1. เช็กยอดยกมา กับรายการปรับปรุงปีก่อน

อันดับแรก เรามาทำความเข้าใจกับคำว่า “ยอดยกมา” ก่อนว่าคืออะไร 

 

ยอดยกมา คือ ยอดคงเหลือตามบัญชีที่มีอยู่ ณ วันต้นงวด ซึ่งโดยปกติแล้วจะต้องตรงกับงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับรองในปีก่อนค่ะ แต่ว่าในบางคราวผู้สอบบัญชีได้ปรับปรุงงบการเงินของเราก่อนนำส่งงบ ถ้านักบัญชีไม่เช็กและบันทึกปรับปรุงตามผู้สอบบัญชีให้เรียบร้อยก็จะทำให้ยอดยกมาในปีนี้ผิดเพี้ยน และยอดคงเหลือตอนสิ้นปีผิดพลาดไปด้วยค่ะ

 

ถ้าใช้ FlowAccount อยู่แล้ว เรามีเทคนิคเบื้องต้นในการเช็กว่ายอดยกมาปีนี้ถูกต้องตรงกับผู้สอบบัญชีหรือไม่อย่างง่ายๆ โดยให้ไปที่

 

เมนูรายงานด้านบัญชี > งบฐานะการเงิน > รวมกำไร (ขาดทุน) สะสม 

 

และลองเปรียบเทียบกับงบการเงินปีก่อนที่ได้นำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไป ว่าตัวเลขตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่ตรงกัน สาเหตุอาจเกิดจากการที่เรายังไม่ได้ปรับปรุงรายการปีก่อนให้ตรงกับผู้สอบบัญชีนั่นเองค่ะ

 

 

2. บันทึกรายการปรับปรุงของปีปัจจุบัน

 

หลังจากที่นักบัญชีได้ปรับปรุงรายการงบการเงินในส่วนยอดยกมาจากของปีที่แล้วไปเรียบร้อย คราวนี้เรามาปรับปรุงรายการปิดงบของปีนี้กันบ้างค่ะ ซึ่งรายการปรับปรุงบัญชี (Adjusting Entries) หมายถึง การบันทึกรายการที่จำเป็นลงในสมุดบัญชีรายวันเพื่อให้ยอดเงินในงบทดลองแต่ละบัญชีสอดคล้องกับมาตรฐานรายงานทางการเงินที่กิจการนั้นๆ ใช้ 

 

ยกตัวอย่างเช่น รายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายการจ่ายล่วงหน้า รายการรับล่วงหน้า รวมถึงค่าเสื่อมราคา เป็นต้น โดยรายการเหล่านี้จะแตกต่างกันไปตามแต่ละธุรกิจ ขั้นตอนนี้จึงเป็นขั้นตอนที่นักบัญชีต้องคิดวิเคราะห์ดีๆ เลยค่ะ ว่าเราต้องปรับปรุงรายการอะไรบ้าง เพื่อให้งบการเงินครบถ้วนสมบูรณ์ที่สุด

 

3. กระทบยอดบัญชีเพื่อเช็กความถูกต้อง

 

การกระทบยอด คือ กระบวนการเปรียบเทียบข้อมูลจาก 2 แหล่ง คือ งบทดลอง กับรายงานทางบัญชี (หรือแหล่งข้อมูลภายนอก)

 

การกระทบยอดต่างๆ ที่คงเหลือในงบฐานะการเงิน เป็นจุดที่สำคัญมากๆ เพราะจะเป็นเครื่องการันตีให้แน่ใจได้ว่า ยอดคงเหลือในแต่ละบัญชีแสดงถูกต้องแล้วจริงๆ ซึ่งการกระทบยอดที่สำคัญๆ ในระบบ FlowAccount ได้แก่

 

3.1 กระทบยอดลูกหนี้

 

การกระทบยอดลูกหนี้การค้าเป็นขั้นตอนที่สำคัญ ที่จะทำให้ผู้ทำบัญชีมั่นใจว่ารายการที่แสดงในรายงานลูกหนี้นั้นถูกต้องตรงกับความเป็นจริง และที่สำคัญการส่งยืนยันยอดลูกหนี้คงเหลือนั้น ทำให้เรามั่นใจได้ว่า ณ วันสิ้นงวดเราได้บันทึกรายการขายและการรับเงินอย่างครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว

 

วิธีการกระทบยอดลูกหนี้การค้ากับงบทดลอง ในระบบ FlowAccount ให้ไปที่

 

