ช่วงเวลาปีใหม่ เป็นช่วงเวลาแห่งความสุขและการเฉลิมฉลองสำหรับหลายๆ คน แต่สำหรับผู้ทำบัญชีอย่างเราแล้ว ช่วงเวลาเริ่มต้นของปีเช่นนี้เป็นสัญญาณบ่งบอกว่า “ฤดูกาลปิดบัญชีประจำปีได้…เริ่มต้นขึ้นแล้ว” 

และช่วงเวลา 4-5 เดือนต่อจากนี้ หากใครเตรียมตัวไม่ดีละก็ มันอาจจะกลายเป็นช่วง Year-End ที่ยากลำบากที่สุดอีกปีหนึ่งในชีวิตก็ได้

ใครที่กำลังกังวลว่าอาจจะยังเตรียมตัวไม่พร้อมสำหรับการ "ปิดบัญชี" ประจำปี เพราะปีนี้อาจเป็นปีแรกที่รับงานบัญชี หรือทำบัญชีมาหลายปีแล้ว ก็ยังปิดบัญชีไม่ทันเสียที ลองมาดูเทคนิคง่ายๆ สำหรับการเตรียมตัวในช่วงต้นปีของผู้ทำบัญชีที่เรารวบรวมมาฝากกัน

4 เทคนิคที่ช่วยผู้ทำบัญชี “ปิดบัญชี” ให้ทัน

1. เช็ก Deadline วันสำคัญของการยื่นเอกสารให้ชัวร์

ถึงแม้เราจะปิดบัญชี ยื่นงบการเงิน และยื่นภาษีเป็นประจำทุกปี แต่การทบทวน Deadline ที่สำคัญ และตั้งเตือนล่วงหน้าไว้ในปฏิทินนั้นเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง 

ตัวอย่างของ Deadline ที่ควรมีอย่างน้อยในปฏิทิน สำหรับงบการเงินสิ้นงวด 31 ธันวาคม ได้แก่ 

• วันสุดท้ายของการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นคือ 30 เมษายน (แต่จำเป็นต้องลงประกาศหนังสือพิมพ์ล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 7 วัน)
• วันสุดท้ายของการยื่นสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) คือ ภายใน 14 วันนับแต่วันประชุมสามัญผู้ถือหุ้น
• วันสุดท้ายของการยื่นงบการเงินคือ 31 พฤษภาคม (ยื่นแบบ E-filing ขยายระยะเวลาไปอีก 7 วัน)
• วันสุดท้ายของการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล คือ 150 วันนับแต่วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี (ยื่นแบบออนไลน์ขยายระยะเวลาไปอีก 8 วัน)

Deadline เหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ทำบัญชี เพราะหากพลาดการส่งเอกสารหรือปฏิบัติไม่ทัน Deadline แล้วละก็ นั่นหมายความถึงค่าปรับที่จะต้องจ่ายโดยไม่จำเป็นนั่นเอง

ทางที่ดีควรวางแผนเผื่อเวลาทำงานให้เสร็จ และเตรียมการยื่นเอกสารต่างๆ อย่างน้อยสัก 1 อาทิตย์ก่อน Deadline เผื่อว่าวันที่ยื่นเอกสารมีปัญหาไม่คาดคิดเกิดขึ้นจะได้มีเวลาแก้ไขให้ทันการ

2. ตกลงเอกสารที่ต้องใช้และวันที่รับเอกสารไว้แต่เนิ่นๆ

คงปฏิเสธไม่ได้ว่าหนึ่งในปัจจัยที่มีผลต่อการปิดงบช้าหรือเร็ว นั่นก็คือความพร้อมของเอกสารที่ได้รับจากลูกค้า หากเอกสารในการบันทึกบัญชีไม่พร้อมแล้วละก็ ผู้ทำบัญชีอย่างเราก็ไม่สามารถปิดงบการเงินได้อย่างสมบูรณ์แน่นอน

เพื่อป้องกันความล่าช้าในการส่งเอกสารของผู้ประกอบการ สิ่งที่ผู้ทำบัญชีควรทำอย่างยิ่ง คือ

• แจ้งผู้ประกอบการว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่ต้องส่งให้ผู้ทำบัญชี เช่น Bank Statement, ลงชื่อใน Bank Confirmation, เอกสารบัญชีประจำเดือนสุดท้าย, เอกสารที่ตกหล่นระหว่างปี เป็นต้น
• ตกลงวันที่จะส่งเอกสารกับผู้ประกอบการให้แน่นอน
• อย่าลืม Update List เอกสารที่ตกหล่นกับผู้ประกอบการอยู่เสมอ เพราะสิ่งนี้คือสิ่งที่จะช่วยอธิบายผู้ประกอบการได้ว่า สาเหตุที่เราปิดงบล่าช้านั้นเพราะเรายังรอเอกสารบางส่วนจากผู้ประกอบการนั่นเอง

