โดยทั่วไปใบกำกับภาษี ถือเป็นเอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มใช้เป็นหลักฐานในการขายสินค้าหรือให้บริการ โดยเดิมจัดทำและส่งมอบในรูปแบบกระดาษ แต่ปัจจุบันสามารถเปลี่ยนมาจัดทำเป็น e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ได้ตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด

แล้ว e-Tax Invoice คืออะไร มีรูปแบบไหนบ้าง และธุรกิจควรเลือกจัดทำแบบไหนดี? บทความนี้จะพาไปรู้จักตั้งแต่ความหมาย หลักการสำคัญ คุณสมบัติของผู้ประกอบการ ไปจนถึงความแตกต่างระหว่าง e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by Time Stamp เพื่อให้เข้าใจเรื่องใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ครบถ้วน

e-Tax Invoice คืออะไร

e-Tax Invoice คือ ใบกำกับภาษีที่จัดทำเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ทั้งฝั่งที่ส่งมอบให้ผู้ซื้อและฝั่งที่นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร โดยสิทธิทางภาษีทุกอย่างเหมือนใบกำกับภาษีกระดาษทุกประการ ต่างกันตรงที่ e-Tax Invoice ต้องมีสิ่งยืนยันความถูกต้องของเอกสาร ได้แก่ การลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ขึ้นอยู่กับระบบที่เลือกใช้

คำว่า e-Tax (Electronic Tax) ในความหมายกว้าง หมายถึงการจัดทำและจัดเก็บเอกสารภาษีทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือใบรับ ทำให้ธุรกิจออกเอกสาร ส่งให้ลูกค้า และเก็บข้อมูลได้ในที่เดียว ซึ่ง e-Tax Invoice เป็นส่วนหนึ่งของระบบนี้

e-Tax Invoice มีกี่ประเภท?

กรมสรรพากรเปิดให้จัดทำ e-Tax Invoice ได้ 2 ระบบ ซึ่งผู้ประกอบการต้องเลือกใช้เพียงระบบใดระบบหนึ่ง

e-Tax Invoice & e-Receipt 

e-Tax Invoice & e-Receipt คือ ระบบจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt)  ที่ผู้ประกอบการจัดทำเอกสารเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ แล้วส่งมอบให้ผู้ซื้อ และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรในรูปแบบ XML ตามมาตรฐานที่กำหนด

เอกสารที่ออกได้: ใบกำกับภาษี ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบเสร็จรับเงิน (ผู้ไม่จด VAT ออกได้เฉพาะใบเสร็จรับเงิน)

ใครยื่นคำขอใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้บ้าง?

• ต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
  • ไม่จำกัดรายได้
• มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate Authority)
• มีระบบการควบคุมภายในที่ดี ที่มีวิธีการสร้าง การส่งมอบ และการเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือ
• ไม่เป็นผู้ประกอบการที่ได้รับอนุมัติ หรือ อยู่ระหว่างการพิจาณาอนุมัติให้จัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอกนิกส์ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Time Stamp (ชื่อเดิม e-Tax Invoice by Email)
• ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงภาษีอากร และไม่มีประวัติการออกหรือใช้ใบกำกับภาษีปลอม หรือ ใบกำกับภาษีที่ออกโดยมิชอบด้วยกฎหมาย

e-Tax Invoice by Time Stamp (ชื่อเดิม e-Tax Invoice by Email)

e-Tax Invoice by Time Stamp คือ ระบบจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) โดยผู้ขายส่งอีเมลใบกำกับภาษีถึงผู้ซื้อ พร้อมสำเนาไปยัง csemail@etax.teda.th ของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) เพื่อประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จากนั้นระบบจะส่งไฟล์ที่ประทับเวลาแล้วกลับไปยังทั้งผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อเก็บเป็นหลักฐาน และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรอัตโนมัติ โดยกิจการยังต้องยื่นแบบ ภ.พ. 30 ตามปกติ

เอกสารที่ออกได้: ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ 

ใครยื่นคำขอใช้ e-Tax Invoice by Time Stamp ได้บ้าง?

