บริการรับทำเงินเดือน จึงเป็นอีกทางเลือกสำหรับธุรกิจที่ต้องการลดภาระงานด้าน Payroll โดยให้ผู้ให้บริการภายนอกเข้ามาช่วยจัดการงานที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน จัดทำสลิป ไปจนถึงการจัดเตรียมข้อมูลและเอกสารต่าง ๆ ตามขอบเขตของบริการ

บทความนี้จะพาไปทำความรู้จักว่าบริการรับทำเงินเดือนคืออะไร มีบริการอะไรบ้าง เหมาะกับธุรกิจแบบไหน รวมถึงวิธีเลือกผู้ให้บริการให้เหมาะกับลักษณะงานของธุรกิจ

บริการรับทำเงินเดือน คืออะไร?

บริการรับทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing) คือ การจ้างผู้ให้บริการภายนอกเข้ามาช่วยจัดการงานเกี่ยวกับเงินเดือนและค่าจ้างของพนักงานแทนธุรกิจ โดยผู้ให้บริการจะนำข้อมูลที่ธุรกิจจัดส่งให้มาประมวลผลและจัดทำ Payroll ตามรอบการจ่ายเงินเดือน

งานที่อยู่ในขอบเขตบริการอาจครอบคลุมตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส และรายการหักต่าง ๆ ไปจนถึงการคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย การจัดการข้อมูลประกันสังคม และการจัดทำสลิปเงินเดือน

อย่างไรก็ตาม ขอบเขตงานของแต่ละผู้ให้บริการอาจแตกต่างกัน ธุรกิจจึงควรสอบถามรายละเอียดให้ชัดเจนว่าในค่าบริการครอบคลุมงานใดบ้าง และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในกรณีใด

 

บริการรับทำเงินเดือน มีอะไรบ้าง?

โดยทั่วไปบริการรับทำเงินเดือนอาจครอบคลุมงานหลายขั้นตอน ตั้งแต่รวบรวมข้อมูลไปจนถึงจัดทำเอกสารหลังการจ่ายเงินเดือน ตัวอย่างงานที่พบได้บ่อยมีดังนี้

1. คำนวณเงินเดือนพนักงาน

ผู้ให้บริการจะนำข้อมูลเงินเดือนและรายการต่าง ๆ ของพนักงานมาคำนวณเป็นยอดเงินเดือนที่ต้องจ่ายในแต่ละรอบ เช่น เงินเดือนประจำ ค่าล่วงเวลา ค่าคอมมิชชัน โบนัส เบี้ยเลี้ยง รวมถึงรายการหักต่าง ๆ

หากพนักงานมีการลา ขาดงาน หรือมีการเปลี่ยนแปลงเงินเดือนในแต่ละเดือน ข้อมูลเหล่านี้ก็ต้องนำมาพิจารณาในการคำนวณด้วย เพื่อให้ยอดเงินเดือนที่จ่ายถูกต้องตามข้อมูลของพนักงาน

2. คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย

เงินเดือนของพนักงานเกี่ยวข้องกับภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ธุรกิจจึงต้องคำนวณภาษีจากเงินได้ของพนักงานและจัดเตรียมข้อมูลสำหรับการยื่นแบบที่เกี่ยวข้อง

การให้ผู้ให้บริการช่วยดูแลส่วนนี้สามารถลดงานคำนวณของทีมภายในได้ แต่ควรตรวจสอบให้ชัดเจนว่าค่าบริการที่เลือกครอบคลุมถึงการยื่นแบบหรือเพียงการคำนวณและจัดเตรียมข้อมูล

3. คำนวณและจัดการข้อมูลประกันสังคม

อีกส่วนหนึ่งของ Payroll คือการคำนวณเงินสมทบประกันสังคมของนายจ้างและลูกจ้าง รวมถึงจัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

หากธุรกิจมีพนักงานเข้าใหม่ ลาออก หรือมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลพนักงาน งานส่วนนี้ก็ต้องอัปเดตให้ตรงกับข้อมูลปัจจุบันด้วย

4. จัดการกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง

สำหรับธุรกิจที่อยู่ในข่ายตามกฎหมาย การจัดการ Payroll อาจเกี่ยวข้องกับ กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ซึ่งมีทั้งเรื่องการจัดทำข้อมูลรายชื่อลูกจ้างและการนำส่งเงินสะสมและเงินสมทบตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด

ปัจจุบันกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานมีระบบ EwFund สำหรับให้นายจ้างดำเนินการเกี่ยวกับกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง โดยระบบรองรับการนำเข้าข้อมูลบัญชีรายชื่อลูกจ้าง และกรมฯ ระบุว่านายจ้างสามารถแจ้งการส่งเงินผ่านระบบได้ตั้งแต่วันที่ 1 พฤศจิกายน 2569 เป็นต้นไป

ดังนั้น หากเลือกใช้บริการรับทำเงินเดือน ควรสอบถามผู้ให้บริการให้ชัดเจนว่า ครอบคลุมการจัดการข้อมูลและการนำส่งเงินกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างหรือไม่ หรือธุรกิจต้องดำเนินการในส่วนนี้เอง

5. จัดทำสลิปเงินเดือน

หลังจากคำนวณ Payroll แล้ว ผู้ให้บริการอาจจัดทำสลิปเงินเดือนให้พนักงาน โดยแสดงรายละเอียดรายรับ รายการหัก และเงินได้สุทธิที่ได้รับ

สลิปเงินเดือนในรูปแบบดิจิทัลยังช่วยให้พนักงานเข้าถึงเอกสารได้สะดวก โดยไม่จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารกระดาษทุกเดือน

6. จัดทำรายงานเงินเดือน

ข้อมูลจาก Payroll สามารถนำมาจัดทำรายงานสำหรับฝ่ายบัญชี HR หรือผู้บริหาร เพื่อใช้ตรวจสอบค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรและข้อมูลการจ่ายเงินเดือนในแต่ละรอบ

รายงานที่ได้รับอาจแตกต่างกันไปตามระบบและแพ็กเกจของผู้ให้บริการ

7. จัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง

นอกจากสลิปเงินเดือนแล้ว บริการบางรูปแบบอาจช่วยจัดทำหรือเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนและภาษี เช่น หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ทั้งนี้ควรตรวจสอบขอบเขตบริการของแต่ละรายก่อนตัดสินใจ

 

ขั้นตอนการใช้บริการรับทำเงินเดือน

แม้รายละเอียดจะแตกต่างกันไปตามผู้ให้บริการ แต่กระบวนการโดยทั่วไปสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนหลัก ๆ ได้ดังนี้

1. ส่งข้อมูลพนักงานให้ผู้ให้บริการ

ธุรกิจต้องจัดส่งข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการคำนวณ Payroll เช่น เงินเดือน ข้อมูลการลา OT โบนัส ค่าคอมมิชชัน และรายการหักต่าง ๆ

ข้อมูลที่ส่งให้ผู้ให้บริการควรตรวจสอบความถูกต้องก่อนทุกครั้ง เพราะข้อมูลเหล่านี้มีผลโดยตรงต่อยอดเงินเดือนของพนักงาน

2. ผู้ให้บริการประมวลผลข้อมูล

ผู้ให้บริการนำข้อมูลที่ได้รับมาคำนวณเงินเดือนและรายการที่เกี่ยวข้อง เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม และเงินได้สุทธิ

3. ตรวจสอบและอนุมัติ Payroll

ก่อนจ่ายเงินจริง ธุรกิจควรตรวจสอบข้อมูล Payroll อีกครั้ง เช่น จำนวนพนักงาน เงินเดือน รายการรับ รายการหัก และยอดสุทธิ

ขั้นตอนนี้สำคัญเพราะแม้จะมีผู้ให้บริการช่วยคำนวณ แต่ธุรกิจยังควรเป็นผู้ตรวจสอบและอนุมัติข้อมูลก่อนดำเนินการจ่ายเงิน

4. จัดทำสลิปและรายงาน

เมื่อข้อมูลผ่านการตรวจสอบแล้ว จึงจัดทำสลิปเงินเดือนและรายงานต่าง ๆ ตามขอบเขตของบริการ

5. ดำเนินการด้านภาษีและประกันสังคม

หากแพ็กเกจที่เลือกครอบคลุมงานด้านภาษีและประกันสังคม ผู้ให้บริการจะดำเนินการตามขั้นตอนที่ตกลงกันไว้กับธุรกิจ

บริการรับทำเงินเดือน เหมาะกับธุรกิจแบบไหน?