หากผู้ทำบัญชีไม่อยากมานั่งกังวลว่าจะได้รับเอกสารล่าช้าเพื่อมาบันทึกบัญชีแล้วละก็ ลองให้ผู้ประกอบการหัดสร้างเอกสารใน FlowAccount และยังทำให้ผู้ทำบัญชีสามารถทำงานร่วมกันเพื่อเข้าถึงเอกสารได้ตลอดเวลาอีกด้วย

3. แจ้งผลประกอบการ ภาษีที่ต้องชำระ และค่าธรรมเนียมคร่าวๆ

แม้ว่าช่วงเวลาต้นปี การสรุปยอดผลประกอบการ และตัวเลขภาษีที่ต้องชำระให้แก่ผู้ประกอบการรับทราบนั้นค่อนข้างจะยากอยู่สักหน่อย เนื่องจากตัวเลขรายการปรับปรุงทั้งหลายอาจจะยังไม่เรียบร้อยดี แต่ผู้ทำบัญชีก็ควรแจ้งผลประกอบการและจำนวนภาษีประจำปีที่ผู้ประกอบการจะต้องชำระไว้คร่าวๆ ด้วย เพราะ

• ผู้ประกอบการจะได้มีเวลาตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกบัญชีในปีที่ผ่านมาว่าตรงกับความเข้าใจของพวกเขาหรือไม่ หากมีอะไรผิดพลาด ผู้ทำบัญชีจะได้ช่วยหาสาเหตุและแก้ไขทัน
• ผู้ประกอบการจะได้ทราบผลประกอบการในปีที่ผ่านมา เพื่อใช้วางแผนการดำเนินงานในปีถัดไป
• หากมีภาระภาษีที่ต้องชำระ ผู้ประกอบการจะได้เตรียมเงินและเตรียมใจเอาไว้ ไม่ใช่รู้จำนวนเงินในวันสุดท้ายของการชำระภาษี และไม่มีเวลาเตรียมตัวหรือตรวจสอบข้อมูลก่อนจ่ายชำระภาษีเลย

นอกจากการแจ้งเรื่องผลประกอบการและภาษีที่ต้องชำระแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ผู้ทำบัญชีจำเป็นต้องแจ้งผู้ประกอบการก็คือ ค่าธรรมเนียมงานบริการบัญชี ที่คาดว่าจะมีสำหรับการปิดงบการเงิน รวมไปถึงค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง และที่สำคัญหากผู้ประกอบการยังติดค้างค่าทำบัญชีรายเดือนอยู่ ให้ถือโอกาสนี้ในการแจ้งเตือนการชำระเงินก็จะดีที่สุด

4. วางแผนการทำงานร่วมกับผู้สอบบัญชี

ผู้สอบบัญชีเป็นอีกบุคคลหนึ่งที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับการปิดงบการเงิน เพราะมีหน้าที่ตรวจสอบงบการเงินประจำปีว่า งบการเงินที่จัดทำมานั้นถูกต้องตามควรหรือไม่ พูดง่ายๆ ก็คือ ผู้สอบบัญชีจะต้องตรวจสอบงบการเงินและความถูกต้องของการทำบัญชีของผู้ทำบัญชีในปีที่ผ่านมานั่นเอง ไม่ใช่เพียงเพราะกฎหมายกำหนดเท่านั้น แต่เพื่อให้ผู้ทำบัญชีได้ทราบข้อผิดพลาดเพื่อนำไปแก้ไขปรับปรุงต่อไปในอนาคตด้วย ดังนั้นการวางแผนการทำงานร่วมกับผู้สอบบัญชีจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ 

ตัวอย่างการวางแผนงานกับผู้สอบบัญชีที่ควรทำตอนต้นปี ได้แก่

• ตกลงช่วงเวลาในการเข้าตรวจสอบบัญชี 
• เตรียมตัวช่วยเหลือผู้สอบบัญชี ทั้งเอกสารที่เลือกตรวจสอบ หรือคำถามที่ต้องการคำตอบ 
• ตกลงวันที่ต้องการหน้ารายงานจากผู้สอบบัญชี แน่นอนว่าต้องเป็นวันที่ก่อนการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นนั่นเอง

สิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกับผู้สอบบัญชีนั้น เราต้องเริ่มต้นจากการมีทัศนคติที่ดีต่อกันและกันก่อน การทำงานจะได้ราบรื่นขึ้น งบการเงินเสร็จไวขึ้น งานของเราก็มีคุณภาพมากขึ้นนั่นเอง

ฤดูกาลปิดงบการเงินในปีนี้อาจจะเป็นอีกปีหนึ่งที่ท้าทายสำหรับผู้ทำบัญชีหลายๆ คน แต่เชื่อแน่ว่าหากเราเตรียมตัวกันอย่างดีแล้วก็ย่อมมีชัยไปกว่าครึ่ง 

อ่านบทความใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount ช่วยปิดงบการเงินได้ที่ งบการเงิน นักบัญชีจะใช้โปรแกรมบัญชีช่วยปิดงบได้อย่างไร

เริ่มต้นใช้โปรแกรมบัญชี FlowAccount ฟรี 30 วันที่นี่