มีใครเคยเจอปัญหานี้บ้างคะ ตอนขายสินทรัพย์ในโรงงานที่ไม่ใช้แล้ว แต่นักบัญชีดันมาบอกว่า “หนูบันทึกบัญชีไม่ได้ เพราะว่าเฮียไม่เคยมีสินทรัพย์นี้ในทะเบียนสินทรัพย์เลยค่ะ”

 

1. สินทรัพย์คืออะไร?

สินทรัพย์ในที่นี้ หมายถึง อาคาร อุปกรณ์ เครื่องจักร หรือสิ่งของที่ซื้อในนามบริษัท และมีอายุใช้งานมากกว่า 1 ปี ในทางบัญชีจะเรียกว่า “สินทรัพย์ถาวร” ซึ่งจะต้องถูกบันทึกเก็บข้อมูลไว้ใน “ทะเบียนสินทรัพย์” ค่ะ

 

และปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นบ่อยๆ เกี่ยวกับสินทรัพย์ก็คือ การที่เราซื้อสินทรัพย์มาแล้ว แต่ไม่ถูกบันทึกในระบบบัญชี หรือเรียกว่าไม่มีลิสต์อยู่ในทะเบียนสินทรัพย์นั่นเองค่ะ

 

ยกตัวอย่างเช่น บริษัท ก. ซื้อเครื่องปั่นไฟมา 50,000 บาท คิดว่าน่าจะใช้งานได้ยาวๆ 5 ปี (ณ จุดนี้นักบัญชีควรต้องบันทึกทะเบียนสินทรัพย์ไว้ให้แล้ว) หลังจากนั้นผ่านไป 3 ปี เครื่องปั่นไฟดังกล่าวเกิดเสีย และบริษัทตัดสินใจว่าขายเป็นเศษเหล็กจะดีกว่า แต่ดันมาเจอปัญหาตรงที่ พอเข้าไปดูในทะเบียนสินทรัพย์กลับไม่มีเครื่องปั่นไฟตัวนี้อยู่เลย ทั้งๆ ที่สินทรัพย์ตัวจริงก็ยังตั้งอยู่ที่บริษัท

 

2. สาเหตุของปัญหาเกิดจากอะไร?

จากตัวอย่างปัญหาที่เล่ามาเจ้าของกิจการคงจะปวดหัวกันไม่น้อยเลย แต่อย่าพึ่งถอดใจไปค่ะ เพราะถ้าเรารู้ปัญหาแล้ว เราก็ต้องรู้ถึงที่มาของปัญหาด้วย ฉะนั้น ลองมาดูสาเหตุที่อาจเป็นไปได้ของปัญหานี้กันค่ะ

 

ซื้อมาแล้วแต่ไม่เคยบันทึกสินทรัพย์นั้นในทะเบียนมาก่อนเลย

เจ้าของกิจการ หรือพนักงานซื้อสินทรัพย์เข้ามาแล้ว รับของแล้ว แต่ไม่ได้แจ้งฝ่ายบัญชี ทำให้บัญชีบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งจำนวน แทนที่จะเป็นสินทรัพย์ สุดท้ายทำให้สินทรัพย์ขาดจากทะเบียน พอมารู้ที่หลังก็แก้ไขยากซะแล้ว

 

ซื้อมาแล้วแต่ไม่เคยตรวจนับ

สาเหตุที่ทำให้เกิดสินทรัพย์ในทะเบียนขาดหายไปสาเหตุหนึ่งนั้นอาจเกิดจากบริษัทไม่มีการตรวจนับสินทรัพย์เลย อันที่จริงควรสุ่มตรวจอย่างน้อยปีละครั้ง เพื่อเช็กว่าของที่เรามีอยู่ หรือว่าใช้งานอยู่นั้นมีครบถ้วนจริงๆ ในทะเบียนสินทรัพย์หรือไม่

 

ไม่มีการติดเลขทะเบียนสินทรัพย์

ถ้าซื้อสินทรัพย์มาแล้ว ไม่มีการกำหนดเลขทะเบียนสินทรัพย์ ทำให้เราไม่มั่นใจว่าของชิ้นไหนจับคู่กับรายการในทะเบียนสินทรัพย์อย่างไร แบบนี้นานๆ ไปก็ไม่มีใครตรวจสอบสินทรัพย์ที่ว่าได้อย่างแน่นอนค่ะ

 

สินทรัพย์ไม่ตรงกับทะเบียน เพราะการย้ายระบบบัญชีใหม่

การขึ้นระบบบัญชีใหม่ ต้องมีการยกยอดไปจากระบบเก่า ตั้งยอดยกมาในระบบใหม่ รวมไปถึงการกรอกข้อมูลในทะเบียนทรัพย์สินใหม่ด้วยค่ะ ถ้าขึ้นระบบใหม่แล้ว ไม่เอาข้อมูลเก่าๆ มากรอกและกระทบยอดให้ครบถ้วน แบบนี้มีโอกาสเสี่ยงที่ว่า ข้อมูลในทะเบียนทรัพย์สินใหม่จะไม่ถูกต้อง ทำให้มีสินทรัพย์บางรายการหายไปนั่นเอง