การจ้างบริการรับทำเงินเดือนไม่ได้ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณาจากความซับซ้อนของ Payroll และทรัพยากรที่ธุรกิจมีอยู่ด้วย

บริการรับทำเงินเดือนอาจเหมาะกับธุรกิจที่มีลักษณะดังนี้

• มีพนักงานหลายคนและต้องจัดทำ Payroll เป็นประจำทุกเดือน
• มีรายการจ่ายหลายประเภท เช่น OT ค่าคอมมิชชัน โบนัส หรือเบี้ยเลี้ยง
• ไม่มีทีม HR หรือ Payroll ที่ดูแลงานโดยเฉพาะ
• ทีมบัญชีหรือ HR ใช้เวลาจำนวนมากกับการคำนวณเงินเดือน
• ต้องการลดงานที่ต้องทำซ้ำในแต่ละเดือน
• ต้องการให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยจัดการงาน Payroll
• ต้องการให้ทีมภายในมีเวลาไปดูแลงานด้านอื่นของธุรกิจมากขึ้น

ในทางกลับกัน หากธุรกิจมีทีม HR หรือบัญชีที่สามารถดูแล Payroll ได้อยู่แล้ว และมีจำนวนพนักงานไม่มาก การจัดการ Payroll ภายในองค์กรก็อาจเป็นอีกทางเลือกที่เหมาะสม

 

จ้างบริการรับทำเงินเดือน vs ทำเงินเดือนแบบ Manual vs ใช้โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ เลือกแบบไหนดี?

การจัดการเงินเดือนพนักงานมีหลายวิธี ทั้งการจ้างผู้ให้บริการภายนอก การทำเงินเดือนด้วยตัวเองแบบ Manual และการใช้โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ซึ่งแต่ละรูปแบบมีข้อดีและข้อจำกัดแตกต่างกัน ดังนี้

 

หากธุรกิจต้องการลดภาระงาน Payroll โดยไม่ต้องดำเนินการเอง การจ้างบริการรับทำเงินเดือนอาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสม แต่หากต้องการควบคุมและจัดการเงินเดือนด้วยทีมภายใน โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์จะช่วยลดงานซ้ำซ้อน ประหยัดเวลา และลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมือ ได้ดีกว่าการทำงานแบบ Manual

 

บริการรับทำเงินเดือน ราคาเท่าไร?

ค่าบริการรับทำเงินเดือน ไม่มีราคากลางที่กำหนดตายตัว เพราะผู้ให้บริการแต่ละรายอาจคิดค่าบริการแตกต่างกันตามจำนวนพนักงานและขอบเขตงาน

ปัจจัยที่มักมีผลต่อค่าบริการ เช่น

• จำนวนพนักงาน
• จำนวนบริษัทหรือสาขาที่ต้องดูแล
• รอบการจ่ายเงินเดือน
• จำนวนรายการ Payroll ในแต่ละเดือน
• มี OT โบนัส หรือค่าคอมมิชชันหรือไม่
• ต้องการให้ช่วยคำนวณภาษีหรือประกันสังคมหรือไม่
• ต้องการให้ช่วยยื่นแบบหรือไม่
• ต้องการจัดทำสลิปเงินเดือนหรือรายงานเพิ่มเติมหรือไม่
• มีค่าติดตั้งระบบหรือค่าใช้บริการเพิ่มเติมหรือไม่

ดังนั้น หากกำลังเปรียบเทียบ บริการรับทำเงินเดือนราคา ต่าง ๆ ควรดูรายละเอียดของบริการที่ได้รับควบคู่กับราคา เพราะค่าบริการที่ถูกกว่าอาจไม่ได้รวมงานบางส่วนที่ธุรกิจต้องการ

 

ควรเลือกบริการรับทำเงินเดือนอย่างไร?