• ต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
  • นิติบุคคล ที่มีรายได้จากการขายสินค้าหรือให้บริการไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อรอบระยะเวลาบัญชี
  • บุคคลธรรมดา ที่มีเงินได้พึงประเมินไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี
• ไม่เป็นผู้ประกอบการที่ได้รับอนุมัติ หรือ อยู่ระหว่างการพิจารณาอนุมัติให้จัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอกนิกส์ (e-Tax Invoice & Receipt)
• ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงภาษีอากร และไม่มีประวัติการออกหรือใช้ใบกำกับภาษีปลอม หรือ ใบกำกับภาษีที่ออกโดยมิชอบด้วยกฎหมาย

กรมสรรพากรแนะนำระบบนี้สำหรับกิจการที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี แต่ไม่ได้กำหนดเป็นเงื่อนไขบังคับ

e-Tax Invoice มีการตรวจสอบความถูกต้องอย่างไร?

e-Tax Invoice มีหลักการสำคัญ 3 ด้านที่ทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากระดาษ

• การยืนยันตัวบุคคล (Authentication) ยืนยันได้ว่าใครเป็นผู้ออกเอกสาร
• การห้ามปฏิเสธความรับผิด (Non-Repudiation) ผู้ออกเอกสารไม่สามารถปฏิเสธภายหลังว่าไม่ได้ออก
• การรักษาความถูกต้องของข้อมูล (Data Integrity) ตรวจพบได้ทันทีหากเอกสารถูกแก้ไขหลังออกแล้ว

ประโยชน์ของ e-Tax Invoice เทียบกับใบกำกับภาษีกระดาษ

1. การจัดทำ

e-Tax Invoice ช่วยให้ออกเอกสารได้เร็วกว่าการจัดทำบนกระดาษ ดึงข้อมูลลูกค้ารายเดิมได้ทันทีโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ และลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูล

2. การพิมพ์และลงนาม

ไม่ต้องใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ และเครื่องพิมพ์ การรับรองเอกสารทำผ่านลายมือชื่อดิจิทัลหรือการประทับรับรองเวลาแทนการลงลายมือชื่อและประทับตรา

3. การส่งมอบ

ส่งเอกสารให้ลูกค้าผ่านอีเมลหรือช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ตกลงกันได้ทันที ลดต้นทุนการจัดส่งและไม่มีปัญหาเอกสารสูญหายระหว่างทาง

4. การเก็บรักษา

ค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ง่าย ลดพื้นที่และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และไม่เสี่ยงเอกสารชำรุด ซีดจาง หรือสูญหาย

e-Tax Invoice & e-Receipt ต่างกับ e-Tax Invoice by Time Stamp อย่างไร?