เมนูรายงาน > บัญชี > ลูกหนี้ตามเอกสาร > เลือกวันที่ปิดงวดบัญชี  > กดแสดงผลรายงาน เพื่อดูรายงานหรือดาวน์โหลด Excel file

 

 

จากนั้นนำยอดมาเปรียบเทียบกับยอดลูกหนี้การค้าในงบทดลอง โดยไปที่

 

เมนูบริหารบัญชี > รายงานด้านบัญชี > งบทดลอง > เลือกวันที่สิ้นงวดให้ถูกต้อง > กดแสดงผลรายงาน

 

 

ส่วนการส่ง Statement ยืนยันยอดลูกหนี้คงค้างนั้น สามารถทำได้โดยไปที่

 

เมนูรายงาน > ยอดขายตามลูกค้า > เลือกช่วงเวลา หรือลูกค้าที่สนใจ > เลือกสถานะรอเก็บเงิน  > กดแสดงผลรายงาน

 

 

เมื่อตรวจสอบข้อมูลแล้ว กดดาวน์โหลด Statement ลูกหนี้คงค้าง และส่งยืนยันยอดไปยังลูกค้า ซึ่งวิธีนี้นอกจากจะเป็นการตรวจสอบความถูกต้องตรงกันของรายการขายและรับเงินระหว่างบริษัทกับลูกหนี้แล้ว ยังเป็นวิธีทวงหนี้แบบกลายๆ ในอีกแง่หนึ่งด้วยค่ะ

 

3.2 กระทบยอดเจ้าหนี้

 

การกระทบยอดเจ้าหนี้นั้น วิธีการคล้ายๆ กับฝั่งลูกหนี้ แต่เราจะโฟกัสในเรื่องของหนี้สินคงค้างกับเจ้าหนี้ ณ วันที่สิ้นงวด เพื่อที่จะตรวจสอบความถูกต้องและวางแผนจ่ายชำระเงินให้ตรงเวลา

 

วิธีการกระทบยอดเจ้าหนี้กับงบทดลอง ในระบบ FlowAccount ให้ไปที่

 

เมนูรายงาน > บัญชี > เจ้าหนี้ตามเอกสาร > เลือกวันที่ปิดงวดบัญชี > กดแสดงผลรายงานเพื่อดูรายงานหรือดาวน์โหลด Excel file

 

 

จากนั้นนำยอดมาเปรียบเทียบกับยอดเจ้าหนี้การค้า (สำหรับการซื้อสินค้า) และเจ้าหนี้อื่นๆ (สำหรับค่าใช้จ่ายต่างๆ) ในงบทดลอง โดยไปที่

 

เมนูบริหารบัญชี > รายงานด้านบัญชี > งบทดลอง > เลือกวันที่สิ้นงวดให้ถูกต้อง > กดแสดงผลรายงาน

 

 

3.3 กระทบยอดสินค้าคงเหลือ

 

สำหรับธุรกิจที่ไม่ใช่บริการมักจะมีรายการสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด ผู้ทำบัญชีต้องเตือนให้ผู้ประกอบการตรวจนับสต๊อกสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด เพื่อความถูกต้องของการปิดบัญชี 

 

ในระบบ FlowAccount ผู้ทำบัญชีและผู้ประกอบการสามารถดาวน์โหลดรายงานสินค้าคงเหลือมาตรวจนับกับสินค้าจริงได้ โดยเข้าไปที่

 

เมนูรายงาน > สินค้าคงเหลือ > สรุปสินค้าคงเหลือ > เลือกคลังสินค้าที่ต้องการตรวจสอบ > เลือกวันที่ให้ตรงกับวันสิ้นงวด > กดแสดงผลรายงาน

 

 

หลังจากตรวจนับสินค้าคงเหลือจนมั่นใจแล้วว่ายอด ณ วันที่สิ้นงวดในรายงานนี้ถูกต้อง ก็ทำรายการปรับปรุงสินค้าคงเหลือปลายงวดให้ถูกต้องในงบการเงิน โดยเข้าไปที่

 

เมนูบริหารบัญชี > สมุดรายวัน > สมุดรายวันทั่วไป

 

เพื่อปรับปรุงบัญชีสินค้าคงเหลือปลายงวดให้เท่ากับความเป็นจริง และส่วนที่เหลือจะเป็นต้นทุนการขายในงบกำไรขาดทุน

 

 