ก่อนตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการ นอกจากราคาแล้ว ควรดูรายละเอียดด้านการทำงานและการจัดการข้อมูลด้วย

1. ตรวจสอบขอบเขตบริการ

ดูว่าในค่าบริการรวมอะไรบ้าง เช่น คำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม สลิปเงินเดือน รายงาน และการยื่นแบบหรือไม่

2. ดูว่ารองรับจำนวนพนักงานหรือไม่

ควรเลือกบริการที่รองรับจำนวนพนักงานในปัจจุบัน และสามารถขยายได้หากธุรกิจมีการเพิ่มจำนวนพนักงานในอนาคต

3. ตรวจสอบระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

ข้อมูลเงินเดือนและข้อมูลพนักงานเป็นข้อมูลสำคัญ ควรสอบถามว่าผู้ให้บริการจัดเก็บข้อมูลอย่างไร ใครสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ และมีการกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานหรือไม่

4. มีผู้รับผิดชอบให้ติดต่อหรือไม่

งาน Payroll มี Deadline ที่ชัดเจนในแต่ละเดือน หากเกิดปัญหาหรือมีข้อมูลที่ต้องแก้ไข ควรมีช่องทางติดต่อผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน

5. มีระบบให้ตรวจสอบข้อมูลหรือไม่

หากผู้ให้บริการมีระบบออนไลน์สำหรับส่งข้อมูล ตรวจสอบ Payroll และอนุมัติเงินเดือน ก็อาจช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้นกว่าการส่งไฟล์ไปมาเพียงอย่างเดียว

6. ตรวจสอบค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ก่อนเซ็นสัญญาควรถามให้ชัดเจนว่ามีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจากค่าบริการหลักหรือไม่ เช่น ค่าพนักงานเพิ่ม ค่าติดตั้งระบบ ค่ารายงาน หรือค่าบริการพิเศษ

 

ใช้โปรแกรมเงินเดือนแทนการจ้างบริการรับทำเงินเดือนได้ไหม?

นอกจากการจ้างบริการรับทำเงินเดือนแล้ว อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ โปรแกรมเงินเดือน (Payroll Software) เพื่อให้ทีมภายในจัดการข้อมูลด้วยตัวเองผ่านระบบ

ความแตกต่างหลักคือ การจ้างบริการรับทำเงินเดือนจะให้ผู้ให้บริการภายนอกเข้ามาช่วยดำเนินงาน ขณะที่โปรแกรมเงินเดือนจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการ Payroll ด้วยตัวเอง เช่น คำนวณเงินเดือน จัดทำสลิป และจัดเก็บข้อมูลพนักงาน

 

การทำเงินเดือนแบบไหนเหมาะกับธุรกิจคุณ?

หากธุรกิจมีทีม HR หรือบัญชีที่สามารถดูแล Payroll ได้ และต้องการควบคุมข้อมูลด้วยตัวเอง การใช้โปรแกรมเงินเดือนอาจเป็นทางเลือกหนึ่ง

แต่หากธุรกิจต้องการลดงานของทีมภายในและไม่ต้องการจัดการ Payroll ทุกขั้นตอนด้วยตัวเอง การจ้างบริการ Outsource ก็อาจตอบโจทย์มากกว่า

ทั้งนี้ ธุรกิจสามารถเลือกตามทรัพยากร จำนวนพนักงาน และความซับซ้อนของระบบเงินเดือนที่ต้องจัดการ

 

FlowAccount ช่วยจัดการเงินเดือนและ Payroll ได้อย่างไร?

สำหรับธุรกิจที่ต้องการจัดการเงินเดือน (Payroll) ด้วยตัวเอง FlowAccount Payroll สามารถช่วยจัดการข้อมูลเงินเดือนและงานบุคคลที่เกี่ยวข้องผ่านระบบเดียว โดยช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ต้องจัดการข้อมูลซ้ำ ๆ และช่วยให้การจัดการ Payroll เป็นระบบมากขึ้น

ระบบคำนวณเงินเดือนให้อัตโนมัติ พร้อมรายการปรับเพิ่ม–ปรับลด คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย เงินสมทบประกันสังคม และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ช่วยออกเอกสารสำหรับนำส่งราชการ เช่น ภ.ง.ด.1, หนังสือรับรองการหักภาษี 50 ทวิ และไฟล์นำส่งประกันสังคม/กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง พร้อมสร้างไฟล์โอนเงินเข้าธนาคารเพื่อจ่ายเงินเดือนพร้อมกันทั้งบริษัท และออกสลิปเงินเดือนให้พนักงานในรูปแบบดิจิทัล นอกจากนี้ยังมีระบบลางานออนไลน์ ช่วยให้การจัดการวันลาและจัดสรรบุคลากรเป็นไปอย่างราบรื่น

และเพราะ FlowAccount เป็นระบบบัญชีอยู่แล้ว รายการเงินเดือน ภาษี และเงินหักต่าง ๆ จะถูกบันทึกลงบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ธุรกิจจึงไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำหรือกระทบยอดข้ามระบบ ทำให้เงินเดือนและบัญชีสอดคล้องกันในที่เดียว

