูตร IF กำหนดเงื่อนไขในการตรวจสอบรายการค้างชำระของลูกหนี้ว่าเกินกำหนดที่ตกลงไว้ 90 วันหรือไม่ เพื่อไปติดตามชำระหนี้ได้ค่ะ

 

8. SLN

 

เมื่อกิจการซื้อสินทรัพย์เข้ามา สิ่งที่จะเกิดหลังจากนั้น คือ “การคำนวณค่าเสื่อมราคา” ซึ่งใน Excel ก็มีตัวช่วยในการคำนวณค่าเสื่อมราคาด้วยนะคะ โดยสูตร “SLN” จะเป็นการคำนวณค่าเสื่อมราคาด้วยวิธีเส้นตรงแบบเต็มปี และนักบัญชีสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการจัดทำทะเบียนสินทรัพย์ได้ค่ะ

 

สูตรคำนวณค่าเสื่อมราคา (แบบเส้นตรง)

ตัวอย่างการเขียนสูตร : =SLN(ราคาทุน, มูลค่าซาก, อายุการให้ประโยชน์)

ตัวอย่างการแปลสูตร : = SLN(คำนวณค่าเสื่อมราคารายปี สำหรับสินทรัพย์ราคาทุน 60000, มูลค่าซาก 1 บาท, อายุการให้ประโยชน์ 3 ปี)

 

9. PMT

 

สูตรนี้จะเกี่ยวข้องกับการคำนวณทางการเงินสักหน่อย แต่ว่านักบัญชีได้ใช้ประโยชน์แน่นอน เพราะเป็นสูตรที่ช่วยคำนวณมูลค่าการจ่ายชำระค่างวดในอัตราคงที่ค่ะ

 

สูตรคำนวณเงินที่ต้องจ่ายชำระค่างวด

ตัวอย่างการเขียนสูตร : =PMT(B2,B3,B1,B4,0)

ตัวอย่างการแปลสูตร : =PMT(อัตราดอกเบี้ยของเงินกู้,จํานวนงวดผ่อนชำระ,มูลค่าปัจจุบัน,มูลค่าในอนาคต,กำหนดชำระงวดแรกสิ้นงวด (0) กำหนดชำระงวดแรกต้นงวด (1))

ตัวอย่างการใช้งาน สามารถใช้สูตรนี้ช่วยคำนวณการผ่อนชำระเงินกู้ การจ่ายคืนตั๋วเงินรายงวด การผ่อนชำระสัญญาเช่าการเงิน เป็นต้น

 

10. RATE

 

สูตรทางการเงินอีกสูตรหนึ่งที่ช่วยนักบัญชีคำนวณหาอัตราดอกเบี้ยที่แท้จริง (อัตราดอกเบี้ยคิดลดกระแสเงินสด) เพื่อเปิดเผยในงบการเงิน 

 

สูตรคำนวณอัตราดอกเบี้ยต่องวดของเงินรายปี

ตัวอย่างการเขียนสูตร : =RATE(B2,B4,B1,B3,0)

ตัวอย่างการแปลสูตร : =RATE(จํานวนงวดผ่อนชำระ,การจ่ายชําระต่องวด,มูลค่าปัจจุบัน,มูลค่าในอนาคต,กำหนดชำระงวดแรกสิ้นงวด (0) กำหนดชำระงวดแรกต้นงวด (1))

 

สรุป

 

สำหรับนักบัญชีแล้ว Excel เป็นเครื่องมือทำมาหากิน ที่เปรียบเสมือนแขนและขา หลักสำคัญในการใช้ Excel ไม่เพียงแค่การเรียนรู้สูตรการคำนวณ แต่หัวใจ คือ “การประยุกต์ใช้” มากกว่าการท่องจำ สูตรที่เรารู้จะสามารถใช้ได้หลายรูปแบบ ช่วยในการทำงานได้หลากหลาย หากเราเข้าใจความหมายและวิธีการใช้งานนะคะ 

แต่สำหรับใครที่คิดว่าใช้ Excel เก่งแล้ว แต่ยังทำบัญชีได้ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่คิด อยากลองใช้โปรแกรมช่วยทำบัญชีดู FlowAccount เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ช่วยให้เราทำบัญชีออนไลน์แบบง่ายๆ สนใจศึกษารายละเอียดเพิ่มเติม คลิก https://flowaccount.com/