3.4 กระทบยอดเงินสดและเงินฝากธนาคาร

 

การกระทบยอดเงินสดในมือ และเงินฝากธนาคารนั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง อย่างน้อยการกระทบยอดเคลื่อนไหวเงินสดควรทำทุกๆ เดือน เพื่อที่ตอนปลายปีจะได้ลดภาระงานลง แต่อย่างไรก็ตามตอนปลายปีก็ควรตรวจสอบการกระทบยอดอีกครั้ง เพื่อความมั่นใจ

 

วิธีกระทบยอดเงินสดในมือและเงินฝากธนาคารกับโปรแกรม FlowAccount 

 

เริ่มต้นได้ง่ายๆ จากการดาวน์โหลดรายการแยกประเภทของบัญชีเงินสดและเงินฝากธนาคาร โดยไปที่

 

เมนูผังบัญชี > เลือกหมวดบัญชีสินทรัพย์ > ดาวน์โหลด Excel

 

 

ใน File Excel ที่ดาวน์โหลดมาจะแสดงยอดการบันทึกรายการเข้าออกของเงินสด ผู้ทำบัญชีสามารถเปรียบเทียบกับเงินสดที่มีอยู่จริงในมือ หรือเงินสดคงค้างในสมุดบัญชี ณ วันสิ้นงวดได้ และปรับปรุงรายการให้ถูกต้องหากพบข้อผิดพลาด

 

ส่วนเงินฝากธนาคาร อย่าลืมเช็กเปรียบเทียบกับ Bank Statement จากธนาคารว่าข้อมูลถูกต้องตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่ตรงกันอาจต้องมีรายงานกระทบยอดผลต่างเพิ่มเติมที่เรียกว่า “Bank Reconciliation” ค่ะ

 

3.5 กระทบยอดรายการอื่นๆ 

 

รายการอื่นๆ ในงบแสดงฐานะการเงิน ไม่ว่าจะเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น ผู้ทำบัญชีควรต้องตรวจสอบความถูกต้องของยอดคงเหลือปลายปีอีกครั้ง กับหลักฐานอื่นๆ ที่มี เช่น

• เปรียบเทียบยอดสินทรัพย์ถาวรกับ Fixed Assets Register ว่ามีการรับรู้และบันทึกค่าเสื่อมราคาระหว่างปีถูกต้องหรือไม่
• เปรียบเทียบยอดคงเหลือในบัญชีค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า กับ Excel ตารางคำนวณค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าว่าระหว่างปีได้บันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละงวดถูกต้องไหม 

 

โดยเริ่มต้นจากการกระทบยอดคงค้างในงบทดลองก่อน จากนั้นหากมีรายการผิดปกติจึงไปดาวน์โหลดรายการแยกประเภทของบัญชีต่างๆ มาตรวจสอบ ดังนี้

 

เมนูผังบัญชี > เลือกหมวดหมู่บัญชีที่สนใจ > ดาวน์โหลด Excel

 

 

3.6 กระทบยอด VAT

 

หากผู้ทำบัญชีดูแลผู้ประกอบการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) อย่าลืมกระทบยอดรายได้ทั้งปีกับ ภ.พ.30 ให้เรียบร้อย เพื่อให้มั่นใจว่าในปีที่ผ่านมา ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มครบถ้วน ก่อนที่จะปิดบัญชีคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลในลำดับถัดไปค่ะ

 

การทำรายละเอียดประกอบยอดคงเหลือ จะช่วยให้เราตรวจสอบได้ง่ายขึ้นว่า บัญชีที่ข้อมูลไม่ตรงกันมีสาเหตุมาจากอะไร เราก็ต้องตามไปหาสาเหตุนั้นให้เจอ เมื่อพบแล้วว่าผิดจริง ก็ต้องทำงบกระทบยอดของบัญชีนั้น ๆ แนบเอาไว้ด้วย เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันได้ว่า ตัวเลขในบัญชีนี้ไม่ตรงกับรายงานทางบัญชีเพราะอะไร และที่สำคัญ ควรมีรายละเอียดประกอบงบการเงินทุกบัญชีค่ะ

 

4. คำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล

 

Checklist ข้อถัดมาก่อนปิดบัญชีปี 2568 ก็คือ การคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล ซึ่งต้องคำนวณหลังจากปรับปรุงทุกรายการในบัญชีเรียบร้อยแล้วแบบ 100% 

 