 

การใช้ บริการรับทำเงินเดือน เป็นอีกทางเลือกสำหรับธุรกิจที่ต้องการลดภาระในการจัดการเงินเดือน โดยมีผู้ให้บริการเข้ามาช่วยดูแลการคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม และเอกสารที่เกี่ยวข้อง ทำให้ทีมภายในไม่ต้องรับผิดชอบงาน Payroll ทั้งหมดด้วยตัวเอง

อย่างไรก็ตาม หากธุรกิจต้องการจัดการเงินเดือนด้วยตัวเอง ก็สามารถเลือกใช้ โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ เป็นตัวช่วยได้เช่นกัน เพราะระบบช่วยลดงานซ้ำ ๆ เช่น การคำนวณเงินเดือนและการจัดทำเอกสาร ทำให้ทีมทำงานได้รวดเร็วขึ้น ลดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยตัวเอง และตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องจัดการทุกอย่างด้วย Excel หรือเอกสารแบบเดิม

 

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับ บริการรับทำเงินเดือน

1. บริการรับทำเงินเดือน คืออะไร?

ตอบ: บริการรับทำเงินเดือน หรือ Payroll Outsourcing คือการจ้างผู้ให้บริการภายนอกเข้ามาช่วยจัดการงานเกี่ยวกับเงินเดือน เช่น การคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม สลิปเงินเดือน และรายงานต่าง ๆ ตามขอบเขตของบริการ

2. จ้างบริการทำเงินเดือนราคาเท่าไร?

ตอบ: ค่าบริการขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงาน ความถี่ในการจ่ายเงินเดือน และขอบเขตงานที่ต้องการ เช่น การคำนวณ Payroll การจัดทำสลิป การจัดการภาษี และประกันสังคม จึงควรสอบถามรายละเอียดและราคาเป็นรายกรณี

 

3. ธุรกิจมีพนักงานกี่คนถึงควรจ้างทำเงินเดือน?

ตอบ: ไม่มีจำนวนพนักงานที่กำหนดตายตัว ธุรกิจควรพิจารณาจากความซับซ้อนของ Payroll เวลาที่ทีมใช้ในการทำเงินเดือน และทรัพยากรที่มีอยู่ หากงาน Payroll ใช้เวลามากจนกระทบกับงานอื่น การจ้างผู้ให้บริการก็อาจเป็นทางเลือกหนึ่ง

4. บริการรับทำเงินเดือนรวมยื่นภาษีไหม?

ตอบ: ขึ้นอยู่กับขอบเขตบริการของแต่ละผู้ให้บริการ บางรายอาจให้บริการเฉพาะการคำนวณและจัดเตรียมข้อมูล ขณะที่บางรายอาจรวมการจัดทำและยื่นแบบที่เกี่ยวข้องด้วย จึงควรตรวจสอบรายละเอียดก่อนใช้บริการ

5. จ้างทำเงินเดือนแล้วต้องทำอะไรเองบ้าง?

ตอบ: โดยทั่วไปธุรกิจยังต้องจัดส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานและรายการจ่ายให้ผู้ให้บริการ รวมถึงตรวจสอบและอนุมัติข้อมูล Payroll ก่อนจ่ายเงินจริง ส่วนงานอื่น ๆ จะขึ้นอยู่กับขอบเขตบริการที่ตกลงกัน

6. ใช้โปรแกรมเงินเดือนแทนการจ้างทำ Payroll ได้ไหม?

ตอบ: สามารถใช้โปรแกรมเงินเดือนแทนได้ หากธุรกิจมีทีมดูแลงาน Payroll อยู่แล้วและต้องการลดขั้นตอนการทำงาน โปรแกรมเงินเดือนช่วยจัดการข้อมูลพนักงาน คำนวณเงินเดือน และจัดทำเอกสารในระบบเดียว ลดงานซ้ำ ๆ และช่วยให้ทีมทำงานได้สะดวกขึ้น

ส่วนการจ้างบริการรับทำเงินเดือนจะให้ผู้ให้บริการภายนอกเข้ามาดูแลแทน ธุรกิจจึงควรเลือกตามจำนวนพนักงาน ความซับซ้อนของงาน และทรัพยากรของทีม