ปัจจุบันจะสังเกตได้ว่าผู้ประกอบการทั้งรุ่นเก่าและรุ่นใหม่จะหาตัวช่วยในการทำธุรกิจ เพื่อให้ธุรกิจตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้ทันเวลา ซึ่งหนึ่งในตัวช่วยคือการหาโปรแกรมบัญชีเข้ามาใช้  แต่ด้วยเทคโนโลยีที่ดีขึ้น มีโปรแกรมออกมาให้เลือกมากมาย ทั้งโปรแกรมขนาดเล็ก ขนาดใหญ่  แบบมีค่าใช้จ่าย แบบใช้งานฟรีตามข้อจำกัด หรือโปรแกรมจากต่างประเทศ แล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่าโปรแกรมไหนเหมาะสมกับธุรกิจของเรา บทความนี้จะช่วยสรุปแนวทางในการเลือกโปรแกรมบัญชีเข้ามาใช้ในธุรกิจของเราครับ

 

1) รูปแบบของธุรกิจ เช่น ซื้อมาขายไป บริการ

 

สิ่งแรกที่อยากให้พิจารณาคือ ลักษณะธุรกิจของเรา โดยทั่วไปลักษณะธุรกิจจะแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มใหญ่ ได้แก่ ซื้อมาขายไป บริการ และ ธุรกิจผลิต

 

หากเป็นธุรกิจซื้อมาขายไปหรือบริการ โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่จะถูกออกแบบมาให้รองรับไว้อยู่แล้ว แต่ถ้าเป็นธุรกิจผลิตอาจต้องดูเรื่องความสามารถในสร้างสูตรการผลิตหรือการคำนวณต้นทุนสินค้าที่ผลิตว่าสามารถรองรับได้หรือไม่นะครับ 

 

มากกว่านั้นหากเป็นธุรกิจซื้อมาขายไปหรือบริการที่มีรายละเอียดมากขึ้น เช่น การรับเงินมัดจำ การรับเงินล่วงหน้า การฝากขายหรือการแบ่งชำระ หรือการขายแบบ online ผ่าน platform ในปริมาณมากๆ เป็นต้น ก็ควรสอบถามผู้ให้บริการว่าโปรแกรมนั้นรองรับการใช้งานแบบนี้หรือไม่

 

2) การใช้งานง่ายของโปรแกรมบัญชีออนไลน์

 

หลังจากที่พิจารณาแล้วว่าโปรแกรมบัญชีที่ดูไว้สามารถรองรับรูปแบบการดำเนินธุรกิจของเราได้ สิ่งที่อยากให้ดูต่อ คือความซับซ้อนและรูปแบบการใช้งาน 

 

เวลาเลือกโปรแกรมก็ควรศึกษาก่อนว่าสามารถทำได้หลายอย่าง หรือ ปรับเปลี่ยนรูปแบบเอกสารได้ตามที่ต้องการแบบสะดวกสบายจริง หรือต้องอาศัยความเชี่ยวชาญในการใช้ หรือมีรูปแบบเอกสารที่เป็นมาตรฐานสะดวกต่อการใช้งานไว้อยู่แล้วหรือไม่ 

 

แถมควรพิจารณาว่าผู้ใช้งานหลักเป็นใคร ตัวเจ้าของเอง น้องแอดมิน หรือเป็นนักบัญชีกันแน่ที่ใช้งาน 

 

อีกส่วนที่สำคัญก็คือ การเชื่อมโยงของเอกสารที่ถูกสร้างขึ้นมาแบบเรียลไทม์ เช่น พนักงานขายคีย์ใบแจ้งหนี้หน้าร้าน เจ้าของกิจการก็สามารถติกตามผลได้ทันทีแม่อยู่คนละที่ สามารถเช็คได้ว่าใบเสร็จนี้เกิดจากใบแจ้งหนี้รายการไหน มีระบบการอนุมัติที่เป็นขั้นตอนไม่ซับซ้อน สามารถเช็คสถานะ หรือการแก้ไขเอกสารได้ตลอดเวลา เป็นต้น 

 

ยิ่งโปรแกรมไหนใช้งานง่าย แม้คนไม่จบบัญชีมาก็สามารถใช้งานได้ก็จะช่วยให้การคีย์ข้อมูลเบื้องต้นถูกต้อง พนักงานฝ่ายต่างๆ ก็ใช้โปรแกรมบันทึกบัญชีได้แบบไม่รู้ตัวกันเลย

 

3) แบ่งแยกหน้าที่เพื่อการกระจายงานและการควบคุมที่ดี

 