	e-Tax Invoice by Time Stamp	e-Tax Invoice & e-Receipt
ผู้มีสิทธิยื่นคำขอ	ผู้จดทะเบียน VAT เท่านั้น (รายได้ไม่ควรเกิน 30 ล้านบาทต่อปี)	ผู้จดทะเบียน VAT หรือผู้มีหน้าที่ออกใบรับ ไม่จำกัดรายได้
เอกสารที่ออกได้	ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้	ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบเสร็จรับเงิน
ปริมาณเอกสารที่ออก	ส่งเอกสารครั้งละ 1 ใบ ต่อ 1 อีเมล	ส่งเอกสารได้จำนวนมากในครั้งเดียว
การลงทะเบียน	ยื่นแบบ ก.อ.01 ผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร อัปโหลดเอกสารประกอบ และรอรับการอนุมัติจากสำนักงานสรรพากรพื้นที่	ยื่นแบบ บ.อ.01 และพิสูจน์ตัวตนด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ผ่านโปรแกรม Ultimate Sign & Viewer โดยไม่ต้องยื่นเอกสารประกอบ *กรณีมอบหมาย Service Provider Advance จัดทำและนำส่งแทน ใช้ใบรับรองของ Service Provider ลงลายมือชื่อได้
ประเภทเอกสาร	ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้	เอกสาร ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และ ใบเสร็จรับเงิน (ผู้ไม่จด VAT ออกได้เฉพาะใบเสร็จรับเงิน)
การจัดทำ	PDF/A-3 เท่านั้น 1 ฉบับต่อ 1 ไฟล์ ขนาดไม่เกิน 3 MB และไม่เข้ารหัสหรือใส่รหัสผ่าน	ส่งมอบผู้ซื้อได้หลายรูปแบบ เช่น PDF, PDF/A-3 แต่การนำส่งกรมสรรพากรต้องเป็น XML ตามมาตรฐานเท่านั้น
การรับรองเอกสาร	ประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จาก สพธอ. (ETDA)	ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง (CA)
การส่งมอบให้ลูกค้า	ส่งอีเมลถึงผู้ซื้อ พร้อม CC csemail@etax.teda.th ในคราวเดียวกัน ระบบจะส่งไฟล์ที่ประทับเวลาแล้วกลับให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย	ตามวิธีที่ตกลงกับผู้ซื้อ ภายใต้ พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมล
การนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร	ระบบนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรอัตโนมัติเมื่อประทับเวลาแล้ว	ระบบนำส่งให้อัตโนมัติผ่าน FlowAccount
การเก็บรักษา	ไม่น้อยกว่า 5 ปี ทั้งไฟล์ใบกำกับภาษีและอีเมลที่ได้รับจากระบบ	ไม่น้อยกว่า 5 ปี

ทั้ง 2 ระบบเลือกใช้ได้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง หากต้องการเปลี่ยนระบบ ต้องยกเลิกสิทธิในระบบเดิมก่อนจึงยื่นคำขอระบบใหม่ได้

แต่ละธุรกิจควรเลือกใช้ระบบออก e-Tax Invoice แบบไหน?

• ธุรกิจไม่จด VAT แต่ต้องการออกใบรับอิเล็กทรอนิกส์ เลือกได้เฉพาะ e-Tax Invoice & e-Receipt
• SME จด VAT ออกใบกำกับภาษีเดือนละไม่กี่สิบฉบับ ไม่อยากมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม เลือก e-Tax Invoice by Time Stamp เพราะไม่ต้องซื้อใบรับรองและใช้อีเมลของกิจการได้เลย
• กิจการที่ต้องออกใบรับหรือใบกำกับภาษีอย่างย่อ เช่น ร้านค้าปลีก ร้านอาหาร เลือก e-Tax Invoice & e-Receipt เพราะระบบ Time Stamp รองรับเฉพาะใบกำกับภาษีเต็มรูป ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้
• กิจการที่ออกเอกสารจำนวนมากและมีระบบบัญชีหรือ ERP อยู่แล้ว เลือก e-Tax Invoice & e-Receipt และพิจารณานำส่งผ่าน Host to Host หรือ Service Provider เพื่อลดงานมือ

วิธีสมัคร e-Tax Invoice by Time Stamp

ผู้ประกอบการที่มีคุณสมบัติตามหัวข้อด้านบน ยื่นคำขอผ่านระบบออนไลน์ของกรมสรรพากร ตามขั้นตอนนี้

ขั้นที่ 1 ยื่นคำขอ ก.อ.01 ออนไลน์

เข้าเว็บไซต์กรมสรรพากร เลือกเมนู “ยื่นคำขออนุมัติ” กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ยอมรับข้อตกลง ตรวจสอบข้อมูลกิจการให้เป็นปัจจุบัน แล้วระบุอีเมลและเบอร์โทรที่ใช้ติดต่อกับกรมสรรพากร