ในขั้นตอนการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลควรเตรียมเอกสารเหล่านี้มาเช็กตัวเลขให้ถูกต้องอีกครั้งจนแน่ใจค่ะ 

• งบทดลองในระบบ FlowAccount
• ภ.ง.ด.50 ของปีที่แล้ว
• ภ.ง.ด.51 ของปีนี้ เพื่อดูว่าภาษีที่จ่ายไปในครึ่งปีมีเท่าไร
• เอกสารที่ระบุว่ามีภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (เช่น หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย) เพื่อใช้ในการหักภาษีในปีนี้

 

สำหรับข้อมูลใน ภ.ง.ด.50 สิ่งที่นักบัญชีควรตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนในขั้นตอนการคำนวณ คือ

• เช็กว่าภาษีครึ่งปีที่เคยยื่นไป ไม่ขาดเกินกว่า 25% 
• เช็กผลขาดทุนสะสมในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา ที่สามารถนำมาใช้สิทธิได้
• เช็กรายจ่ายที่ไม่สามารถหักตามประมวลรัษฎากร (จะเจอในหน้าที่ 5 รายการที่ 8 ของแบบ ภ.ง.ด.50)
• เช็กรายได้ที่ได้รับการยกเว้นภาษี หรือรายจ่ายที่สามารถหักได้เพิ่มขึ้น (จะอยู่ในหน้าที่ 8-9 ของแบบ ภ.ง.ด.50)

 

จากนั้นอย่าลืมบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายภาษีเงินได้นิติบุคคลในสมุดรายวันทั่วไปเป็นรายการสุดท้ายด้วยนะคะ 

 

5. ล็อกงวดบัญชีก่อนสร้างงบการเงิน

 

จุดถัดมาที่นักบัญชีต้องเช็ก เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลบัญชีหลังจากที่เราปิดบัญชีเรียบร้อยแล้ว ก็คือ เช็กว่าเราได้ล็อกงวดบัญชีในระบบ FlowAccount เรียบร้อยแล้ว โดยให้ไปที่

 

เมนูการตั้งค่า > ตั้งค่าด้านบัญชี > ล็อกงวดบัญชี > กำหนดช่วงวันที่ และระบุเหตุผล > กดบันทึก

 

 

การล็อกงวดบัญชีจะทำให้ไม่สามารถย้อนกลับไปบันทึกบัญชีในปีที่ผ่านมา ทั้งแบบตั้งใจหรือไม่ได้ตั้งใจได้ค่ะ เมื่อล็อกงวดเรียบร้อย เราก็ไปดูงบการเงินกันต่อเลย ตามขั้นตอนนี้

 

เมนูบริหารบัญชี > รายงานด้านบัญชี > งบฐานะการเงิน > เลือกปีงบประมาณที่ต้องการดู > แสดงผลรายงาน

 

 

ซึ่งฟังก์ชั่นนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับการปิดบัญชี เพราะผู้ทำบัญชีไม่ต้องมานั่งเสียเวลานั่ง Grouping งบทดลองและทำงบการเงินใน Excel อีกต่อไป 

 

เพียงแค่กดพิมพ์หรือดาวน์โหลดงบการเงินหน้าตาสวยงามตามรูปแบบที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ารับรอง แล้วส่งให้ผู้บริหารดู หรือผู้สอบบัญชีตรวจสอบ ก็เป็นอันว่าเสร็จสิ้นกระบวนการนี้แล้ว

 

และสำหรับใครที่ต้องการนำส่งงบการเงินให้กับระบบกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ก็สามารถไปเรียนรู้ต่อได้ที่บทความนี้เลย ข้อควรรู้ก่อนยื่นงบกรมพัฒนาธุรกิจการค้า 2568

 

สรุป

เป็นยังไงกันบ้างคะ สำหรับ 5 จุดต้องเช็กก่อนปิดบัญชีปี 2568 แม้ว่าจะเป็นเรื่องใกล้ตัว แต่นักบัญชีหลายท่านอาจจะหลงลืมไป ทำให้ต้องย้อนกลับมาแก้ไขงบการเงินอยู่บ่อยๆ จนมีความเสี่ยงทำให้ปิดงบไม่สำเร็จสักที 

 

ดังนั้น ในปีนี้ก่อนส่งงบการเงินให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ อย่าลืมเช็กให้เรียบร้อย จะได้ตรวจงบผ่านฉลุย ไม่เสียเวลาแก้ไขหลายรอบแบบทุกๆ ครั้งนะคะ