สำหรับธุรกิจที่แบ่งออกเป็นหลายฝ่ายก็ควรมีการกำหนดระดับขั้นการอนุมัติ เช่น คนที่มีหน้าที่ออกเอกสาร และคนที่มีหน้าที่อยนุมัติเอกสารควรเป็นคนละคนกัน 

 

การแบ่งแยกหน้าที่การทำเอกสารของพนักงานแต่ละฝ่าย หากโปรแกรมมีก็ควรพิจารณาเป็นพิเศษด้วย เช่น ฝ่ายขายสามารถออกใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ส่งให้กับลูกค้าได้เอง หรือฝ่ายจัดซื้อสามารถออกหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่ายได้เองเมื่อเกิดรายการค่าใ้ช้จ่าย เพราะการแบ่งหน้าที่เหล่านี้จะช่วยให้ธุรกิจสามารถเดินหน้าได้อย่างรวดเร็ว 

 

ซึ่งถ้ากิจการมีการแบ่งหน้าที่ไว้แล้วก็ต้องพิจารณาโปรแกรมที่สามารถกำหนดหน้าที่และ จำกัดสิทธิ์ของแต่ละบุคคลได้ให้ตรงกับขอบเขตงาน และสามารถเพิ่มสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งานได้เพียงพอ 

 

เพราะหากได้โปรแกรมที่ทุกอย่างต้องรอรวมอยู่ที่ศูนย์กลางอย่างเดียว เช่น ฝ่ายขายต้องรอแอดมิน เพื่อเปิดใบเสนอราคา ก็คงล่าช้าไม่ทันใจลูกค้าก็เป็นได้

 

 

 

4) ค่าใช้จ่ายซื้อโปรแกรมบัญชี

 

ปัจจุบันมีโปรแกรมให้เลือกใช้มากมายและระดับราคาที่หลากหลาย โดยเราจะจัดกลุ่มรูปแบบของราคาดังนี้  

 

• โปรแกรมแบบซื้อขาด คือการซื้อไปแล้วเป็นของเราเลย ไม่ต้องเสียค่าใช้รายปีหรือรายเดือน แต่ตรงนี้ต้องพิจารณาว่าหากต้อง อัพเดตระบบจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่ หรือมีค่าใช้จ่ายอะไรอีกในอนาคต
• โปรแกรมแบบ Subscription จ่ายค่าใช้งานเป็นรายเดือน รายปี ซึ่งโปรแกรมลักษณะนี้จะสามารถหยุดใช้เมื่อไหร่ก็ได้ ข้อดีของโปรแกรมลักษณะนี้คือ จะมีการอัพเดตระบบต่างๆให้ โดยเราไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
• โปรแกรมแบบไม่มีค่าใช้จ่าย ซึ่งส่วนใหญ่เป็นโปรแกรมที่ได้รับการสนับสนุน แต่ก็อาจติดข้อจำกัดบางอย่าง เช่น สามารถทำงานได้แค่บาง Function หรือจำกัดที่ปริมาณการจัดทำเอกสาร 

 

สิ่งที่อยากให้คำนึงในเรื่องค่าบริการนั้น คือความคุ้มค่าและตรงโจทย์การใช้งาน หากเป็นโปรแกรมที่เราพิจารณาว่าเหมาะสมกับธุรกิจ จริงๆแล้วค่าบริการก็อาจเป็นปัจจัยรองลงมา 

 

 

5) มีผู้ดูแลตอบคำถามเมื่อเกิดปัญหา 

 

บริการหลังการขายเป็นสิ่งหนึ่งที่ต้องพิจารณา เพราะหากตัดสินใจว่าจะใช้งานโปรแกรมบัญชีเจ้าใดไปแล้ว แต่เมื่อเจอปัญหาแต่ไม่สามารถติดต่อหรือหาเจ้าหน้าที่เข้ามาช่วยแก้ไขได้ทันก็จะส่งผลต่อธุรกิจได้ โดยเฉพาะกรณีเร่งด่วน 

 

ซึ่งตรงนี้ควรพิจารณาถึงช่องทางการติดต่อที่หลากหลาย ความเร็วในการตอบคำถามหรือ ความเชี่ยวชาญในการสอบถามเมื่อเกิดปัญหาของผู้ให้บริการ

 

6) รูปแบบการใช้งาน ความสะดวกในการเข้าถึง

 

ในอดีตที่เทคโนโลนียังไม่รองรับส่วนมากเป็นระบบออฟไลน์ (Offline) ที่ต้องทำงานจากที่บ้านหรือที่สำนักงาน เฉพาะเครื่องที่ลงโปรแกรมเท่านั้น แต่ปัจจุบันด้วยเทคโนโลนีที่ดีขึ้น โปรแกรมบัญชีได้ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อตอบโจทย์การใช้งานบนระบบออนไลน์

