ทยอยรับชำระส่วนที่เหลือมากกว่า 2 งวด ต้องออกเอกสารอย่างไร

มัดจำมากกว่า 2 งวด

เนื่องจากระบบยังไม่มีฟังก์ชันเมื่อมีการมัดจำมากกว่า 2 งวด หากกิจการมีความจำเป็นต้องจัดทำเอกสาร สามารถประยุกต์ใช้ทำรายการในระบบได้ดังนี้

Step1 : การรับเงินมัดจำงวดแรก

1. สร้างสินค้า “เงินมัดจำ”

• ประเภทสินค้า: ไม่นับสต็อก
• ผูกผังบัญชีรายได้กับผังบัญชี เช่น

• 21921 / เงินมัดจำรับ
• 21924 / ค่าสินค้ารับล่วงหน้า
• 21925 / ค่าบริการรับล่วงหน้า

2. ออกเอกสารใบกำกับภาษี

• เลือกสินค้า “เงินมัดจำ” ที่ตั้งค่าผูกบัญชีไว้
• บันทึกเอกสาร

3. อัปเกรดเอกสารจากใบกำกับภาษีเป็นใบเสร็จรับเงิน (กรณีที่ตั้งค่าใบกำกับภาษีแยกจากใบเสร็จ)

4. บันทึกเอกสารและบันทึกรับชำระเงิน เพื่อรับเงินมัดจำ

1. เมื่อกดบันทึกเอกสารแล้วและต้องการรับเงินสามารถกดบันทึกการรับชำระเงินและระบุช่องทางรับเงินเพื่อบันทึกรับเงินมัดจำ

Step2: ออกเอกสารตามงวดงานที่ตกลงกันไว้ โดยจะแบ่งการทำรายการออกเป็น 2 กรณีคือ

• กรณีที่ 1: รับมัดจำหลายงวด และส่งมอบสินค้างวดสุดท้าย
• กรณีที่ 2: รับมัดจำ 1 งวด แล้วส่งมอบสินค้าเป็นส่วนๆ เมื่อชำระถึงยอดตามที่ตกลง

หมายเหตุ:สำหรับธุรกิจบริการสามารถใช้ได้ทั้ง 2 กรณีขึ้นอยู่กับเงื่อนไขและข้อตกลง

กรณีที่ 1: รับมัดจำหลายงวด และส่งมอบสินค้างวดสุดท้าย

1. ออกเอกสารรับเงินมัดจำแต่ละงวดตามวิธี Step 1
2. ออกเอกสารเรียกเก็บเงินพร้อมส่งมอบสินค้างวดสุดท้าย

• ออกเอกสารใบกำกับภาษีตามสินค้าหรือบริการจริง
• หักยอดมัดจำที่ได้รับไว้ในช่องส่วนลด/หมายเหตุ

3. อัปเกรดเอกสารเป็นใบเสร็จรับเงิน (กรณีที่ตั้งค่าใบกำกับภาษีแยกจากใบเสร็จ)

4. บันทึกเอกสารและบันทึกรับชำระเงินค่าสินค้า/บริการ หลังจากหักเงินมัดจำรับแล้ว

กรณีที่ 2: รับมัดจำ 1 งวด แล้วส่งมอบสินค้าเป็นส่วนๆ เมื่อชำระถึงยอดตามที่ตกลง

1. ออกใบกำกับภาษีสำหรับสินค้าที่จะส่งมอบ เมื่อชำระถึงยอดตามที่ตกลงกันไว้

2. เมื่อสร้างใบกำกับภาษีแล้วจะต้องอัปเกรดเอกสารเพื่อสร้างใบเสร็จรับเงิน

(กรณีที่ตั้งค่าหัวเอกสารใบกำกับภาษี แยกกับใบเสร็จ)

3. บันทึกเอกสารใบเสร็จและบันทึกรับชำระเงินตามช่องทางที่ได้รับ

4. สำหรับงวดสุดท้าย ให้นำยอดมัดจำงวดแรกมาหักออกจากราคาสุทธิ ระบุจำนวนสินค้าที่เหลือที่ยังไม่ได้ส่ง และสร้างเป็นใบเสร็จรับเงินและบันทึกชำระเงิน

ขั้นตอนเพิ่มเติมสำหรับนักบัญชี

Step 3: การปรับปรุงบัญชี (สำหรับนักบัญชี)

เพื่อให้การบันทึกบัญชีถูกต้อง ควรทำการกลับรายการเงินมัดจำรับเมื่อชำระครบทุกงวด ดังนี้

เมื่อรับชำระค่าสินค้า/บริการครบทุกงวด ให้บันทึกกลับรายการ โดยตัดบัญชีเงินมัดจำรับคู่บัญชีรายได้ เพื่อปิดยอดเงินมัดจำรับให้ถูกต้อง

ตัวอย่าง: การบันทึกปรับปรุงรายการเงินมัดจำรับเข้ารายได้

Dr. เงินมัดจำรับ (ผังบัญชีที่ผูกสินค้าใน Step 1.1) XXXX

Cr.รายได้จากการขายสินค้า หรือ บริการ XXXX