 

 

 

3. วิธีแก้ไขสินทรัพย์หายจากทะเบียน มีอะไรบ้างนะ

รู้ปัญหาและสาเหตุแล้ว หลายคนคงจะใจร้อนไม่น้อย ในหัวข้อนี้จะพาทุกคนลองมาดูวิธีแก้ไขปัญหากันบ้าง

 

 

ต้องสื่อสารกันให้ชัดเจน

สาเหตุที่ซื้อสินทรัพย์มาแล้วแต่ไม่ได้บันทึก หรือบันทึกผิดไปเป็นค่าใช้จ่าย อาจมาจากการสื่อสารที่น้อยเกินไป หรือว่าไม่ชัดเจนค่ะ ดังนั้น ทุกครั้งที่ซื้อสินทรัพย์ราคาสูง และมีอายุการใช้เงินเกิน 1 ปี อย่าลืมบอกและกำชับบัญชีด้วยนะว่านี่คือ “สินทรัพย์” ให้บันทึกเข้าทะเบียนสินทรัพย์ด้วย

 

 

ติดเลขทะเบียนสินทรัพย์ บ่งบอกการควบคุมภายในที่ดี

เมื่อซื้อสินทรัพย์มาแล้ว ต้องติดเลขทะเบียนบนสินทรัพย์ทุกครั้งก่อนบันทึกเข้าไปในทะเบียนสินทรัพย์ ซึ่งจะช่วยป้องกันสินทรัพย์ในทะเบียนไม่ตรงกับที่มีอยู่จริงได้ ข้อดีของการวางระบบเลขทะเบียนให้ดี จะทำให้ง่ายต่อการตรวจนับประจำปีด้วยค่ะ

 

 

กิจการต้องมีการตรวจนับอย่างสม่ำเสมอ

ในระหว่างปี กิจการต้องมีการตรวจนับสินทรัพย์อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง เพื่อตรวจสอบสภาพสินทรัพย์ว่ายังใช้งานได้ดีหรือไม่ และการตรวจนับอย่างสม่ำเสมอช่วยเพิ่มความถูกต้องของทะเบียนสินทรัพย์ และป้องกันของหายได้ด้วย

 

 

ย้ายระบบแบบคู่ขนานช่วยลดข้อผิดพลาด

เมื่อถึงเวลาอันสมควร การย้ายระบบเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ หากเรากลัวที่จะเกิดข้อผิดพลาดระหว่างการย้ายระบบ เราสามารถย้ายระบบแบบคู่ขนาน (ใช้ระบบใหม่คู่กับระบบเดิมในช่วงเริ่มต้นย้ายระบบ) ทำไปพร้อมๆ กัน และเช็กความถูกต้องของข้อมูลทั้ง 2 ระบบคู่กัน วิธีนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการย้ายระบบบัญชีของเราได้เป็นอย่างดีเลยล่ะค่ะ

 

 

4. สินทรัพย์ผิดเพี้ยน กระทบต่อการวิเคราะห์งบการเงินอย่างไรบ้าง

 

 

การที่สินทรัพย์ผิดเพี้ยน ในมุมบัญชีถือเป็นเรื่องใหญ่ เพราะสินทรัพย์ถาวร เช่น ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ ถือเป็นรายการสำคัญในหน้างบฐานะการเงิน และมักจะมีมูลค่าสูง จึงเป็นตัวเลขที่มีสาระสำคัญ

โดยหากตัวเลขสินทรัพย์ถาวรผิดพลาด จะส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ ทำให้สินทรัพย์รวมผิด รวมไปถึงค่าเสื่อมราคาในงบกำไรขาดทุนอีกด้วย และทำให้อัตราส่วนทางการเงินที่ใช้ในการวิเคราะห์งบการเงิน ผิดเพี้ยนไปด้วยเช่นกัน

 

ยกตัวอย่างเช่น การบันทึกสินทรัพย์ผิดไปเป็นค่าใช้จ่ายแทน ทำให้ค่าใช้จ่ายสูงเกินจริง กำไรปีนั้นต่ำเกินจริง ผลประกอบการดูแย่ในพริบตาเลยค่ะ

 

 

สรุป

ปัญหาเกี่ยวกับสินทรัพย์ มักจะเป็นปัญหาที่ซ่อนอยู่ใต้พรม เจ้าของกิจการมักจะไม่รู้จนกระทั่งวันที่ขายสินทรัพย์ ซึ่งก็อาจจะสายเกินไป แก้ไขยากเสียแล้ว ดังนั้น ทางที่ดีเราควรวางระบบการควบคุมภายในเกี่ยวกับสินทรัพย์ให้เป๊ะ และปฏิบัติให้ได้ตามนั้น ส่วนคนที่เพิ่งรู้ตัวว่าไม่เคยบันทึกสินทรัพย์เลยในปีก่อนๆ อาจจะต้องมีการปรับปรุงงบการเงินย้อนหลัง หากเป็นมูลค่าที่สูงมากๆ แนะนำว่ารีบปรึกษาผู้ตรวจสอบบัญชีไว้แต่เนิ่นๆ เป็นทางออกที่ดีที่สุดเลยค่ะ