 

หลายโปรแกรมมีรูปแบบการให้บริการผ่านเว็บไซด์ โดยไม่ต้องลงโปรแกรมบนเครื่องคอมพิวเตอร์ เพียงแค่มี Internet ก็สามารถทำงานได้จากทุกที่ 

 

นอกจากนี้โปรแกรมบัญชี FlowAccount สามารถทำงานผ่านระบบ Application บนมือถือ ในปัจจุบันยังเป็นเพียงโปรแกรมบัญชีเดียวที่ทำได้ ที่ช่วยให้สามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ สามารถแชร์ไฟล์ให้กับลูกค้าของเราได้ทันที ส่งผลต่อความรวดเร็วในการทำงานและสร้างโอกาสให้กับธุรกิจอย่างมาก

 

ดังนั้นหากเจ้าของกิจการต้องเดินทางบ่อย แต่ต้องการเปิดดูข้อมูลหรืออนุมัติเอกสารต่างๆ หรือกิจการมีนโยบาย Work from home ระบบเหล่านี้ก็น่าจะช่วยตอบโจทย์ของกิจการได้เป็นอย่างดี

 

7) การอัพเดตฟังก์ชันเสริมต่างๆ  เช่น E-Tax Invoice , Payroll หรือ สกุลเงินต่างประเทศ

 

อีกสิ่งที่ควรใช้พิจารณาร่วมด้วยคือ การอัพเดต Function ต่างๆ ว่าที่ผ่านมาโปรแกรมได้มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องหรือ ทำออกมาแล้วก็แน่นิ่ง ไม่มีการพัฒนาใดๆ อีกเลย ถ้าเป็นอย่างหลังเจ้าของกิจการอย่างเราก็ควรตัดออกไปช้อยแรกๆ ได้เลยครับ

 

นอกจากการพัฒนาระบบหลักของโปรแกรมแล้ว ก็ควรดูว่ามีฟังก์ชันเสริมอื่นที่ช่วยให้เราสะดวกสบายในการทำธุรกิจหรือไม่ เช่น ระบบ E-Tax Invoice ที่ช่วยลดการส่งใบกำกับภาษีตัวจริง  หรือระบบ Payroll ที่ใช้บันทึกเก็บข้อมูลพนักงาน ออกสลิปเงินเดือน หรือระบบสกุลเงินต่างประเทศ ที่ช่วยแปลงค่าอัตราแลกเงินและบันทึกรายการให้ได้ทันที ก็จะยิ่งน่าสนใจมากขึ้น

 

 

8) การทำงานร่วมกันระหว่างบริษัทและนักบัญชี

 

รูปแบบการทำงานของโปรแกรมผ่านระบบ Online สิ่งที่ควรพิจารณาเพิ่มเติมนอกจากปัจจัยต่างๆ ข้างต้นแล้ว การหานักบัญชีที่ทำงานบนโปรแกรมเดียวกันได้ เป็นสิ่งที่ดีที่จะช่วยให้ข้อมูลของกิจการได้รับการดูแลอย่างถูกต้องจากผู้เชียงชาญที่มีความเข้าใจโปรแกรมและความรู้ด้านบัญชี ภาษี เป็นอย่างดี 

 

นอกจากนี้สิ่งที่เห็นได้ชัดเจนคือ การเข้าดูข้อมูลของผู้บริหารโดยสามารถเข้าดูได้เลยเพราะเป็นการทำงานบนระบบเดียวกัน ไม่ต้องรอเป็นไฟล์หรือรอเป็นงบการเงินครั้งเดียว ซึ่งอาจจะไม่ทันต่อการตัดสินใจ

 

ทุกโปรแกรมมีข้อดีข้อเสีย การเลือกโปรแกรมบัญชีนั้นเป็นสิ่งสำคัญ อยากให้ทุกส่วนในกิจการได้มีการหารือกันก่อนเลือกใช้ เพื่อให้คุ้มทั้งค่าใช้จ่ายและต้องใช้เวลาเพื่อเรียนรู้การใช้งานใหม่ ซึ่งโปรแกรมบัญชีออนไลน์ FlowAccount ก็เป็นอีก 1 ทางเลือกที่ผู้ประกอบการจำนวนมากเลือกใช้ ด้วยคุณสมบัติพิเศษที่ใช้งานง่ายและตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจ ขอเพียงแค่ใช้ LINE หรือ META เป็น ก็สามารถใช้งาน FlowAccount ได้แล้ว