ขั้นที่ 2 ยืนยันอีเมลและอัปโหลดเอกสาร (ภายใน 7 วันทำการ)

ระบบจะส่งอีเมลให้กดยืนยัน จากนั้นอัปโหลดเอกสาร 3 รายการ

• แบบ ก.อ.01 ที่พิมพ์ออกมาและลงนามโดยผู้มีอำนาจ
• หนังสือรับรองนิติบุคคล อายุไม่เกิน 6 เดือน (กรณีนิติบุคคล)
• สำเนาบัตรประชาชนผู้ลงนาม พร้อมรับรองสำเนา

หากไม่ดำเนินการภายใน 7 วันทำการ ระบบจะลบคำขออัตโนมัติ

ขั้นที่ 3 รอผลอนุมัติจากสำนักงานสรรพากรพื้นที่

สรรพากรพื้นที่จะส่งหนังสือแจ้งผลทางไปรษณีย์พร้อมรหัสยืนยัน (Activate Code) ให้นำมากรอกในระบบเพื่อตั้งรหัสผ่าน รหัสผู้ใช้จะเป็น CM ตามด้วยเลขประจำตัวผู้เสียภาษี

ขั้นที่ 4 แจ้งอีเมลที่จะใช้ส่งใบกำกับภาษี

เข้าสู่ระบบแล้วบันทึกอีเมลที่จะใช้ส่งใบกำกับภาษี (แจ้งได้หลายอีเมล) หากใช้อีเมลโดเมนของกิจการเอง ต้องส่งอีเมลเปล่าไปที่ domaincheck@tools.teda.th เพื่อตรวจความปลอดภัยโดเมนก่อน ส่วน Gmail, Outlook, Hotmail และ Yahoo ไม่ต้องตรวจ จากนั้นรออีเมลยืนยันจาก ETDA ภายใน 2 วันจึงเริ่มใช้งานได้

วิธีสมัคร e-Tax Invoice & e-Receipt

ยื่นคำขอผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของกรมสรรพากร โดยเลือกวิธีสมัครได้ 2 แบบตามความพร้อมของกิจการ

วิธีที่ 1 สมัครด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของตัวเอง

เหมาะกับกิจการที่มีระบบไอทีพร้อมและต้องการนำส่งข้อมูลเอง

1. จัดหาใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ จากผู้ให้บริการออกใบรับรอง (CA) ที่อยู่ภายใต้ NRCA เช่น บริษัท ไทยดิจิทัล ไอดี จำกัด หรือ บริษัท อินเทอร์เน็ตประเทศไทย จำกัด (มหาชน) พร้อมอุปกรณ์จัดเก็บใบรับรอง (Token หรือ HSM) ใบรับรองมีอายุจำกัดและต้องต่ออายุ
2. ติดตั้งโปรแกรม ดาวน์โหลด Ultimate Sign & Viewer จาก etax.rd.go.th แล้วเชื่อมต่อ Token หรือ HSM
3. ลงทะเบียนผ่านโปรแกรม กรอกข้อมูลกิจการในแบบ บ.อ.01 ตรวจสอบความถูกต้อง แล้วลงลายมือชื่อดิจิทัล ระบบยืนยันตัวตนจากใบรับรองโดยตรง จึงไม่ต้องยื่นเอกสารประกอบ
4. สร้างบัญชีผู้ใช้งาน ตรวจสอบอีเมลและสร้างบัญชีภายใน 15 วัน จากนั้นกรมสรรพากรจะประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิบนเว็บไซต์และส่งอีเมลแจ้งสิทธิการใช้งาน

วิธีที่ 2 มอบหมายให้ Service Provider Advance จัดทำและนำส่งแทน

เหมาะกับกิจการที่ไม่ต้องการจัดหาใบรับรองและดูแลระบบเอง

1. ติดต่อผู้ให้บริการ เลือก Service Provider Advance ที่ได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากร (ตรวจสอบรายชื่อได้ที่เว็บไซต์กรมสรรพากร) เพื่อตกลงมอบหมายให้จัดทำและนำส่งข้อมูลแทน
2. บันทึกข้อมูลบนเว็บไซต์ เข้า etax.rd.go.th บันทึกข้อมูลกิจการ แล้วยืนยันอีเมลภายใน 15 วัน
3. รอผู้ให้บริการตอบรับ Service Provider ต้องยืนยันการเป็นตัวแทน หากผู้ให้บริการปฏิเสธจะลงทะเบียนต่อไม่ได้
4. ยื่นแบบ บ.อ.01 และข้อตกลง ดาวน์โหลดจากอีเมล ให้ผู้มีอำนาจลงนามและประทับตรา (ถ้ามี) แล้วยื่นต่อกรมสรรพากรพร้อมเอกสารประกอบภายใน 15 วัน
5. สร้างบัญชีและแจ้งผู้ให้บริการในระบบ เมื่อผ่านการพิจารณา สร้างบัญชีผู้ใช้งานภายใน 15 วัน หลังประกาศรายชื่อแล้ว เข้าระบบเพื่อแจ้งว่าเลือกใช้บริการผ่าน Service Provider รายใด

หลังได้รับอนุมัติต้องทำอะไรต่อ

• ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือใบรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงผลายมือชื่อดิจิทัล และส่งมอบให้ผู้ซื้อตามช่องทางที่ตกลงกัน
• นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรในรูปแบบ XML ผ่าน Upload บนเว็บไซต์กรมสรรพากร, Host to Host หรือ Service Provider ตามกำหนดที่กรมสรรพากรประกาศ [ตรวจสอบ: ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป]
• เก็บรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
• คู่ค้าตรวจสอบสถานะผู้มีสิทธิของกิจการได้ที่ etax.rd.go.th/ETAXSEARCH

ผู้ประกอบการที่ใช้ระบบ by Time Stamp อยู่ หากต้องการย้ายมาระบบนี้ ต้องยื่นขอยกเลิกสิทธิในระบบเดิม (แบบ ก.อ.09) ก่อน แล้วจึงยื่น บ.อ.01 ใหม่

ใช้งาน e-Tax invoice by TimeStamp และ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้ง่าย ๆ ผ่าน FlowAccount

FlowAccount รองรับการออก e-Tax Invoice ทั้ง 2 ระบบ โดยสามารถเชื่อมต่อและใช้งานผ่าน FlowAccount ได้โดยไม่ต้องจัดเตรียมไฟล์หรือติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม

สำหรับ e-Tax Invoice by Time Stamp เพียงลงทะเบียนกับกรมสรรพากรด้วยอีเมล Gmail หรืออีเมลจาก Google Workspace ก็สามารถเริ่มต้นใช้งานได้ ส่วน e-Tax Invoice & e-Receipt สามารถเชื่อมต่อ FlowAccount กับ Service Provider ผ่าน API เพื่อส่งข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างสะดวก โดยไม่ต้องจัดเตรียมไฟล์เอง

e-Tax Invoice เป็นทางเลือกในการจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้ธุรกิจลดงานเอกสาร ลดต้นทุน และจัดการเอกสารภาษีได้เป็นระบบมากขึ้น โดยปัจจุบันมีทั้ง e-Tax Invoice & e-Receipt และ e-Tax Invoice by Time Stamp ซึ่งมีเงื่อนไข เอกสารที่รองรับ และขั้นตอนการนำส่งข้อมูลแตกต่างกัน ดังนั้นก่อนเลือกใช้งานควรพิจารณาจากประเภทเอกสารที่ธุรกิจต้องออก ปริมาณเอกสาร ความพร้อมด้านระบบ และวิธีการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร เพื่อให้การจัดการ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ สอดคล้องกับการทำงานและความต้องการของธุรกิจในระยะยาว